Guía del moderador para paneles de discusión

La mayoría de las conferencias o convenciones, ya sean en vivo o virtuales, tienen al menos una sesión en la que participan panelistas expertos. Es posible que te hayas encontrado con un panel de discusión y no hayas pensado mucho en planificar y producir uno.

Pero, ¿qué sucede si planea realizar un panel de discusión por primera vez? Para los organizadores de eventos o moderadores de paneles, las discusiones de panel pueden ser difíciles de equilibrar. Tienes que considerar el medio, las preguntas de la audiencia, cómo navegar por múltiples puntos de vista, ¡todo mientras mantienes la conversación interesante!

Esta guía lo ayudará a comprender más acerca de los paneles de discusión (tanto presenciales como virtuales), consejos para ejecutarlos con éxito y cómo planificar y organizar paneles de discusión virtuales.

¿Qué es un panel de discusión?

Los paneles de discusión generalmente siguen la misma estructura sin importar la industria o el evento:3-5 miembros del panel que son expertos en la materia discuten temas en su campo frente a los miembros de la audiencia. El trabajo de un moderador es guiar la discusión entre la audiencia, los panelistas y entre otros panelistas.

Dependiendo de la formalidad del evento, las preguntas de la audiencia se toman directamente de la audiencia en vivo o se seleccionan con anticipación.

Es importante tener en cuenta que los paneles de discusión son exactamente eso:discusiones. No son entrevistas 1:1 con personas, preguntas y respuestas o conjuntos de presentaciones de PowerPoint.

El objetivo principal de un gran panel de discusión es compartir conocimientos y sabiduría, inspirar un pensamiento profundo y ofrecer información valiosa para la audiencia.

Guíe su panel de discusión con nuestra plantilla gratuita

Canalice a su entrevistador favorito en pantalla con esta impactante plantilla de presentación de entrevistas. Presente a cada orador, establezca la agenda y profundice en los temas más importantes que le interesan a su audiencia.

5 consejos rápidos para llevar a cabo un panel de discusión exitoso

Organizar un panel de discusión puede ser un poco desalentador al principio. Entonces, en esta sección, vamos a hablar sobre cinco consejos rápidos que le brindarán una base excelente. Estos consejos son relevantes ya sea que esté organizando un evento en persona o uno virtual.

1. Determinar el propósito

Puede ser fácil pensar en un panel de discusión como una actividad empresarial divertida y fácil, pero sin un propósito real, puede fracasar. Idealmente, la discusión debe centrarse en un tema específico, como un problema en su industria o dónde las personas (o su empresa) pueden realizar innovaciones en un área específica.

De hecho, nuestra encuesta reciente encontró 64% y 63% de los participantes dicen que la calidad de los oradores y la relevancia del contenido, respectivamente, los impulsan a inscribirse en los eventos.

2. Asegúrate de que el contenido sea relevante e interesante

De manera similar a decidir su propósito, a partir de ahí puede determinar si su tema es lo suficientemente relevante e interesante como para justificar un panel de discusión. Si el tema es demasiado superficial o irrelevante para su audiencia, corre el riesgo de quedarse sin puntos clave y salirse del tema, lo que en última instancia reduce el valor del evento.

Dicho esto, la mayoría de los paneles de discusión duran entre 60 y 90 minutos. Por lo tanto, también vale la pena asegurarse de no elegir un tema demasiado profundo en el que se puedan perder los puntos clave y se quede sin tiempo de aire.

3. Haga que el moderador y los panelistas se reúnan de antemano

Si usted (como moderador) solo se reúne con los panelistas en el último minuto (o viceversa), corre algunos riesgos que pueden descarrilar su discusión.

Los buenos moderadores conocen a sus panelistas lo suficiente como para no ofenderlos cuando necesitan cortar su punto para seguir adelante. Del mismo modo, los panelistas pueden sentirse lo suficientemente cómodos como para rebotar en el moderador y otros panelistas en la discusión.

También es una gran oportunidad para obtener las biografías preferidas de sus panelistas e información de seguimiento.

4. Mantenga la discusión estructurada, pero relajada

Muchos eventos de oratoria comienzan con la audiencia y el (los) orador(es) sintiéndose un poco tensos. Una excelente manera de asegurarse de que la tensión no se quede allí es tener primero una charla breve junto a la chimenea. Estos chats más informales pueden ayudar a animar a su audiencia a la discusión del panel principal.

Pero no se equivoque, aunque todos deben estar lo suficientemente relajados para hablar, aún debe haber una estructura para la discusión. Una buena manera de proporcionar esta estructura es crear una presentación de seminario web. La presentación puede tener diapositivas con preguntas específicas de la audiencia o puntos clave para discutir y avanzar.

5. Interactúe con la audiencia, incluso si está seleccionando las preguntas

No importa el tamaño de su evento, mantener a la audiencia involucrada es la principal prioridad de un panel de discusión; si no lo están, ¿por qué tenerlo en primer lugar? Puede interactuar con audiencias más pequeñas más fácilmente, por ejemplo, respondiendo preguntas en vivo, obteniendo opiniones de ellos y preguntando sobre sus conclusiones.

Con audiencias más grandes, puede ser más complicado. Dependiendo de su tema, podría involucrarlos en experimentos rápidos, como cuando Wendy MacNaughton hizo que los miembros se dibujaran entre sí sin mirar sus papeles. O incluso podría realizar un cuestionario para romper el hielo o incluso encontrar lagunas de conocimiento en su audiencia.

Seguir estos consejos lo ayudará a asegurarse de que su panel de discusión sea interesante y atractivo para su audiencia, así como que brinde información rica y valiosa tanto para ellos como para su empresa.

¿Qué es un panel de discusión virtual?

Las ideas principales de un panel de discusión son exactamente las mismas para los paneles de discusión virtuales. La diferencia clave es que un tipo es en persona mientras que el otro es en línea.

Un panel de discusión virtual es un evento en línea o seminario web compuesto por un moderador, panelistas y una audiencia que discuten colectivamente un tema que invita a la reflexión con el objetivo de dejar el evento inspirado y mejor informado.

Dado cómo La pandemia mundial ha afectado la forma en que trabajamos y nos comunicamos, los paneles de discusión virtuales se han vuelto aún más populares que antes.

Cómo planificar y organizar un panel de discusión virtual en 4 pasos

En esta sección, vamos a hablar sobre la planificación de eventos virtuales, en este caso, un panel de discusión. Sin embargo, debe considerar estos pasos y consejos como adiciones a los puntos que ya hemos repasado anteriormente (¡no es necesario repetir la misma información!).

Esto se debe especialmente a que los paneles de discusión virtuales tienen desafíos únicos, como errores tecnológicos, participación de la audiencia y mantener la conversación cuando no tienes contacto visual con ellos. Con eso en mente, ahora echemos un vistazo a estos otros pasos.

1. Elija una plataforma de alojamiento

Si tiene una gran idea para un panel de discusión virtual, deberá encontrar una manera de alojarla; de lo contrario, la idea estará muerta en el agua.

Para ayudarlo a determinar qué software elegir, intente responder las siguientes preguntas:

• ¿Está planeando para una audiencia muy grande y amplia, o para una audiencia de nicho más pequeña?
  
• ¿Querrá tener elementos interactivos en su debate?
  
• ¿Pagarás o participarás en el evento?

Responder estas preguntas principales lo ayudará a reducir las opciones disponibles para usted. Por ejemplo, si está planeando para una gran audiencia, usar un software de llamada de videoconferencia como Zoom puede resultar una pesadilla organizativa (y de ancho de banda), especialmente si todas las audiencias usan sus cámaras.

En su lugar, es posible que prefiera utilizar la plataforma de eventos virtuales para administrar fácilmente tanto los elementos de producción como los oradores para lograr una conversación animada. También puede probar la transmisión en vivo para una configuración de producción más compleja o si está buscando una transmisión simultánea a canales como Facebook o YouTube Live, donde su audiencia puede discutir y hacer preguntas en vivo en los comentarios.

2. Planifica con mucha anticipación

Podrías pensar que dada la cantidad de planificación que implican los eventos físicos, los eventos en línea serían mucho más fáciles de organizar. La verdad es que ambos tienen la misma dificultad, simplemente diriges el esfuerzo de diferentes maneras.

Por ejemplo, al invitar oradores a un evento en persona, es mejor organizar su transporte (al menos al evento); por otro lado, si está organizando un panel de discusión virtual, necesita saber si tienen el derecho equipo (así como cualquier requisito de accesibilidad).

En general, hay algunas mejores prácticas comunes si se pregunta cómo planificar un panel de discusión virtual más allá de encontrar panelistas y anfitriones:

Haga una lista de requisitos técnicos. Esto incluye software, como capacidades de transmisión en vivo, así como hardware como cámaras, iluminación y micrófonos (y verifique si los panelistas pueden cumplir con estos requisitos).

Haga que un evento fluya o agenda. Por supuesto, creará una agenda o un flujo de eventos para todos los paneles de discusión, pero para los paneles de discusión virtuales, también deberá averiguar cómo hará la transición entre las partes del evento en línea y cuánto tiempo le dará. para que los panelistas hablen o respondan preguntas.

Prepare a sus panelistas . Sus presentadores están conduciendo la discusión. Si están emocionados, tu audiencia está emocionada. Así que asegúrese de haber dedicado suficiente tiempo para preparar a los oradores, proporcionar comentarios y asesorar cuando sea necesario para que tengan confianza y estén listos para la cámara para el escenario virtual.

Prepare algunas preguntas con anticipación. Algunas audiencias pueden ser un poco tímidas, por lo que siempre vale la pena preparar algunas preguntas con anticipación con los panelistas para evitar silencios incómodos.

Sea considerado con las zonas horarias. Cuando organice un horario para su panel de discusión virtual, asegúrese de considerar las zonas horarias tanto de sus panelistas como de su audiencia.

Pruébelo todo. Siempre es una buena práctica probar cualquier tecnología que esté utilizando antes de publicar su evento:59% de los participantes del seminario web es probable que apaguen un evento antes de tiempo si hay dificultades técnicas.

Una vez que haya planeado los aspectos básicos de la organización, es hora de pensar en cómo puede optimizar la experiencia de la audiencia.

3. Optimice la experiencia de los asistentes

Un aspecto de la planificación de eventos que la gente suele pasar por alto es interactuar con la audiencia antes al evento incluso comenzando. Cuando comienza a planificar por primera vez, todo se trata del tema, qué oradores incluir, cómo llevar a cabo el evento, sin pensar tanto en el marketing.

Por supuesto, la idea de una discusión interesante con grandes preguntas puede ser suficiente para tentar a algunas personas a inscribirse, pero será necesario convencer a la mayoría.

Por ejemplo, sería una gran idea crear una página de inicio de video que hable sobre los objetivos del panel de discusión y el valor que brindará a la audiencia.

Pero el marketing no termina ahí. Cuando las personas se registren para el evento, asegúrese de capturar su correo electrónico para que pueda enviarles una secuencia de correo electrónico previa. Su secuencia de correo electrónico puede incluir:

• Reflejos de los oradores (biografías detalladas)
• Detalles de la agenda
• Información sobre cómo enviar preguntas
• Exageración general y recordatorios sobre el evento
• Cree y proporcione un enlace a un grupo de Slack previo al evento para que los asistentes se conecten de antemano

Incluso cuando finaliza el evento, tiene la oportunidad de brindar aún más valor a su audiencia con secuencias de correo electrónico de seguimiento que pueden incluir:

• Una hoja para llevar (puntos clave discutidos y resúmenes concisos que se pueden twittear)
• Descargas gratuitas o guía de recursos relacionada con el tema del evento
• Solicitud de comentarios sobre el evento

Cuando se trata de optimizar los paneles de discusión virtuales, debe pensar en qué tipo de valor obtiene la audiencia de los paneles en persona y cómo puede replicarlos (o incluso superarlos) con paneles virtuales.

4. Atrae a tu audiencia virtual

Con muchas personas trabajando desde casa durante más de un año (incluido yo mismo), la fatiga de Zoom es un obstáculo que tendrá que ayudar a su audiencia a superar. Entonces, nuestro "paso" final es un conjunto de consejos para ayudarlo a mantener a una audiencia virtual comprometida con su panel de discusión.

Diversidad de panelistas

Para empezar, al crear su panel, asegúrese de tener en cuenta la diversidad. Si todos sus panelistas provienen del mismo entorno, tendrá dificultades para obtener una variedad de puntos de vista, lo cual es una forma rápida de terminar una discusión sin salida.

Fomentar las preguntas de la audiencia

Es posible que haya podido generar una lista de preguntas al hablar con los panelistas y obtener algunas de los asistentes antes del evento. En cuyo caso, saber que las preguntas enviadas serán respondidas podría mantener al autor de la pregunta cerca.

Sin embargo, si también abre un lugar para preguntas en vivo de la audiencia, podría mantener a aquellos que no tuvieron la oportunidad de enviar preguntas de antemano.

Proporcione momentos de interactividad

Seamos realistas, a veces hablar puede ser un poco aburrido, especialmente cuando la audiencia tiene la oportunidad de distraerse en casa.

Para mantener a las personas participadas activamente intente usar encuestas para evaluar las opiniones rápidamente (lo que puede hacer en la mayoría de las plataformas de redes sociales, aunque es probable que Twitter sea la mejor opción).

Otra opción es fomentar la discusión entre los miembros de la audiencia en el chat de la plataforma. Esto puede ser útil si una pregunta o respuesta en particular ha inspirado mucho debate pero el moderador necesita continuar.

Permítales trabajar en red

Muchos de nosotros lo hemos hecho:fuimos a un evento, participamos, hablamos con un montón de gente nueva, pero olvidamos compartir los datos de contacto (¿quién era ese tipo?).

El final del panel de discusión propiamente dicho es un buen momento para ofrecer (o recordar) a los miembros de la audiencia que se conecten entre sí. En Zoom, puede hacer esto creando "salas de grupo" para que grupos más pequeños de miembros hablen entre sí (en lugar de bombardear la sala principal con direcciones de correo electrónico).

Como alternativa, puede remitirlos al grupo de Slack que creó antes del evento.

Seguir estos consejos antes, durante y después del evento te ayudará a asegurarte de que todo transcurra sin problemas y de que estés brindando un valor real a tu audiencia.

Preguntas frecuentes de los paneles de discusión