Cómo resolver 10 problemas comunes de entrenamiento con video

La mayoría de los formadores, tanto formales como informales, tienen el mismo objetivo:hacer que el aprendizaje perdure.

El problema con eso es, bueno, problemas. Hay toneladas de obstáculos que surgen cuando intentas que otras personas absorban información, especialmente si no eres un experto en la materia.

En esta publicación, examinamos diez puntos débiles que aborda la capacitación en video:el primero de los cuales es el tiempo y el dinero gastados en el aprendizaje presencial para tareas repetitivas.

Problema n.º 1:la capacitación presencial requiere mucho tiempo y es costosa

La capacitación completa de los empleados es completamente necesaria para facilitar la productividad y la seguridad, pero puede volverse costosa y consumir mucho tiempo rápidamente. Las empresas estadounidenses gastaron un estimado de $70.65 mil millones en capacitación en 2016 y, en promedio, perdieron 53.8 horas de productividad por empleado mientras se acostumbraban, según el “Informe de la industria de capacitación” de 2016 de Training Magazine.

En la mayoría de los casos, la reducción de la capacitación no es viable, especialmente para la atención de la salud, las finanzas, el gobierno y otras industrias estrictamente reguladas. Pero la formación de calidad en menos tiempo es una posibilidad real y necesaria para las empresas que quieren reducir costes e inconvenientes ligados a la preparación laboral presencial.

El primer paso es reemplazar ciertas orientaciones y capacitaciones presenciales con contenido de aprendizaje basado en videos. La capacitación en persona ocupa el horario de al menos dos personas en un momento dado:el aprendiz y el empleado que administra esa capacitación.

Si bien las funciones matizadas inevitablemente requieren demostraciones físicas, las tareas más universales, como completar tarjetas de tiempo o trabajo de conocimiento básico y repetitivo, se pueden comunicar de manera competente con una serie bien producida de demostraciones y conferencias en pantalla.

Pasar la capacitación presencial adecuada a la capacitación basada en video puede reducir el tiempo y, por lo tanto, el dinero. Grábalo una vez, compártelo tantas veces como necesites.

Problema n.º 2:los horarios pueden ser una pesadilla para coordinar

El tiempo dedicado a las sesiones de formación presenciales suele ir precedido de una batalla cuesta arriba para coordinar los horarios. Además, los coordinadores de capacitación a menudo se encuentran bajo presión para completar la capacitación en plazos ajustados.

Esta es una lucha dada la cantidad de horarios de personas que deben tenerse en cuenta:

• Representantes de recursos humanos responsables de administrar y/o coordinar sesiones de capacitación.
• Se necesitaban miembros del equipo de TI para ayudar con las configuraciones de demostración.
• Expertos en la materia traídos de otros departamentos o ubicaciones.
• Estudiantes nuevos, a quienes con demasiada facilidad se les reserva dos veces a medida que avanzan.
• Gerentes de alto nivel que solicitan participar en ciertas sesiones.

La belleza de la capacitación basada en video es que se puede grabar fácilmente en un momento conveniente para quienes administran la sesión y se puede incluir en los horarios de los participantes sin una coordinación excesiva entre varias partes. Las sesiones también se pueden guardar y compartir a través de plataformas basadas en la web para usarlas más adelante a medida que crecen los equipos.

De esta manera, nada, ni nadie, se cae por las grietas.

Problema n.º 3:entrenar en todo el mundo es difícil

La capacitación es a menudo un esfuerzo nacional o multinacional que requiere amplios recursos y coordinación. Los costos de viajar hacia y desde diferentes ubicaciones de oficinas y, en algunos casos, alquilar un espacio para realizar una sesión de capacitación, realmente se suman. Mientras tanto, la coordinación de horarios en varias zonas horarias puede convertirse rápidamente en un ejercicio quisquilloso.

Las barreras del idioma también pueden presentar problemas durante los seminarios de capacitación, lo que requiere que los traductores se aseguren de que todos obtengan valor de la experiencia.

Todo esto plantea la pregunta:¿Están justificados el costo y la complejidad de la capacitación global?

En algunos casos, sí. Pero a menudo, el video se puede usar como sustituto. Por ejemplo, al incorporar personal nuevo, puede usar software de grabación de pantalla o edición de video para grabar seminarios web y demostraciones de capacitación. Luego, estos videos se pueden editar para incluir títulos o subtítulos, traducciones o incluso preguntas de prueba para medir qué tan bien los espectadores están aprendiendo el contenido. Más importante aún, estos activos de capacitación también funcionan como recursos escalables y repetibles.

En otras palabras, con el video, las organizaciones pueden crear material de referencia conciso y convincente que los empleados pueden ver de forma asincrónica y en todo el mundo, y subtitulado en su idioma, según sea necesario.

Problema #4:Yo' solo tengo una oportunidad para capturar todo lo que necesito de mi experto en la materia

La videoconferencia entre dos o más personas es una excelente manera de compartir información e ideas. También es ideal para comunicar información compleja y técnica que puede ser específica para ciertos especialistas, por ejemplo, en campos médicos.

Esto se debe a que:

• El cerebro procesa las imágenes 60 000 veces más rápido que las palabras, según Fast Company.
• Los seres humanos retienen el contenido con imágenes mejor que con el contenido de audio solo.

Pero cualquiera que haya participado en una reunión conoce la sensación de intentar prestar atención mientras se toman notas detalladas. Cuando la persona al otro lado de la pantalla es un experto en la materia ocupado que no está fácilmente disponible, debe asegurarse de obtener la información correcta la primera vez. ¿O tú?

Las herramientas de grabación de pantalla y edición de video permiten a los usuarios grabar entrevistas para que puedan participar al 100 % durante las entrevistas y conversaciones.

Alternativamente, un aprendiz podría enviar una lista de preguntas a un experto en la materia (o SME) ocupado, quien puede responder esas preguntas en formato de video. De cualquier manera, el uso de video para entrevistas a PYMES permite la creación de un recurso multimedia permanente que se puede reproducir bajo demanda a velocidades variables e incluso anotar con marcadores y notas si es necesario. Incluso puede transcribir el video para convertir el audio en texto si es necesario.

Capture, consuma, anote, repita.

Problema #5:La fuga de cerebros es real

En su libro Aprendizaje informal:redescubriendo los caminos naturales que inspiran innovación y rendimiento, Jay Cross comparó el entrenamiento formal con andar en autobús, donde el conductor te lleva a donde necesitas estar, y el entrenamiento informal con andar en bicicleta, donde haces tu propia ruta, según Brainshark.

Así como es posible que necesite un autobús un día y una bicicleta otro día, el aprendizaje basado en video formal e informal tiene su lugar en el negocio moderno.

La capacitación formal es eficaz para establecer una base de conocimientos para los nuevos empleados. También es crucial para procesos inflexibles como los protocolos médicos y la gestión del cumplimiento. Procesos como este deben ser exactos y, por lo tanto, transmitirse de manera procesal en lugar de lecciones aprendidas ad hoc. La capacitación formal generalmente se brinda en un orden deliberado, por un capacitador específico y, a veces, certificado, dentro de un marco de tiempo requerido, por ejemplo, una serie de videos de procedimientos de seguridad de ingeniería.

La capacitación informal ocurre más sobre la base de aprender sobre la marcha. Por ejemplo, imagine que su empresa tiene un sistema de administración de datos que se construyó internamente, pero los empleados que lo construyeron se van o se jubilan. Toda su experiencia y conocimiento también se irá con ellos, provocando un vacío en el conocimiento que será difícil de llenar. La capacitación informal puede resolver esto a través de los empleados que crean videos de capacitación en torno a sus propias áreas de especialización. A medida que los procesos comerciales evolucionan y se vuelven más eficientes, los empleados pueden crear contenido de video que comparta las mejores prácticas aprendidas por sí mismos.

Lo bueno es que puede crear programas de capacitación tanto formales como informales con video y screencasts de manera fácil y económica en toda su organización.

Problema #6:Trabajo con personas inteligentes. ¿Cómo aprendo de ellos?

Hay mucho valor en una serie de videos de incorporación bien producidos que ayudan a los empleados a acostumbrarse a sus roles de manera rápida y económica. Pero también hay valor en el desarrollo orgánico de una comunidad de capacitación en la que los empleados pueden contribuir y aprender de manera ad hoc.

Este proceso, llamado aprendizaje social, no ocurre formalmente ni a pedido de la gerencia. Más bien, es el resultado natural de la democratización de las herramientas de comunicación visual. Por ejemplo, si alguien a quien se le pide que explique las tablas dinámicas suficientes veces tiene acceso a herramientas de creación de videos fáciles de usar, podría seguir adelante y grabar un video rápido de "Cómo hacer".

La segunda parte de eso es tener un centro donde estos videos se pueden cargar y compartir con una audiencia relevante.

Con herramientas de captura de pantalla intuitivas y una plataforma de intercambio colaborativo, el conocimiento y la capacitación en el lugar de trabajo pueden ser colaborativos.

Problema n.° 7:las presentaciones de diapositivas se vuelven aburridas... rápido

Los juegos de diapositivas cumplen una función útil:organizar y presentar sesiones de capacitación con mucho contenido con resúmenes breves con viñetas y medios visuales.

El problema es que demasiadas diapositivas fallan en el elemento de "medios visuales" al no usar imágenes o medios en absoluto. El objetivo de cualquier buen paquete de diapositivas debe ser contar una historia, no leer hechos e información de una pantalla palabra por palabra. Parte de contar esa historia es mostrarle a la audiencia algo que comunique visualmente el mensaje.

Una de las mejores maneras de evitar la creación de un conjunto de diapositivas mundano o abrumador es incluir capturas de pantalla, GIF y videoclips. Los presentadores pueden anotar visualmente capturas de pantalla para ilustrar sus puntos de manera más efectiva. No más listas con viñetas excesivamente largas.

El video y los GIF animados también animan la presentación.

¿Quién dijo que las diapositivas tienen que ser aburridas?

Problema #8:¿Recuerdas ese entrenamiento de hace tres meses? Yo tampoco…

El mayor inconveniente de las sesiones de capacitación presenciales tradicionales y los manuales de capacitación escritos es que es fácil olvidar el contenido y es difícil encontrarlo cuando lo necesita más adelante. En lugar de repasar las notas anteriores de las sesiones de capacitación, ¿qué pasaría si la capacitación inicial se hubiera grabado y luego se hubiera dividido en varios videos cortos?

Los videos servirían como contenido breve y digerible que se puede absorber rápidamente, pero también de forma pasiva. En otras palabras, se puede vigilar una y otra vez según sea necesario y con muy poco trabajo por parte del empleado. Simplemente grabe la capacitación original y divídala en microvideos para que cualquiera pueda verlos cuando lo necesiten.

Otra opción es incluir una tabla de contenido para videos de capacitación, que permite a los espectadores pasar a los temas más relevantes del video, según sus necesidades en ese momento.

Preséntelo una vez, mírelo una vez y haga referencia a él tantas veces como necesite.

Problema #9:Tanto entrenamiento, tan poco tiempo

Las empresas están tardando el doble en contratar que hace unos años, señaló The Wall Street Journal. Es comprensible que los gerentes estén ansiosos por capacitar rápidamente a los nuevos empleados. Esto significa que las empresas están bajo presión para enseñar a los empleados más rápido en un período de tiempo más corto.

Sin embargo, los gerentes tampoco quieren que los nuevos empleados se sientan poco preparados para manejar las tareas que se les imponen, lo que sucede con demasiada frecuencia. Según HR Morning, aproximadamente un tercio de los empleados renuncian dentro de los primeros seis meses de empleo, y la cuarta razón más citada para abandonar es la "capacitación inadecuada".

Una forma en que las empresas han tratado de cambiar esto es mediante el uso de videos para transmitir información de manera más efectiva en un formato atractivo y memorable. Según Forrester, los empleados tienen un 75 % más de probabilidades de ver videos de capacitación que de leer documentación de capacitación.

Como una ventaja adicional para los empleadores, muchos editores de video le permiten agregar preguntas de prueba para verificar si su espectador está aprendiendo el contenido correctamente, para que los capacitadores puedan controlar el progreso del usuario.

Con herramientas de creación de videos más amigables en el mercado, es más fácil que nunca crear videos atractivos que incluyan gráficos en movimiento, efectos y subtítulos, en lugar de solo un entrenador hablando sobre el contenido. Proporcione a las personas lo que quieren:contenido de capacitación atractivo basado en videos que presente un mensaje de manera concisa y memorable, y será más probable que le den lo que desea:una curva de aprendizaje más corta y una permanencia más prolongada.

Problema #10:Escalar el entrenamiento es complicado

Por último, pero no menos importante, a medida que las empresas crecen y cambian, la capacitación debe cambiar con ellas para mantenerse actualizada.

Un beneficio notable de usar videos y otros medios de aprendizaje electrónico es que puede crear y compartir más contenido de capacitación en menos tiempo. En lugar de desarrollar una serie de presentaciones de diapositivas, coordinar cronogramas y brindar múltiples sesiones a los usuarios, los coordinadores de capacitación pueden enfocarse en la producción de recursos de capacitación multimedia que se pueden brindar a los participantes sin ninguna de las presentaciones físicas o desafíos de programación.

Otro gran beneficio del contenido de capacitación basado en videos es que siempre puede editarlo si el contenido necesita ser cambiado o actualizado, y luego simplemente redistribuir el contenido actualizado en lugar de volver a llamar a todos para una capacitación presencial.

Además, el video permite compartir conocimientos, presentaciones y demostraciones entre los empleados y garantiza que haya una comunidad para el aprendizaje tanto formal como informal.

Luces, cámara, entrenamiento.