El nuevo coronavirus (COVID-19) ha dejado a los organizadores de conferencias y planificadores de eventos de todo el mundo en una situación difícil. Pero hay esperanza para las organizaciones que han tenido que cerrar eventos en 2020:el programa puede continuar como una conferencia virtual. En esta publicación, analizamos tres formas diferentes de configurar su conferencia virtual para que pueda reunir a las personas de manera segura.
Tres configuraciones de conferencias virtuales
Qué configuración de conferencia virtual tiene más sentido depende de su infraestructura de video existente y de cuánto tiempo tiene para implementar nuevo hardware y plataformas.
En todos los casos, puede transmitir en vivo su evento virtual o grabar todo y publicarlo en una red de entrega de contenido (CDN).
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1. Cambie a una conferencia virtual rápidamente
La gran ventaja de este enfoque es que probablemente ya tenga todo lo que necesita:una cámara web integrada o externa y una cuenta corporativa de YouTube o Facebook.
La configuración también es muy simple. Si su cámara web es externa, conéctela a un puerto USB libre en su computadora portátil o de escritorio. Luego, inicie una plataforma de transmisión en vivo gratuita como YouTube Live o Facebook Live, configure su transmisión (aprovechando la configuración de privacidad que ofrecen estas plataformas si desea limitar quién puede unirse) y seleccione su cámara web como fuente de video. También puede grabar el contenido de su conferencia virtual y luego subirlo a su plataforma de video preferida.
La desventaja es que la calidad de su video y audio no será la que podría ser. Pero, por supuesto, es posible que algunas organizaciones no tengan tiempo para implementar equipos audiovisuales profesionales para salvar su evento. Si ese es usted, este enfoque sigue siendo una forma segura de ofrecer un evento virtualmente a su audiencia.
2. Haga que su conferencia virtual se vea genial
Las cámaras web son fáciles de usar, pero su calidad de video deja mucho que desear. A través de una tarjeta de captura USB, puede usar una DSLR, una cámara sin espejo o una videocámara con su computadora portátil o computadora para mejorar el aspecto de su conferencia virtual.
La configuración no difiere mucho del uso de una cámara web:simplemente conecte la tarjeta de captura a un puerto USB libre y su cámara al otro extremo de la tarjeta. Luego, su software de conferencia virtual reconocerá la cámara como si fuera una cámara web plug-and-play.
3. Convierte tu evento virtual en una producción profesional
Con el equipo adecuado, puede llevar su conferencia virtual aún más lejos convirtiéndola en una toma multicámara con diseños de imagen en imagen personalizados y otras funciones avanzadas.
Este tipo de configuración requiere equipo adicional, como un conmutador de video, un transmisor y un escalador. Algunos hardware de codificación de video incluyen esta funcionalidad en una caja y ofrecen muchos otros beneficios para la producción de video.
Un codificador de hardware es un dispositivo diseñado específicamente para la transmisión, captura, grabación de video, o las tres. Como dispositivos dedicados, los codificadores de hardware a menudo funcionan mejor que los codificadores de software (es decir, el programa que usa en su computadora para transmitir o grabar). Esto se debe a que los codificadores de software tienen que compartir recursos con su sistema operativo y cualquier proceso activo.
Los codificadores de hardware suelen admitir múltiples entradas de video y una variedad de conectores, lo que amplía sus opciones más allá de las cámaras web a DSLR, videocámaras y otros equipos de video de alta gama. Algunos hardware codificadores de video, como nuestro Pearl-2 y Pearl Mini, también incluyen entradas de audio profesionales. Estas características simplifican enormemente la configuración al permitirle conectar directamente equipos de cámara HDMI y SDI y micrófonos profesionales XLR o TRS.
Según la plataforma de conferencia virtual o el software de conferencia virtual que esté utilizando, es posible que deba incluir una tarjeta de captura USB en su configuración para poder traer la señal de video de su codificador de hardware. Esto permitirá la conmutación en vivo, diseños personalizados y otras funciones específicas del hardware.
Todo lo demás que necesitará su conferencia virtual
¿Empezar de cero con tu evento virtual? Esto es lo que necesitará además del hardware y software AV.
Una agenda atractiva
Especialmente frente a las pantallas de sus computadoras, la atención de las personas puede vacilar. Cree un tema convincente para su conferencia que atraiga la atención de su audiencia. Una vez que haya aterrizado en un tema adecuado, comience a buscar oradores invitados que sean autoridades en algún aspecto del mismo. Sus redes comerciales y plataformas sociales como Twitter y LinkedIn son buenos lugares para comenzar.
Sobre todo, desea que el contenido de su conferencia sea lo suficientemente dinámico y atractivo para atraer a su audiencia y mantener su interés. Aquí se aplican los mismos principios para planificar un seminario web.
Software de conferencia virtual o una plataforma de conferencia virtual
Hay muchas herramientas diferentes que pueden respaldar una conferencia virtual, ya sea una aplicación de seminario web como ON24, una solución especialmente diseñada como vConferenceOnline, un software de videoconferencia como Zoom, una red privada de entrega de contenido (CDN) como Vimeo, o incluso una plataformas gratuitas como YouTube o Facebook. Elija en función de lo que respaldará su plan general de conferencia virtual. Por ejemplo, si desea cobrar una tarifa por el acceso, asegúrese de que la plataforma que utilice incluya un sistema de pago o de monetización.
Las herramientas de marketing adecuadas
Podrías tener la agenda de conferencias más cautivadora del planeta, pero nadie aparecerá si no corres la voz. Use las herramientas que tiene a su favor (el sitio web de la empresa, las listas de correo, las páginas de redes sociales, etc.) y considere agregar otras nuevas a su arsenal. Cree anuncios dirigidos para Facebook o Google. Cree un sitio web o micrositio que presente el tema, la agenda de la conferencia, las biografías de los oradores y otra información para generar interés. Graba y comparte un video corto que les dé a las personas una idea de lo que les espera si asisten.
Robusta automatización de correo electrónico
A los inscritos en eventos a menudo les gusta que les recuerden que la fecha se acerca. También es un buen movimiento de marketing comunicarse con los inscritos después:compartir un enlace a la versión VOD (gratuita o no), recordar un producto o servicio presentado durante la conferencia, etc. Querrá un servicio como ActiveCampaign, ConverKit o Campaign Monitor para automatizar estas comunicaciones.
Equipamiento de calidad
Una conferencia virtual con alto valor de producción se reflejará bien en su empresa y mantendrá a las personas comprometidas. Es probable que los espectadores no se queden si la calidad de su video y audio es mala. Asegúrese de tener la tecnología adecuada para darle a su conferencia una sensación profesional. Eso significa una cámara de alta calidad, un buen micrófono, iluminación adecuada y un conjunto de gran apariencia. Puede comprar o alquilar este equipo y configurarlo usted mismo, o llamar a una empresa de producción audiovisual para que lo haga todo por usted.
Si realmente quiere sorprender a los asistentes a la conferencia virtual, puede llevarlo aún más lejos con una toma multicámara junto con diseños personalizados de imagen en imagen y otras características avanzadas. Este tipo de configuración requeriría equipo adicional, como un conmutador de video, un transmisor y un escalador. (Nuestros codificadores de hardware Pearl, Pearl Mini y Pearl-2, incluyen todos estos en un solo dispositivo).
La conferencia virtual:un formato probado y verdadero para su evento
Aunque la idea de las conferencias virtuales ganó prominencia en 2020, el concepto ha existido por un tiempo. Estos son solo algunos ejemplos de conferencias virtuales del pasado:
- La empresa de tecnología de video Kaltura vio el potencial allá por 2012, cuando organizó la primera cumbre de videos educativos de Kaltura. Miles asistieron virtualmente o descargaron una grabación del evento, que incluyó discursos de líderes en los sectores de educación, aprendizaje y capacitación.
- En abril de 2018, Drip organizó su segunda conferencia virtual Au+oma+ed, que contó con una lista de 14 expertos en comercio electrónico y atrajo a más de 20 000 participantes.
- También en 2018, durante agosto, Wistia organizó CouchCon, un evento virtual compuesto por un discurso principal en vivo y discursos pregrabados de expertos en marketing de LinkedIn, TechSmith, Buffer y otros. Casi 1700 asistentes de todo el mundo se sentaron virtualmente en CouchCon 2018.
Beneficios de las conferencias virtuales
Incluso fuera de estas circunstancias excepcionales, tiene sentido organizar una conferencia virtual. Aquí hay cinco razones por las cuales:
1. Reducir costos
Las conferencias virtuales tienden a costar mucho menos que las presenciales. Eso se debe a que la virtualización elimina muchos de los muchos gastos asociados con las conferencias tradicionales. Las tarifas de alquiler del lugar solo oscilan entre $ 500 y $ 20,000. Agregue tarifas por permisos y licencias, comidas preparadas, acceso Wi-Fi, viajes y alojamiento, señalización y otras garantías físicas, y verá un gasto enorme, y altos precios de boletos para compensarlo.
Nada de eso quiere decir que organizar una conferencia virtual exitosa no está exento de gastos. Por adelantado, su empresa probablemente tendrá que invertir (o alquilar) nuevas tecnologías, herramientas y servicios para hacerlo posible. Pero todo eso aún costaría menos que reunir a todos bajo un mismo techo. También estará configurado para organizar más conferencias virtuales más adelante. Cualquier equipo que compre también puede ser útil para seminarios web y otros trabajos de video en vivo.
2. Llega a muchas más personas
Cuando su conferencia es virtual, la asistencia no está limitada por el tamaño del lugar o por quién puede permitirse asistir. Eso es en parte lo que está detrás de los grandes números que Kaltura, Wistia y Drip obtuvieron con sus eventos. Las personas pueden sintonizar desde cualquier lugar del mundo (en casa, en la oficina o mientras se desplazan) y en cualquier momento, si el evento se graba y está disponible a pedido.
Puede cobrar una tarifa para descargar la versión de video a pedido (VOD) o hacerlo gratis. Ambas opciones tienen sus ventajas. La ruta gratuita puede atraer aún más atención a su contenido porque los espectadores pueden compartirlo fácilmente en línea.
También vale la pena señalar que volverse virtual no descartará uno de los mayores puntos de venta para muchos asistentes a la conferencia:la creación de redes. Plataformas como ON24 y Zoom hacen posible establecer redes virtuales y salas de reuniones para que los participantes las utilicen durante el evento. Algunas soluciones incluso admiten salas de exhibición virtuales, donde los asistentes pueden obtener información sobre productos y servicios y conversar con los proveedores.
3. Traiga expertos desde cualquier lugar
Es mucho más fácil presentar su conferencia a posibles oradores invitados cuando pueden contribuir con contenido convenientemente desde su hogar u oficina. De lo contrario, hablar en una conferencia puede ser una tarea difícil, ya que significa hacer tiempo para llegar y estar allí.
Hay un par de formas en que puede tratar los discursos en su conferencia virtual. Puede transmitirlos en vivo como lo hizo Drip con su discurso principal. Esto puede tener sentido para los oradores que son parte de su empresa o que viven cerca. Pero lo que hacen muchas empresas es que cada orador grabe previamente su charla con una herramienta como Windows Camera o QuickTime. Entonces solo es cuestión de revisar y editar el contenido y transmitirlo durante la conferencia
Los oradores que no puedan asistir a su conferencia virtual no podrán responder las preguntas de los asistentes después de sus presentaciones. En cualquier caso, su evento aún se beneficia de su perspectiva y experiencia, que podrían no haber estado disponibles si hubieran tenido que estar físicamente allí.
4. Gana dinero
Las conferencias virtuales ofrecen muchas de las mismas oportunidades para obtener ingresos que las presenciales:cuotas de asistencia, patrocinios, etc. Cuando se trata de una conferencia virtual, puede cobrar a las personas por acceder a la transmisión en vivo o descargar la versión de video a pedido (VOD) después. Alternativamente, puede hacerlo gratis para atraer potencialmente a una multitud más grande para aumentar las ventas y generar clientes potenciales.
Durante un evento organizado por Genius Network en 2017, el fundador y director ejecutivo de CEG Worldwide, John Bowen, compartió cuán rentables pueden ser las conferencias virtuales según su experiencia organizando tres eventos separados. Con muy poca comercialización, el 10% de los 2600 que se presentaron compraron paquetes por valor de $100. En conjunto, los eventos generaron $500,000 para la firma de Bowen y ayudaron a vender programas de capacitación y atraer inversionistas. Resultados como estos son suficientes para que cualquier negocio tome nota.
5. Recopilar datos y clientes potenciales
Las plataformas de conferencias virtuales a menudo pueden brindarle mucha información sobre los asistentes a la conferencia:a qué sesiones asistieron y por cuánto tiempo, con qué cabinas interactuaron en la sala de exhibición virtual y más. Este tipo de información es invaluable para desarrollar contenido específico y hacer que su próxima conferencia virtual sea aún más exitosa. Pedirle a los registrados que opten por recibir envíos masivos de correo electrónico o solicitar un correo electrónico para acceder a la versión VOD también puede ser efectivo para la generación de prospectos.
Haga de su conferencia virtual algo digno de contemplar
Los codificadores de hardware Epiphan Pearl son las soluciones de grabación y transmisión de video perfectas para conferencias virtuales. Pearls cuenta con una pantalla táctil integrada única para conmutación en vivo, monitoreo de confianza, selección de diseño personalizado y más, junto con múltiples entradas de video y audio profesional.
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