Conoces la sensación crepitante de un evento en persona:el murmullo de los asistentes emocionados, el zumbido de los paneles interactivos, la energía de un lugar repleto, sin mencionar esas horas felices con tintineo de vidrios. Pero con la necesidad de eventos virtuales cada vez mayor, las empresas y organizaciones de todos los tamaños están diseñando experiencias digitales que imitan la magia de las presenciales.
Sabemos que hay muchos desafíos que pueden surgir al pasar a una experiencia de evento virtual. ¿Cómo planifica el contenido del evento? ¿Cómo impulsan los registros de eventos? ¿Cómo hacer que unirse y participar en un evento sea simple y fácil incluso para los invitados más reacios a la tecnología?
Aquí hay algunas buenas noticias:no tiene que responder esas preguntas solo. Hemos compilado una guía para ayudar a los planificadores de eventos novatos y experimentados a lanzar su propio evento en vivo.
En esta guía, aprenderá:
- ¿Qué es un evento virtual?
- Seis casos de uso para eventos virtuales
- Cómo planificar y organizar un evento virtual
- 5 razones por las que los eventos virtuales tienen un impacto
- Vive en vivo con tu próximo evento virtual
¿Qué es un evento virtual?
A diferencia de los eventos presenciales o híbridos, los eventos virtuales tienen lugar exclusivamente en línea. Los oradores y los miembros de la audiencia se reúnen digitalmente para compartir en una sesión breve o una experiencia virtual de varios días. Si se registró y asistió a un evento virtual recientemente, probablemente vio discursos de apertura, paneles de discusión, encuestas en vivo, comunidades de Slack, todo a través de una computadora de escritorio, tableta o dispositivo móvil.
La belleza de un evento virtual es que los planificadores de eventos tienen una licencia creativa completa para diseñar una experiencia inmersiva porque no está restringido por un lugar físico.
Además, los asistentes al evento pueden sintonizar desde cualquier parte del mundo, lo que reduce la barrera de entrada para aquellos que no pudieron asistir en el pasado.
Conviértete en un profesional de los eventos virtuales
Se requiere mucho trabajo para hacer que un seminario web o un evento virtual funcione sin problemas, pero con la práctica lista de control de eventos virtuales de Vimeo, serás un experto en muy poco tiempo.
Descargar ahoraSeis casos de uso para eventos virtuales
El espacio para eventos se está expandiendo, ya no son solo las emisoras. Con tantos eventos virtuales, echemos un vistazo a algunas formas en que los clientes de Vimeo han realizado eventos presenciales en línea.
Eventos internos
Estos eventos son para empleados dentro de una organización. La programación varía entre una reunión rápida de 30 minutos y un evento de todo el día. Los eventos internos típicos incluyen reuniones de todo el personal, capacitación de empleados, lanzamientos de ventas o eventos de toda la empresa como fiestas navideñas (¡BYOB!).
Debido a que las reuniones internas se organizan principalmente para los asistentes internos, los registros cerrados o con boleto son menos importantes que las funciones de privacidad como SSO.
Para obtener más información sobre eventos internos y el estado de las comunicaciones en el lugar de trabajo, consulte nuestro informe .
Conferencias
Las conferencias son otro tipo de evento virtual común. Pueden durar un solo día o varios días. Por lo general, incluyen un moderador o MC, múltiples oradores y discursos principales, reuniones de grupo, actividades de creación de redes y otras experiencias para mantener a los asistentes interesados.
Las conferencias atraen asistentes virtuales interesados en temas compartidos de la industria, experiencias de networking y oportunidades educativas. La generación de prospectos es importante aquí, así que espere ver eventos gratuitos y pagos con acceso variable.
Seminarios web
Los seminarios web son los eventos virtuales originales. Duran entre 30 minutos y una hora y normalmente funcionan como un canal de generación de demanda o como un canal de liderazgo intelectual. Si participa en un seminario web, es probable que encuentre notas de limpieza (también conocidas como "este seminario web se grabará"), oradores, una plataforma de diapositivas, datos y algunas herramientas, como preguntas y respuestas o encuestas en vivo, para involucrar a los miembros de la audiencia.
Los seminarios web se centran en el contenido procesable. Las organizaciones y los creadores que buscan aumentar su audiencia pueden aprovechar los seminarios web para generar clientes potenciales para la generación de demanda, aumentar el liderazgo intelectual, el conocimiento de la marca y la educación en torno a sus servicios.
Festivales y entregas de premios
Las categorías de eventos virtuales de rápido crecimiento incluyen programas de artes escénicas, festivales de música y ceremonias de premiación (como el anterior VFA de Vimeo). Las organizaciones están adaptando sus experiencias para una audiencia solo en línea y están encontrando formas innovadoras de aumentar la emoción.
Los eventos de artes escénicas pueden incluir talento en vivo, entrevistas exclusivas u otro entretenimiento en vivo para mantener a la audiencia enganchada. También atraen a un público más amplio que se reúne para celebrar a un artista, un tipo de música, película o entretenimiento.
Eventos deportivos
En los últimos años, los eventos deportivos se han transformado para adaptarse a los tiempos, lo que significa que el contenido deportivo cubre todo, desde juegos transmitidos en vivo, juegos a pedido, entrevistas en vivo y otro contenido para mantener vivo el fandom.
Eventos basados en la fe
Las parroquias locales están encontrando nuevas oportunidades a través del video. Las comunidades basadas en la fe encuentran mucha flexibilidad al transmitir en vivo sus sermones y eventos comunitarios. Ya sea que esos eventos sean servicios, clases, talleres comunitarios o simplemente una reunión virtual, la transmisión en vivo ayuda a una congregación a mantenerse conectada incluso cuando están separados.
¿Cuál es la diferencia entre eventos virtuales y seminarios web?
¡Afortunadamente, los seminarios web y los eventos virtuales no se excluyen mutuamente! Julie Bergstein, líder de programación de eventos de Vimeo, tiene excelentes conocimientos sobre los dos tipos de eventos.
Aquí hay un desglose rápido:
Seminarios web:
- Típicamente eventos únicos
- Sesión más corta
- Normalmente para la generación de prospectos o la educación
Eventos virtuales:
- Céntrese en las experiencias
- Múltiples sesiones como paneles de discusión, sesiones de trabajo y conferencias magistrales
- Más creativa o impulsada por la marca. No es atípico ver una identidad de marca para un evento virtual como Streameo de Vimeo o Outside the Frame
Además, la escala de un seminario web y un evento virtual es un poco diferente.
Los seminarios web suelen ser eventos más pequeños, de menor impulso para los equipos y, por lo general, atraen un grupo de registro más pequeño.
Los eventos virtuales son más grandes, requieren más inversiones en recursos y atraen un grupo de registro más grande.
Cómo planificar y organizar un evento virtual
Hay un par de conceptos erróneos sobre los eventos virtuales:el primer mito es que puedes copiar y pegar un evento en persona en un evento virtual. Desafortunadamente, no todas las experiencias en persona se traducen en un espacio digital, especialmente cuando compite por la atención de los asistentes y enfrenta la ardua batalla de la fatiga digital y la fatiga del evento virtual.
El segundo concepto erróneo es que los eventos virtuales toman menos tiempo para planificarse que los eventos presenciales. Dependiendo de la cantidad de contenido que planee producir para su evento, deberá asignar suficiente tiempo para la preparación. Por ejemplo, Julie Bergstein, nuestra jefa de programación de eventos, recomienda de 3 a 6 meses de planificación para 4 horas de contenido de eventos virtuales.
La realidad es que los eventos virtuales necesitan tanto tiempo como atención para ser experiencias increíbles.
Entonces, para ayudarlo a comenzar a trabajar, tenemos nueve consejos sobre cómo organizar un evento virtual.
1. Determine los objetivos de su evento virtual.
Antes de planificar su evento virtual, deberá identificar los objetivos del evento. Identificar objetivos también ayuda a determinar el tipo de evento virtual que producirá.
Hágase las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos de mi evento virtual?
- ¿Es este un evento de cara interna o externa?
- ¿Cuántas sesiones de eventos planea tener?
- ¿La inscripción al evento será gratuita, de pago o ambas?
2. Identifique su público objetivo.
Cualquier profesional de eventos experimentado le dirá que el KPI más importante es la experiencia del asistente. Asegúrate de que tu evento virtual dé en el blanco identificando claramente a tu audiencia de antemano.
Hágase las siguientes preguntas:
- ¿A quién intenta llegar?
- ¿Cómo necesita llegar a ellos?
- ¿Cómo interactuará tu audiencia?
3. Cree contenido digno de transmitir.
El contenido dicta todo cuando se produce un evento en vivo:cómo lo filma, qué tipo de cámaras usará, cómo iluminarlo e incluso algunas de sus opciones técnicas y de codificación.
Cinco componentes para un increíble contenido de evento virtual:
- Relevancia :Asegúrese de que el contenido de la transmisión en vivo se alinee con los intereses de la audiencia prevista y que el contenido coincida con la voz de su marca y los clientes y prospectos objetivo.
- Compromiso :Mantenga a los espectadores alerta fomentando la interacción con la transmisión (nos encanta mantener las cosas emocionantes con la función de chat en vivo). Mantener a la audiencia entretenida asegurará que los asistentes aprovechen al máximo el día.
- Sucinto . Si bien los asistentes al evento están dispuestos a sumergirse en experiencias de un día para eventos en persona, tienen mucha menos paciencia para una transmisión en vivo de 7 horas. Recuerde proporcionar solo el contenido más relevante y atractivo.
- Coherencia :Si es posible, convierta el evento en vivo en una serie (ya sea anual o no). "Mantener la coherencia de tus eventos es una forma garantizada de aumentar el conocimiento de la marca y el valor de la marca, al mismo tiempo que interactúas significativamente con tu audiencia", dice Tom Gott, líder de producción en vivo de Vimeo.
- Puntos para llevar :¿Cuál es el llamado a la acción al final del evento virtual? Si desea convertir a la audiencia, asegúrese de facilitar la interacción del espectador después de que finalice el evento.
Una vez que tenga una idea del tipo de contenido que planea producir, asegúrese de solidificar todos los detalles en un evento de presentación.
Consejo profesional :La "ventana dorada" está entre 25 minutos de información breve, presentaciones breves y concisas, y conclusiones clave.
4. Cree una página de registro de eventos.
Si está transmitiendo un evento para el que le gustaría vender boletos, o simplemente controlar el acceso, querrá aprovechar una página de registro de evento o seminario web. Con una plataforma de eventos dedicada como Vimeo Events, puede configurar fácilmente eventos para su evento en vivo y solicitar el registro.
“Estamos creando intencionalmente un sentido de exclusividad en torno a nuestras transmisiones en vivo, por lo que no es como sintonizar una transmisión en vivo de Instagram con miles de otras personas que no tienen un interés compartido”, nos dice Will de Zinc Agency. “Esos elementos de conexión han sido realmente importantes”.
5. Optimiza la experiencia de tus asistentes.
Una plataforma integral de eventos virtuales puede ayudarlo a planificar el contenido de su presentación, controlar su experiencia para ayudarlo a generar clientes potenciales, proporcionar herramientas de producción para crear una experiencia digna de transmisión, todo mientras proporciona el análisis y la automatización para que sea menos complicado.
Tres elementos imprescindibles para una gran experiencia de asistente :
Página de registro del evento
Al configurar su evento virtual, querrá crear una página para su evento. Piense en esto como su lugar virtual. Esta página será donde los asistentes podrán acceder al enlace que los llevará a su experiencia en vivo. ¡Incluso puedes insertar tu transmisión en vivo de Vimeo directamente en esta página!
Para que el proceso de registro sea fácil y fluido (para que pueda alcanzar sus objetivos principales), piense en cómo hacer que los registros no tengan fricciones. Cree formularios de registro personalizados que incluyan campos importantes, así como los colores y el logotipo de su empresa para mantenerse fiel a la marca.
Correos electrónicos de recordatorio para los asistentes
Una estrategia de comunicación previa al evento es fundamental para impulsar la asistencia. Cuando alguien se registra para su evento o seminario web con Vimeo, se envían automáticamente tres correos electrónicos para garantizar que pueda asistir y ver el contenido después. Personalice los correos electrónicos para que se adapten a los colores, la marca y los enlaces para que a sus asistentes les resulte más fácil experimentar su evento de la manera que usted desea.
Biblioteca de contenido posterior al evento
Idealmente, la experiencia posterior al evento involucrará a los inscritos y asistentes mucho después de que finalice el evento. Considere la posibilidad de crear una página web o un portal para contenido de eventos o seminarios web a pedido y hágalos accesibles para quienes se registraron. Y para mantener pulido el contenido de su evento, planee recortar sus videos y agregar capítulos para ayudar a sus asistentes y vistas a encontrar el contenido que necesitan rápidamente.
6. Hazlo interactivo.
Su trabajo es hacer que el público que lo ve se sienta como si estuviera allí en persona, incluso si lo están viendo en pijama. Para impresionar a su audiencia en línea, haga que su experiencia digital coincida con el nivel de calidad que esperaría de un evento en persona. Cree una experiencia atractiva con herramientas como preguntas y respuestas, encuestas en vivo y gráficos en vivo.
El equipo del festival de cine de Ann Arbor usó la función de chat en vivo para sus preguntas y respuestas, y funcionó de maravilla. “Me sorprendió la cantidad de sensibilidad comunitaria que sentí al saber que todos lo estaban viendo juntos”, dice Leslie. "El chat aportó una gran energía a la experiencia en línea".
Algunos comentarios prometedores de los informes de estadísticas de eventos virtuales de Vimeo muestran que los participantes creen que las preguntas y respuestas y los tutoriales funcionan mejor cuando piensan en los elementos más importantes del evento.
7. Prueba todo.
¿Primera regla de la transmisión en vivo? Prueba. TODO.
Lo mejor que puede hacer para evitar percances durante su evento en línea es probar todo, pero lo más importante, su transmisión. Pruebe los flujos de trabajo del equipo principal, los flujos de trabajo del equipo de respaldo, la calidad del audio, la calidad del video, la conexión a Internet y todas y cada una de las redundancias. Quizás lo más importante, confirme su velocidad de carga probando su conexión en un sitio web como Speedtest.net. Debe programar tiempo para probar todo su equipo de producción de video, tanto fuera como dentro del sitio.
¿Te preguntas qué equipo necesitas para transmitir en vivo? Lee esto.
8. Cree una lista de verificación de transmisión remota.
Es probable que (a corto plazo) necesite colaborar con una fuerza laboral distribuida en su evento virtual. Aquí hay una lista de verificación rápida de lo que necesitará:
Lista de verificación de transmisión remota de cinco puntos:
- Conectividad: Lo más probable es que el wifi de la oficina de su empresa sea mejor que el que tiene en casa. Verifique sus velocidades y, cuando sea posible, use una conexión por cable.
- Capturar: ¿Cómo disfrutará tu audiencia de tu contenido? Piense en qué cámaras y micrófonos usará y cómo traerá invitados remotos a su evento virtual.
- Codificar: ¿Qué software utilizará para llevar su evento al éter de Internet? Estamos interesados en Livestream Studio 6, pero también hay otras opciones.
- Distribuir: ¿Dónde vivirá tu evento virtual? Piense si desea proteger el contenido (como con SSO) o difundirlo a lo largo y ancho (piense en la transmisión simultánea).
- Participar: Una hermosa experiencia visual es solo una parte de lo que hace un gran evento virtual. Las herramientas de participación del público, como las preguntas y respuestas en vivo, las encuestas y el chat, pueden crear aún más un evento memorable.
Lista de verificación de eventos virtuales
Facilitar la planificación de eventos con la lista de verificación de eventos virtuales simple pero poderosa
Descargar ahora9. Prepárese para la "Ley de Murphy".
“Cualquier cosa que pueda salir mal, saldrá mal”, dice Tom. ¡Pero no dejes que eso te asuste! Si identifica las cosas que podrían salir mal, puede crear un plan sobre cómo manejarlas. Ingrese con un plan, tecnología sólida, una plataforma de emisión de boletos de primera línea y el soporte adecuado, y estará preparado para cualquier cosa que se le presente.
Para obtener más información, consulte a nuestros expertos de Vimeo sobre cómo planificar un evento virtual.
5 razones por las que los eventos virtuales tienen impacto
Lo entendemos. Pasar a un evento virtual por primera vez puede ser desalentador. En Internet, está claro que los eventos virtuales son una forma efectiva para que los especialistas en marketing de eventos amplíen su alcance. Aquí hay algunas razones por las que su próxima experiencia digital podría tener incluso más beneficios que su última experiencia en la vida real.
Los eventos virtuales amplían su alcance.
Hemos visto a los clientes aumentar su alcance 50 veces mediante la transmisión simultánea de una transmisión de conferencia a canales sociales como LinkedIn, Facebook y más.
Leslie Raymond, directora del Festival de Cine de Ann Arbor, señaló que pudieron llegar a más personas que nunca durante su primer año virtual. "Vimos crecer a nuestra audiencia de 10 000 poseedores de boletos a 16 000 transmisiones de 50 países, con más de 27 000 espectadores durante toda la semana", dice Leslie.
Los eventos virtuales democratizan tu experiencia.
Anthony Rudolf, socio de la agencia creativa Co.create NYC, aprovecha el video en vivo para su Conferencia de bienvenida anual para trabajadores de la hospitalidad:
“Hemos usado video en vivo en la Conferencia de Bienvenida desde el primer día. Los trabajadores de restaurantes y hostelería están sobrecargados de trabajo y mal pagados, por lo que la probabilidad de que tuvieran el tiempo o las finanzas para asistir era pequeña. Consideramos el video como una forma de democratizar realmente las conversaciones que estaban teniendo lugar”.
Los eventos virtuales prolongan la vida útil de su contenido.
Tu contenido no deja de ser valioso una vez finalizada la conferencia online. Los videos y las charlas pueden vivir como una experiencia de búsqueda de marca que puede continuar impulsando el compromiso.
Los eventos virtuales te permiten ser creativo.
Con una experiencia solo en línea, puede jugar con formatos de contenido, traer oradores adicionales como invitados remotos, explorar nuevas fuentes de ingresos e involucrar a su audiencia de una manera medible. Will Steinberg, copresidente de la agencia de marketing de eventos Zinc, ha encontrado aún más oportunidades para la participación del cliente mediante eventos virtuales:
“Estamos encontrando más elementos educativos en la transmisión en vivo en comparación con lo que hemos hecho en el espacio en persona”, dice Will. “Con nuestros eventos culinarios, un chef solía hacer una demostración y los invitados disfrutaban de su experiencia gastronómica en el lugar. Ahora, estamos enviando kits de comida y delantales de marca antes de que comience la transmisión en vivo, y se ha convertido en una experiencia mucho más práctica”.
"Ese es un gran beneficio que nunca antes pudimos aprovechar durante los eventos presenciales".
Los eventos virtuales llegaron para quedarse.
Si bien el aumento de los eventos virtuales en 2020 ayudó principalmente a los asistentes y a los planificadores de eventos a reunirse de manera segura, está claro que el formato llegó para quedarse. De hecho, los informes de estadísticas de eventos virtuales de Vimeo revelaron que el 72% de los participantes de la encuesta esperan asistir a tantos eventos en línea, si no más, una vez que regresen los eventos en persona.
Para mantenerse a la vanguardia, los especialistas en marketing deben considerar cómo producir eventos virtuales atractivos que mantengan la participación de los asistentes y se ajusten a su estrategia de marketing general.
Publicado originalmente el 7 de agosto de 2020. Actualizado el 13 de mayo de 2022.