Es seguro decir que 2020 no ha resultado como nadie lo planeó. Y para muchas empresas, una implicación del resultado del año es que algunos, la mayoría o todos los empleados trabajan de forma remota. Pero, ¿qué significa esto para la jornada laboral? ¿Para colaboración y delegación? ¿Para la cultura de la empresa y la moral de los empleados?
La mayoría de nosotros hemos visto artículos que cubren muchos de estos temas en los últimos meses. El consenso entre muchos expertos y líderes empresariales es que el trabajo y la cultura de la empresa no tienen que sufrir, pero que se deben implementar sistemas para ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más efectiva desde ubicaciones remotas. El cambio del trabajo en persona al remoto no siempre es fluido, y eso es especialmente cierto dada la naturaleza apresurada de moverse de forma remota para combatir el COVID.
Una herramienta que se puede implementar para que el proceso sea más fluido es el contenido de video. Echemos un vistazo más de cerca a cómo las empresas pueden usar el video para mitigar cuatro desafíos que a menudo acompañan a un repentino turno de trabajo remoto.
Uso de video para hacer avanzar los proyectos
El trabajo remoto puede ser un desafío porque los empleados no tienen tanta visibilidad del trabajo de otros miembros del equipo. Incluso los gerentes más indiferentes pueden encontrar que es difícil controlar los proyectos del departamento porque es más difícil verificar el estado de un proyecto determinado.
Parte de esto se debe al hecho de que las conversaciones rápidas e informales generalmente se eliminan por completo en los entornos de trabajo remoto, especialmente en los nuevos. En la oficina, puede pasar junto a un compañero de equipo mientras rellena su café y tiene una conversación rápida sobre los próximos pasos o el cronograma del proyecto. O, mientras caminan hacia una reunión, pueden cruzarse y decir algo como:"Oye, te enviaré esa entrega en las próximas horas". Estas actualizaciones casuales se incorporan de forma más natural a la jornada laboral y, como tales, ocurren con más frecuencia.
El video puede ayudar a llenar estos vacíos. Muchas empresas incorporan reuniones de video con más frecuencia cuando cambian al trabajo remoto, o incluso cuando algunos empleados están en la oficina y otros trabajan de forma remota.
La clave aquí es que apilar su jornada laboral con reuniones tampoco es la respuesta, especialmente si esas reuniones son solo para controlar las actualizaciones del proyecto. El enfoque correcto para implementar este consejo puede depender de la estructura de su organización y las necesidades específicas de los miembros de su equipo, pero aquí hay algunos métodos comprobados para pensar.
Opción 1:Comience cada día de trabajo con una videollamada rápida
Esta opción puede ser excelente para los equipos que no quieren que la jornada laboral se vea interrumpida por la hora de la reunión, pero que valoran las actualizaciones periódicas. Trate de mantener estas reuniones en 15 minutos o menos, y concéntrese en darle al equipo visibilidad sobre en qué está trabajando cada persona en un momento dado.
Tenga en cuenta que esto no pretende ser una táctica de microgestión, así que no pida a los empleados que le den una explicación detallada de cómo van a pasar el día. En su lugar, realice un seguimiento de quién tiene los próximos pasos en cualquier proyecto conjunto y evalúe el ancho de banda para que cada miembro del equipo avance en los proyectos.
Por ejemplo, si un miembro del equipo dedicará todo el día a una tarea personal, el resto del equipo puede comprender que cualquier elemento de acción de esa persona puede retrasarse. O bien, si un miembro del equipo está listo para pasar su trabajo a otro miembro del equipo a media mañana, ambas personas pueden planificar sus días de manera más efectiva sabiendo cuál es ese período de tiempo.
Al usar este enfoque, la mayor parte del día aún está protegida para el trabajo en solitario, pero la comunicación se mantiene de tal manera que nunca hay más de un solo día laboral de incertidumbre sobre dónde se encuentra un proyecto o qué se debe hacer para seguir adelante.
Opción 2:anime a los miembros del equipo a realizar videoconferencias según sea necesario
Esta opción funciona bien para equipos que son relativamente autónomos pero que necesitan colaboración u orientación ocasionalmente para hacer avanzar un proyecto. En este escenario, todos trabajan individualmente y no hay reuniones programadas con regularidad, pero cada miembro del equipo se siente capacitado para convocar una reunión por video cada vez que hay una demora.
Esto preserva la mayor parte de la semana laboral para el trabajo individual, pero también asegura que los proyectos no se retrasen cuando surjan elementos de acción para que los discuta todo el equipo.
Una advertencia aquí es que esta opción requiere un tipo específico de equipo. Todos y cada uno de los empleados deben sentirse realmente cómodos solicitando la opinión del grupo al convocar una reunión. Si hay incomodidad en torno a esa acción, los retrasos que este sistema busca evitar ocurrirán de todos modos.
Opción 3:planifique programar una videoconferencia cada vez que alcance un hito
La opción n.º 3 es similar a la opción n.º 2, pero ofrece una programación ligeramente más planificada para los equipos que desean saber cuándo tendrá lugar la próxima reunión/punto de control. En esta situación, los equipos dividen un proyecto en hitos que requerirán colaboración. La idea es que cada hito represente un momento en el que el grupo deberá volver a reunirse para hablar sobre los detalles para seguir adelante. Esto puede suceder cuando todos necesitan revisar el trabajo que se ha realizado hasta el momento, cuando los pasos para avanzar no están claros o cuando se necesita la aprobación de la gerencia.
Una vez que se identifiquen estos hitos, planee tener videoconferencias cuando alcance cada uno. Esto significa que los miembros del equipo no necesariamente sabrán exactamente cuándo tendrá lugar la próxima reunión en términos de fecha y hora, pero todos estarán en sintonía sobre lo que debe ocurrir antes de la próxima reunión. La idea debería ser que, entre hitos, todos puedan trabajar de forma autónoma sin verse frenados por la falta de colaboración. (Si ese no es el caso, puede combinar esta opción con uno de los dos primeros enfoques para aumentar la visibilidad día a día).
Uso de video para alinear objetivos
Alinear equipos en torno a los objetivos de la empresa (o los objetivos del departamento) puede ser especialmente desafiante en un mundo remoto. Además, en medio de la COVID-19, muchos objetivos de la empresa y del departamento están cambiando en cualquier momento a medida que las normas y los problemas de seguridad continúan cambiando.
El video es una excelente manera de alinear a los equipos en torno a estos objetivos mientras maximiza la aceptación. Sin una ubicación centralizada en la empresa, a veces los empleados sienten una falta de conexión con los objetivos de la empresa. Después de todo, puede ser difícil sentir que eres una fuerza impulsora para un propósito mayor sin sentirte conectado físicamente con ese propósito mayor.
El video cierra esta brecha al permitir un medio para explicar los objetivos y aumentando la probabilidad de que se sienta personal para cada empleado. Por lo general, un correo electrónico o un mensaje de Slack para toda la empresa no tendrá el poder de inspirar y alinear a los equipos como lo hará un mensaje de video. Usa esto a tu favor en un momento en que es más importante que nunca que todos trabajen juntos para lograr los objetivos de la empresa.
Logísticamente, los videos para este propósito pueden ser pregrabados o en vivo (como una videollamada). Los videos pregrabados pueden ir en cualquier dirección:un video animado que revela los objetivos de ventas del próximo trimestre, un mensaje personal del director ejecutivo que aborda los objetivos del proyecto de un departamento, o cualquier cosa intermedia.
La clave es que el video debe responder cualquier pregunta que los compañeros de equipo puedan tener sobre cuáles son los objetivos, y debe sentirse lo más auténtico y personal posible para garantizar que cada empleado se conecte con su misión.
Uso de videos para preservar la cultura de la empresa
Uno de los argumentos más comunes que esgrimen los escépticos contra los entornos de trabajo remoto es que la cultura de la empresa no puede existir para una fuerza laboral remota. ¡Afortunadamente, esto no es cierto! Mientras es Es cierto que mantener una cultura empresarial puede requerir más esfuerzo cuando los empleados trabajan de forma remota, es posible y vale la pena invertir en ese esfuerzo.
Una forma de preservar la cultura de la empresa con una fuerza laboral remota es usar video. Cuando la preservación de la cultura es el objetivo, el video es una excelente manera de devolverle la personalidad a su empresa. Sin video, puede ser fácil olvidar que el trabajo ambiguo que se lleva a cabo en toda la empresa en realidad representa los esfuerzos de muchas personas individuales, cada una de las cuales tiene sus propias personalidades, talentos, peculiaridades e historias.
El video ayuda a los empleados remotos a conectarse en este nivel personal. Devuelve el elemento humano a las rutinas diarias que a menudo carecen de un toque humano.
Nuevamente, tanto los videos pregrabados como los en vivo pueden funcionar bien aquí. Los videos pregrabados pueden incluir mensajes de la gerencia, discusiones sobre la misión o los valores de la empresa, o incluso ventajas como charlas informales o sesiones de desarrollo profesional.
Los videos en vivo luego ayudan a construir una relación entre las personas. Algunas ideas pueden incluir chats de tutoría en vivo, horas felices de video en toda la empresa, sesiones de trivia o reuniones y saludos entre departamentos o equipos. Cualquier ejecución de video que haga que las personas se sientan más conectadas entre sí y con la empresa es una victoria.
Uso de videos para fomentar el pensamiento creativo
Finalmente, el trabajo remoto también puede hacer que sea más desafiante pensar fuera de la caja. Si alguna vez se ha sentado alrededor de una gran mesa de conferencias para una sesión de lluvia de ideas de la empresa, sabe de lo que estamos hablando. La lluvia de ideas generalmente se siente como una actividad muy presencial y, a veces, los empleados remotos se concentran tanto en el día a día que no parece natural reservar tiempo para tener esas conversaciones de lluvia de ideas de forma remota.
Sin embargo, ser remoto hace que estas conversaciones sean aún más importantes, y el video las hace logísticamente posibles. Hay toneladas de opciones de software de videoconferencia que tienen complementos diseñados específicamente para la lluvia de ideas, con herramientas como mapas mentales o pizarras virtuales compartidas en los dispositivos de todos.
El elemento virtual también puede hacer que algunas personas se sientan más capacitadas para hablar. Hay dos razones para esto. Una es que en una videollamada, la naturaleza de la interfaz introduce el sentimiento de que todos son iguales. Cada persona es solo un cuadrado en la pantalla, ya sea que ese cuadrado represente al director ejecutivo o al pasante de verano. Esto puede ayudar a mitigar algunas de las políticas de la oficina que pueden impedir que alguien comparta.
En segundo lugar, muchas personas que tienen una voz más suave por naturaleza pueden sentirse fortalecidas por el refugio de la pantalla. No estar en persona en una mesa de conferencias puede hacer que algunos empleados se sientan cómodos compartiendo ideas innovadoras que podrían haber elegido no expresar en la oficina.
En última instancia, nadie sabe realmente qué traerán los próximos meses. Pero, si su oficina ha elegido trabajar de forma remota durante este tiempo (¡o todo el tiempo!), use estos consejos para pensar en las muchas formas en que puede incorporar el video en la ecuación. Estamos seguros de que el video es la herramienta adecuada para el trabajo.