En los últimos dos años, organizamos y asistimos a cientos de seminarios web, eventos virtuales, conferencias virtuales y happy hours. Algunos eventos virtuales se llevaron a cabo sin problemas, mientras que otros experimentaron algunos obstáculos en el camino. Independientemente de los errores que haya cometido la industria de eventos, aprendimos mucho sobre eventos virtuales y hemos seguido creciendo rápidamente y evolucionando en toda la industria, juntos.
Con toda la experiencia de primera mano, la educación y la expansión de recursos, los profesionales de eventos ahora se encuentran más equipados para hacer mejor conferencias virtuales que nunca antes. Pero, ¿cómo pasa de planificar una conferencia virtual común y corriente a planificar algo más atractivo, memorable y emocionante para sus asistentes?
En este artículo, profundizaremos en lo que hace que una conferencia virtual sea exitosa y cómo organizar una excelente. Desde repensar el contenido y la tecnología del evento hasta la alineación estratégica con los objetivos comerciales críticos, lo guiaremos a través de cómo llevar a cabo su mejor conferencia virtual hasta el momento.
En este artículo
- Pero primero, ¿qué es una conferencia virtual?
- Los pros y los contras de organizar una conferencia virtual
- 5 importantes indicadores clave de rendimiento de la conferencia virtual
- 8 prácticas recomendadas para conferencias virtuales
Pero primero, ¿qué es una conferencia virtual?
Una conferencia virtual es una reunión en línea con múltiples sesiones y experiencias que se enfocan en un tema o idea principal. Múltiples sesiones amplían el tema del evento y cuentan una historia. Desde oradores hasta eventos de networking, una conferencia virtual tiene como objetivo involucrar completamente a los invitados con una mirada más profunda en un solo punto de enfoque.
Las conferencias virtuales a menudo se comparan con seminarios web, pero es importante tener en cuenta que los dos son tipos de eventos muy distintos.
Las conferencias virtuales son similares a los seminarios web en el sentido de que los asistentes con ideas afines comparten intereses comunes, tipos de carrera y redes sociales. Sin embargo, un seminario web se centra en un enfoque específico y generalmente se usa para enseñar, compartir conocimientos y crecer profesionalmente. Y a diferencia de las conferencias virtuales, los seminarios web tienen opciones limitadas para la interacción de la audiencia con solo preguntas y respuestas y encuestas disponibles para conectarlos con los presentadores.
Las conferencias virtuales tienen como objetivo sumergir a las audiencias y darles la opción de decidir cómo quieren participar en la experiencia.
Un ejemplo de esto son las pistas de programación personalizadas. Con las pistas de programación personalizadas, los asistentes tienen la opción de crear su propia programación de eventos de uno o varios días. Pueden seleccionar entre varias opciones de alineación diferentes o elegir su propia aventura con un programa de bricolaje.
Las conferencias virtuales también tienen como objetivo superar los límites de participación utilizando una amplia gama de herramientas. Esto puede parecerse a encuestas, preguntas y respuestas en vivo, chat, una aplicación de eventos, funciones de la comunidad y experiencias de chat 1:1.
Los pros y los contras de organizar una conferencia virtual
¿Se pregunta cómo organizar una conferencia virtual y si es o no el tipo de evento adecuado para su marca?
Seamos realistas. Si bien organizar una conferencia virtual tiene muchas ventajas, también existen algunas desventajas. Comience por tener en cuenta los siguientes aspectos positivos antes de comenzar a planificar su estrategia de conferencia virtual:
Profesionales de conferencias virtuales
- Alojamiento flexible
- Alcance mundial
- Amplio grupo de altavoces
- Contenido perenne
- Datos y métricas detalladas
- Aumento de asistentes al evento
- Menos logística
La mejor parte de los eventos virtuales es que los asistentes de todo el mundo pueden participar sin salir de la comodidad de sus hogares. Sin mencionar que las sesiones de transmisión se pueden grabar y reutilizar en otro contenido de marketing o contenido a pedido en los años venideros, lo que aumenta la participación mucho después de que finaliza la conferencia.
Y con una plataforma de conferencia virtual que recopila datos de participación cada minuto, tiene más información sobre el viaje de la audiencia al alcance de su mano. En última instancia, estos datos lo ayudan a tomar mejores decisiones comerciales y, por supuesto, a descubrir cómo organizar mejores conferencias virtuales.
Desventajas de la conferencia virtual
- Menos oportunidades de participación en comparación con los eventos en persona
- Falta de contacto/conexión humana
- Oportunidades de patrocinio limitadas
- Aumento de las necesidades técnicas
- Recopilación excesiva de datos
La conexión humana y las colisiones casuales son una parte esencial de las experiencias de eventos. Por mucho que hayamos intentado recrear virtualmente la conexión humana, realmente no hay sustituto para conocer a alguien en la vida real. Los patrocinadores también saben esto, lo que tiene el potencial de hacer que sea más difícil atraerlos, especialmente a medida que los eventos en persona regresan.
Además de encontrar momentos para conectar a los asistentes al evento, las conferencias virtuales requieren más tecnología y planificación, lo que lleva tiempo y recursos para configurar.
Finalmente, las conferencias virtuales generan una gran cantidad de datos. Y si bien una mayor recopilación de datos puede proporcionar una mayor transparencia e información sobre si ha alcanzado los objetivos clave o ha tenido un impacto significativo, es igual de importante comprender cómo interpretar los datos, auditar la higiene de los datos y aprovechar los datos para informar las decisiones. Saber a qué estrategias de conferencias virtuales y KPI se dirige antes de tiempo lo ayudará a aprovechar al máximo cada evento organizado.
5 importantes indicadores clave de rendimiento de la conferencia virtual
Las conferencias virtuales facilitan la captura de más datos e información, incluidos los registros, la asistencia, la participación de la audiencia, el tiempo promedio de visualización del contenido y más. Esto se debe a que las plataformas de eventos virtuales permiten a los especialistas en marketing no solo transmitir eventos en vivo, sino también conectar a los participantes e impulsar experiencias atractivas. La plataforma de eventos virtuales que elija debería ayudarlo a realizar un seguimiento del viaje de los asistentes y brindarle una montaña de datos útiles para lograr sus objetivos de marketing y ventas.
Pero, ¿qué datos necesitas realmente?
Como parte de su estrategia de conferencia virtual, desea considerar sus indicadores clave de rendimiento o KPI. Estos indicadores de rendimiento pueden ayudarlo a precisar dónde invertir tiempo y recursos y ayudarlo a comprender si alcanza sus objetivos. Si has hecho una conferencia virtual antes, ¡genial! Los eventos anteriores pueden servir como punto de referencia.
Sin embargo, si está comenzando desde cero y necesita ayuda para descubrir cómo organizar una conferencia virtual, ¡no se preocupe! Tenemos algunos indicadores clave de rendimiento que debería considerar seguir en su próximo evento.
Registro de asistentes vs asistencia
Muchos asistentes se registran en un evento virtual para verlo más tarde. De hecho, el 68 % de los asistentes dice que vuelve a ver el contenido de los eventos a los que ha asistido. Este estilo de visualización a pedido de Netflix se ha mezclado con todas las demás experiencias virtuales, lo que crea menos urgencia para ver en vivo. Por lo tanto, incluso antes de establecer la fecha, determine si el total de registros (tanto en vivo como de repetición) o solo la asistencia en vivo es un indicador del éxito del evento.
Satisfacción de los asistentes
Al decidir si su conferencia debe seguir la ruta virtual o la ruta de evento híbrido, busque la respuesta en su audiencia. Usted conoce mejor a su audiencia y, al igual que un productor de televisión, considera a su audiencia antes de tomar decisiones sobre los personajes, debe considerar la audiencia de su evento antes de tomar decisiones sobre la producción y la planificación de contenido.
Para hacer esto, envíe un mensaje previo. encuesta de conferencia para obtener información sobre lo que quiere su audiencia para que pueda ofrecer exactamente eso. Lo mismo ocurre con la satisfacción posterior a la conferencia. Mientras su conferencia virtual está fresca en su mente, programe una encuesta posterior a la conferencia para mantener las respuestas lo más oportunas y precisas posible.
Interacción con el contenido
Para una audiencia a la que le encanta conectarse con expertos destacados y entre ellos, asegúrese de aprovechar todo lo que su plataforma virtual tiene para ofrecer. Para que comience la fiesta, cree entornos que puedan mejorar la experiencia en vivo y de reproducción a través de actividades que requieran que los invitados tomen medidas.
El chat, las encuestas y las preguntas y respuestas suelen hacer el trabajo, pero su estrategia realmente debe centrarse en preparar el escenario para que también se produzca la creación de redes. Después de todo, las conferencias también son el lugar donde tienen lugar las conexiones comerciales y las nuevas y emocionantes oportunidades. Así que asegúrese de crear espacios virtuales para apoyar estas conversaciones a través de actividades y funciones atractivas.
Generar clientes potenciales para patrocinio
Como si volverse más creativo con su plan de eventos año tras año no fuera suficiente presión, las conferencias virtuales también lo obligan a pensar fuera de la caja cuando se trata de patrocinios.
Los stands virtuales y las sesiones patrocinadas son las opciones más comunes. Pero si realmente desea mejorar la presencia del patrocinio, deberá incluir momentos innovadores entre sesiones. Esto puede parecer intersticiales, que son videos pequeños que pueden ayudarlo en la transición de un segmento del taller al siguiente. Incluso puede enviar bolsas de regalos virtuales con ofertas de patrocinio que requieran asistencia.
Independientemente de lo que elija, las actividades de patrocinio deben tener un llamado a la acción que mueva a cada invitado a convertirse en un líder calificado en marketing (MQL). Y para que lo sepa, el hecho de que un asistente haya visto el evento en vivo no lo convierte en un MQL. En su lugar, deberá elegir KPI que reflejen lo que significa un MQL de calidad para su evento y partir de ahí.
Ingresos
Al final del día, se trata de ese retorno de la inversión o ROI. Cuando todo esté dicho y hecho, deberá demostrar que su conferencia virtual generó ganancias. Debido a que está organizando una conferencia virtual en lugar de una física, ya está eliminando los costos de viaje, catering y stand de proveedores. Sin embargo, es probable que cambie esas líneas de pedido por adiciones importantes como equipos audiovisuales y de producción, sin mencionar su nueva suscripción de software de plataforma virtual.
Todo esto puede sumarse rápidamente. Muchos planificadores de eventos prefieren financiar su conferencia virtual a través de patrocinios, es importante tener en cuenta que la venta de entradas es una parte aceptable y, a menudo, esperada de la experiencia. La venta de boletos no solo aumentará los ingresos, sino que también dará pistas a los asistentes sobre el valor que su conferencia virtual puede brindar.
Siempre que cumpla con todas sus promesas de marketing, sus invitados también estarán encantados de pagar otro boleto el próximo año. Todo esto para decir, no se asuste de este aspecto de la planificación de su conferencia virtual. Podría ser el impulsor de KPI más importante que tenga.
8 mejores prácticas de conferencias virtuales
¿Listo para ir a vivir? Hemos compilado una lista de nuestras mejores prácticas para ayudarlo a lanzar su mejor conferencia virtual hasta el momento.
1. Selecciona tu tecnología
Para lanzar un gran evento virtual, deberá evaluar su tecnología y herramientas para asegurarse de que tiene todo lo necesario para comenzar. Existen muchas herramientas que pueden ayudarlo a transmitir en vivo su conferencia virtual, pero deberá pensar estratégicamente sobre cómo se verá y se sentirá la experiencia para su audiencia. Para ayudarlo a elegir la plataforma virtual adecuada, intente ponerse en la mentalidad de sus participantes.
Hágase las siguientes preguntas:
- ¿Cómo se imagina el mejor viaje de los asistentes en su clase?
- ¿Cómo es el contenido de su evento?
- ¿Cómo interactuarán los asistentes con los oradores y entre ellos?
- ¿Cómo deben acceder los patrocinadores al evento?
- ¿Qué tan sencillo es para los oradores unirse a sus sesiones?
Además de pensar desde la perspectiva de su audiencia, también necesita una herramienta que facilite el proceso de planificación y organización de una conferencia virtual para su equipo.
Recomendamos buscar características que incluyan:
- Registro y seguimiento de asistentes
- Herramientas de personalización de marca y registro de eventos
- Un centro de plataforma virtual centralizado y de fácil acceso
- Opciones de participación del público (piense en sondeos, encuestas, chat, preguntas y respuestas, etc.)
- Herramienta de producción basada en navegador
- Bibliotecas multimedia o almacenamiento
- Visualización bajo demanda
2. Considere el formato de su conferencia
Según un estudio reciente de Vimeo, el 70 % de los encuestados cree que un seminario web debería durar una hora o menos. Si así es como se siente la audiencia con respecto a un seminario web, una conferencia virtual también debería ser más corta. ¿Tienes mucho contenido? ¿Celebró eventos exitosos de varios días repletos de sesiones y programas virtuales? Eso también es genial. Para crear una experiencia de conferencia virtual que capte la atención de su audiencia, sugerimos reducir su tiempo de ejecución para enfocarse en los grandes éxitos.
Si todavía está convencido de organizar una conferencia virtual con sesiones de más de una hora (y tiene datos de sus otros eventos que prueban que funciona para su audiencia), lo escuchamos. Sin embargo, debe tener en cuenta que las expectativas de la audiencia han cambiado. Muchos luchan contra la fatiga digital después de una rápida transición a una mayor cantidad de tiempo en línea en los últimos años.
Desde entonces, muchas conferencias virtuales incluso han sido pregrabadas en lugar de en vivo. Si bien las sesiones pregrabadas pueden no haber sido consideradas un pilar en el pasado, ahora se ha convertido en una estrategia preferida y exitosa para muchos profesionales de eventos. Los asistentes tienen más libertad para ver su conferencia cuando se sienten con ganas, lo que genera experiencias de mejor calidad y compromiso para ambas partes.
En resumen, lo que funcionó uno o dos años antes puede no funcionar este año en lo que respecta a la duración de la sesión.
3. Elija el contenido de su conferencia
Recientemente hemos visto un aumento en los videos pregrabados hechos exclusivamente para conferencias virtuales. Y por una buena razón:agregan un toque agradable a su programación programada, ofrecen muchas oportunidades para volver a verlos después de que termine la conferencia e incluso pueden ofrecer más oportunidades para la expresión creativa que los videos en vivo.
El problema es que crear contenido de video para conferencias requiere tiempo y un presupuesto de producción. Sin embargo, creemos inequívocamente que el video es el camino a seguir cuando se trata de elegir el contenido de su conferencia. Agregar una variedad de formas de mostrar el contenido del evento con gráficos, presentaciones de diapositivas, videos, múltiples oradores en vivo y contenido intersticial puede ayudar a crear una experiencia dinámica y atractiva en lugar de una sola imagen estática o una presentación de diapositivas.
Y aunque las herramientas como las diapositivas tradicionales son excelentes para las sesiones informativas, al menos sabemos que el video mantiene la atención durante más tiempo debido a su tiempo de ejecución. También ofrecen una forma de comunicar información más detallada que la que cualquier PDF puede ofrecer por sí solo. Sin mencionar el hecho de que el contenido de la videoconferencia puede proporcionar una muestra de sus emocionantes oradores, mejores socios y clientes favoritos de una manera que una infografía simplemente no puede.
Si aún no está seguro, mire el comportamiento de su audiencia y use esa información para elegir el contenido de la conferencia que sea mejor para ellos.
4. Interacción de actualización (para asistentes y patrocinadores)
Así que tienes un cuadro de chat. ¡Excelente! Los asistentes pueden enviar preguntas a través de Preguntas y respuestas. ¡Maravilloso! Pero, ¿los asistentes se conectan entre sí? ¿Están interactuando con los patrocinadores? O mejor aún, ¿los asistentes en casa son parte de la conferencia virtual?
Para sumergir realmente a su audiencia y aumentar el compromiso, asegúrese de traer participantes dispuestos a la pantalla. Deles la oportunidad de contribuir a su evento tal como lo harían en una sesión de preguntas y respuestas en persona. Esto mejora la experiencia básica de chat y promueve capacidades reales de networking.
Una manera fácil de mejorar la participación, especialmente para los patrocinadores, es crear algunos espacios de descanso digitales para que los asistentes accedan en su tiempo libre durante el evento. No solo ayudan a las personas a conectarse uno a uno, sino que sus socios también pueden patrocinar, ejecutar o asistir a los espacios de trabajo, lo que también les ayuda a aumentar su visibilidad.
En pocas palabras, haz tu mejor esfuerzo para crear espacios abiertos y deja que los asistentes elijan cómo participar.
5. Busca altavoces de calidad
¿Sabía que el 64 % de los participantes está de acuerdo en que ver oradores de conferencias destacados de alta calidad los alienta a inscribirse en eventos? Pero, ¿qué es realmente un orador de calidad?
Con una vista cercana y personal de los oradores en un entorno de conferencia virtual, el carisma y la confianza son clave para mantener ese buen compromiso. Puede tener un orador de una gran empresa con un gran título, pero si no puede ofrecer una sesión electrizante, perderá su audiencia.
En muchos casos, los profesionales de eventos trabajan con los oradores en su contenido virtual. Eso incluye trabajar en estrecha colaboración respondiendo preguntas de manera oportuna, realizando solicitudes de revisión, brindando una excelente experiencia de orador además de preparar a todos los oradores para el evento principal.
Cuando se vuelve virtual, la esperanza es que su conferencia cree una experiencia uniforme para todos los oradores, sin importar cuán diversos sean sus temas. Al igual que ver segmentos de noticias seguidos o una película con escena tras escena, las conferencias virtuales deben reunir el contenido de cada orador en una historia cohesiva. Y en lugar de estar a la distancia de una sala de conferencias del orador en el escenario, la historia ahora está al frente y al centro en la pantalla de una computadora. Eso significa que cada pequeño detalle está a la vista. Tu equipo es responsable de dar forma a cada elemento minucioso, momento a momento, para que se una de manera hermosa.
Dicho todo esto, si desea crear la alineación de los sueños de su audiencia, necesitará la herramienta adecuada para agilizar el proceso. Eso incluye enviar ofertas, revisar presentaciones, organizar todo el grupo y todo lo demás. Esta es otra razón más por la que necesita asegurar una herramienta de plataforma virtual que ofrezca flujos de trabajo optimizados y automatización de tareas. De esa manera, usted y su equipo pueden concentrarse en centralizar las comunicaciones de los oradores, asegurarse de que sus invitados y sus materiales estén en la mejor forma y brindar la mejor experiencia de contenido posible dentro de sus conferencias virtuales.
6. Invierte en asistencia para eventos
Esto puede sorprender a algunos, pero las conferencias virtuales no son solo una situación de plug-and-play. En muchos casos, requieren un equipo de producción para admitir oradores remotos, ancho de banda de los asistentes y funcionar como lo haría un programa de televisión. ¿Cómo sabes si necesitarás un equipo de producción? Pregúntese:
- ¿Planeo incluir videos como parte de las sesiones o entre sesiones?
- ¿Tengo oradores remotos que comparten una presentación?
- ¿Planeo mezclar contenido en vivo y pregrabado?
- ¿Planeo reproducir música o incluir gráficos de algún tipo en la pantalla?
- ¿Necesito micrófonos? ¿Más de una cámara? ¿Un teleprompter?
- ¿Necesito a alguien en espera para solucionar problemas de transmisión?
Si respondió afirmativamente a estas preguntas virtuales básicas, le sugerimos que invierta en un equipo de producción que lo ayude a configurar, solucionar problemas, ensayar y respaldar cada aspecto de la tecnología de su evento.
7. Seguimiento de comentarios
El evento terminó y la audiencia pareció disfrutarlo. ¿Y ahora qué?
Si desea hacer una conferencia virtual aún mejor la próxima vez (y si está leyendo esto, sabemos que lo desea), es hora de solicitar de manera proactiva los comentarios de todos los participantes. La mejor manera de hacer que este ejercicio sea lo más útil posible es hacer mejores preguntas en la encuesta posterior al evento.
Para hacer mejores preguntas, concéntrese en conocer la experiencia general y las perspectivas del evento de los asistentes, proveedores y patrocinadores. Para que los comentarios sean procesables, sugerimos alejarse de las preguntas basadas en sentimientos (p. ej., "¿Disfrutó del evento?") y apoyarse en detalles prácticos y esenciales sobre cómo fue el proceso para ellos.
Por ejemplo, si su objetivo es obtener más suscripciones o registros de eventos, considere hacer preguntas relacionadas con su experiencia de registro. ¿Fue fácil seguir la comunicación general por correo electrónico para acceder a la plataforma virtual? Estas preguntas pueden parecer un poco técnicas, pero pueden ayudarlo a medir el éxito de sus herramientas virtuales.
También alentamos a los planificadores de eventos a preguntar qué necesita mejorar. Como profesionales experimentados en eventos, naturalmente podemos resistirnos a cambiar aspectos de los programas por nuestras propias razones. Pero con las conferencias virtuales y los perfiles de asistentes únicos de hoy en día, es esencial actuar en función de los comentarios. Aproveche los comentarios como una oportunidad para estar abierto al cambio, acceder a nuevas oportunidades de crecimiento y seguir amablemente los consejos ofrecidos por los participantes del evento para hacerlo aún mejor el próximo año.
8. Reutilice el contenido con la visualización bajo demanda
Más de la mitad de todos los asistentes virtuales (68 %) comparten que vuelven a ver contenido de eventos en los que se registraron en el pasado. Eso es lo bueno de una conferencia virtual:perdura. A diferencia de los eventos en persona, donde la experiencia es única, el contenido de su conferencia virtual se puede volver a ver y reutilizar en los años venideros.
Para mejorar su experiencia a pedido, considere usar su contenido virtual para complementar o lanzar campañas de marketing. Esto incluye libros electrónicos privados, documentos técnicos, estudios de casos de clientes y aspectos destacados, consejos y trucos, clips de video de LinkedIn, citas para la página de destino del evento del próximo año y mucho más.
¿No estás seguro de lo que vale la pena volver a compartir? Eche un vistazo a los datos de su evento virtual y los comentarios de los asistentes. Cuando se evalúan una al lado de la otra, estas dos invaluables fuentes de información pintarán una imagen clara de lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que a su público realmente le encantó.
Quién sabe, ¡puede que incluso se sienta inspirado para crear una conferencia completamente nueva basada solo en estos temas!