No necesita temer a los eventos híbridos, han existido durante años. En 2011, los CDC lanzaron un evento híbrido de cuatro días en el que 1600 asistentes se unieron en persona y 1875 empleados de los CDC de todo el mundo se unieron en línea. ¡Más del 50% de los asistentes fueron remotos!
El video y la transmisión en vivo permiten formas flexibles de conexión, lo cual es importante para las personas que asisten a eventos de forma remota o trabajan desde casa. El último año nos ha dado la oportunidad de evolucionar los eventos tradicionales de formas que nunca imaginamos.
En esta guía, hablaremos sobre eventos híbridos y consejos sobre cómo realizar un evento híbrido con video. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué son los eventos híbridos?
Un evento híbrido es un evento con dos experiencias diferentes pero conectadas.
Esto puede parecer una feria comercial, una conferencia, una reunión o un seminario que combina un aspecto en vivo y en persona con una experiencia de evento virtual. Lo bueno de los eventos híbridos es que hay una gran libertad para construir el componente digital.
El componente digital puede variar desde la inclusión en las redes sociales hasta la transmisión en vivo de todo el evento. La clave del éxito es ser creativo e ir con lo que funciona para tu audiencia.
5 razones para invertir en eventos híbridos
¿Por qué debería invertir en un evento híbrido? Si bien es posible que su audiencia no siempre se una a un evento en persona, tener acceso ad hoc al contenido de su evento sigue siendo valioso. Ser híbrido garantiza que pueda llegar a una audiencia más amplia al hacer que un evento esté disponible en persona y en línea.
Estos son cinco beneficios clave que debe tener en cuenta al organizar su primer evento híbrido:
1. Amplíe su alcance
No estás limitado a la audiencia local con experiencias híbridas. Puede atender y conectarse con una audiencia global. La transmisión en vivo de un evento ofrece muchos beneficios que incluyen:ampliar su alcance, conectarse con su audiencia, desarrollar su marca, ayudar a promocionar productos y (con la solución adecuada) dar vida a un evento en línea de manera rápida y fácil.
Hybrid también amplía el horizonte para posibles oradores de eventos. ¿Quieres talento de otro continente? No hay problema. Puede hacer que los oradores contribuyan virtualmente.
2. Crear más ofertas de patrocinio
Los patrocinadores del evento ahora pueden invertir en dos experiencias con un modelo híbrido. Lo que alguna vez fue un mundo de puestos de patrocinadores y colocación de letreros con logotipos puede migrar a bienes raíces digitales.
Un patrocinador de evento híbrido puede explorar nuevas opciones, como patrocinar sesiones y talleres de eventos virtuales, liderar experiencias de redes virtuales y más. Los eventos híbridos brindan a los patrocinadores más razones para invertir en su evento y, al mismo tiempo, aumentan los ingresos de su negocio.
3. Nuevas oportunidades para la participación de la audiencia
Los eventos híbridos crean oportunidades para que los miembros de la audiencia se mezclen de múltiples maneras. Las audiencias digitales pueden interactuar entre sí y con los asistentes en persona. De manera similar, los asistentes en persona pueden conectarse entre sí y con audiencias digitales a través de chat en vivo y encuestas respaldadas por su plataforma. Tu plataforma virtual es un medio que conecta a ambas audiencias a un espacio digital donde puede vivir la mayor parte de esta interacción.
4. Fortalecer la comunidad
Un desafío común de un evento de cualquier tipo es mantener la conversación una vez que finaliza el evento. Los eventos híbridos pueden pasar sin problemas a una comunidad en línea que su organización puede nutrir con el tiempo. Los asistentes pueden interactuar entre sí y con su marca mientras acceden al contenido bajo demanda. Incluso puede explorar cómo monetizar el contenido de su evento con la transmisión VOD.
El compromiso continuo también ayudará a generar más negocios para su canal de ventas.
5. Menores costos ambientales
La pandemia nos mostró el impacto que la reducción de los viajes y el consumo de energía pueden tener en el medio ambiente. Según la AIE, a fines de marzo de 2020, la actividad promedio mundial del transporte por carretera cayó al 50 % del nivel de 2019.
Además de ayudar al medio ambiente, los eventos híbridos pueden reducir los riesgos financieros. El bloque de hotel que alguna vez fue arriesgado de más de 200 suites de hotel puede reducirse drásticamente. Los recursos de restauración y desechables también disminuyen.
Tipos de eventos híbridos
Lo bueno de los eventos híbridos es la flexibilidad. Puede implementar un formato híbrido para eventos tanto internos como externos. Me sumergiré en algunas diferencias y casos de uso comunes de cada tipo de evento.
Eventos internos
Los eventos internos ayudan a profundizar el compromiso de los empleados, alinear equipos y contribuir al éxito fundamental de una marca. Pero reunir a todos los empleados para una reunión es casi imposible. Ahí es donde entra en juego un enfoque híbrido.
Capacite a los empleados con dos opciones para asistir a una reunión:prepare el escenario para aquellos que quieran asistir a un evento interno en persona y equipe a los empleados distribuidos restantes con video seguro, herramientas de participación y una biblioteca de videos para acceder a todo el contenido.
Estos son algunos casos de uso de eventos internos que pueden volverse híbridos:
- Ayuntamientos
- SKO (lanzamientos de ventas)
- Sesiones de equipo recurrentes
- Talleres de trabajo en equipo
- Incorporación presencial y remota
Eventos externos y eventos virtuales
Los eventos externos atienden a sus clientes, prospectos y público en general. La intención aquí es a menudo generar nuevos negocios y nutrir a los clientes. Cambiar su evento solo en persona a un tipo de evento virtual o evento híbrido ayudará a ampliar su alcance. Es posible que vea resultados como un aumento en los registros de eventos a través de su página de registro o un aumento de los objetivos de ingresos con tipos de entradas adicionales.
Aquí hay algunos eventos externos a considerar para una configuración híbrida:
- Conferencias
- Seminarios
- Seminarios web
- Ferias
- Lanzamiento de productos
- Eventos de agradecimiento al cliente
Consejos para crear un evento híbrido
¡No hay mejor momento para empezar! Muchos organizadores de eventos organizarán un evento híbrido por primera vez. Y con la estrategia y las herramientas de video adecuadas, cualquier organización o negocio puede producir una experiencia híbrida exitosa. Solo recuerda:como cualquier otro evento, establecer tus objetivos es esencial para iniciar el proceso creativo.
Estos son algunos pasos que puede seguir para crear su experiencia de evento híbrido:
Establece una estrategia realista
Hay algunas cosas nuevas a tener en cuenta al pensar en cómo crear un evento híbrido. Querrá identificar qué componentes deben ser virtuales y cuáles deben ser en persona, quién estará involucrado y la planificación de contingencia.
¿Teniendo problemas? A continuación, hay cinco áreas a considerar al trazar una estrategia de eventos:
- Sede virtual: ¿Cuál es el límite de la cantidad de contenido que puede contener su plataforma de transmisión virtual o en vivo? Esto incluye capacidades de transmisión y ancho de banda.
- Lugar físico: ¿Su lugar está disponible y dispuesto a albergar eventos en persona? Si es así, ¿cuál es la capacidad del lugar? También tenga en cuenta las medidas y requisitos de seguridad, si los hubiere.
- Patrocinador y socios: ¿Existe una oportunidad de patrocinio para su evento híbrido? Comuníquese con sus patrocinadores para tener una idea de qué tan dispuestos y listos están para participar en un evento híbrido.
- Asignar equipos internos: Determine quién del equipo dirigirá la experiencia del evento físico y el componente virtual del evento híbrido.
- Plan alternativo: A nadie le gusta pensar en el peor de los casos. Pero en caso de medidas de confinamiento, los organizadores de eventos deben prepararse para volverse 100 % virtuales.
Diseña tu evento con dos tipos de asistentes en mente
La parte única de los eventos híbridos es que estás uniendo dos audiencias diferentes. Por un lado, está el público presencial presente en un evento físico. Están asistiendo por ese factor de evento experiencial. Mientras tanto, su segunda audiencia consiste en asistentes virtuales que sintonizan contenido de transmisión e interactúan con oradores y asistentes.
Pregúntese, ¿cómo interactuará el público con el contenido? ¿Cómo puedo brindarle a mi audiencia en persona una experiencia memorable mientras me mantengo conectado con mi audiencia virtual al mismo tiempo? Es posible que te encuentres con dos equipos internos diferentes detrás de escena. Esto es para garantizar que ambos viajes de audiencia permanezcan interconectados.
Cautiva a tu audiencia con contenido
Lo último que su audiencia quiere ver es un flujo de oradores presentando desde un podio. Querrás invertir en producción de video profesional para brindar una experiencia cinematográfica para tu contenido.
Las presentaciones y los gráficos deben ser impecables para atraer a los espectadores. Ya sea que sus oradores estén enfrascados en una conversación en el escenario o participando en una sesión de preguntas y respuestas en vivo durante una presentación de seminario web, querrá asegurarse de que sus herramientas de producción ayuden a animar el contenido. La transmisión de video de calidad profesional también ayudará a mantener a su audiencia virtual sintonizada en la pantalla.
¡Y no te olvides de tus altavoces! Recuerde prepararse y ensayar con los oradores para que estén completamente preparados para ofrecer el mejor contenido posible. Proporcione oradores presenciales y virtuales con un área verde para ensayar y conocer al equipo de producción.
Crea diferentes entornos de conversación
Cuando piense en el escenario y el diseño, considere expandirse más allá de un área de sesión de evento general. Los nuevos entornos para diferentes tipos de sesiones de eventos o simplemente colisiones casuales pueden complementar la experiencia en persona. También garantiza que las audiencias remotas puedan experimentar diferentes ubicaciones de eventos. Un cambio en el diseño del escenario puede tener un propósito similar.
Y para los oradores que contribuyen virtualmente, asegúrese de que su contenido complemente el programa. Envíe paquetes de oradores con anticipación detallando las pautas que debe seguir su sesión virtual. Siempre es útil enviar kits de altavoces para ayudar con la iluminación y/o fondos de marca para la mejor presentación visual.
Crea experiencias exclusivas
Desea brindarle a su audiencia experiencias que los hagan sentir especiales, independientemente de dónde sintonice. Aquí hay dos ideas para crear una sensación de exclusividad tanto para su audiencia en persona como virtual:
- Comercializar el valor de cada experiencia: Considere formas en que puede hacer que cada experiencia sea diferente. Por ejemplo, para los poseedores de boletos en persona, ofrezca una experiencia VIP para los primeros 50-100 asistentes. Los límites de capacidad también pueden aumentar la demanda. Para los inscritos virtuales o los poseedores de boletos, proporcione acceso anticipado, clips detrás de escena o acceso anticipado a presentaciones de contenido.
- Reporte en vivo desde el evento: Piense en esto como su equipo interno de noticias o medios. Reporte en vivo desde el evento en persona y transmítalo a su audiencia virtual. No solo está involucrando a los asistentes en persona, sino que también está extendiendo ese compromiso a la audiencia remota. Informe entre sesiones y entrevista tanto a los asistentes como a los ponentes. Solo ten en cuenta, informar del evento sería distinto de hosting el evento.
Diviértete con los formatos
Para los asistentes remotos, considere enviar materiales u obsequios relevantes (según se relacionen con el contenido) antes del evento. Esto puede alentar a las audiencias digitales a probar un producto desde casa y compartir sus experiencias durante una sesión. Use chat en vivo, encuestas, salas de reuniones virtuales y más para impulsar el compromiso y las colisiones casuales entre los asistentes digitales.
Para los asistentes en persona, cambie el escenario con ambientes interiores y exteriores. Haz que las sesiones sean más interactivas con elementos de realidad virtual. Sobre todo, dé espacio a sus asistentes. Con tantas cosas sucediendo en un entorno híbrido, brinde a su audiencia en persona tiempo para digerir tanto el evento en sí como el contenido valioso.
Conecta ambas audiencias con los equipos adecuados
Trate de no abrumarse con el aspecto técnico de un evento híbrido. Primero, desea asegurarse de tener la plataforma adecuada para conectar a ambas audiencias. Querrá asegurarse de tener los equipos apropiados listos para monitorear lo siguiente:
- Equipo de solución de problemas de TI: Tenga expertos en plataformas disponibles para cualquier necesidad de resolución de problemas. Su función se refiere únicamente a los aspectos técnicos de su transmisión en vivo o plataforma virtual.
- Equipo de interacción con la comunidad: Asigne miembros del equipo como moderadores o anfitriones en todas las sesiones virtuales, chats en vivo y aplicaciones.
- Equipo de redes sociales: Designe un equipo para administrar comunidades en línea y compartir contenido a través de sus plataformas sociales.
Invierta en una experiencia profesional de transmisión en vivo
La calidad del video es imprescindible en un mundo de eventos híbrido. Tus asistentes virtuales quieren una experiencia de transmisión profesional.
Si bien su plataforma de transmisión en vivo puede ayudar a entregar videos de alta calidad, recomendaría invertir en un equipo de producción para ejecutar la experiencia virtual y en persona. Un buen equipo de producción sabrá manejar ambos. Esto significa que pueden ejecutar los aspectos en persona como la iluminación, la cámara, el audio, las transiciones de presentación/video, etc.) y administrar la transmisión para la audiencia de visualización digital.
Debido a que los presupuestos tienden a aumentar aquí, tenga en cuenta este costo con anticipación. Contratar un equipo de producción profesional bien vale la inversión. Un productor profesional, un operador de sonido y un ingeniero pueden ayudar a hacer realidad una visión híbrida exitosa.
Cree una gran experiencia en el sitio
Si bien gran parte del enfoque parece estar en la audiencia remota, su audiencia física también necesita una gran experiencia. Todo esto gira en torno a la experiencia in situ. Con menos asistentes en persona, puede invertir en todo lo relacionado con la experiencia, como registro en eventos, herramientas para establecer contactos y comida.
Solicitar comentarios después del evento
Lo que pasa con los eventos híbridos es que estaremos aprendiendo y experimentando durante algún tiempo. Esto significa que la retroalimentación es crítica. Use sondeos y encuestas para obtener comentarios de su audiencia. Las respuestas lo ayudarán a refinar su estrategia de eventos híbridos para el futuro.
Capture los análisis correctos
El análisis de eventos puede incluir inscritos en eventos, asistentes presenciales y virtuales, puntajes de participación de la audiencia, vistas de contenido, tiempo de visualización, información de los oradores y más. En el caso de que esté utilizando una aplicación de eventos o una plataforma de comunicación como Slack o Discord, controle los tiempos máximos de participación. Tenga en cuenta los temas de tendencias o las vistas de contenido para obtener una mejor información sobre lo que impulsa a los asistentes.
Mantente flexible
Prepárese para lo inesperado. Las pautas de salud, los protocolos estatales y los mandatos nacionales podrían afectar los eventos presenciales e híbridos. Es importante tener una mentalidad flexible y un plan bien pensado si la reunión no es una opción.
Aquí hay algunos consejos para preparar su evento para lo inesperado:
- Negociación del lugar: Antes de que esté listo para firmar en la línea de puntos para su lugar en persona y proveedores, asegúrese de que haya una cláusula adicional que lo salve de una pérdida en caso de que ocurra otra ronda de bloqueos.
- ROS de producción :Proporcione a su equipo de producción dos programas:uno para un evento híbrido y otro para un evento virtual. En caso de que haya un pivote de última hora, estará equipado con el plan B.
- Directrices para oradores :Informe a todos los oradores en persona para un escenario virtual. Incluya detalles en su paquete de altavoces para consultar si hay cambios de última hora.
- Boletos Pivot en persona: Tenga un plan establecido para convertir boletos presenciales en virtuales.
Conclusión
Los eventos se han transformado dramáticamente en el último año y medio. Los eventos híbridos nos brindan la oportunidad de escalar, llegar e involucrar a audiencias más grandes.
Mientras navega por el modelo híbrido, pregúntese: "¿Cómo podemos hacer las cosas mejor?" Puede parecer que siempre está tratando de optimizar la logística de eventos, las estrategias de marketing y la ejecución. Pero los profesionales de eventos se encuentran en una industria que cambia constantemente. Y con poderosas herramientas de video al alcance de la mano, puede triunfar en eventos híbridos.