En el último año, gran parte de nuestra vida diaria se ha desplazado en línea. Piense en celebrar las vacaciones con la familia, comunicarse internamente con su equipo o incluso asistir a un evento de networking virtual. Y aunque los eventos y conferencias virtuales han ganado popularidad, todavía hay mucho que aprender en lo que respecta a las redes virtuales.
Para cualquier planificador de eventos experimentado, esto probablemente no sea una sorpresa. Organizar oportunidades de networking efectivas, ya sea un evento en persona o virtual, siempre ha presentado desafíos. Pero con las herramientas adecuadas, la planificación, la creatividad y un poco de suerte, cualquier planificador de eventos puede hacer realidad una experiencia memorable.
Entonces, en esta guía, profundizaremos en todo lo que necesita saber sobre las redes virtuales. Compartiremos cómo organizar un evento de networking y generar algunas ideas divertidas para iniciar conversaciones y construir comunidades. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es un evento de networking virtual?
Entonces, ¿qué son exactamente las redes virtuales? La creación de redes virtuales es cualquier evento o actividad que ayuda a las personas a conectarse e interactuar con otros en línea. En el último año, es posible que se haya unido a una hora feliz virtual, haya visto un concierto de transmisión en vivo o haya jugado juegos virtualmente con amigos. Cuando se ejecuta bien, un evento de redes virtuales puede ayudar a las personas a conectarse, aprender y expandir su red profesional.
Si bien los eventos virtuales no siempre pueden reemplazar las reuniones en persona fortuitas, pueden ayudar a las personas a conectarse en todo el mundo. Las redes virtuales están creciendo a medida que las empresas piensan en cómo crear experiencias de redes virtuales exitosas que puedan ser independientes o mejorar eventos y conferencias virtuales.
¿No convencido? Desempaquemos tres mitos sobre los eventos de redes virtuales y descubramos las verdades detrás de ellos.
Tres mitos sobre las redes virtuales
1. No ayudan a las personas a hacer conexiones de calidad
Los eventos de redes virtuales nos permiten no solo aumentar nuestra red en número, sino también mejorar la calidad de las conexiones que hacemos. La clave es crear experiencias virtuales seleccionadas adaptadas a un tema o industria específicos.
Cuando un evento se enfoca con láser en un tema determinado, como cómo iniciar su propio restaurante o producir su primera película, puede atraer a una audiencia más específica. Una audiencia virtual con un denominador común es un ingrediente clave para una poderosa experiencia de networking.
Un evento virtual específico permite que los asistentes de todo el mundo se reúnan para reunirse, discutir y aprender sobre un tema común. ¿La mejor parte? Hay una mejor oportunidad de conocer a alguien de cualquier parte del mundo que pueda ayudar a alguien a lanzar una nueva carrera o impulsar una idea de negocio.
2. Es más difícil trabajar en red
Seamos realistas, todos hemos estado allí. Comienza una sesión de networking presencial. Tomas tu cóctel, miras alrededor de la habitación en busca de una cara familiar y comienzas a sentirte cohibido. No hay forma de evitarlo:los eventos de networking pueden resultar intimidantes tanto para los introvertidos como para los extrovertidos.
La buena noticia es que las redes virtuales pueden tener un impacto positivo cuando se trata de ansiedad social. Piénsalo. La creación de redes prácticamente coloca a todos en el mismo entorno, democratizando el espacio para proporcionar un escenario equitativo y accesible para todos. Esto puede minimizar la ansiedad social y ofrecer una experiencia de networking menos intimidante.
3. Es más difícil captar las señales sociales no verbales
Todos estamos acostumbrados a interpretar el lenguaje corporal y la postura cuando conversamos con algo en persona. Pero en un entorno virtual, es importante considerar (¡y practicar!) otros tipos de señales sociales no verbales para sustituir la experiencia en persona.
Un simple gesto como asentir en un video es una manera fácil de mostrar aprobación, comprensión o apoyo al hablar con otra persona. Repetir palabras de otro hablante puede mostrar que escuchaste.
Un poco de práctica puede ayudarte a mejorar la comunicación no verbal en espacios virtuales. Tenga en cuenta sus gestos, expresiones faciales y postura cuando mira una cámara web cuando habla y escucha a los demás. Cuando hable, intente mirar y hablar directamente a la cámara web para simular un "contacto visual virtual".
Cómo organizar un evento de networking virtual
No te preocupes. Planificar su próximo evento de networking virtual es muy parecido a planificar un evento de networking en persona. Todavía hay algunas preguntas importantes que hacer desde el principio. ¿Cuántas personas puedo conectar de forma funcional y realista? ¿A qué tipo de personas, clientes o marcas quiero unirme y participar? ¿Cómo los invitaré?
La mayor diferencia en la planificación virtual es la producción. A continuación, lo guiaremos a través de cómo planificar el lado de producción de su evento virtual para ayudarlo a usted y a sus asistentes a maximizar la experiencia.
Elige la solución adecuada para tu evento.
Al considerar la plataforma que usará para organizar su evento, priorice la experiencia de los asistentes.
Por ejemplo, antes de su evento, considere soluciones que le permitan crear fácilmente formularios de contacto y registro. ¡Puntos de bonificación por herramientas para hacerlos en la marca! Durante el evento, asegúrese de que haya formas para que sus asistentes participen en vivo, ya sea a través de chat en vivo, preguntas y respuestas, encuestas o hablando directamente entre ellos. Después de su evento, es posible que desee considerar reutilizar su contenido de video o hacerlo accesible para los asistentes. Si realiza eventos de manera constante, es posible que también desee buscar herramientas que proporcionen análisis como registros, asistentes y métricas de participación.
Según sus necesidades, puede considerar organizar su próximo evento con Vimeo o explorar algunas plataformas de eventos virtuales para ayudar a crear una experiencia única.
Pruebe su equipo de antemano.
Querrá probar todo su equipo antes de ponerlo en marcha. Dependiendo de su solución, es posible que desee explorar algunas opciones de equipos de transmisión en vivo para maximizar la calidad de su video. Una computadora portátil, entrada de audio, cámara y luces son claves para un gran evento. Use un monitor adicional para ver la perspectiva de la audiencia y el backend simultáneamente. Una buena conexión a Internet es imprescindible para mantener conversaciones ininterrumpidas.
Obtenga el 411 de sus asistentes.
Si corresponde, considere solicitar una breve biografía, una foto de rostro y otra información de los asistentes, como identificadores sociales, durante el proceso de registro del evento. Para las oportunidades de establecer contactos, la información de los asistentes puede ayudar a los participantes a prepararse mejor para el evento y entusiasmarse con otros participantes que se unirán. Además, cualquier información de los asistentes por adelantado puede ayudar a los planificadores de eventos a conectar a los asistentes con antecedentes similares.
Menos es más. Mantenga los grupos pequeños.
La cantidad de personas en su evento de networking virtual puede contribuir a su éxito general. Al final del día, desea que todos sientan que tienen la oportunidad de hablar. Apunte a 8-15 participantes en vivo. Si desea ampliar su evento de networking virtual, cree múltiples espacios virtuales o sesiones de trabajo que tengan entre 8 y 15 personas cada una. Esto ofrece suficiente tiempo y flexibilidad para que todos contribuyan a la conversación. Desea evitar que dos o más personas hablen entre sí.
Elige un tema o tema.
Si ha decidido crear múltiples sesiones virtuales o grupos de trabajo, prepare un tema para cada uno para establecer el tono de las discusiones.
Por ejemplo, un evento de marketing a gran escala podría incluir tres "salas" con el tema de la hora feliz. Esas salas pueden enfocarse en diferentes áreas de marketing como contenido, marketing de producción y marketing digital. Póngales nombres pegadizos como "Margaritas y marketing de productos" o "Whisky y escritores". Asegúrese de incluir un moderador de la sala para iniciar y facilitar los puntos de discusión para que las conversaciones fluyan.
Generar FOMO.
Debido a que el espacio es limitado para un evento de networking virtual, asegúrese de mencionar en todos sus materiales de marketing que el espacio es limitado. Envíe varios correos electrónicos de confirmación y prepare una lista de espera para cancelaciones de última hora. Si/cuando haya espacio disponible y se comunique con los que están en su lista de espera, hágalos sentir especiales. Una sensación de exclusividad sin esfuerzo hace que las personas sientan que necesitan estar allí.
Envía invitaciones con un propósito.
Invita a las personas adecuadas que sepas que encontrarán beneficioso este evento. Esto puede requerir un poco de investigación por adelantado. Segmente a su audiencia y diríjase a profesionales o industrias clave que encontrarán mucho valor en el evento y se sumarán a las conversaciones. Si su presupuesto lo permite, envíe kits de cócteles u otros regalos promocionales a los asistentes con anticipación.
Si tiene recursos limitados, incluya una receta divertida para un cóctel exclusivo en las invitaciones de su evento. Esto humaniza la experiencia y puede ser un buen rompehielos al comienzo del evento. ¡Sin mencionar que aliviará los nervios sociales! Comience con un brindis y unas palabras del anfitrión o de un orador invitado especial.
Marca todo.
Espere y anime a los asistentes a compartir su experiencia de redes virtuales en las redes sociales. Desde páginas de destino, invitaciones por correo electrónico, reproductores de video hasta kits enviados físicamente por correo, querrá asegurarse de que la marca de su evento esté incluida. Agregue un hashtag de evento divertido y promueva durante y después del evento para crear un zumbido social.
Seis ideas para eventos de networking virtual
Los cócteles son siempre la guinda de cualquier experiencia de networking, pero no son imprescindibles. Sea creativo y ofrezca diferentes tipos de experiencias para unir a todos. ¿Sentirse atrapado? Aquí hay seis ideas simples y divertidas para comenzar.
1. Taller educativo
¿Quieres hablar de emprendimiento? ¿Qué tal lanzar una serie de podcasts? Considere ofrecer un taller con un experto de la industria para ayudar a los profesionales a refrescar sus habilidades.
Por ejemplo, un taller sobre marca personal puede incluir cómo obtener la marca adecuada para las empresas con un ilustrador digital. Pueden demostrar la creación de logotipos y lo que se debe y no se debe hacer cuando se trata del uso del color. Este curso intensivo de branding ayuda a compartir ideas, ampliar conceptos existentes y puede conducir a relaciones comerciales duraderas.
2. Taller de bienestar
Un taller centrado en el bienestar o el cuidado personal es una excelente manera de atraer a los asistentes para que descansen y se relajen. Un taller de meditación o yoga puede ser la manera perfecta de reunir a los asistentes para generar vibraciones positivas. Un entorno discreto y cómodo permite que todos tengan la oportunidad de ampliar sus conocimientos de cuidado personal en un entorno de apoyo. Como beneficio adicional, los participantes pueden compartir sus propios métodos de bienestar y mejores prácticas.
3. Redes rápidas
Speed networking es una forma rápida, fácil y sencilla de involucrar a todos los asistentes. Con solo 5-10 minutos en el reloj, se incentiva a los asistentes a sumergirse en las grandes preguntas en rondas ultrarrápidas. Envíe una encuesta posterior al evento para ver quién de sus asistentes quiere chatear más. Si ambas partes se seleccionaron entre sí, puede compartir su información de contacto. Este es un gran esfuerzo para garantizar la privacidad de los demás sin dejar de conectarse a nivel personal.
4. Café virtual
No asuma que todos quieren beber alcohol. A veces, cambiarlo por café marca la diferencia. Cree un café virtual y envíe tazas y granos de café con la marca del evento por adelantado. Si está planeando varios eventos, considere asignar diferentes bebidas para diferentes sesiones virtuales. Reproduce música de café de fondo para que tu entorno virtual cobre vida. Incluso puede contratar a un músico para que toque al comienzo o en medio de su evento de networking para disfrutar de un ambiente de café de micrófono abierto. O puede hacer que un barista se una a la sesión sobre cómo hacer la taza perfecta.
5. Clase de coctelería
Si está convencido de un cóctel, pruebe una degustación virtual de su bebida mezclada favorita. Las degustaciones de whisky y bourbon ofrecen algo diferente en comparación con el vino, cada opción puede brindar una gran experiencia. Con menos ingredientes y una receta completa a seguir, todos pueden beber y discutir sabores con facilidad. Considere contratar a un coctelero profesional que se especialice en el espíritu de su elección para agregar un aspecto educativo a la experiencia.
6. Canal o grupo de Slack posterior al evento
La creación de redes no debe terminar una vez que finaliza el evento. Explore formas de crear comunidades para mantener las conversaciones mucho tiempo después de su evento. Esto se puede hacer a través de Slack o una aplicación. Las comunidades posteriores al evento pueden florecer en capítulos regionales o membresías que se reúnen regularmente. Incluso puede incorporar un modelo híbrido para aquellos que pueden reunirse localmente de manera segura mientras otros miembros del capítulo de todo el mundo participan virtualmente.
Resumen:conexión con video
Los eventos de redes virtuales han sido una de las raras sorpresas agradables del año pasado. En un momento en el que la conexión es más necesaria que nunca, tenemos la capacidad de interactuar entre nosotros desde cualquier parte del mundo. ¿Y la mejor parte? Tú haces las reglas.
Sea audaz en su creatividad con su audiencia. Use el tiempo para compartir ideas, colaborar, conocer gente nueva y estar abierto a nuevas perspectivas. Y recuerda que puedes aprovechar el poder del video en cualquier momento. Así que experimente con todas las formas en que pueden unirse.