Es un acertijo clásico:Necesitas un excelente video o tutorial, pero no eres un experto en el campo. Por otro lado, tus expertos en la materia no son exactamente creadores de videos expertos y necesitas algo que luzca profesional.
Entonces, ¿quién debería hacer el video?
Las grandes empresas aprovechan las fortalezas de sus empleados y eso también es válido para la creación de contenido. Entonces, como dice el adagio, el trabajo en equipo hace que el sueño funcione.
Ser creador de contenido significa tener que saber un poco de muchas cosas. La mayoría de nosotros tenemos que ser capaces de escribir, hacer algo de diseño gráfico básico o edición de imágenes, trabajos de video y más. Eso además de tener que saber un poco sobre lo que sea para lo que estás creando contenido.
Pero los excelentes tutoriales y videos de capacitación necesitan más que un conocimiento superficial.
Ahí es donde entra en juego su experto en la materia (SME).
En un mundo perfecto, todas las interacciones con su PYME serían fluidas, impecables y fluidas, pero no siempre es así.
Esta guía proporciona algunos consejos útiles para aprovechar al máximo sus interacciones y relaciones con sus diversas pymes, así como algunos errores comunes que debe evitar.
¿Qué es un experto en la materia y por qué es importante?
Lo más probable es que, si está creando contenido de cualquier tipo, haya tenido que trabajar con un experto en la materia en un momento u otro, ¡es posible que no se haya dado cuenta en ese momento!
Su PYME es exactamente lo que parece:la persona experta en su tema de contenido. Puede ser alguien de su equipo, otro colega de algún lugar fuera de su departamento o incluso alguien completamente ajeno a su empresa.
Cuando se trata de crear contenido de capacitación o tutoriales, su PYME puede marcar la diferencia. Imagine crear un video sobre cómo trabajar dentro de un programa de software cuando solo conoce algunas de las funciones. Claro, podría resaltar alguna buena información, pero su video no estaría completo. Ese no es un buen contenido.
Su PYME llena sus lagunas de conocimiento y se asegura de que todo lo que muestra y comparte sea preciso y completo. Pueden proporcionar un contexto valioso y conocimientos técnicos que hacen que tus videos sean más beneficiosos para tus espectadores.
Piense en ellos como su propio banco de conocimiento privado.
Dicho esto, no todos piensan como creadores de contenido. Por lo tanto, si bien las pymes pueden tener todo el conocimiento necesario para crear contenido excelente, no son necesariamente la opción adecuada para crear el contenido.
Pero, ¿cómo se crea una buena relación de trabajo con una pyme para garantizar que el contenido que creen juntos sea el mejor posible?
10 consejos para trabajar con una pyme
Como se indicó anteriormente, en un mundo perfecto, cada interacción con una PYME se desarrollaría sin problemas. Pero, por una amplia variedad de razones, a veces ese no es el caso. Sin embargo, existen algunas formas seguras de asegurarse de que la gran mayoría de su tiempo trabajando con una pyme sea productivo y eficiente.
1. Elija al experto en la materia adecuado
Esto puede parecer una obviedad, pero puede ser un poco más complicado de lo que piensas. Por ejemplo, cuando un proyecto recién comienza, su gerente de proyecto u otro miembro del equipo puede sugerirle con quién debe trabajar. Pero esa no siempre puede ser la mejor persona para el trabajo.
Para asegurarse de contar con la ayuda de la PYME adecuada y evitar perder su tiempo y el de ellos, asegúrese de comprender los parámetros del proyecto antes de comenzar.
Por ejemplo, para un video de capacitación de software, puede tener sentido llamar a uno de los desarrolladores para que lo ayude a obtener el conocimiento que necesita. Pero, también puede ser beneficioso trabajar con su gerente de proyecto. Si bien un desarrollador puede tener el conocimiento técnico de cómo funciona el producto, un gerente de marketing de proyectos o productos puede comprender mejor el "por qué" detrás de las características.
Otras veces, es posible que deba solicitar la ayuda de varias pymes. Tal vez una PYME pueda brindarle el mejor aspecto técnico, pero también necesita la historia completa por otras razones. En ese caso, tener dos más puede ser la clave del éxito.
En ocasiones, es posible que no tenga otra opción. Es posible que se le asigne trabajar con alguien o una persona en particular puede ser la única PYME en su organización o disponible para usted en ese momento. En ese caso, es posible que tenga que conformarse.
2. Definir expectativas
Siempre que dos o más personas trabajen juntas, es mejor que todos tengan una comprensión clara y compartida de su función y cómo se relaciona con la suya, así como los parámetros completos del proyecto y lo que se espera de cada persona. Asegúrate de que tu PYME conozca el proceso exacto para completar el proyecto.
Tenga claro desde el principio lo que necesita de su PYME, incluidos aspectos como el compromiso de tiempo, el tipo de conocimiento con el que necesita ayuda, el cronograma del proyecto y las fechas de vencimiento, etc.
Saber estas cosas por adelantado puede ayudar mucho a reducir la confusión y/o la frustración a lo largo del proceso.
Ah, y siempre es mejor tener estas cosas documentadas, de modo que cada vez que haya una pregunta o un conflicto, pueda volver al documento para aclararlo.
3. Establece expectativas y metas realistas
¿Quiere asegurarse de que un proyecto esté condenado desde el principio? Luego, por supuesto, establezca un montón de expectativas y metas poco realistas.
¿Oh, qué es eso? ¿Quieres que tu proyecto tenga éxito? Entonces sé realista.
Esto variará de un proyecto a otro, pero tenga en cuenta que su PYME tiene un trabajo y es probable que no pueda estar disponible para usted en cualquier momento. Asegúrese de crear tiempo para reuniones, revisiones de contenido, sesiones de comentarios y más para asegurarse de que no esté luchando por encontrar tiempo para hacerlo.
Hablando de eso, no olvides establecer un cronograma realista para completar el proyecto. Asegúrese de que su experto en la materia sepa cuánto de su tiempo se requerirá y cuándo puede esperar que termine ese requisito de tiempo.
4. Prepárate
Si bien es posible que no seas el experto, hay varias formas en que puedes ayudar con una preparación básica. Si está trabajando con una PYME desde dentro de su empresa, es probable que tenga al menos cierta familiaridad básica con el tema en cuestión. Pero incluso entonces, asegúrese de no entrar en la relación sin el contexto adecuado. Si no sabe nada sobre el tema, investigue un poco antes de cualquier reunión o entrevista.
Como mínimo, deberías:
- Conozca los términos clave sobre el tema
- Comprender y ser capaz de explicar el tema y los objetivos del proyecto
- Sepa por qué la audiencia necesita saber sobre el tema
- Ten algunas preguntas listas para impulsar la conversación
Cuando los reporteros entrevistan a personas para los artículos que escriben, investigan mucho sobre la persona y/o el tema de la entrevista mucho antes de que se lleve a cabo la entrevista. Haz tu mejor esfuerzo para venir preparado y tu experto en la materia te apreciará aún más.
5. Haz buenas preguntas
Como se mencionó anteriormente, es importante tener preguntas listas para hacer para mantener la conversación en movimiento. Pero asegúrese de que esas preguntas realmente lleguen al corazón de lo que necesita saber.
Pero, ¿sabías que hay diferentes tipos de preguntas que puedes hacer? Estos son algunos ejemplos.
Preguntas cerradas
Las preguntas cerradas generalmente requieren solo una palabra o frase corta para responder (a menudo solo sí o no) y son valiosas para confirmar hechos, iniciar una conversación y ayudarlo a mantener el control de la conversación.
Algunos ejemplos:
- ¿Queremos resaltar esta función?
- ¿Nos reunimos hoy o mañana?
- ¿Tuviste la oportunidad de ver el borrador?
Preguntas abiertas
Las preguntas abiertas generalmente obtienen respuestas mucho más largas y son perfectas para obtener más detalles e invitar a un diálogo.
Algunos ejemplos:
- ¿Qué puedes decirme sobre esta función?
- ¿Qué pasaría si...?
- ¿Por qué deberían saber esto nuestros clientes?
- ¿Cuál sería el mejor caso de uso para esto?
- ¿En qué se diferencia de las versiones anteriores?
- ¿Puedes explicar en detalle cómo alguien usaría esto?
6. Utiliza la escucha activa
Hacer buenas preguntas lo llevará a una parte del camino, pero para realmente terminar el trabajo, debe escuchar y comprender las respuestas que se le den.
Esto significa brindarle a su experto en la materia toda su atención. No escanee la habitación ni revise su teléfono en busca de mensajes. No revises ni respondas los correos electrónicos. Hazle saber a tu PYME que valoras su tiempo y sus conocimientos.
Estos son algunos consejos para practicar la escucha activa:
- Mira al hablante y mantén el contacto visual
- Estar presente y prestar atención
- Mantén una mente abierta
- Escuche las palabras e intente imaginarse lo que le está diciendo el SME
- No interrumpas. Espere pausas naturales para hacer preguntas aclaratorias
- Haga preguntas solo para garantizar la comprensión
Finalmente, una vez que su PYME haya terminado de explicar, es una buena práctica ofrecer una declaración resumida para ayudarlos y asegurarse de que realmente comprende lo que acaban de explicar. De esa manera, cualquier concepto erróneo o malentendido se puede tratar de inmediato.
También puede preguntar si su PYME le permitiría grabar la reunión. Eso le permite volver atrás y volver a escuchar cualquier cosa que necesite con fines de aclaración.
7. Respeta el tiempo de tu pyme
Este es otro que puede parecer una obviedad, pero tenga en cuenta que su PYME tiene otro trabajo además de ayudarlo con su proyecto de video. Asegúrese de maximizar su tiempo y el de ellos estando preparado y asegurándose de que cada reunión sea absolutamente necesaria. Llegue a tiempo a sus reuniones y termínelas a la hora señalada.
8. Reutilizar contenido
¿Su experto en la materia habla o escribe regularmente sobre el tema sobre el que está creando contenido? ¡No reinventes la rueda! Si su PYME tiene contenido que ya se ha creado en torno a su tema, esa puede ser la manera perfecta de comenzar con su video. Incluso si no funciona a la perfección, tendrá un excelente lugar para comenzar y puede obtener información valiosa antes de dirigirse a las sesiones de preguntas y respuestas.
Sin embargo, una advertencia:no se deje atrapar por una cierta forma de pensar sobre su tema solo porque el contenido se ha creado desde una perspectiva. Un buen creador de contenido entiende que las nuevas perspectivas pueden ayudar a las personas a comprender nuevos conceptos o reforzar la comprensión. ¡No tengas miedo de tomar lo que se ha hecho y darle la vuelta si es necesario!
9. Agradecemos los comentarios de su PYME
Uno de los errores más comunes que cometen los creadores de contenido cuando solicitan la ayuda de una pyme es no obtener sus comentarios a medida que avanza el proyecto. Tu PYME es más que una enciclopedia de conocimientos sobre el tema. Su PYME puede y debe tener comentarios valiosos sobre cómo presenta sus ejemplos, las formas reales en que los usuarios pueden usar una función, los flujos de trabajo comunes y más. A medida que crea sus guiones, guiones gráficos y contenido de video, asegúrese de que su PYME tenga la oportunidad de revisar y ofrecer ayuda que podría terminar ahorrándole toneladas de tiempo en el futuro.
10. Reconocer su esfuerzo
Se siente genial crear una buena pieza de contenido y ser reconocido por tu logro. Obtener elogios de su jefe o escuchar a un cliente o compañero de trabajo decirle que el video realmente les ayudó puede alegrarle el día.
¡Lo mismo ocurre con tu PYME!
Asegúrese de que entiendan cuánto aprecia su ayuda y, cuando le lleguen las felicitaciones por el video que creó, asegúrese de decirle a su jefe, colegas y compañeros de trabajo lo invaluable que fue la ayuda de su SME. Como mínimo, asegúrese de que su jefe sepa que hicieron un gran trabajo.
Errores comunes y cómo evitarlos
A veces, toda la planificación, la preparación, el establecimiento de objetivos y la escucha del mundo no son suficientes para que las cosas vayan en la dirección correcta. ¡Pero eso no significa que tu proyecto de video esté condenado! Aquí hay algunos problemas comunes que pueden surgir al trabajar con PYME y cómo puede evitarlos.
Tu pyme es una “habladora”
Las mejores PYMES son grandes comunicadoras. Entienden lo que necesita y tienen respuestas relevantes a sus preguntas. Pueden elaborar y dar detalles pertinentes, y hacer puntos buenos y breves que sean fáciles de seguir.
Por otro lado, están los “habladores”. Todos conocemos a alguien así. Tienen MUCHO que decir, y no todo (o incluso gran parte) es relevante para el tema o la tarea en cuestión. Se van por la tangente y olvidan lo que originalmente estaban tratando de decir, o aparentemente no tienen consideración por su tiempo o el suyo. ¡No es mal intencionado! Probablemente sean incluso una gran persona. Pero definitivamente no te están ayudando a terminar tu video
Su mejor defensa contra un hablador es venir preparado con una lista de preguntas muy específicas. ¿Recuerdas las preguntas cerradas que destacamos anteriormente? Pueden ser una excelente manera de mantener a alguien enfocado y mantener el control de la conversación.
Otra forma de mantener a alguien en el tema es enviarles preguntas antes de una reunión y pedirles que respondan por correo electrónico o en un documento colaborativo. De esa manera, se asegura de obtener respuestas a sus preguntas más relevantes desde el principio. Entonces, cualquier reunión cara a cara puede estar más orientada al seguimiento y la aclaración.
Tu pyme no es habladora
Por otro lado, algunas PYME tienen todo tipo de conocimientos, pero parecen detestar compartirlos con nadie.
Puede haber una variedad de razones para esto. Algunas personas son más introvertidas que otras y es posible que no se sientan cómodas hablando con alguien con quien no están muy familiarizados. Otras personas son, seamos sinceros, simplemente antisociales.
Sea cual sea el motivo, obtener información de alguien así no tiene por qué ser como sacarle una muela.
Pensando nuevamente en los periodistas, la mayoría de los buenos reporteros saben que obtener más información de alguien que parece no estar dispuesto a cooperar puede ser tan simple como permanecer en silencio. Incluso los que no hablan se sienten más incómodos cuanto más tiempo se prolonga el silencio incómodo. En algún momento, es posible que se sientan tan incómodos que empiecen a hablar para llenar el silencio. Luego puede usar sus preguntas para obtener el conocimiento real.
Además, al igual que con los oradores, es posible que tenga más suerte enviando una lista de preguntas y pidiendo respuestas antes de cualquier reunión presencial. Incluso las viñetas ayudarían. Asegúrese de que sus preguntas sean directas y lleguen al corazón de lo que necesita saber para asegurarse de que puedan responderlas sin demasiado esfuerzo.
Como último recurso, si su PYME simplemente no le brinda la información que necesita, trabaje con su jefe u otro colega para identificar a alguien más en su organización que podría encajar mejor. Ten esto en cuenta la próxima vez que necesites una pyme para no volver a tener el mismo problema.
Demasiado conocimiento es demasiado
A veces, una PYME tiene tanta experiencia que puede ser difícil encontrar la información más relevante para la tarea en cuestión. Tienen tanto para compartir que puede forzar el alcance de su video actual y amenaza con aumentar el tiempo de visualización más allá de lo razonable.
En casos como este, establecer metas y expectativas y tener una comprensión compartida del alcance del proyecto desde el principio ayuda a mantener las cosas enfocadas y en el objetivo.
Asegúrese de que su PYME comprenda el propósito de este contenido de video en particular y por qué es importante. Sea sincero con lo que necesita y por qué lo necesita. Un esquema de su video también puede ser útil para mantener el enfoque.
Por otro lado, no temas escuchar a tu pyme cuando tenga un motivo válido para proporcionar más información de la solicitada. Tal vez su alcance de video original no responda con precisión o completamente el problema en cuestión. Tal vez haya contenido diferente o adicional que tenga más sentido presentar.
Escuche su perspectiva y prepárese para cambiar si hay una buena razón para hacerlo. Tenga en cuenta que cambiar el alcance del proyecto puede necesitar el permiso de un supervisor o de la persona que solicitó el proyecto.
Tu pyme quiere darle una puñalada al contenido
Si bien esto es más común con el contenido escrito, para los creadores de videos, habrá momentos en los que su PYME solo quiera tomar las riendas y crear parte del contenido por sí mismos. Si bien es probable que no quieran hacer su video, es posible que deseen escribir el guión, trabajar en el guión gráfico o hacerse cargo de otro aspecto de la planificación previa al video.
Maneje esto caso por caso. Si tiene una buena relación de trabajo con su PYME y confía en sus capacidades de contenido, esto puede funcionar bien. Como pymes, pueden recorrer un largo camino para crear, como mínimo, un buen lugar para comenzar.
Por otro lado, si es nuevo en el trabajo con esta PYME, o no está seguro de que este tipo de "ayuda" realmente sea útil, es mejor retroceder. Hay varias formas de hacerlo sin herir los sentimientos.
Por ejemplo, agradézcales la sugerencia, pero hágales saber que está disfrutando la oportunidad de aprender realmente de ellos, por lo que será más útil para usted obtener la información y reducirla a los puntos más destacados.
O recuérdeles las expectativas y los roles que estableció al comienzo del proyecto.
Finalmente, puede comprometerse y pedirles que elaboren un esquema para ayudar a dar forma al contenido.
Pase lo que pase, asegúrese de que entiendan que aprecia todo su esfuerzo y que está feliz de trabajar con ellos.
Ponlo todo junto
Trabajar con PYMES puede significar la diferencia entre un buen video y uno excelente. Reunir la información más relevante y precisa garantiza que sus espectadores obtengan exactamente lo que necesitan. Ya sea que trabaje con una PYME o con varias, siga los consejos de esta guía para asegurarse de que sus relaciones laborales y sus proyectos sean lo mejor posible.
10 consejos rápidos para un excelente contenido para PYMEs
- Simplemente el idioma:es probable que su PYME conozca todo tipo de términos técnicos, acrónimos y jerga que, a menos que sean expertos, pueden ser desconocidos para sus usuarios o clientes. Asegúrese de crear su contenido a un nivel que lo haga más fácil de entender.
- Empiece desde el principio:recuerde que antes de que alguien empiece a usar esa ingeniosa nueva función de software, debe iniciar sesión. ¿Incluyó todos los pasos, aunque parezcan obvios para usted o su PYME?
- No tenga miedo de pedir ayuda:¡Aclare lo que no entiende!
- Tómatelo con calma:si bien no quieres hacer perder el tiempo a tu PYME, asegúrate de tomarte el tiempo que necesites para entender realmente lo que tienes que explicar en tu video para evitar seguimientos innecesarios.
- Explore los "qué pasaría si":¿Qué sucede si el cliente hace clic en este botón? ¿Qué pasaría si este sistema fallara? ¿Qué haría un cliente si esto sucediera?
- Explore los "por qué":¿Por qué sucede esto? ¿Por qué un cliente tendría que hacer esto? ¿Por qué es esta una buena práctica?
- Haga preguntas de seguimiento:¿Por qué? ¿Puede decirme más sobre cómo sucede esto?
- Pregunte a la pyme si tiene algo que agregar:¡nunca se sabe qué información pueden proporcionar!
- Deje que le cuenten su historia de fondo:si bien puede no ser pertinente para la discusión en cuestión, ayuda a establecer una buena relación al mostrar que se preocupa por algo más que lo que ellos pueden brindarle. Y, nunca se sabe, ¡podría terminar aprendiendo algo más útil de lo que pensaba!
- Venga preparado, pero no tenga miedo de desviarse de su plan:cree una lista de preguntas que necesita que le respondan, pero siga las respuestas relevantes por caminos que quizás no haya previsto. Puede obtener información valiosa tanto para usted como, en última instancia, para los espectadores de su video.
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