La mayoría de las organizaciones pueden beneficiarse de la fuerza promocional de los eventos. Ya sea propietario de una pequeña empresa, fundador de una empresa emergente de tecnología o comercializador de una marca líder en la industria, probablemente sea consciente de la importancia de mostrarse donde su audiencia pasa el tiempo. Los eventos y eventos virtuales presentan oportunidades para exhibir sus productos, responder preguntas y conectar a su audiencia con su marca.
Dicho esto, los eventos y eventos patrocinados requieren mucha planificación y presupuesto. Y no importa cuán pequeña sea su empresa o departamento de eventos, siempre puede esperar la colaboración de diferentes miembros del equipo, incluida la parte interesada que aprueba varios costos para comenzar el proceso de planificación.
Cualquiera que sea la principal parte interesada en el presupuesto para su estrategia de eventos, la mejor manera de promover y poner en marcha un evento es una propuesta de evento. Crear una propuesta de evento con un desglose de alto nivel de lo que es el evento, la asignación de presupuesto y lo que espera obtener del evento en métricas concretas puede ayudarlo a asegurar los recursos necesarios para que las cosas sucedan.
Ya sea que planee crear un evento único, presentar un evento patrocinado o planificar varios eventos a lo largo del año, desglosaremos cómo escribir una propuesta de evento para obtener la aceptación de las personas necesarias.
En este artículo:
- ¿Qué es una propuesta de evento?
- Cómo escribir una propuesta de evento
- Plantilla de propuesta de evento gratis
- 6 pasos para escribir una propuesta de evento
¿Qué es una propuesta de evento?
Una propuesta de evento es un componente central del proceso de planificación de eventos de una empresa. Es un lanzamiento, una hoja informativa y una guía.
Debido a que se destinan tantos recursos a un evento, desea asegurarse de que haya metas y medidas claras para el éxito. Por esta razón, la mayoría de los eventos comienzan con una propuesta de evento o una solicitud de aprobación de patrocinio de evento. Esta propuesta describe el alcance y los detalles del evento, el desglose del presupuesto y las partes interesadas clave y combina esta información con los objetivos de la empresa y los impactos medibles.
Ya sea que esté planeando un evento virtual, un evento híbrido o en persona, organizado internamente o organizado por una conferencia u otra organización, una propuesta de evento puede ayudarlo a lanzar su evento y mantener las sorpresas al mínimo. Una propuesta cuidadosamente pensada no solo garantiza la financiación y la aprobación, sino que es un gran punto de partida cuando se trata de establecer la colaboración entre departamentos y dar vida a su evento.
Cómo escribir una propuesta de evento
A primera vista, una propuesta de evento no es más que una hoja de papel que resume la estrategia y los detalles logísticos del evento. Pero cuando se trata de llenar esta hoja, se vuelve un poco más complicado.
Es como hacer una tortilla, solo que el primer paso es incubar las gallinas que ponen los huevos.
Entonces, en ese sentido, comencemos con las partes constituyentes de la propuesta de evento, o (por el bien de la analogía con la tortilla):
Ingredientes para una propuesta de evento
A continuación, enumeramos los ingredientes clave que necesita para crear un evento o una propuesta de patrocinio de eventos para sus principales partes interesadas.
Información básica del evento
- Organización asociada: Su propuesta debe incluir el nombre del evento propuesto o, si está presentando una oportunidad de patrocinio, el nombre de la organización que organiza su stand, charla o evento.
- Tipo de evento: Sea específico sobre el tipo de evento. Esto podría ser una conferencia, una feria comercial, un festival de cine, etc. Es posible que también desee aclarar si se trata de un evento virtual, un evento en persona o ambos.
- Fechas: Identificar las fechas en que se llevará a cabo el evento.
- Ubicación: Identificar el lugar donde se llevará a cabo el evento.
- Público objetivo: Querrá conectarse con los asistentes al evento para hablar sobre su producto. Piensa a quién esperas llegar. Mientras piensa en los detalles, describa su público objetivo tanto como sea posible y considere datos firmográficos como industrias, funciones de la empresa o casos de uso. Este es un campo importante, porque promueve directamente su estrategia de marketing general para su producto.
Resumen del evento
- Recomendado por: Dependiendo de cómo se gestione la aprobación del presupuesto en su organización, es posible que deba identificar qué departamento está organizando este evento. Por ejemplo, podría ser el equipo de ventas del producto que estás promocionando.
- Detalles de su evento o patrocinio del evento: Describe el espacio de tu evento. Si está organizando un evento, comparta detalles sobre el tema del evento, la programación del evento y el lugar. Si está redactando una propuesta de patrocinio de un evento, agregue detalles relacionados con su patrocinio. Por ejemplo, si desea instalar un stand en una feria comercial, incluya las dimensiones del espacio de su stand, dónde se ubicaría y otros detalles.
- Coste del evento o tarifa de patrocinio: Prepare el costo esperado de su evento si planea organizar un evento o la tarifa que le está pagando a su organización asociada para que lo organice.
- Estimaciones de costos adicionales: Consulte el desglose de las tarifas de cualquier compilación, botín o garantía de marketing.
Objetivos del evento
- Gasto total estimado: Resuma todos los costos de su evento.
- Enfoque de producto: Identifique el producto o servicio que su empresa está promocionando.
- ARPU :Esto significa "Ingresos promedio por usuario". Esto se usa principalmente para eventos de ventas y se refiere a su análisis de costo/beneficio de realizar el evento. Por ejemplo, si tiene 1,000 personas que asisten a su evento, ¿cuántos ingresos podría razonablemente esperar generar a partir de esos clientes potenciales?
- Objetivos generales: Resuma lo que espera lograr de este evento. ¿Quieres dar a conocer tu marca? ¿Captar más clientes potenciales? ¿Lanzar un producto? Tener una idea clara de esto lo ayudará a comunicar por qué este evento es necesario para todos los involucrados.
- KPI (es decir, prensa/social, tratos cerrados para eventos de ventas, etc.) :Aquí es donde detalla sus objetivos más amplios en métricas claras de entender.
Plantilla de propuesta de evento gratis
Aquí hay una propuesta de evento de muestra para ayudarlo a capturar toda la información relevante para presentar su próximo evento de marca o evento patrocinado. Formatee la plantilla en un documento para compartir con su equipo o cree una propuesta de presentación de diapositivas que pueda presentar.
Propuesta de evento
Información básica
Nombre del evento u organización asociada del evento:
Tipo de evento:
Fecha:
Ubicación:
Audiencia objetivo:
Resumen del evento
Detalles del evento, patrocinio o activación de la marca:
Tarifas del evento o patrocinio:
Estimaciones de costos adicionales:
Objetivos del evento
Aspectos destacados del producto:
ARPU del producto:
Objetivos generales:
KPI (es decir, prensa, redes sociales, clientes potenciales, ventas, etc.):
Presupuesto
Gasto en eventos:
Presupuesto restante:
Notas adicionales
6 pasos para redactar una propuesta de evento
1. Comprenda los objetivos de su empresa y defina su audiencia
Antes de planificar sus eventos, considere realizar una serie de reuniones estratégicas dedicadas. Esto ayudará a familiarizar a todos los equipos relevantes con objetivos importantes, audiencias objetivo y próximos lanzamientos de productos que pueden informar su estrategia general de eventos.
2. Reúna su investigación
Una vez que tenga una visión completa de sus objetivos anuales, sumérjase en la investigación.
Por ejemplo, un área de enfoque podría ser el lanzamiento de un nuevo producto con su propia audiencia separada.
Es posible que su equipo necesite aprender a promocionar un nuevo producto o servicio a una nueva audiencia o base de clientes. Como planificador de eventos, querrá conocer más detalles. ¿Dónde se encuentra su público objetivo? Eso puede informar qué tipos de eventos desea diseñar y promocionar o los tipos de ferias comerciales, conferencias de negocios o eventos de networking en los que querrá invertir.
A medida que compila su investigación sobre su público objetivo, productos u objetivos comerciales más amplios, esté atento a las recomendaciones de otros equipos (como su equipo de ventas) que pueden ayudarlo a determinar los tipos de eventos a priorizar.
Consejo profesional: Una buena regla general al buscar eventos patrocinados es pedir testimonios, hojas informativas y estudios de casos de los organizadores de eventos. Esto lo ayudará a tener una buena idea de cómo su organización podría beneficiarse de cada evento y equilibrar esa información con sus objetivos y/o su público objetivo.
3. Elabora tu calendario
Siempre hay un ejercicio de calendario involucrado en el mapeo de sus eventos patrocinados para el año, especialmente cuando se trata de eventos en persona. Ayuda a comprender exactamente cuánto tiempo se invertirá en la planificación y organización de cada evento.
La planificación de una gran feria comercial o conferencia puede llevar más de seis meses, mientras que una reunión más pequeña puede llevar solo uno o dos meses. Aquí es donde querrá consultar con todas las partes interesadas para programar su tiempo y administrar las expectativas de ancho de banda para todos los involucrados.
En general, los eventos virtuales patrocinados son mucho más fáciles de planificar que los eventos patrocinados en vivo y en persona. Suelen ser eventos de oradores y, en ocasiones, stands de ferias comerciales virtuales, por lo que los equipos pueden designar menos personas de contacto para cada evento y programar más en un año.
4. Elabora un presupuesto
Una vez que tenga los detalles de los eventos y dónde desea presentarse, comience a elaborar el presupuesto. Compárelo con el gasto total del evento que planea asignar para el año.
5. Sea claro y detallado en su propuesta
Tiene su estrategia, su calendario planificado y un resumen general de su presupuesto y sugerencias y aportes de todos los equipos relevantes. Es hora de reunir todas las partes necesarias para crear su presentación de propuesta de evento.
Aunque la plantilla de propuesta de evento proporcionada anteriormente es una hoja, es importante incluir tanta información y detalles como sea posible, especialmente cuando se trata de su presupuesto, activos de diseño y retorno de la inversión.
Ser capaz de proporcionar números concretos sobre el recuento esperado de clientes potenciales y el gasto del evento lo ayudará a justificar su evento, así como a establecer expectativas de carga de trabajo para todas las partes interesadas clave.
6. Mantenga su propuesta de evento guardada y disponible para todos
Una vez que se apruebe su evento, la propuesta puede ser un gran componente básico para basar otros documentos, como un informe creativo o una presentación de diapositivas de inicio del evento, que desarrollará aún más el plan para su evento con información adicional para diferentes departamentos.
Incluso puede crear una plantilla de su propuesta de evento para que su equipo pueda consultarla para eventos futuros y analizar rápidamente los planes de eventos para los próximos meses o años.
Puede ser una herramienta útil para comparar sus objetivos y expectativas después de que haya pasado el evento, y ayudar a los nuevos miembros de su equipo a buscar información sobre eventos recurrentes en el futuro.