La comunicación exitosa es fundamental para los equipos de alto rendimiento. Sin embargo, las organizaciones aún tienen un largo camino por recorrer para construir estrategias de comunicación interna que maximicen el compromiso. Una investigación de Gallagher &Co encontró que el 60 % de las empresas no tienen una estrategia de comunicaciones internas a largo plazo.
Además de eso, el lugar de trabajo está cambiando. Un informe reciente de Gartner encontró que el 74% de las organizaciones planean cambiar a los empleados al trabajo remoto permanente. Las organizaciones necesitan lograr el equilibrio correcto de comunicación para alinear equipos, promover la colaboración y acelerar la productividad.
Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones informar e involucrar con éxito a los empleados con su estrategia de comunicaciones internas, todo mientras navegan por un mundo remoto o híbrido? La respuesta es vídeo. En este artículo, analizaremos cómo el video puede mejorar las comunicaciones internas, compartir consejos y resaltar las ideas de los líderes para ayudarlo a comenzar hoy.
Prepara tu estrategia de comunicación interna para el futuro
La incorporación de video es una excelente manera de preparar su estrategia de comunicaciones para el futuro. La investigación con GlobalWebIndex encontró que los empleados de las empresas que usan video tienen una mayor confianza en el desempeño y la salud de su empresa. ¿Todavía necesitas algunas ideas? Echa un vistazo a algunas formas importantes en que una estrategia de comunicaciones internas que prioriza el video puede impactar a tu equipo a continuación.
1. Evite crear más estrés.
Un alarmante 1 de cada 8 profesionales de negocios dice que sus empresas nunca comunican las actualizaciones de la estrategia. Como resultado, la falta de comunicación puede hacer que los empleados se sientan confundidos o incluso estresados. Además de eso, muchos están haciendo malabarismos con familias en crecimiento, atendiendo necesidades médicas, cuidando a otros miembros de la familia, todo mientras manejan sus tareas diarias. Cuando una empresa carece de una estrategia de comunicación interna efectiva, los niveles de confianza de los empleados se ven afectados.
2. Fomentar más colaboración e ideas.
Solo el 41% de los profesionales dice que la comunicación en persona los hace sentir que los ejecutivos se preocupan. Sin embargo, el video puede humanizar las relaciones entre empleados y equipos ejecutivos. Los espacios de reuniones virtuales pueden ayudar a los empleados a sentirse más seguros y proporcionar un foro en el que estén dispuestos a compartir nuevas ideas.
3. Ayude a los ejecutivos a conectarse con los empleados.
Los ejecutivos deben poder comunicarse en tiempos de crisis o cambio para apoyar a su organización. “El trabajo número uno de un director ejecutivo es ser realmente bueno en las comunicaciones”, dijo David Siegel, director ejecutivo de Meetup, en un reciente taller de comunicaciones para ejecutivos en el lugar de trabajo.
Existen numerosos cambios organizacionales, como una adquisición o rotación en el liderazgo, que requieren que los ejecutivos se comuniquen directamente con su organización. Para construir una estrategia efectiva de comunicaciones ejecutivas, las organizaciones deben considerar la creación de varios foros para que los empleados hagan preguntas o expresen sus inquietudes a los líderes.
9 consejos sobre cómo construir una estrategia de comunicación
Los empleados que se sienten excluidos, desinformados o poco claros sobre los objetivos a largo plazo de su organización pueden perder interés en su trabajo. Una estrategia de comunicación interna irregular no solo afecta a los miembros individuales del equipo:una encuesta de 400 empresas encontró que cada organización perdió $ 62,4 millones por año debido a la comunicación inadecuada con los empleados y entre ellos. ¡Por año!
Para construir una estrategia de comunicación efectiva, comience con la definición de sus objetivos comerciales y de comunicación y traiga transmisión en vivo y video para conectarse con los empleados. El objetivo final debe ser mantener a su empresa alineada, comprometida y productiva.
1. Define tus objetivos de comunicación interna
Según Chris Zook, socio de Bain and Company, solo el 40% de los empleados conocen los objetivos de su empresa. Una estrategia sólida de comunicaciones internas comienza con la alineación de la organización con el objetivo empresarial. Planifique los objetivos de la empresa y las métricas de rendimiento clave antes de comunicarlas a la organización en general. Una vez que esté listo para enviar su mensaje, esfuércese por usar herramientas de video por correo electrónico para lograr una experiencia más dinámica.
2. Enfócate en el plan
Al crear su estrategia de comunicaciones, invierta tiempo y energía en la fase de planificación. Considere sus objetivos y los resultados deseados a medida que construye su contenido. Pregúntese:¿qué quiero que los empleados aprendan o se lleven de la reunión?
Algunas pautas para ayudar a comprender cómo planificar los resultados de las reuniones incluyen:
- Reconocimiento: Este resultado de aprendizaje se centra en la comunicación de información, sin necesidad de acción o seguimiento por parte de los participantes. Las reuniones trimestrales de todo el personal, por ejemplo, pueden centrarse únicamente en crear conciencia sobre los objetivos de ventas y las hojas de ruta de los productos.
- Comprensión: En este caso, los empleados se van con una comprensión más profunda del material y el mensaje. Piense en las incorporaciones de nuevos empleados, donde los participantes se ponen al día con los procesos internos.
- Habilidad: Este tipo de resultado involucra el nivel más profundo de aprendizaje, donde los empleados absorberán herramientas funcionales, consejos y estrategias que pueden aplicar en su trabajo diario.
Julie Starr, gerente de aprendizaje y desarrollo de Convene, Julie profundiza en estos conceptos a continuación:
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3. Desarrolle un mensaje claro y conciso
Desea compartir su mensaje de una manera que cause una gran impresión en su equipo. Que sea breve. Evite la sobrecarga de texto con un mínimo de viñetas y palabras por línea. Como regla general, los detalles de la presentación deben ocupar aproximadamente el 70 % de las diapositivas. Esto deja el espacio restante para imágenes y otro contenido relevante que fomente la participación.
También planee para la participación. Incluya encuestas en vivo, chat, preguntas y respuestas y otras herramientas de participación para una experiencia interactiva. Cuando los empleados participan, escuchan.
4. Reuniones de diseño para los participantes
Haga que las reuniones sean más atractivas y digeribles con el método REACH. Si no está familiarizado con el término, REACH es un método que reposiciona las reuniones a través de la perspectiva del participante. Por ejemplo, esfuércese por realizar reuniones en intervalos de 20 minutos. ¿Por qué? Las investigaciones muestran que el enfoque intenso con estudiantes adultos dura hasta 20 minutos.
Consulte cada letra del método REACH significa a continuación:
- R ecall:¿Qué impedirá que mi audiencia recuerde la lección?
- E Esfuerzo:¿Cuánto esfuerzo se necesita para aprender este contenido?
- A Atención:¿Qué tan difícil será mantener el enfoque?
- C causa- ¿Qué causa o propósito tienen para aprender?
- H humildad:¿Qué tan humildes son como aprendices (y yo como instructor)?
5. Aumentar la cadencia de comunicación
Dada la realidad del trabajo remoto e híbrido, es probable que su organización pueda beneficiarse de una mayor frecuencia de reuniones para mantener fluida la comunicación. Considere aumentar la cadencia de su comunicación. Y concéntrese en reuniones más breves sobre un solo tema para no sobrecargar a los empleados.
6. Repensar la presencia ejecutiva
Hay una fuerte desconexión entre los ejecutivos y los líderes cuando se trata de comunicaciones efectivas. El 54% de los ejecutivos de alto nivel dicen que transmiten las principales actualizaciones de la empresa (como los ayuntamientos y todas las manos) al menos semanalmente. Sin embargo, solo el 20 % de los empleados está de acuerdo.
Cuando ocurren períodos de cambio rápidos e impactantes, está bien establecer puntos de contacto no estructurados para comunicarse con sus equipos.
Si bien los mensajes ejecutivos son críticos, la comunicación es más que transmitir información. Las buenas herramientas de comunicación pueden ayudarnos a sentirnos más conectados con las personas. Y cuando se trata de comunicación corporativa, construir estas conexiones es donde el video tiene el mayor impacto.
Descubra cómo los ejecutivos se inclinan hacia nuevas estrategias de comunicación con el Taller de comunicación en el lugar de trabajo.
7. Adaptarse al contexto
Las organizaciones han estado utilizando el video para atender a los equipos remotos y mejorar las reuniones durante años. Sin embargo, las herramientas más sólidas para producir, editar y compartir contenido de video han facilitado que los equipos colaboren de forma asincrónica y sincrónica para impulsar la productividad. El aprendizaje por video ofrece a los empleados un mayor control sobre cuándo aprenden para ayudarlos a absorber mejor el contenido.
Cuando se trata de la participación en reuniones, muchas herramientas de video tienen datos de seguimiento que pueden proporcionar información sobre el comportamiento del espectador. Estos datos pueden incluir el tiempo de visualización promedio, el tiempo de entrega y otras acciones de participación que pueden informar su estrategia de comunicación de video. Luego podrá ver lo que funciona y mejorar futuras experiencias de video.
Estos son algunos ejemplos de cómo comunicarse con los equipos de una manera atractiva mediante video:
- Use videos pregrabados además del video en vivo. La combinación de transmisión en vivo y video a pedido para reuniones internas ayuda a mejorar su mensajería.
- Incorpore herramientas interactivas para fomentar la retroalimentación. Esto requiere interactividad y aumenta directamente el compromiso.
- Demostraciones paso a paso para compartir en pantalla. Esto garantiza que su equipo no solo comprenda lo que se requiere de ellos, sino que comprendan la tarea en cuestión al realizar los movimientos ellos mismos.
- Cree una biblioteca de contenido de video. ¡No dejes que tus comunicaciones se pierdan! Aproveche las soluciones que le permiten seleccionar contenido y proporcionar un centro para que los equipos se mantengan sincronizados.
8. Perfeccione continuamente su programa de capacitación para empleados
También es importante pensar en el contexto de su contenido. Una estrategia de comunicación interna exitosa planea para cada participante, sin importar dónde se encuentre. Si planea crear una biblioteca de contenido de capacitación en video, asegúrese de atender a su audiencia.
Y recuerda:el entorno no debe ser un punto de fricción en tu estrategia. Steve Hamaday, gerente de capacitación virtual en Axalta, experimentó esto de primera mano cuando su equipo comenzó a implementar capacitaciones virtuales en vivo.
“La principal responsabilidad de nuestro equipo de contenido es desarrollar contenido de capacitación para el aula física”, dice. "Debido a que damos un giro diferente a la capacitación a través de nuestro programa virtual en vivo, tenemos que 'traducir' ese contenido un poco para que sea más efectivo para nuestros participantes en línea".
9. Siempre prueba tu tecnología
Probar su tecnología es la pieza final de una estrategia de comunicación interna efectiva. Eso es porque este es el canal en el que se entrega su mensaje. “Uno nunca quiere comenzar su evento y ver a la gente comentando:'¡No tengo sonido, no tengo video, ayuda!'”, dice David Haug, productor senior de video en Deloitte Global.
Para evitar contratiempos como ese que interrumpen la experiencia, acostúmbrese a probar su transmisión de video. Esto significa verificar la calidad del audio, la calidad del video y la conexión a Internet. Realice los movimientos como si fuera el día real de. Y considere la posibilidad de que alguien se una como participante para monitorear la visión de los empleados y asegurarse de que su visión se materialice según lo planeado.
Resumir
El trabajo nunca termina cuando prepara su estrategia de comunicaciones internas para el futuro. Solo recuerde que todos sus esfuerzos tienen el objetivo de conectarse auténticamente con los empleados para ayudarlos a producir su mejor trabajo.
Llegue a su equipo con video
Publicado originalmente el 20 de junio de 2019 por Emily Gover. Actualizado el 23 de abril de 2021 por Alysha Parker.