¿Tienes curiosidad acerca de lo que se necesita para ser un planificador de eventos o un administrador de eventos?
Si tienes una mentalidad creativa, buen ojo para los detalles y un amor por la colaboración, ¡este concierto podría ser para ti! En este artículo, profundizaremos en lo que hace un planificador de eventos y un administrador de eventos y qué habilidades necesitará para planificar y producir un evento increíble.
En este artículo:
- ¿Qué hace un planificador o administrador de eventos?
- ¿Qué es un evento?
- ¿Qué cinco habilidades necesitan los planificadores de eventos?
- Lo que no necesitas para ser un planificador de eventos
¿Qué hace un planificador o administrador de eventos?
Cuando la mayoría de las personas escuchan las palabras "organizador de eventos", a menudo piensan en Jennifer Lopez en The Wedding Planner. — alguien que planea eventos o fiestas. Es por eso que los profesionales en este espacio tienden a preferir el título "administrador de eventos", "coordinador de eventos", "vendedor de eventos" o incluso "productor de eventos". Mientras que la planificación de fiestas puede ser parte de las tareas de un administrador de eventos y una habilidad única y desafiante por sí solo, el papel real se basa principalmente en la estrategia.
Un administrador de eventos está a cargo de definir la presencia física de una empresa o marca, básicamente decidiendo cómo se mostrará una marca en el mundo real. Definen el por qué detrás de un evento, ya sea un evento emergente, una feria comercial o una hora feliz de la industria, y coordinar la ejecución del evento en sí. Eso significa trazar objetivos, identificar a su audiencia, equilibrar presupuestos, colaborar con diferentes equipos y ejecutar un evento que se conecte mejor con su público objetivo.
Es un trabajo que requiere la capacidad de usar muchos sombreros, una atención obsesiva a los detalles, un amor por la colaboración y un enfoque creativo y original. Si bien eso puede parecer abrumador, es un trabajo increíblemente gratificante que tiene muchas oportunidades en cualquier industria.
Pero también es una profesión que está cambiando con los tiempos. Debido a que la pandemia ha sacudido mucho de lo que hacemos, retrocedamos un poco.
¿Qué es un evento?
Esto es un poco difícil. Cada empresa define un evento de formas ligeramente diferentes. Tradicionalmente, es una interacción física entre su audiencia y su marca, ya sea que tenga lugar en una sala de conferencias, una pantalla de video o en ambos. Pero cada vez más, las empresas están comenzando a cambiar su definición de gestión de eventos.
Según su industria, un evento puede ser un panel de discusión en persona, una proyección de una película, un podcast o una fiesta de lanzamiento. Es por eso que los especialistas en marketing de eventos a veces también se denominan especialistas en marketing experiencial:elaboran estrategias y ejecutan experiencias, en todas sus formas emocionantes.
En este momento, ha habido mucha charla entre la gente de eventos sobre eventos híbridos, que combinan la experiencia del evento en persona con una experiencia virtual. Aquí en Vimeo, cambiamos nuestro enfoque a la programación virtual, que combina conferencias en vivo con producción de video pregrabado. Otras empresas pueden buscar un comercializador experiencial con experiencia en podcasts o alguien que sepa cómo producir una serie de videos para promocionar su marca.
Si bien los eventos tienden a abarcar toda la gama hoy en día, hay algunas habilidades que los planificadores de eventos necesitarán de manera uniforme para hacer bien su trabajo.
¿Qué 5 habilidades necesitan los organizadores de eventos?
Gestión de proyectos
Gran parte del proceso de planificación y gestión de eventos requiere trabajar en colaboración con diferentes equipos, realizar un seguimiento de todas las partes móviles, comunicarse entre equipos y asegurarse de que todos cumplan con sus plazos. Si tiene una certificación en gestión de proyectos, este es un trabajo en el que le dará un buen uso.
Habilidades organizativas
Hay muchos elementos y detalles diferentes y únicos que intervienen en la elaboración de estrategias y la planificación de un evento. Es por eso que los gerentes de eventos más exitosos son maestros en organización y gestión de proyectos. Un administrador de eventos trabaja con varios equipos, hace malabarismos con tareas grandes y pequeñas, y necesita seguir la corriente porque no hay dos días iguales. La organización es clave:debe poder documentar todas sus conversaciones, reunir agendas antes de las reuniones y realizar un seguimiento de todos los detalles intermedios.
Equilibrio de creatividad y estrategia
Por supuesto, la gestión de eventos no es solo tomar notas y gestionar equipos. El rol cae bajo el paraguas de marketing, y ser un vendedor exitoso requiere un conjunto diferente de herramientas. En última instancia, un administrador de eventos decide cómo se presenta la empresa en la vida real a su público elegido. Identifican la audiencia, los objetivos del evento, los mensajes convincentes para hablar con esa audiencia y asignan el presupuesto que funciona mejor para ese proyecto. Se trata de un enfoque ingenioso y original para generar una gran idea, y una mente logística y analítica para hacerla realidad.
Capacidad de mantenerse al día
Las tendencias cambian rápidamente, tanto en diferentes industrias como en el espacio de eventos más grandes. Los planificadores de eventos deben saber lo que sucede en los eventos, así como tener una comprensión sólida de lo que están haciendo sus competidores y otros motores y agitadores de la industria. Mantenerse al tanto del pulso de la industria realmente lo ayudará a descubrir cómo posicionar su negocio y su marca, sin dejar de ser competitivo en el espacio.
Capacidad de hablar el lenguaje técnico
Debido a todos los diferentes departamentos con los que trabajan los administradores de eventos, es de gran ayuda poder comunicar claramente una visión para un evento y ponerse al día rápidamente. Debido a que trabajo en Vimeo, por ejemplo, sé qué elementos técnicos se requieren para poder transmitir en vivo un seminario web o una conferencia, incluso si no necesariamente sé cómo producirlo en vivo yo mismo (aunque Vimeo Events lo ha hecho mucho más fácil para pretender que tengo las habilidades técnicas).
Lo que no necesitas para ser un planificador de eventos
- Un MBA
- Una Maestría en Marketing
- Una certificación en Relaciones Públicas
- ¡O cualquier tipo específico de educación!
Si bien algunos planificadores de eventos tienen maestrías en administración de empresas o diplomas en marketing, muchos no los tienen. Los administradores de eventos provienen de una amplia gama de antecedentes. Llegué a este trabajo a través del cine y el teatro; mis primeros trabajos fueron en festivales de cine.
En cambio, realmente puedes elegir tu propia aventura en este campo. Si está interesado en la gestión de eventos, piense en la industria que más le atrae. Si tiene experiencia o interés en bienes de consumo empaquetados, o en la industria de la música, publicaciones o tecnología, es probable que encuentre toneladas de funciones de gestión de eventos en esos campos.
Casi todas las industrias organizan algún tipo de evento, ferias comerciales, conferencias o festivales. Y donde hay eventos, hay una necesidad de administradores de eventos. Si bien no hay dos roles exactamente iguales, cada administrador de eventos desarrolla un conjunto de habilidades único que se puede aplicar en otros roles de marketing u otros departamentos.