Todas las reuniones manuales son un elemento clave de una estrategia de comunicaciones internas. Cuando se hace bien, alinea a los equipos y proporciona un foro saludable para la retroalimentación y la conversación. También pueden ayudar a los empleados a comprender cómo su rol y trabajo encajan en el panorama general.
Pero hay una trampa. Cuando están mal orquestadas, estas reuniones pueden ser poco atractivas en el mejor de los casos o poco informativas en el peor de los casos.
Entonces, para los líderes empresariales que buscan poner todas las manos a la obra, ¿cómo logran el equilibrio adecuado para su reunión?
Esta guía lo guiará a través de todo lo que necesita saber sobre todas las reuniones de manos. Cubriremos los conceptos básicos como qué es y por qué es importante.
También presentaremos algunos consejos sobre cómo Vimeo lleva a cabo nuestras reuniones manuales para ayudarlo a producir las suyas con confianza en un mundo de trabajo remoto o híbrido.
¿Listo? Vamos a ello.
¿Que es una junta de manos?
Una reunión de todos los trabajadores, a veces denominada ayuntamiento, reúne a toda la organización de forma virtual o en persona para analizar las actualizaciones de toda la empresa.
Por lo general, un líder ejecutivo (piense en su director de operaciones o director ejecutivo) lidera con una agenda llena de actualizaciones de la empresa, nuevos proyectos, saludos de equipo y tiempo designado para preguntas y respuestas.
¿Por qué son importantes las reuniones de todas las manos?
Piénsalo. Sin una reunión periódica de todos los trabajadores o un ayuntamiento, es probable que los empleados recopilen información ad hoc en toda la organización. La información puede difundirse fragmentariamente o incluso malinterpretarse.
Además, los empleados necesitan un lugar para hacer preguntas y tener una idea de cómo está operando la empresa en otras áreas en las que no están involucrados.
Afortunadamente, todas las reuniones manuales tienen el poder de unir equipos. Al compartir información en una reunión designada, los ejecutivos pueden fomentar la transparencia y obtener comentarios en tiempo real para ayudar a sus empleados a mantenerse conectados donde sea que estén.
¿Cuál es la diferencia entre una reunión en persona y una reunión virtual?
La mayor diferencia entre una reunión presencial y virtual es que las reuniones virtuales se transmiten por transmisión o en vivo a los empleados.
Las reuniones virtuales de manos libres también vienen con grandes beneficios. Brindan a las organizaciones la flexibilidad que tanto necesitan para incluir equipos remotos independientemente de dónde se encuentren.
¿Qué es una reunión virtual de manos libres?
Una reunión virtual de todos los trabajadores o del ayuntamiento es un evento interno que se transmite en vivo a una audiencia remota de empleados. Las reuniones virtuales de todas las manos se han convertido en una necesidad para las comunicaciones internas a medida que más organizaciones se trasladan a una experiencia remota de trabajo híbrido.
En la era del distanciamiento social y el trabajo híbrido, es más importante que nunca mantenerse conectado. El video brinda una sensación de rutina, apoyo y comunidad para los equipos dispersos.
Por qué virtual allhands es esencial para las comunicaciones internas
Virtual All Hands ayuda a mantener a los equipos alineados y comprometidos. Al igual que sus contrapartes en la oficina, las reuniones virtuales de todos los trabajadores (o ayuntamientos virtuales) son lugares para actualizaciones comerciales, focos de atención de los empleados y una oportunidad para que los líderes respondan preguntas (¡y envíen un saludo o dos!).
Pero recuerde:una reunión exitosa de todas las manos, ya sea en persona o virtual, depende de una implementación cuidadosa. Un estudio reciente que realizamos con Global Web Index encontró que el 54 % de los ejecutivos cree que sus organizaciones transmiten actualizaciones semanales, mientras que solo el 20 % de su fuerza laboral está de acuerdo. ¡Evidentemente, esto representa una desconexión!
Para ayudarlo a cruzar el abismo de las comunicaciones internas, reunimos 8 consejos de la directora de operaciones de Vimeo, Courtney Sanchez, sobre cómo planificar la mejor reunión entre todos.
Cómo llevar a cabo una gran reunión de todos en 8 pasos
1. Planifica tu reunión con anticipación
Para mantener su reunión virtual de manos a la obra, dé un paso atrás y piense como un productor. Esto significa planificar, planificar y un poco más de planificación. Mucha acción tras bambalinas hace que cada reunión virtual sea un éxito.
Comience por redactar una agenda propuesta y distribuirla a las partes interesadas relevantes con anticipación. La confirmación de la agenda, el flujo de la reunión y los presentadores puede reducirse al mínimo, así que asegúrese de que las partes interesadas entiendan su cronograma.
Luego, si tiene un equipo de producción o AV que apoya la transmisión, inicie una transmisión de prueba la mañana del día para asegurarse de que está listo para comenzar.
Como ejemplo, Vimeo utiliza una sencilla secuencia de planificación de dos pasos. Primero, hacemos circular un borrador de la agenda al equipo de liderazgo con una semana de anticipación y solicitamos comentarios. A continuación, nuestro equipo de producción realiza una prueba de la transmisión en vivo para solucionar cualquier problema técnico con anticipación. Entonces, ¡es la hora del espectáculo!
2. Organice su reunión de manos sobre temas específicos
La mejor reunión de todos facilita el diálogo transparente y crea un entorno inclusivo donde los empleados pueden participar. Para crear un entorno inclusivo y atractivo, Vimeo ha tenido mucho éxito al organizar nuestras reuniones manuales sobre temas muy específicos.
Para hacer esto, querrá identificar los temas que son más interesantes para los empleados y omitir cualquier cosa que sea menos importante.
Por ejemplo, si recibe un desbordamiento de preguntas al final de su reunión, es posible que desee sesiones dedicadas de preguntas y respuestas en vivo. Si varios empleados se comunican con preguntas sobre un tema específico, es probable que una reunión de seguimiento centrada en ese tema resuene con ellos.
3. Aumente la frecuencia de sus reuniones con todos los trabajadores
Dada la realidad del trabajo remoto, es probable que su organización pueda beneficiarse de una mayor frecuencia de reuniones para mantener fluida la comunicación.
En el último año, Vimeo ha reconocido la necesidad de una cadencia más frecuente para dirigirse a todo el equipo. Por lo tanto, la nueva marca All Vimeo Live Town Halls ir en vivo cada dos semanas. La intención es tener reuniones menos formales que permitan a los líderes proporcionar actualizaciones sobre el entorno actual, el negocio y abordar las preocupaciones de los empleados.
También tiene sentido que la ejecución de una mano virtual haya cambiado. Hemos pasado a la producción principalmente remota, incluso si el trabajo de preparación para la reunión virtual y en persona de todas las manos se ha mantenido sin cambios. También deberá considerar las implicaciones de no poder ver las reacciones de todos sus empleados en un entorno remoto.
Descubra cómo los ejecutivos se inclinan hacia nuevas estrategias de comunicación con el Taller de comunicación en el lugar de trabajo.
4. Planificar las actividades de la reunión
Un gran desafío durante el trabajo remoto es mantener un sentido de pertenencia. Mientras planifica su reunión, considere cómo entretejer las actividades sociales. Piense en ideas sencillas como happy hours virtuales, juegos de trivia, lunch &learns y desafíos de Slack.
Por ejemplo, Vimeo organiza reuniones de video donde los vimeanos presentan a sus mascotas y concursos de "adivina el fondo virtual". Todo es parte de Vimeo Virtual , un programa de eventos globales para brindar a nuestros equipos oportunidades para conectarse, aprender y apoyarse mutuamente.
Además de reuniones como mostrar y contar, organizamos sesiones sobre diversidad, equidad e inclusión. Considere formas en que puede salirse de la agenda estándar de la reunión y encontrar temas y temas para emocionar a su equipo.
5. Utilice encuestas para obtener comentarios
Hemos aprendido que la recopilación de comentarios después de un virtual all hands es fundamental. Probablemente notará en la próxima sincronización de su empresa que es difícil medir las reacciones durante una transmisión en vivo.
Para crear bucles de retroalimentación valiosos, envíe encuestas, identifique a personas sinceras dentro de la organización y solicite a los nuevos empleados información sobre lo que les gustó y ejemplos de lo que les gustó de organizaciones anteriores. Agregue los comentarios a medida que prueba nuevos módulos y enfoques en futuras reuniones.
6. Mantenga a los empleados comprometidos mostrando su rostro
Involucrar a los empleados remotos es un desafío. La fatiga digital es real. Por eso es tan importante que los líderes sean sinceros y muestren su rostro a los empleados. Anime a los líderes a abordar temas o problemas directamente en los materiales de la reunión en lugar de esperar a ver si aparece en las preguntas y respuestas.
Recuerde:está bien que los líderes sean vulnerables, ya que demuestra empatía y voluntad de ser real. La franqueza mantiene a los empleados comprometidos y motivados, especialmente en tiempos de incertidumbre.
7. Incorpora los valores de la empresa en tu estrategia de comunicación interna
Para que una reunión se destaque, incorpore los valores de su empresa con honestidad e integridad.
Los valores de Vimeo influyen enormemente en nuestra estrategia de comunicaciones internas. La empatía, el impacto y la franqueza son pilares fundamentales de nuestra estrategia de comunicación interna. Abrimos todas las manos con un marco de "Qué está funcionando/Qué no (todavía)" para ser transparentes sobre dónde estamos teniendo un impacto como equipo y dónde debemos mejorar.
Terminamos todas las manos con una sesión de preguntas y respuestas abierta y anónima para animar a todas las voces que quieran ser escuchadas. A menudo, esto da como resultado que nuestro equipo de liderazgo aborde temas desafiantes de manera abierta y honesta. Estamos comprometidos con este enfoque, ya que creemos que es la mejor manera de superar los desafíos en equipo.
8. Mide tu éxito
Después de todas las manos, publicamos inmediatamente una encuesta para que el equipo brinde comentarios. El éxito suele medirse con dos preguntas:
- ¿Conoces mejor la estrategia, el rendimiento y los objetivos de Vimeo?
- ¿Valió la pena invertir nuestro tiempo en todas las manos?
También solicitamos comentarios sobre los materiales de todas las manos, ya que siempre nos esforzamos por perfeccionar los temas y los temas importantes para el equipo, los temas que no abordamos y deberíamos abordar, o cualquier comentario adicional.
Resumen:¡Todas las manos a la obra!
Todos nos estamos adaptando a un nuevo entorno de trabajo remoto. Adopte los aprendizajes y continúe refinando su proceso de comunicaciones internas con estos útiles consejos:
- Planifique sus reuniones con todas las manos con anticipación.
- Organizar reuniones sobre temas específicos.
- Aumente la frecuencia de las reuniones de todos.
- Dale sabor con actividades y desafíos virtuales.
- Captura comentarios importantes con encuestas.
- Muestra tu cara.
- Traiga sus valores a la estrategia de comunicaciones.
- Siga midiendo el éxito.
¿Está planeando su propia reunión virtual o en persona de todas las manos? El equipo de producción en vivo de Vimeo puede ayudar con orientación y consultoría para que sea un éxito.