La guía del planificador de eventos para una cumbre virtual

Hoy en día, las cumbres en persona no son la única forma de crear relaciones comerciales significativas. Las cumbres y eventos virtuales reúnen a las personas para discutir temas importantes, generar clientes potenciales e impulsar las ventas. El poder de las herramientas de video y producción puede ayudar a cualquier empresa o creador a crear espacios digitales significativos donde los líderes de la industria puedan conectarse, prosperar y hacer crecer su negocio.

Entonces, ¿cómo empezar? En este artículo, cubriremos los conceptos básicos de lo que es una cumbre virtual, cómo hacer un evento virtual impresionante y por qué pueden tener un impacto significativo en su negocio.

¿Qué es una cumbre virtual?

Una cumbre virtual es un evento colaborativo en línea exclusivo donde se invita a los oradores a discutir un tema específico. Las cumbres virtuales son una gran oportunidad de generación de oportunidades para las empresas, ya que los asistentes suelen registrarse para unirse al evento. Algunas cumbres son solo para invitados y asisten ejecutivos de alto nivel o personas influyentes, lo que las convierte en un excelente lugar para compartir nueva información de la industria.

Al igual que una cumbre en persona, una cumbre virtual es una excelente manera de atraer clientes y fomentar las relaciones existentes con los clientes, todo sin el costo de erigir un evento físico.

Por lo general, las cumbres virtuales pueden durar de 3 a 5 días, según el volumen del contenido del evento y la lista de oradores. Sin embargo, una encuesta reciente mostró que el 70 % de los encuestados cree que un evento debería durar una hora o menos. . Los planificadores de eventos deberían considerar dividir el contenido de los oradores en el transcurso de unas pocas semanas, para ayudar a mitigar la fatiga de cualquier video o evento. Esto permite que todos los temas del evento se unan para resolver problemas de la industria y respaldar el tema general de la cumbre virtual.

Por qué las cumbres virtuales están en auge

Llegue a más asistentes al evento

Una gran razón por la que las cumbres virtuales son populares es porque tienen una huella global extendida. Esto garantiza que el contenido del evento tenga el potencial de llegar a más personas y atraer a más oradores, lo que lo convierte en un evento rico e inclusivo con amplias oportunidades de aprendizaje y creación de redes. Estos eventos tienen el poder de conectar a los líderes de la industria de todo el mundo que de otro modo no habrían podido asistir en persona.

Las cumbres virtuales también son atractivas para ejecutivos o tomadores de decisiones comerciales clave. Con agendas ocupadas, a los ejecutivos generalmente les resulta difícil reunirse en un solo lugar. Sin mencionar la molestia de organizar viajes y alojamiento. Pero una cumbre virtual hace que sea fácil para el C-suite adaptarse a sus agendas ya ocupadas. Esto significa que los especialistas en marketing pueden encontrar un canal clave de generación de prospectos a través de cumbres virtuales y otros eventos virtuales o series de seminarios web.

Cree experiencias de eventos impactantes y rentables

Al tomarse el tiempo para planificar su evento virtual con el contenido y la experiencia adecuados, puede desarrollar la influencia y el peso de su marca y hacer de su cumbre un evento de la industria al que debe asistir.

El contenido, los oradores y el diseño de eventos virtuales correctos pueden ayudarlo a atraer a la audiencia objetivo del evento y puede involucrarlos con educación, liderazgo intelectual, demostraciones de productos y oportunidades de creación de redes.

Las cumbres virtuales son generalmente rentables en comparación con las cumbres en persona. Si bien los eventos en persona pueden llevar meses o incluso un año de planificación con varias personas, equipos y recursos involucrados, las cumbres virtuales se pueden transmitir directamente desde un navegador con recursos mínimos, como una salida de video y audio. Son una forma sostenible de crear eventos sin perder el número de asistentes potenciales.

También puede impulsar la generación de oportunidades de venta y las oportunidades de ingresos con opciones de boletos pagados que ofrecen acceso a contenido exclusivo que su audiencia necesita. Esto abre la puerta a ganancias potenciales y mantendrá ocupados a sus equipos de ventas.

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Cómo organizar una cumbre virtual

Organizar una cumbre virtual es muy similar a organizar un evento virtual. Lo que realmente distingue a una cumbre es el enfoque en la colaboración. Desde el contenido hasta los oradores y las oportunidades de participación, querrá dejar espacio para las discusiones a medida que construye su cumbre virtual.

Estos son algunos pasos clave a considerar en el proceso:

Planifica tu evento y establece objetivos

La planificación y el establecimiento de objetivos es de suma importancia. Haga algunas preguntas importantes, entre ellas:

1. ¿Quién es su público objetivo para esta cumbre?
2. ¿Cuál es el problema que tu audiencia está tratando de resolver?
3. ¿Cómo contribuirá esta audiencia a la(s) solución(es)?

Responder estas preguntas lo ayudará a crear un plan para su cumbre. A continuación, determine cuándo tener su cumbre. Tenga en cuenta las vacaciones, la temporada de regreso a la escuela y las zonas horarias. También tenga en cuenta otros posibles eventos competitivos.

Si bien el tiempo para preparar su cumbre virtual puede variar según el tamaño y los objetivos, generalmente es seguro estimar entre 12 y 20 semanas de tiempo de espera. La razón clave para un tiempo de espera más largo es que desea incluir tanto el tiempo para organizar la cumbre como para preparar e incorporar oradores para el evento. Esto incluye tiempo para presentar, reducir los temas de discusión, crear presentaciones de eventos o seminarios web, ensayos y promoción general.

*Consejo profesional: Los oradores de la cumbre virtual requieren un poco más de atención. Es común enviar recordatorios de fechas límite y actualizaciones de números de registro de eventos. La transparencia con los oradores es fundamental para construir una relación sólida.

Cree el sitio web de su evento y evalúe sus necesidades tecnológicas

La creación de sitios web y la configuración tecnológica son fundamentales para su cumbre virtual. Al desarrollar la experiencia de registrarse para el evento, siempre tenga en mente la experiencia del asistente.

Por ejemplo, la página de registro de su evento debe estar diseñada para captar la atención de su audiencia. La tecnología de su evento también debe ser fácil de navegar el día de la cumbre virtual, lo que significa menos tiempo para descargar aplicaciones y más tiempo para participar en el contenido dentro de un navegador.

Hemos resaltado las características clave de la cumbre virtual que se deben tener en cuenta al evaluar una solución para eventos:

Portal de registro personalizable: Un formulario de registro, portal o página es cómo los asistentes se registran para su evento. Si tiene opciones de boletos pagados, aquí también es donde sus asistentes también pueden comprar boletos mejorados para pases VIP de acceso completo

Experiencia de visualización de alta calidad: El contenido de su evento y la experiencia de visualización son fundamentales para mantener a los asistentes a la cumbre interesados. Y con tantas formas de pasar el tiempo, alternando entre pestañas, es útil elegir una solución que ofrezca a los espectadores la facilidad de ver el evento dentro de su navegador, en lugar de pedirles que descarguen una aplicación de antemano.

Estudio de producción intuitivo: Los programadores de eventos virtuales necesitan confianza para empezar a funcionar. Las potentes e intuitivas herramientas de transmisión que permiten que un solo usuario cargue y manipule el contenido antes de un evento en vivo es una excelente manera de garantizar que todo esté bien para ir detrás del escenario antes de transmitir en vivo.

Marca de eventos :Controlar los colores, las fuentes, la opacidad y los logotipos ayudan a crear una experiencia virtual cohesiva que está en la marca.

Biblioteca de videos: Las cumbres virtuales incluyen una gran cantidad de contenido de video como conferencias magistrales, sesiones de oradores, paneles de discusión y talleres. Una biblioteca de videos puede actuar como un lugar donde los asistentes pueden acceder a los materiales y presentaciones del evento después del evento. Esta función cambia las reglas del juego, especialmente después del evento.

Herramientas de participación: Su audiencia asiste al evento para aprender y avanzar en su carrera, pero también esperan construir nuevas relaciones comerciales. El chat en vivo, las preguntas y respuestas moderadas, los cuestionarios, las encuestas, las reuniones 1:1 y las sesiones de redes dedicadas pueden ayudar a facilitar las colisiones casuales en línea.

Acceso a la lista de correo electrónico: Agregue a su embudo de marketing y aumente la audiencia de su marca con opciones para suscribirse a boletines o listas de correo electrónico. Explore soluciones para eventos que incluyen integraciones a sus operaciones de marketing y herramientas de CRM.

Análisis posteriores al evento: Obtenga una idea del rendimiento de su evento virtual con estadísticas de macroeventos como vistas totales, tiempo de visualización promedio y audiencia máxima, así como análisis de nivel de visualización como la cantidad de inscritos frente a asistentes, tiempo de visualización y cualquier participación de encuestas y preguntas y respuestas. Estos datos pueden ayudar a los productores de eventos a comprender el comportamiento de los asistentes a nivel granular para optimizar futuras experiencias de eventos.

Herramientas de edición de vídeo: Después de su evento, puede recortar su video y agregar capítulos antes de alojar el contenido para uso bajo demanda. ¿Quieres crear un carrete destacado? Busque plataformas que puedan crear GIF divertidos a partir de su contenido para que pueda compartir por correo electrónico o campañas sociales una vez que finalice el evento.

* Consejo profesional: Asegúrese de que el contenido de su sitio web hable directamente a su audiencia. Considere contratar a un redactor que esté bien versado en el tema o la industria en cuestión. También pueden ayudar a revisar las presentaciones, el contenido del sitio web y cualquier gráfico visual.

Promocionar el evento con socios y patrocinadores

Asociarse con marcas de nicho puede atraer una gran audiencia a nuestra cumbre virtual. Es mejor comenzar a buscar dentro de su red existente. Nunca se sabe, es posible que descubra nuevas conexiones o que le ofrezcan presentaciones de otras marcas.

Al elaborar estrategias sobre su estrategia de alcance de patrocinadores, la personalización es clave. Llame su atención segundos después de leer el correo electrónico. La táctica clave es observar cuál es la propuesta de valor para ellos. Incluso puede considerar grabar un video en el correo electrónico que resuma "¿Qué hay para que participen?" para ayudarlos a responder esa pregunta y comenzar la conversación.

Las asociaciones adecuadas pueden hacer maravillas para su cumbre y también impactar a la industria en general. Mediaweek de Adeek cuenta con el apoyo de la Asociación de Anunciantes Nacionales (ANA) y las 4A. Solo la ANA representa a los especialistas en marketing que representan más de $ 400 mil millones en marketing y publicidad anualmente. Las 4A prestan servicios a más de 700 agencias miembro que ayudan a dirigir más del 85 % del gasto publicitario total en EE. UU. Eso es lo que yo llamo asociaciones poderosas.

Preparar contenido de eventos en vivo y pregrabado

Una de las preguntas más importantes para cualquier evento virtual es si las sesiones deben ser en vivo o pregrabadas. Debido a que las cumbres virtuales son más colaborativas y funcionan mejor con la participación de los asistentes en vivo, es mejor hacerlo 100 % en vivo. Esto permite preguntas y respuestas de la audiencia en tiempo real. Esto es importante para que una cumbre tenga un diálogo constante con puntos de discusión que contribuyan en curso. El contenido pregrabado debe ser para fragmentos de video rápidos o contenido informativo que proviene de su marca en esta configuración.

No importa si los oradores vienen en vivo o se transmiten simultáneamente, querrá que se vean lo mejor posible y se sientan seguros. Como parte de su proceso de incorporación, envíeles un kit de altavoces virtuales. Esto incluye todo lo que necesitan para tener éxito cuando se transmiten en vivo, como iluminación, un micrófono y un telón de fondo para una exhibición profesional completa. Los ensayos deben incluir la prueba de todo el equipo con suficiente antelación.

* Consejo profesional: Los estándares para una cumbre virtual son más altos que otros eventos virtuales. Si tiene margen de maniobra en su presupuesto, contrate a un equipo de producción profesional para administrar las grabaciones en vivo. Por lo general, están formados por un director, un productor, un operador de sonido y un ingeniero de transmisión. Se asegurarán de que la transmisión sea de alta calidad, mantengan los niveles de audio, utilicen el equipo adecuado y hagan la transición a diferentes tomas sin problemas.

Revisar comentarios y análisis posteriores al evento

La retroalimentación es esencial al medir el éxito de su evento virtual. Los comentarios de los asistentes brindarán información sobre el valor del contenido y la experiencia del evento. Los comentarios de los oradores le brindarán información sobre cómo fue el proceso de incorporación y qué tan exitosos se sienten los oradores acerca de sus sesiones. En última instancia, sus oradores deben sentirse en control de sus presentaciones, pero claramente guiados por su equipo. Los formularios de comentarios se pueden enviar por correo electrónico con diferentes roles de asistentes basados ​​en mensajes, participación en eventos u otros detalles utilizados para segmentar audiencias.

Además, los análisis de eventos, como la cantidad de inscritos, asistentes, tiempo de visualización total, audiencia máxima y detalles sobre preguntas y respuestas, encuestas y comentarios, pueden brindar a los planificadores de eventos más visibilidad sobre qué partes del evento son atractivas y cómo mejorar para el futuro.

Proporcione más formas de interactuar con el contenido y conectarse con los asistentes

El final de su cumbre virtual no debe marcar el final de las conversaciones de negocios. No olvide editar el contenido de su video y alojarlo a pedido para los participantes y asistentes al evento.

También puede fomentar formas para que los asistentes se conecten y colaboren después de la cumbre. Considere organizar una comunidad exclusiva a través de canales sociales como Facebook o Slack. Supervise estos canales con regularidad y aliméntelos con incentivos de su marca. Esto puede parecerse a grupos de defensa, programas de tutoría, grupos de miembros, reuniones, grupos de asesoramiento y más.

* Consejo profesional: Un seguimiento que a menudo se pasa por alto es el punto de contacto posterior al evento con sus socios. Vaya más allá de enviar una lista de asistentes y organice una llamada o una reunión para almorzar después de la cumbre. Desea que sus socios se sientan valorados y que se escuchen sus comentarios y opiniones. También pueden tener sugerencias para futuras cumbres que aseguren su apoyo para las próximas cumbres virtuales.

Preguntas frecuentes sobre la cumbre virtual