Crear un seminario web es una forma para que los especialistas en marketing y las empresas generen clientes potenciales y atraigan clientes. Pueden expandir su alcance, desarrollar su autoridad y ayudarlo a conectarse digitalmente en un mundo cada vez más distribuido.
Los mejores webinars capturan la atención de su audiencia rápidamente, brindan experiencia útil y, al mismo tiempo, brindan una experiencia producida profesionalmente. Sin embargo, el desafío para todos los especialistas en marketing es hacer todo eso de manera eficiente con la confianza de que puede producir resultados.
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Presente su próxima gran idea con una plantilla de presentación de eventos virtuales. Destaca citas inspiradoras, estadísticas que invitan a la reflexión y recursos adicionales que tu audiencia puede llevar consigo después del evento.
Descargar ahoraEntonces, en esta guía, desmitificaremos cómo crear un seminario web:desde la ideación, la promoción, el ensayo y la puesta en marcha, hasta la logística posterior al evento y las mejores prácticas.
Incluiremos consejos útiles a lo largo del camino para asegurarnos de que pueda concentrarse en crear contenido e historias convincentes para cautivar a su audiencia y garantizar que pueda hacer realidad su visión de evento más ambiciosa.
¡Vamos a sumergirnos!
Qué aprenderás
- El secreto de un webinar exitoso es un gran contenido
- Cómo crear un seminario web en 2022 (guía paso a paso)
- Cómo producir un seminario web con Vimeo
- Tres estadísticas importantes de seminarios web
El secreto de un webinar exitoso es un gran contenido
Al final del día, el secreto de un webinar exitoso es su contenido. Tus herramientas de video deberían ayudar a potenciar tu contenido.
Invierta su tiempo y recursos al elegir un tema, busque oradores relevantes y cautivadores, y elija una plataforma que pueda mostrarlo todo. Con tanta competencia para mantener la atención de su audiencia, es importante que pueda brindar la experiencia más valiosa para el momento.
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Cómo crear un seminario web en 2022 (guía paso a paso)
Hay mucho en juego cuando crea un seminario web. Hay mucha logística para navegar, creatividad para elegir y oradores para participar, pero todo vale la pena una vez que el programa comienza.
Si te sientes un poco nervioso, ¡no te preocupes! Puede aceptar la incertidumbre con unos pocos pasos útiles. Hemos desglosado las cuatro etapas principales de la producción de seminarios web:
- Planificación
- Promoción y producción
- En vivo
- Postproducción
Cada etapa requerirá diferentes personas para diferentes roles. No importa qué tan grande, pequeña, compleja o simple sea su idea para poner en marcha, recomendamos reservar una ventana de producción de entre 4 y 8 semanas.
¡Esta ventana de 4 a 8 semanas le dará suficiente tiempo de anticipación para planificar, reclutar oradores, ensayar la producción y comenzar a vivir con la confianza y las campanas y silbatos profesionales para sobresalir!
Etapa de planificación
1. Comienza con tus objetivos.
Es importante trabajar con su equipo para identificar los objetivos de su seminario web o evento. Esto lo ayudará a comprender qué impacto desea tener y cómo desea medir el rendimiento de su seminario web.
Esto puede incluir indicadores clave de rendimiento como:
- Número total de registros
- Número de asistentes en vivo o conversión de inscritos en asistentes
- Número de clientes potenciales o clientes objetivo que se registran
- Negocios ganados cerrados totales atribuidos a su seminario web
Consejo profesional: Una vez que tenga un conjunto de objetivos, conviértalo en un resumen o plan de proyecto.
2. Asigna roles a tu equipo.
Dependiendo del tamaño de su evento, puede considerar asignar roles a los miembros del equipo. Por ejemplo, Vimeo designa algunos "roles" que son clave en diferentes partes de la producción del seminario web:
Promociones: Esta función es responsable del plan de promoción de un seminario web. Esto incluye promociones por correo electrónico, promociones sociales, marketing en el sitio y otros canales para atraer a su audiencia a registrarse.
Programación de contenidos: Esta función es responsable de determinar los temas, oradores, mensajes, diseño y producción del contenido del seminario web.
Operaciones: Esta función es responsable de crear formularios, crear páginas de destino, crear páginas de video a pedido, así como administrar las operaciones técnicas entre las herramientas de seminarios web, las herramientas de operaciones de marketing y las herramientas de CRM para garantizar que los datos sean precisos.
3. Organice una reunión inicial con las partes interesadas internas.
La reunión inicial reúne a todas las partes interesadas para alinearse con los objetivos, identificar a su público objetivo, intercambiar ideas sobre temas, idear oradores y asignar tareas y proyectos. El inicio también puede ser un excelente lugar para comenzar su planificación promocional (más información a continuación).
Dependiendo de la cantidad de partes interesadas, es posible que desee una reunión por separado con su equipo de producción para delinear el alcance de la producción, así como una reunión con su equipo de diseño para definir los componentes visuales de su seminario web. Los elementos de diseño pueden incluir diapositivas, ilustraciones, diseño de página de destino y promociones sociales.
Etapa de promoción y producción
4. Promocione su seminario web.
Para construir su estrategia promocional de seminario web, concéntrese en su audiencia. Una vez que tenga una idea de a quién está tratando de llegar, considere qué canales de marketing son más relevantes para ellos.
Como práctica recomendada, planifique al menos 3 a 5 semanas de tiempo de promoción antes de lanzar su seminario web.
Consejo profesional :Considere los siguientes canales para ayudar a dar a conocer su evento:
- Correo electrónico
- Social pagado y orgánico
- Publicidad en el producto
- Promociones en el sitio
Consejo profesional: Planee incluir a su equipo creativo con la mayor anticipación posible cuando planifique las promociones de su seminario web. Dependiendo de los canales que planee promocionar, es posible que deba asignar más tiempo por adelantado para finalizar los activos creativos, como encabezados de diseño, creatividades de página de inicio y registro, invitaciones por correo electrónico y activos sociales antes de publicar promociones.
5. Comience el alcance de los oradores.
Una vez que se haya establecido un esquema de programación de contenido claro, ¡es hora de buscar su talento!
Sus oradores son clave para dar vida al tema y al contenido. Esto puede incluir miembros internos del equipo o expertos internos u oradores externos como líderes de la industria, clientes u otros oradores profesionales que puedan hablar sobre el tema en cuestión.
Consejo profesional: Dedique tiempo a investigar otros eventos y seminarios web que cubran su área temática o industria para ver quién más está hablando sobre el tema. Esta es una excelente manera de ver cómo los oradores pueden actuar en vivo durante su seminario web.
Una vez que haya identificado a cualquier orador externo potencial, busque su información de contacto y comience su divulgación.
No importa cómo planee comunicarse con los oradores, recuerde establecer expectativas en su divulgación al incluir información importante como:
- El compromiso de tiempo esperado para que los oradores participen en el seminario web (por ejemplo, 1 o 2 reuniones y la fecha de lanzamiento)
- ¿Qué deben hacer para la producción en vivo?
¡El objetivo es hacerlo fácil y no intimidante!
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Ver ahora6. Incorporación de oradores y llamada de inicio.
¡Felicidades! Una vez que haya confirmado los oradores de su seminario web, asegúrese de solicitar cualquier medio importante que ayude a facilitar las presentaciones y promociones de los oradores. Esto puede incluir:
- Fotografías de los oradores
- Títulos exactos
- Formularios de liberación o contratos
- Carretes chisporroteantes
La inauguración del orador es una oportunidad para permitir que sus oradores se reúnan, establezcan expectativas y compartan el resumen del seminario web.
7. Prepara tu contenido y crea una serie de espectáculos.
A medida que se acerque a la fecha de su evento, querrá finalizar el contenido de su evento. El contenido puede incluir:
- Agenda o esquema
- Guiones o notas de bienvenida
- Vídeos
- Imágenes o gráficos
Dependiendo de la complejidad de su evento, es posible que desee crear un guión del contenido o crear una serie de espectáculos.
Planifica elementos visuales como presentaciones, gráficos, videos, oradores o herramientas de participación como encuestas o preguntas y respuestas en vivo antes del evento para que tengas una idea clara de tu producción.
Consejo profesional: Si puede, planee preparar todo su contenido y cárguelo en su webinar o plataforma de evento virtual de antemano.
8. Realice un ensayo completo.
El ensayo es una gran oportunidad para conectarse con oradores, solucionar problemas técnicos y analizar tanto los temas como el contenido.
Como práctica recomendada, intente dedicar una hora con todas las personas involucradas en el seminario web para revisar el contenido completo, responder cualquier pregunta técnica relacionada con el audio, el encuadre o las preguntas de los oradores, y ayudar a mitigar posibles problemas técnicos como Internet. interrupciones.
9. ¡En directo!
¡Finalmente está aquí! Planee tener todos sus oradores disponibles y en el set media hora antes de transmitir en vivo. Esto ayudará a solucionar cualquier problema técnico de última hora y aliviará los nervios del escenario.
Postproducción
10. Envía tus mensajes de seguimiento.
Después de su seminario web, asegúrese de enviar correos electrónicos de seguimiento a su audiencia expresando su gratitud por su asistencia. Para los inscritos que se registraron, pero no asistieron, envíe un mensaje de seguimiento por separado animándolos a ver el video a pedido
Si tiene un equipo de ventas, proporcione un poco de contexto para los próximos pasos/ seguimientos para que pueda proporcionar una transición fluida entre marketing y ventas.
¡No olvide enviar una nota de agradecimiento a todos sus oradores!
11. Prepara tu contenido bajo demanda.
¡Asegúrese de guardar el contenido de su seminario web! Una vez que finaliza el evento en vivo, use una herramienta de edición para recortar el video y luego cárguelo para obtener una pieza de contenido perenne.
No olvide enviar un enlace del video a pedido a los inscritos y asistentes a su seminario web. Considere también seleccionar el contenido bajo demanda con un formulario para clientes potenciales, para que pueda maximizar su arduo trabajo.
12. Optimice para el futuro.
Consulte los análisis principales de su seminario web, como inscritos, asistentes en vivo, encuestas y datos de preguntas y respuestas para comprender mejor su participación en el seminario web. ¡También considere enviar una encuesta de seguimiento para comprender cómo puede hacerlo aún mejor la próxima vez!
Cómo producir un webinar con Vimeo
En este artículo, aprendió las consideraciones clave para crear un seminario web. Las instrucciones específicas entre las plataformas de seminarios web pueden variar. Es posible que desee obtener información sobre cómo aprovechar la plataforma de seminarios web de su elección.
Si está explorando los eventos de Vimeo, aquí hay un desglose rápido de cómo producir un seminario web (sin el dolor de cabeza). Para obtener más información, consulte cómo crear y configurar su seminario web.
Crear un evento
Si es un usuario Premium o Enterprise de Vimeo, puede crear un seminario web dirigiéndose al administrador de videos> haga clic en Nuevo video. desplegable, luego seleccione Crear un seminario web.
Esto lo llevará a la página de administración del seminario web donde puede nombrar su seminario web, agregar una descripción y programar la fecha y la hora para que se publique.
Crea tu formulario de registro
Para convertir visitantes potenciales en clientes potenciales, querrá crear un formulario de registro. En la página de administración del seminario web, haga clic en Registro a la derecha del reproductor de vista previa.
Puede crear campos de formulario específicos, como la dirección de correo electrónico, el nombre, el apellido, la función, la empresa u otra información que desee recopilar de los inscritos en el seminario web.
Planifica tu contenido
¡El nombre del juego es mantener a su audiencia comprometida durante todo el evento! Sea despiadado y omita cualquier contenido o actividad innecesarios. Haga que el contenido sea claro, procesable y directamente relacionado con problemas o aprendizajes en los que su audiencia quiera invertir.
Consejo profesional: Agregue una pizarra de introducción o una introducción al seminario web y una agenda al comienzo del evento para que su audiencia sepa qué esperar. También reserve tiempo al final de su evento en vivo para pasar por las preguntas y respuestas.
Crea una línea de tiempo compuesta por diferentes escenas
Una vez que haya definido su contenido, como presentaciones, videos, imágenes, gráficos y oradores, cargue sus activos en su evento para crear una línea de tiempo o una ejecución del programa. Para hacer esto, diríjase a la página de administración de seminarios web y haga clic en administrar producción. y transmitir con Vimeo . Para obtener información sobre cómo agregar y cambiar escenas dentro de su transmisión, consulte nuestro artículo de ayuda.
Consejo profesional: Puede manipular escenas individuales para crear la línea de tiempo de producción perfecta. Planee ensayar su contenido de antemano para asegurarse de que el flujo se sienta natural y atractivo.
Invita a tus oradores
Si tiene más de un orador, querrá crear enlaces de oradores únicos para cada uno de sus invitados. Esto facilita que cada invitado se una a su evento fácilmente y a tiempo.
Puede agregar oradores a su línea de tiempo haciendo clic en agregar a la escena .
Consejo profesional: Agregue elementos gráficos como tercios inferiores para cada uno de sus oradores para que sea fácil distinguir quién es quién en el evento.
Ensaye el contenido de su seminario web
Una vez que su contenido se haya agregado a la línea de tiempo de su evento y sus oradores se hayan incorporado, ¡es hora de probar, probar y probar!
Programe tiempo para una revisión técnica y un ensayo para que los oradores se familiaricen con la herramienta y el contenido de su seminario web antes de transmitirlo en vivo. En la vista de emisora, puede recorrer sus escenas haciendo clic en una escena individual y haciendo clic en Enviar a transmisión.
Puede ver en la parte superior izquierda lo que se transmite en vivo a su evento, para que usted, sus oradores y cualquier miembro del equipo de producción puedan tener una idea de cómo fluirá el evento.
¡En directo!
Has hecho todos los preparativos necesarios, ¡ahora es la parte divertida! Ponga en cola las escenas o diapositivas de su seminario web, tenga un vaso de agua listo y asegúrese de que todos los involucrados estén listos para comenzar.
Para transmitir en vivo, presiona el botón verde Iniciar evento en la esquina superior derecha para comenzar a compartir con su audiencia.
A medida que avanza en su seminario web, puede hacer clic en cada escena individual y hacer clic en Enviar a transmisión para transmitir en vivo cada parte de tu producción.
Recorta tu video para bajo demanda
¡Felicitaciones por un evento exitoso! Una vez que haya terminado su evento haciendo clic en Terminar , asegúrese de editar y recortar su contenido a su forma final. Después de finalizar su evento, puede hacer clic en Administrar seminario web , márquelo como "Completado", y recortar el contenido, o puede cerrar el modal, lo que le permite cargar el contenido del seminario web de nuevo.
Asegúrese de enviar a los asistentes y registrados de su seminario web dentro de las 24 horas.
Tres estadísticas importantes de seminarios web
Si bien los seminarios web existen desde hace mucho tiempo, la paciencia para verlos está disminuyendo. Recientemente, nos comunicamos con nuestra comunidad para comprender mejor lo que está sucediendo con los seminarios web en 2021 y más allá, y analizamos nuestra investigación de eventos para brindarle la mejor información para mejorar sus eventos.
El contenido y la calidad de los oradores son importantes a la hora de impulsar los registros de eventos.
Probablemente recuerdes que 2020 fue el año de los eventos virtuales. Desde happy hours virtuales, cumbres maratonianas y una o dos cenas familiares incómodas, todos tuvimos la experiencia de reunirnos digitalmente.
Si bien la demanda de eventos en línea sigue siendo alta, la calidad es más importante que la cantidad. El 64 % y el 63 % de los participantes de nuestra encuesta dicen que la calidad de los oradores y la relevancia del contenido, respectivamente, los impulsan a inscribirse en eventos.
Es más probable que los participantes apaguen un evento antes de tiempo debido a problemas técnicos o aburrimiento.
Llevar a tu audiencia a tu evento es solo la mitad de esa batalla. Haga todo el trabajo desde el principio para mitigar cualquier problema técnico que pueda interrumpir a su audiencia, ya que es probable que más de la mitad (59 %) de los participantes de la encuesta abandonen un evento en vivo debido a problemas técnicos.
¡Los eventos en línea llegaron para quedarse!
Sin lugar a dudas, los eventos virtuales han tenido un impacto duradero en la industria de eventos. Su conocimiento de video será útil en los años venideros.
La mayoría (72 %) de los participantes dijeron que prevén asistir a tantos eventos en línea, si no más, de los que asisten actualmente una vez que regresen los eventos presenciales.
Resumir
Seguro que hay mucha lluvia de ideas, preparación y planificación involucradas con el lanzamiento de un seminario web. Sin embargo, los beneficios son casi infinitos. Además, tener la reproducción de video disponible a pedido significa que su seminario web seguirá trabajando arduamente para mejorar su perfil y ayudarlo a generar aún más clientes potenciales en el futuro. ¿La mejor parte? Cuanto más lo haga, más fácil se vuelve el proceso.
Mientras planifica su gran espectáculo, recuerde los siguientes 4 consejos:
- Céntrate en tu audiencia. Quiénes son, qué preguntas tienen y cómo podrían ser sus rutinas diarias deben informar su estrategia de producción de seminarios web
- Elija la plataforma adecuada. Las soluciones integrales ofrecen la mayor flexibilidad, pero asegúrese de elegir las que funcionen mejor para usted y su audiencia.
- ¡Ensayar, ensayar, ensayar!
- Las conversiones son un juego largo. El trabajo no se detiene una vez que finaliza el seminario web:aproveche el marketing por correo electrónico y otras campañas para capturar clientes potenciales mientras el hierro está caliente.
Escrito originalmente por Jessica Wei el 8 de junio de 2021. Actualizado por Julie Bergstein el 2 de marzo de 2022.