Nadie puede enfatizar por completo la importancia de los videos, las imágenes y las infografías en el mundo actual. Dado que los seres humanos son bastante visuales en su comprensión, estos medios tienen el potencial de aumentar los niveles de participación.
Sin embargo, hay un problema importante que abordar.
Con tantas opciones de herramientas, aplicaciones y métodos para elegir en estos días, nunca ha sido más fácil caer en el agujero del conejo de la improductividad. Esto lleva a la pregunta del día:¿existe una mejor manera de utilizar las herramientas de creación de contenido visual para aumentar la productividad?
En el episodio de hoy, tenemos a Tom Solid, el CEO de The Paperless Movement y experto en productividad. También es el presentador de Tom en Paperless Movement.
Tom pasó 16 años en el mundo empresarial y académico resolviendo los mismos problemas de productividad que afectan a muchos en la era digital. Mientras entrenaba a varios equipos en diferentes industrias, ha registrado un aumento de hasta un 60 % en los niveles de productividad.
¿El secreto detrás de esto? Simplemente utilizando las herramientas digitales y de gestión de proyectos adecuadas.
Una creación suya es el marco Input Control, Output Refine (ICOR), que es fundamental para The Paperless Movement y los servicios que ofrece.
Comenzar con un enfoque independiente de las herramientas
Sin embargo, esa es la mentalidad que la mayoría de la gente tiene hoy. Si pudieran obtener esa herramienta o dispositivo de alta calificación, tal vez simplificaría las tareas y eventualmente aumentaría su productividad. Aquí es donde se complica:con pedazos de papel, solo tienes que lidiar con tus métodos. Con un dispositivo digital, debe considerar tanto sus métodos como la gran cantidad de herramientas disponibles.
Tom se dio cuenta de esto cuando decidió cambiar de una libreta de papel a un iPad. Lógicamente, esta transición debería haber facilitado mucho su trabajo. Pero fue una espiral descendente desde ese punto.
Con el tiempo, desarrolló un enfoque más independiente de las herramientas que funcionó, no solo para él, sino para cualquiera que quisiera aprovechar las herramientas digitales para la productividad.
En pocas palabras, es contraproducente y está fuera de contexto creer que una herramienta hará maravillas en su proceso sin tener en cuenta lo siguiente:
- La tarea general
- Necesidades individuales
- Necesidades de todo el equipo
- Características especiales
- Herramientas que funcionan bien juntas
- El resultado deseado
El papel que juegan las imágenes y los videos en la productividad del lugar de trabajo
Desde el principio, los videos y las imágenes hacen que la información sea más fácil de digerir. Según Tom, todo debe simplificarse para garantizar que las personas puedan entenderlo, y eso es lo que hacen las imágenes.
Considere el proceso de incorporación en la mayoría de las organizaciones. Después de resolver todo el papeleo, el siguiente paso es que el nuevo empleado se familiarice con los procedimientos operativos estándar (SOP) vigentes.
Es cierto que las páginas de texto voluminoso son una forma de transmitir un mensaje. Sin embargo, no garantiza que el mensaje sea entendido. Según la experiencia de Tom, la mejor manera de abordar estas cosas es convertir el SOP en un video instructivo. Eso es mejor que leer un documento de 100 páginas cualquier día.
También vale la pena mencionar el flujo de cosas aquí.
Con las herramientas de creación de contenido visual adecuadas, el flujo de trabajo es prácticamente muy sencillo.
Volviendo a lo que dijo Tom sobre adoptar un enfoque independiente de las herramientas, es vital para obtener herramientas que funcionen bien juntas. Si eso no se prioriza, terminará introduciendo fricción en el flujo, lo que anula todos los propósitos.
¿El marco ICOR se aplica a imágenes y videos?
El marco ICOR es algo que se le ocurrió a Tom para optimizar todos los procesos. Entonces, ya sea que trabaje con videos, palabras, números, etc., es una forma comprobada de hacer las cosas correctamente.
Justo en su esencia se encuentra el principio de que "todo lo que haces debe tener un propósito y un lugar definido donde lo pones".
Entonces, supongamos que está recopilando una infografía o grabando un video, es pertinente "encontrar una única fuente de verdad". Una vez que haya definido esta única fuente de verdad, eliminará las redundancias de la ecuación. Para acotar las cosas, es útil hacer preguntas que le indiquen el "por qué" de las cosas.
Imagina que has encontrado contenido visual interesante y quieres compartirlo. Con ICOR en mente, probablemente consideraría:
- El tipo de información recopilada
- Qué parte es vital para su mensaje
- Cómo presentarlo
Sin duda, esto es solo la punta del iceberg en lo que respecta al marco ICOR de Tom. Pero, al final, esto podría ayudar a reducir los tipos de herramientas a usar, el medio para compartirlas y la forma que deberían tomar.
Los niveles de prioridad marcan la diferencia en el mundo
En términos generales, las prioridades hacen que el mundo gire. Podría tener todas las herramientas adecuadas para la creación de contenido visual y los procesos correctos, pero si está trabajando sin prioridades definidas, nada de eso realmente importa.
Al acercarse a la tarea, probablemente tenga una idea clara de lo que quiere y cuándo lo quiere.
Aquí está el problema, necesitas ir más profundo si quieres encontrar oro.
No te detengas una vez que hayas categorizado tu trabajo según la urgencia, determina qué tan urgente es.
Aunque esto se traduce de forma ligeramente diferente de una persona a otra, un buen lugar para comenzar es considerar lo que las palabras urgente , prioridad alta , prioridad normal y baja prioridad significa para ti?
Si la respuesta es "nada", entonces te estás preparando para un mundo de decepción.
Tom explica cómo una definición clara de estas palabras elimina cualquier lugar para señalar con el dedo o excusas.
La productividad es un viaje, no un destino
Es fácil mirar a casi cualquier persona en estos días y terminar sintiéndose inadecuado. Con eso en mente, Tom lanza algunas palabras de sabiduría, "todos estamos en el mismo barco". Todos, incluido Tom, todavía están en el proceso de perfeccionar sus métodos.
La única diferencia es que algunas personas están más adelantadas en su búsqueda de mejora continua.
Para escuchar más de lo que Tom tiene que decir sobre la productividad en el lugar de trabajo, no se pierda el episodio completo. Los enlaces al podcast y al video están disponibles en la parte superior de esta página.
Para obtener más recursos, trucos y consejos sobre la creación de contenido, diríjase a TechSmith Academy.