Ayuntamientos. Trimestralmente, semestralmente, cualquiera que sea la cadencia, en su mayoría han seguido el mismo formato desde el comienzo de la época del ayuntamiento. Piensa en diapositivas con texto abarrotado, diálogos unidireccionales que solo escuchan los que están en la sala y un correo electrónico de resumen similar a un tomo.
Últimamente, sin embargo, las empresas han pasado de presentaciones rígidas a discusiones más auténticas y atractivas con los empleados. ¿Cómo? Al organizar reuniones comunitarias de transmisión en vivo inclusivas e interactivas que brindan un entorno abierto para que los empleados expresen sus inquietudes y se alineen con los objetivos de la empresa.
Aprender a transmitir en vivo los eventos del ayuntamiento ha ayudado a muchas empresas a llegar a más empleados en todo el mundo. Tome Rite Aid, por ejemplo. A raíz del distanciamiento social debido al COVID-19, el gigante de las farmacias acudió a Vimeo para organizar su primera reunión comunitaria virtual para 3000 asistentes.
¿El resultado? Su evento en vivo hizo que más empleados se unieran a más de una década de reuniones en persona.
La creciente fuerza laboral global, remota y generacionalmente diversa requiere una nueva solución para el lugar de trabajo. Aquí está la cosa:
- 60 % de los empleados estadounidenses no conocen las estrategias de su empresa.
- Los trabajadores desinformados tienen 12 veces más probabilidades de decir que su satisfacción y moral laboral es "muy baja".
- Antes de la COVID, el 44 % (casi la mitad) de los ejecutivos sugirieron que la comunicación entre ellos y el personal era "excelente". Ni siquiera una cuarta parte del personal sintió lo mismo.
La solución es clara. Las reuniones públicas interactivas facilitadas por las herramientas de comunicación interna adecuadas pueden tener un efecto positivo en el compromiso de los empleados. Los ayuntamientos no solo alinean a los empleados con las estrategias de su empresa, sino que también les ofrecen una plataforma para hacer preguntas y expresar inquietudes.
Si desea planificar una reunión comunitaria exitosa y atractiva para su negocio, podemos mostrarle cómo hacerlo. Desglosaremos qué es una reunión del ayuntamiento, profundizaremos en su propósito, los beneficios, un plan de acción de 6 pasos para organizar su evento y consejos importantes para asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas en todo momento.
En este artículo:
- ¿Qué es un ayuntamiento?
- Cinco beneficios de un ayuntamiento
- Cómo dirigir una reunión del ayuntamiento
- Cinco consejos para un ayuntamiento exitoso
¿Qué es un ayuntamiento?
Un ayuntamiento es un foro en el que los líderes pueden compartir el contexto, los procesos de pensamiento de toma de decisiones y los factores ambientales relevantes para una audiencia más amplia. También es una oportunidad para que la audiencia brinde comentarios y plantee preguntas. Un ayuntamiento es más efectivo cuando los líderes buscan genuinamente compartir información objetiva y escuchar comentarios auténticos.
¿Cómo es una reunión del ayuntamiento en la práctica? Por lo general, estas reuniones son oportunidades para que los líderes de una institución presenten un informe sobre el estado de las cosas en la institución (de ahí que en Vimeo las llamemos el estado de Vimeo). ) y hablar sobre algunos de los temas más importantes que preocupan a los miembros de la audiencia (empleados).
Un “Ayuntamiento” por tradición asume un diálogo bidireccional, lo que puede no ser siempre el caso por una variedad de razones (es decir, limitaciones de tiempo, la cantidad de contenido a cubrir, problemas de sensibilidad, relevancia para la audiencia, etc.).
¿Cuál es otra palabra para reunión del ayuntamiento?
Las reuniones del ayuntamiento a menudo se denominan reuniones de todo el personal, reuniones de todos los trabajadores y reuniones de todos los trabajadores. Algunas empresas también tienen nombres internos para estos encuentros. Por ejemplo, Splash, una plataforma de marketing de eventos, se refiere a sus reuniones públicas como "llamadas públicas".
Cinco beneficios de un ayuntamiento
Existen numerosos beneficios al realizar reuniones públicas periódicas.
Ya sea que adopte un enfoque más de "estado de una unión", donde los líderes empresariales brindan una descripción general de alto nivel de los mensajes comerciales clave, actualizaciones y cronogramas o un ayuntamiento más tradicional que se enfoca en involucrar a la audiencia con una sesión de preguntas y respuestas en vivo, aquí están algunas de las mejores razones para empezar a producir tu próximo ayuntamiento.
Fomentar la transparencia
Idealmente, el contenido del ayuntamiento está estructurado para ser relevante para todos en la audiencia, independientemente del departamento, negocio, unidad o ubicación. Esto promueve la transparencia y mejora el flujo de información entre departamentos, equipos y roles individuales.
Debido a que los empleados reciben una actualización sobre el negocio a nivel ejecutivo, también obtienen información valiosa sobre las áreas que no siempre forman parte de su trabajo diario.
Reconocer y destacar equipos y empleados
Los ayuntamientos son un gran lugar para arrojar luz sobre los diferentes departamentos y equipos que están haciendo un gran trabajo. Los beneficios aquí son dobles:primero, los empleados y los equipos pueden ser reconocidos por sus contribuciones y, segundo, los equipos que normalmente no interactúan están expuestos a las prioridades y los éxitos de los demás.
Reforzar la cultura de la empresa
Los ejecutivos pueden generar confianza en la empresa con actualizaciones de alto nivel, enfatizando los valores de la empresa y recordando a los empleados los programas, servicios, beneficios e iniciativas que están disponibles para ellos. A su vez, esto puede reforzar valores importantes de la empresa y fomentar la cultura empresarial.
Construir comunicaciones ejecutivas
Es posible que un empleado no vea ni interactúe regularmente con ejecutivos en el día a día. Los ayuntamientos ofrecen una ventana al diálogo y la mentalidad del equipo de liderazgo de la organización. Esto puede ayudar a humanizar un equipo de liderazgo, proporcionando una cara, voz y personalidad a los nombres. Y, en tiempos difíciles, puede recordarles a los empleados que los líderes también son personas.
Alinear equipos y abordar preocupaciones importantes
Uno de los valores de las preguntas y respuestas de un ayuntamiento es que los ejecutivos pueden escuchar los comentarios directamente de aquellos a quienes lideran. La espontaneidad de las preguntas y respuestas en tiempo real y la participación de los empleados permite a los ejecutivos abordar los comentarios de manera proactiva antes de que se llenen o distorsionen.
La comunicación no se trata solo de decir una cosa en un solo lugar. La comunicación más efectiva se refuerza con el tiempo, a través de canales y en diferentes formatos para que sea accesible para todos y esté disponible en el canal preferido de cualquier persona.
¿Cómo se hace una reunión en el ayuntamiento?
Puede organizar una reunión física, una transmisión en vivo o combinar ambas para su reunión en el ayuntamiento. Comience con el establecimiento de la agenda. Luego, decida el formato, seleccione una fecha que se adapte a todos y planifique el contenido de su reunión. No olvides enviar invitaciones con anticipación para que todos puedan reservar tiempo para el evento en su agenda.
Cómo dirigir una reunión en el ayuntamiento
Desde la planificación del flujo de su reunión hasta la preparación de la configuración de la transmisión en vivo, hemos presentado los detalles esenciales para organizar una reunión en el ayuntamiento que es un éxito rotundo.
1. Seleccione su lugar y ponentes
Comience con la agenda de la reunión. Pregúntese:¿qué tema(s) cubriría? Trate de limitarlos a 2 o 3 para que pueda profundizar, no ampliar, en cada tema.
Decida quién hablará a continuación. Esto debe incluir a su director ejecutivo, pero también a los jefes de departamento o equipo para que puedan actualizar a todos sobre el progreso que está logrando cada área de la empresa.
Consejo profesional :Sea inclusivo en la selección de oradores al incorporar a personas tímidas ante las cámaras como lo hace Ampersand en sus reuniones.
Una vez hecho esto, establezca una fecha para la reunión que se adapte a los horarios de todos y arregle la estructura y el flujo de la reunión. Por ejemplo, establezca cuánto tiempo hablará el director ejecutivo, quién le pasará el micrófono a quién, etc. Esto asegura que todo salga bien.
Por último, decide tu lugar. Si está realizando una reunión en persona, busque un lugar que pueda acomodar a todos. Preste especial atención a los asientos. Un arreglo similar al de un teatro envía el mensaje de que los empleados van a escuchar. Un arreglo de mesa redonda muy juntos, por el contrario, indica que los asistentes son bienvenidos para participar.
Por otro lado, si planea transmitir en vivo su reunión del ayuntamiento, necesitará un espacio para acomodar todo el hardware.
Una vez que haya marcado todas estas tareas de su lista, comience a enviar invitaciones. Asegúrese de mencionar el tema para que los empleados puedan venir preparados con sus preguntas.
2. Configura tu transmisión en vivo
¿Está planeando un evento híbrido o un ayuntamiento virtual? ¡Impresionante! Los consejos de esta sección le resultarán útiles. Siéntase libre de pasar al siguiente paso si va a organizar un evento en persona.
Beneficios de la transmisión en vivo de las reuniones del ayuntamiento
Hay cinco beneficios principales que las reuniones públicas en vivo pueden ayudar a su empresa:
- Mejor alcance y conectividad entre zonas horarias, ya que los empleados pueden unirse desde sus espacios de trabajo en cualquier parte del mundo. Incluso si no pueden llegar a tiempo, pueden acceder a la transmisión en vivo archivada en otro momento.
- Más "humano" con más tiempo cara a cara con los empleados. Michael Weinstein, líder del estudio de video en Deloitte Global, señala que "cuando es en vivo, escuchas a esa persona, puedes comunicarte con ella y realmente la humaniza también".
- Participación en tiempo real mientras hace que el personal comparta su opinión y preguntas con chat en vivo, encuestas y preguntas y respuestas.
- Más contenido para varios otros propósitos. Por ejemplo, nuestro cliente, Rite Aid, adapta y reutiliza su contenido de transmisión en vivo para incorporar y capacitar a nuevos empleados.
- Fomente más compromiso, colaboración y conexiones entre pares en el trabajo. Un informe reciente de GlobalWebIndex y Vimeo encontró que el video tuvo un impacto positivo en la participación de los empleados.
Plan de 3 pasos para preparar su evento en vivo
Ahora que sabe lo beneficioso que pueden ser los ayuntamientos con transmisión en vivo, deberá preparar su configuración en vivo. Tenemos una guía detallada sobre cómo transmitir su reunión del ayuntamiento, pero aquí hay un plan rápido de 3 pasos para comenzar.
- Prepara tu hardware
Necesitará una cámara de nivel profesional, un micrófono para el audio y un cable AV para transmitir la transmisión de audio. No olvide un codificador para convertir datos sin procesar en una transmisión en vivo visible y un conmutador para alternar entre varias fuentes de audio y video.
- Haga funcionar su software
La plataforma de transmisión en vivo adecuada convierte su computadora en un estudio de producción en vivo. Si todavía está buscando una solución en el mercado, a continuación le ofrecemos algunos consejos sobre cómo elegir la adecuada para su empresa.
- Prueba de manejo antes de tu transmisión
Por último, obtenga una vista previa de su transmisión para ver que todo está en su lugar. Asegúrese de verificar su velocidad de Internet para evitar que su transmisión se almacene en búfer. No olvide organizar un respaldo de energía. Después de todo, no querrá que la energía interrumpa el flujo de su reunión.
Cuatro cosas que debe buscar en su plataforma de transmisión en vivo
👉 Transmisión en vivo de alta calidad
No hay nada más disruptivo que una corriente irregular. Busque una solución que proporcione herramientas profesionales de transmisión en vivo para ayudarlo a minimizar los contratiempos técnicos.
Consejo profesional: Construya la credibilidad de la empresa personalizando sus reuniones públicas en vivo y alojándolas en una biblioteca de videos.
👉 Seguridad con SSO
Esto es fundamental para que pueda controlar quién en su empresa tiene acceso al evento en vivo. Asegúrese de considerar las opciones que permiten el control con la función SSO y la lista blanca de dominios.
👉 Archivo automático
Un beneficio principal de los eventos en vivo es que los equipos globales pueden acceder al contenido. Es importante elegir un servicio que facilite a los empleados el acceso al evento mucho después de que haya terminado.
👉 Fácil de usar
Sin mencionar que quieres algo que no sea un hueso duro de roer. La transmisión en vivo ya es bastante difícil, así que planee usar una plataforma que tenga una interfaz de usuario intuitiva, opciones de marca y herramientas interactivas para ayudarlo a brindar una experiencia en vivo atractiva sin dolor de cabeza.
3. Redacta tu contenido
Aquí es donde usted decide qué decir. Una reunión exitosa en el ayuntamiento tiene un contenido conciso e intencional. Entonces, un buen punto de partida es crear un esquema que detalle lo que desea cubrir.
Con los indicadores clave en papel, complete cada sección y pregúntese:¿cómo puedo entregar esta información de una manera que motive a los empleados?
Aquí hay cuatro formas de hacerlo:
- Utilice datos y estudios de casos de clientes para contar historias . En lugar de regurgitar una larga lista de números, sea selectivo con las estadísticas que comparte. Use la técnica de resolución de problemas (PAS):resalte el problema, frótelo un poco, comparta los resultados respaldados con 1-2 números impactantes.
- Aproveche el contenido generado por los usuarios (en este caso, generado por el cliente o empleado). Axalta Coating Systems, por ejemplo, comparte el contenido que envían sus usuarios en forma de videos en sus ayuntamientos en vivo. “Debido a que tenemos que certificar a nuestros usuarios, hacemos que nos envíen videos como parte de su certificación”, dice Steve Hamaday, gerente de capacitación virtual de Axalta.
- Aproveche las emociones de los empleados para involucrarlos . Como ejemplo, el equipo de Buffer tiene una sesión de 10 minutos sobre celebraciones en sus ayuntamientos donde cubren los logros de la empresa y de los empleados, como nuevas mascotas, matrimonios, nuevos hogares y más.
- Renueva el formato de tu contenido . En lugar de ejecutar diapositiva tras diapositiva en su presentación, agregue tutoriales y clips de presentación grabados. De esta manera, hablará menos y mostrará más; por ejemplo, demostrará una nueva función.
4. Prepara tu presentación
Ahora a empaquetar toda la información en una presentación.
Puede parecer fácil, pero crear diapositivas atractivas requiere un poco de esfuerzo. Pero estamos aquí para simplificarlo. Siga estos consejos para crear su presentación:
- Trate de usar no más de 10 diapositivas para cubrir su tema en 20 minutos.
- Escriba diapositivas fáciles de leer con texto mínimo. Además, use una fuente legible con un tamaño de 30 puntos.
- Diversifique el formato de las diapositivas. Trate de colocar solo 5 diapositivas con mucho texto a la vez. Divídalos con tutoriales en video, GIF y diapositivas con gráficos. Siempre que sea posible, organice el contenido en 6 viñetas por diapositiva que contengan 6 palabras por punto.
5. Elabore su plan de compromiso
Dado que el objetivo de una reunión del ayuntamiento es facilitar conversaciones bidireccionales, es esencial que no se pierda la planificación para la participación.
Estas son algunas formas de generar participación:
Abrir el terreno para preguntas temprano . De hecho, puede comenzar a buscar preguntas tan pronto como envíe las invitaciones. También es una buena idea hacer una pausa después de cada sesión como lo hace HelpScout en sus reuniones públicas para dejar que surjan preguntas antes de continuar.
Involucre a su audiencia con encuestas y chat en vivo durante la reunión y una sesión dedicada de preguntas y respuestas en vivo al final . Tanto mejor si puedes hacerlo anónimo. Algunas empresas han descubierto que el 78 % de los empleados prefieren hacer preguntas de forma anónima. Vimeans también hace preguntas de forma anónima. La directora de operaciones de Vimeo, Courtney Sanchez, enfatiza la importancia de un espacio seguro para hacer preguntas sinceras. “Creemos en el diálogo transparente y en la creación de un entorno en el que cualquiera se sienta seguro para hacer una pregunta. Utilizamos herramientas de preguntas y respuestas anónimas, y los empleados pueden votar a favor o en contra de las preguntas que consideren más importantes para responder”.
Planifique rompehielos de antemano . Cualquier cosa divertida y alegre ayudará a descongelar la incomodidad. Por ejemplo, el equipo de Buffer ha experimentado haciendo que los asistentes mediten y se estiren juntos (¡una pose divertida puede hacer reír a todos con seguridad!). De manera similar, en Vimeo, hemos tenido éxito con reuniones de video donde todos presentan a sus mascotas.
¿Necesita más ideas sobre cómo involucrar a su fuerza de trabajo remota?
Aprenda cómo los equipos de liderazgo usan el video para unir, alinear y motivar virtualmente a múltiples equipos con ayuntamientos, talleres de capacitación y más.
Lee mas6. Plan de retroalimentación
Sin obtener comentarios, realmente no puede saber qué tan bien está cerrando la brecha de comunicación con los empleados.
Así que aquí hay tres formas útiles de recopilar comentarios que incluyen:
- Realice encuestas y sondeos anónimos. El primero puede hacer preguntas como 'fue útil esta sesión' y el segundo puede profundizar, haciendo preguntas abiertas como 'qué fue lo que más disfrutó' y 'cómo cree que podemos mejorar esta reunión para usted'. También puede aprovechar las encuestas para pedirles a los empleados que califiquen su experiencia en una escala del 1 al 10.
- Pregunte a los nuevos empleados qué opinan sobre su reunión en el ayuntamiento . Pregúnteles si les gustó el evento y si hay algo que sus empleadores anteriores hicieron mejor.
- Mira tus análisis de transmisión en vivo . El panel de análisis de Vimeo lo ayuda a obtener estadísticas sobre el tiempo de visualización y el total de espectadores en vivo para comprender quién sintonizó y cuánto tiempo la reunión involucró al personal.
Cinco consejos para un ayuntamiento exitoso
Alineación temprana
Trabaje con el liderazgo y los "viajeros frecuentes" (aquellos que normalmente se presentan en estas reuniones) para alinear la agenda, el contenido y la lista de oradores destacados lo antes posible.
La agenda debe decidirse con al menos 10 días de anticipación para que la gente tenga suficiente tiempo (al menos cinco días hábiles) para buscar/desarrollar contenido, ensayar puntos de conversación y dar los toques finales antes de la hora del espectáculo.
Operar pensando en los oyentes
Basado en controles de pulso, comentarios, comentarios de los empleados y preguntas frecuentes, planifique una agenda en torno a lo que los empleados necesitan y quieren saber. Priorice su agenda según los temas más relevantes para sus objetivos comerciales de alto nivel, así como los temas que los empleados resurgen con el tiempo. Por ejemplo, es posible que desee hablar sobre las metas trimestrales o anuales que se avecinan, mientras que los empleados también pueden querer más contexto en los cambios o decisiones ejecutivas.
Recuerde que las personas tienen períodos de atención cortos. Una reunión de más de 75 minutos puede correr el riesgo de que las personas se caigan en la marca de la hora.
Del mismo modo, una reunión repleta de contenido puede desmotivar a los empleados por dos motivos. Primero, los asistentes solo pueden obtener los detalles superficiales de cada tema. En segundo lugar, es posible que no puedan discernir qué información priorizar o qué acciones eliminar de la reunión.
Logre un equilibrio entre proporcionar el contenido más relevante, reiterar las prioridades y proporcionar los próximos pasos claros dentro del marco de tiempo que ha permitido para su ayuntamiento.
Pon tus I y cruza tus T
Los ayuntamientos pueden tener muchas partes móviles, lo que se ve agravado por las realidades del trabajo virtual o híbrido. Para facilitar las cosas, desarrolle una línea de tiempo y una lista de verificación.
Una línea de tiempo lo ayudará a mantenerse al tanto de la planificación y garantizará que se comunique con las personas adecuadas de manera oportuna.
Una lista de verificación garantiza que las bases estén cubiertas desde la tecnología, la logística, el contenido y las comunicaciones.
La lista de verificación puede contener:
- Nombre del productor
- Nombre del profesional de soporte técnico
- Detalles de la invitación del asistente
- Detalles de preparación de altavoces
- Recordatorios y notificaciones para empleados
- Presentaciones u otro contenido de eventos
Sé constante pero no monótono
Como mejor práctica, esfuércese por tener una cadencia constante para las reuniones del ayuntamiento. Esto ayuda a establecer expectativas al permitir que los asistentes no solo planifiquen en torno a ello, lo que aumenta su probabilidad de asistir, sino que también genera confianza, ya que los empleados saben que los ejecutivos brindarán noticias importantes con regularidad.
En cuanto al formato, los segmentos de reuniones recurrentes ayudan a generar interés, confianza y confiabilidad. Por ejemplo, en Vimeo, la gente sabe que siempre habrá una actualización sobre el negocio de la empresa y siempre habrá un producto destacado; esto ayuda a generar cierto nivel de interés y anticipación, ya que estas son cosas que (la mayoría) de los empleados escucharían. regularmente.
Es igualmente importante sorprender y deleitar a los empleados. Ofrezca a los asistentes un vistazo a algo totalmente fuera de lo común, algo que emocionará e inspirará.
Esforzarse por la accesibilidad y la simplicidad
Facilite que los empleados sintonicen la reunión en sí. Genere un enlace y compártalo universalmente.
Además:
- Asegúrese de que el audio esté funcionando
- Activar los subtítulos automáticos
- Asegúrese de que los oradores tengan etiquetas/nombres reflejados
- Grábalo y comparte la grabación el mismo día del evento
- Si realiza la reunión en Vimeo, capitule secciones o movimientos clave para ayudar a los asistentes a saltar a segmentos relevantes para ellos.
Resumen:Reinventando los ayuntamientos
En resumen, las reuniones del ayuntamiento ofrecen una excelente manera de conectarse con los empleados:alinearlos con sus objetivos y responder las preguntas que puedan tener.
Trate de proporcionar un entorno transparente y abierto para fomentar la comunicación bidireccional entre el personal y el liderazgo. El video en vivo ayuda mejor con esto, ya que personaliza las reuniones, fomenta una amplia asistencia y mejora el compromiso con funciones como chat en vivo, encuestas y sesiones de preguntas y respuestas. Elija las herramientas adecuadas y vea cómo la transmisión en vivo puede ayudar a transformar sus ayuntamientos hoy.
Publicado originalmente el 5 de diciembre de 2019 por Emily Gover, editado el 1 de julio de 2021 por Masooma Mamon y el 19 de mayo de 2022 por Dominique Scott.