Antes de que cualquier evento se publique, existe como una página llena de elementos de línea llamada ejecución de espectáculo. Si está planeando un evento, este documento cubre su trasero. Pero no es solo un itinerario de puntos de conversación y pistas de producción, aunque es mucho eso, es un documento vivo y lo que nos gusta llamar "el centro de la verdad" para todos los involucrados.
En Vimeo, nuestro equipo de eventos ha organizado cientos de programas para eventos presenciales y virtuales, para audiencias y participantes que van desde un puñado de personas hasta miles de asistentes. Todos estos eventos comienzan con una serie de espectáculos.
¿Qué es una serie de espectáculos?
Una ejecución del programa es un desglose minuto a minuto de un evento, que incluye la descripción de los oradores y los puntos de discusión. Este documento ayuda a que todo el equipo de producción, los oradores y otros miembros involucrados sepan dónde están y dónde deben estar durante el evento. Nos mantiene a todos en la misma página, ¡literalmente!
Como una instantánea Polaroid que se desarrolla lentamente, comienza con una descripción abstracta de los oradores y los temas de conversación y, con el tiempo, se agudiza hasta convertirse en una imagen detallada de lo que será el evento, minuto a minuto. Debido a que todos los involucrados hacen referencia a este documento, es fundamental para garantizar que nuestros eventos se desarrollen sin problemas.
En el papel, esto se vería como una tabla con marcas de tiempo que marcan las horas de inicio y finalización de la presentación de cada orador, así como los descansos de la audiencia y las preguntas y respuestas, y un esquema de discusión punto por punto de lo que hablará la gente.
4 cosas importantes para incluir en su programa:
- Información y datos de contacto de cada panelista
- La duración de cada tema de discusión
- Un guión suelto de puntos de conversación
- Enlaces a cualquier documento de apoyo o video pregrabado
Recuerde: cuanto más grande sea el evento, más información se incluirá en su programa. Si hay varios tipos de segmentos, las secciones pueden estar codificadas por colores para facilitar el acceso.
Las conferencias magistrales individuales o los paneles de discusión dentro de una conferencia virtual o seminario web más largo pueden tener su propia serie, desglosando aún más los puntos de conversación.
Para eventos con elementos más técnicos, su equipo de producción puede tener su propia ejecución técnica del espectáculo, con indicaciones detalladas para configuraciones individuales de cámara y micrófono.
Cómo crear una serie de programas
¡No te preocupes si suena complicado! Al final del día, es solo una hoja de cálculo, construida alrededor de su visión para el evento. Aquí hay cuatro cosas principales en las que centrarse al crear una serie de espectáculos para eventos virtuales.
1. Encuentra una progresión natural
Una ejecución del espectáculo es la versión en papel del evento, por lo que evoluciona con la planificación del evento. Debido a que el contenido es lo primero y más importante para nuestros eventos virtuales, lo primero que hacemos es generar ideas y esbozar los oradores y el esquema de discusión.
Comenzamos el proceso de redacción de tres a seis meses antes del evento en sí, dependiendo del tamaño del evento.
Durante esta etapa, tómese el tiempo para pensar en el flujo, segmente cada discurso principal, panel de discusión o taller en períodos de tiempo, incluidos 30 minutos al principio para reunir a los oradores.
A partir de ahí, profundizamos en tres preguntas importantes:
- Antes de comenzar, ¿hay algún tema de nivel de introducción para que las personas se familiaricen?
- ¿Cuánto tiempo llevará cada tema?
- Para un evento más largo, ¿cuándo tiene sentido programar un descanso para comer, salas de descanso o una sesión de preguntas y respuestas de la audiencia?
💡 Consejo profesional: Cuando se trata de componer el orden de los temas de discusión, piense en lo que tiene sentido en la progresión más amplia de la historia que está contando.
2. Recopilar y compartir información
Tratamos de bloquear a los oradores y panelistas 2-3 meses antes del evento o incluso 3-6 meses antes para oradores principales más importantes. Una vez que se confirman los oradores y los temas, compartimos el documento del programa con todos. Luego, los oradores pueden tomar sus propias notas en el esquema de discusión en función de su experiencia y sus puntos de vista.
También nos gusta compartirlo con el equipo de producción para darles una idea del flujo del evento, y para que puedan comenzar a formar su propia serie de producción si es necesario.
¿Recuerdas cuando dijimos que una serie de espectáculos es el centro de la verdad? Debido a que todos están trabajando en esta hoja de papel, es importante incluir enlaces a cualquier información relevante, incluida la información de contacto del orador, así como enlaces a videos pregrabados que están programados para reproducirse durante el evento.
3. Código de colores para todo
En Vimeo, algunos de nuestros eventos involucran diferentes tipos de medios, varios oradores y configuraciones de producción complejas, lo que significa que todos hacen referencia a este documento. ¡Esa es mucha información en una página!
Ahí es donde entra en juego la codificación por colores. Por ejemplo, en nuestra ejecución de plantillas de espectáculos, asignamos un color diferente para:
- Intros y finales
- Paneles de discusión y otro contenido en vivo
- Vídeos pregrabados
- Contenido diverso, como preguntas y respuestas de la audiencia o un tutorial del producto
Para eventos más grandes, también incluiremos una clave para aclarar qué significa cada color, así como definiciones para algunos de los títulos de las sesiones. La codificación por colores ayuda a garantizar que las personas puedan encontrar exactamente lo que buscan cuando llega el momento de publicarlo. También es útil para planificar eventos híbridos para que podamos comunicar claramente qué segmentos son en vivo y en persona, y cuáles son virtuales.
4. Ajuste sobre la marcha
El desglose minuto a minuto en papel puede parecer muy estricto, especialmente cuando ha asignado solo unos pocos minutos a una discusión de tema específico.
Sin embargo, en escenarios de la vida real, es posible que un orador se demore dos o tres minutos en el tiempo, o que ocurra algún otro pequeño contratiempo en vivo. ¡No entrar en pánico! Pasa todo el tiempo. Simplemente prepárese para ahorrar unos minutos del siguiente segmento, o reduzca el tiempo de las preguntas y respuestas, y asegúrese de que todas las personas relevantes estén actualizadas.
Al final del día, la ejecución del espectáculo es una guía. A pesar de sus mejores esfuerzos para cumplir con el tiempo en el esquema, puede cambiar y solo tiene que ser flexible. La parte importante es mantener pequeñas soluciones en su bolsillo trasero cuando surja la necesidad.
Cómo usar los eventos de Vimeo para crear una serie de espectáculos impecable
Guión gráfico junto con tu programa
Dentro de nuestra herramienta Eventos de Vimeo hay una función de creación de guiones gráficos que le permite planificar previamente las escenas de su evento, como lo haría para una presentación de una película, un programa o un seminario web. Cuando tenemos eventos virtuales que incorporan una gran cantidad de contenido pregrabado, agregamos escenas en la emisora para cargar ese contenido pregrabado y organizarlo en el orden correcto mucho antes del evento. Nos ahorra mucha presión el día del evento, porque no lo hacemos todo sobre la marcha.
Reúna a sus oradores detrás del escenario de antemano
Internamente, la hora de inicio de la ejecución del programa no es la misma que la que aparece en la página de registro para los espectadores. Por ejemplo, si un panel de discusión comienza a las 12:00 p. m., nos gusta asegurarnos de que todos los panelistas lleguen a las 11:30 a. m. Todos los oradores lo sabrán con anticipación porque está claramente programado en los procedimientos (generalmente como "TIEMPO DETRÁS DEL ESCENARIO PARA LOS PANELISTAS").
Esta media hora es crucial. Es un momento crítico para asegurarse de que los oradores estén presentes, preparados, conscientes de su tiempo y confiados para comenzar a vivir. También es útil hacer una última revisión de la ejecución del programa con los moderadores, quienes deben tener una idea clara de cómo organizar sus preguntas y temas de discusión, y cuánto tiempo debe tomar todo.
Para nuestros eventos, usamos la función de administración entre bastidores de Vimeo Events para reunir a los oradores antes de comenzar, probar todos los elementos técnicos y repasar la ejecución del espectáculo para garantizar un evento fluido y sin problemas.
Mantener la comunicación durante todo el evento
Durante el evento, la ejecución del programa está bloqueada, por lo que usaremos el panel de chat de orador interno de Vimeo Events para comunicar cualquier cambio o actualización en tiempo real individualmente a los moderadores, panelistas y personal de producción. Esto garantiza que solo las personas relevantes se pongan al día, y que todos los demás puedan seguir haciendo lo suyo sin distracciones innecesarias.
Una serie de espectáculos se ve diferente para cada evento, según la escala del evento y los temas de discusión. Una vez que haya creado uno o dos, tendrá una plantilla clara para todos los eventos futuros. Es solo cuestión de crear un proceso o plantilla repetible, completar los campos y cambiar las marcas de minutos de su programación para cada evento único.
Al incorporar una serie de espectáculos temprano en su proceso de planificación de eventos, está preparando a su equipo para un evento totalmente alineado y sin problemas.
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Escrito por Julie Bergstein el 10 de diciembre de 2021 y actualizado el 4 de abril de 2022.