Las reuniones del ayuntamiento deben ser un evento clave en el calendario mensual de cada organización. Son una oportunidad para que los empleados y el liderazgo se reúnan como equipo, participen en una conversación abierta, compartan actualizaciones, éxitos y cualquier consulta que haya surgido en el camino.
Durante la pandemia, las reuniones del ayuntamiento se han visto ligeramente diferentes, y la mayoría de las organizaciones han cambiado a un formato en línea. Esta transición podría haber sido desalentadora al principio, y muchos se preguntaron si era realmente posible organizar una reunión efectiva. y interesante reunión del ayuntamiento virtualmente. ¿La respuesta? Sí, lo es.
Este artículo lo guía a través de todo lo que necesita saber sobre las reuniones comunitarias virtuales, con consejos y trucos que puede implementar para optimizar la experiencia de todos y por qué debería usar Riverside.fm.
TL;RD
- Las reuniones comunitarias virtuales reúnen a los líderes y empleados de una organización en una plataforma de reunión virtual como Riverside.fm .
- Las reuniones públicas son una oportunidad para compartir noticias y actualizaciones de la empresa, logros de los empleados y cualquier problema o queja.
- Reuniones comunitarias virtuales construyen la moral de los empleados, establecen un diálogo abierto entre los diferentes niveles de su organización, lo ayudan a llegar a más de su fuerza laboral y le permiten grabar su reunión en HD .
- Algunos consejos para llevar a cabo una reunión del ayuntamiento incluyen:establezca una agenda, designe un moderador, elija su software con cuidado, y no te lo tomes demasiado en serio .
¿Qué es una reunión del ayuntamiento?
Volvamos a lo básico por un momento. Una reunión en el ayuntamiento no es exactamente lo que parece. En lugar de una reunión literal de residentes de la ciudad , en el contexto que estamos viendo, se refiere a una reunión regular del personal y el equipo de liderazgo de una organización o empresa en el contexto que estamos viendo. Es una oportunidad para que se hagan anuncios en toda la organización, se compartan actualizaciones y se mantenga un diálogo y una conversación abiertos. El término ya no se limita a simples reuniones de "actualización de la empresa", sino que también puede referirse a reuniones de ejercicios de creación de equipos, reuniones de lanzamiento y más.
¿Cuál es el propósito de una reunión del ayuntamiento?
El propósito de una reunión en el ayuntamiento es reunir a los empleados y al equipo de liderazgo de una organización. Como dijimos anteriormente, esto podría ser para discutir las últimas noticias, brindar actualizaciones menores sobre los éxitos recientes de su empresa o simplemente para romper el hielo y desarrollar el espíritu de equipo. Dicho esto, dado que una reunión del ayuntamiento se lleva a cabo principalmente para el beneficio de sus empleados, debe dejar que el propósito y el formato de su reunión se ajusten a lo que sus empleados quieren o sienten que necesitan.
Las reuniones del ayuntamiento son importantes para situar a todos dentro de un panorama más amplio y, en última instancia, crear un sentido de comunidad y camaradería dentro de la organización.
Ventajas de las reuniones públicas virtuales
Espíritu de equipo y comunidad
En el día a día, lo más probable es que sus empleados interactúen con sus pequeños equipos y gerentes de línea, sin la oportunidad de ver cómo encajan en el panorama general. Organizar reuniones en el ayuntamiento es una excelente manera de traer a todos juntos, cultivando un verdadero sentido de comunidad y espíritu de equipo.
Motivación potenciada
La oportunidad de compartir las victorias de su empresa (ya sean grandes o pequeñas), además de mostrar a cada uno de sus empleados cómo encajan en la trayectoria a gran escala de su negocio, es una forma segura de aumentar la moral y la motivación de los empleados.
Diálogo abierto
En términos de establecer un ambiente de trabajo saludable, acogedor y abierto, las reuniones públicas son muy importantes para capacitar a los empleados para que expresen sus opiniones y digan lo que piensan. Esto se aplica en particular a la creación de una línea transparente de comunicación entre sus empleados y el equipo de liderazgo. Especialmente en organizaciones más grandes, el equipo de liderazgo de alto nivel puede sentirse distante y desinteresado en el trabajo que se lleva a cabo en otros niveles del negocio. Las reuniones del ayuntamiento son una buena oportunidad para romper esas barreras.
Seguro contra la COVID
En muchas partes del mundo, las restricciones de COVID-19 todavía están vigentes. Las reuniones virtuales significan que puede continuar reuniendo a sus empleados de manera compatible con COVID.
Llegue a toda su organización
Otra gran ventaja de los ayuntamientos virtuales es llegar a todos organización a la vez. Independientemente de si sus empleados se encuentran en varios lugares, podrán unirse a su reunión (si la diferencia horaria lo permite, por supuesto).
Registre su reunión del ayuntamiento
Otro beneficio de las reuniones públicas virtuales es grabar toda la sesión. Los miembros del personal que no pudieron asistir a la reunión pueden verla y usted puede enviar un resumen a los que asistieron.
Desventajas de las reuniones públicas virtuales
Difícil de organizar
Por razones obvias, coordinar, organizar y organizar una reunión de toda la organización puede ser un verdadero dolor de cabeza. En primer lugar, tiene el desafío de encontrar un momento que se adapte a la mayoría de las personas. Luego, también deberá asegurarse de que todos sepan cuándo se llevará a cabo la reunión del ayuntamiento y cómo pueden acceder al enlace de la reunión. Afortunadamente, con Riverside.fm, organizar la reunión del ayuntamiento es pan comido.
Intimidante
Aunque las reuniones del ayuntamiento están destinadas a proporcionar una plataforma para el diálogo abierto y la discusión transparente, puede ser una perspectiva intimidante hablar ante toda su organización.
Limitaciones de tiempo
Cuando se trata de negocios, el tiempo es esencial. Para organizaciones más grandes, en particular, es posible que no pueda incluir todo lo que está en su agenda en una sola reunión del ayuntamiento, o que no todos tengan la oportunidad de contribuir. Sin embargo, no te preocupes; hay soluciones. Podría, por ejemplo, dividirlo en reuniones públicas más pequeñas que estén más enfocadas con menos personas.
¿Qué tan efectivas son las reuniones comunitarias virtuales?
Aunque las reuniones del ayuntamiento son un formato efectivo en teoría, se trata de lo que haces con ellas y cómo eliges llevarlas a cabo. Tanto usted como sus empleados obtendrán el máximo valor de sus reuniones públicas si adapta el formato a sus necesidades. Recuerde, está destinado a ser una conversación bidireccional. No se sienta obligado a seguir un formato convencional. En su lugar, haga suyas las reuniones del ayuntamiento, de acuerdo con su comunidad y la filosofía de su organización.
¿Cómo funcionan las reuniones del ayuntamiento?
Nuevamente, todo esto se reduce a cómo su organización en particular elige hacer las cosas. Dicho esto, la mayoría de las reuniones del ayuntamiento tendrán un establecer una agenda para que haya algún tipo de estructura a seguir. La agenda podría cubrir temas clave o noticias que se discutirán, o podría dejar un tiempo determinado para preguntas y respuestas. Todo depende de la naturaleza exacta de su reunión en el ayuntamiento.
Cómo llevar a cabo una reunión comunitaria
Cuando se trata de organizar una reunión del ayuntamiento organizacional, hay muchos aspectos logísticos que considerar. Vamos a desglosarlo:
Pasos para organizar una reunión comunitaria en línea
- Establece la fecha y la hora. Deberá probar y establecer un horario que funcione para los miembros clave de su liderazgo y que sea apropiado en todas las zonas horarias si tiene un equipo internacional.
- Envíe un recordatorio de calendario y una nota, incluido el enlace de invitación virtual al ayuntamiento, así como la agenda de la reunión. Una vez que haya establecido la fecha y la hora, asegúrese de enviar la invitación a todos los miembros de su organización.
- Si es la primera vez que organiza un ayuntamiento virtual, vale la pena incluir algunas instrucciones básicas sobre cómo unirse a la reunión.
- Si es una organización particularmente grande, es posible que desee designar a un moderador. El moderador simplemente será responsable de mantener la reunión en marcha y a tiempo.
- Asegúrate de cumplir con tu agenda del día. Si puede, siempre es una buena práctica dejar tiempo para una sesión de preguntas y respuestas de la audiencia.
- Una vez que termine la reunión del ayuntamiento, envíe un resumen y un correo electrónico de agradecimiento. Es un buen toque incluir una grabación de la reunión para aquellos que quizás no hayan asistido ese día. Enviar un correo electrónico de seguimiento también es una forma efectiva de cimentar los puntos principales de la reunión y mantenerlos frescos en la mente de sus empleados.
5 consejos para mejorar las reuniones públicas
Establece una agenda de reunión con anticipación
Establecer una agenda de reuniones lo ayudará tanto a usted como a sus empleados. La estructura adicional ayudará a que la reunión del ayuntamiento fluya mejor, lo ayudará a cumplir con el tiempo de manera más efectiva y significará que sus empleados pueden preparar sus pensamientos y todo lo que quieran decir con anticipación.
Elija su software de reunión virtual con cuidado
Su elección de software para reuniones virtuales puede influir seriamente en el éxito general de sus ayuntamientos virtuales. Quiere una plataforma fácil de usar con alta funcionalidad que mejore su reunión en el ayuntamiento. La capacidad de grabar su sesión, compartir su pantalla e invitar a la participación de la audiencia en vivo también es fundamental. Algunas opciones incluyen Google Meets, Webex, Zoom y, por supuesto, Riverside.fm.
No te lo tomes demasiado en serio
Dado que está compartiendo las noticias y actualizaciones de su organización, puede sentirse más como una reunión de negocios, ¡pero no lo es! Esta es una oportunidad para establecer una atmósfera comunitaria más relajada y crear transparencia a través de líneas abiertas de diálogo entre las diferentes partes interesadas en su negocio. Es más probable que tenga una reunión fructífera en el ayuntamiento si es más relajada.
Haga que sus empleados se sientan cómodos y valorados
Para obtener realmente el máximo valor de las reuniones de su ayuntamiento, sus empleados deben sentirse cómodos asistiendo y hablando. Esto vendrá de una mezcla de la atmósfera dentro de la reunión y cómo se les hace sentir. En la medida de lo posible, debe asegurarse de que sus empleados se sientan muy valorados cuando asistan a su ayuntamiento virtual. Puede hacer esto asegurándose de que todos tengan la oportunidad de hablar y destacando los logros de los empleados, por ejemplo.
Cambia y adapta cuando sea necesario
No tenga miedo de cambiar la forma en que realiza sus reuniones públicas si descubre que algo no funciona para usted. Como dijimos anteriormente, debe estar listo para adaptar sus reuniones a lo que sus empleados necesitan y quieren, en lugar de apegarse a lo que sabe.
Organizar una reunión en el ayuntamiento con Riverside
Riverside.fm está diseñado para hacerle la vida más fácil. Llevar a cabo una reunión en el ayuntamiento ya es lo suficientemente estresante, entonces, ¿por qué no aprovechar las poderosas herramientas de Riverside.fm para que la experiencia sea lo más fluida posible?
Fácil de usar
Cuando se trata de administrar su ayuntamiento, no desea verse obstaculizado por una tecnología incómoda o torpe. Riverside.fm está diseñado para que el proceso sea lo más sencillo posible. Unirse a su ayuntamiento virtual es tan fácil como hacer clic en el enlace de invitación, y no es necesario que sus coanfitriones o audiencia creen una cuenta o descarguen ningún software adicional.
Potentes funciones
La amplia gama de funciones de Riverside significa que puede personalizar su ayuntamiento virtual. Comparta su pantalla para mostrar a sus empleados recursos adicionales, agregue sonido y otros medios a su sesión usando el Tablero de medios, e incluso invite a cualquier empleado a 'subir al podio', por así decirlo, haciendo uso de la función de llamada de audiencia en vivo. . El mundo es tu ostra con Riverside.fm.
Grabación en alta definición
Desafortunadamente, es casi imposible que todos sus empleados estén en una sola llamada al mismo tiempo. Afortunadamente, Riverside.fm graba localmente de forma automática en Full HD, por lo que puede compartir la grabación del ayuntamiento con cualquiera que se la haya perdido.
Subida progresiva a la nube
Ya no tiene que esperar horas para que la grabación de la reunión del ayuntamiento esté disponible en línea para compartir. Riverside carga todos los archivos en la nube a medida que graba, de modo que cuando termine, todo estará listo para compartir en cuestión de minutos. Esto también evita que la computadora se bloquee o falle y te haga perder tus grabaciones.
Fácil personalización de marca
Si desea compartir las reuniones públicas de su ayuntamiento, o incluso solo dentro de la empresa, nunca es una mala idea mantener todo profesional y coherente con la marca de su organización. El editor mágico de Riverside lo ayuda a hacer esto con diseños sencillos, así como fondos y logotipos personalizados para adaptarse a la marca de su organización.
3 herramientas clave para incorporar en sus reuniones comunitarias virtuales
Pantalla compartida
Haga que su reunión en el ayuntamiento sea más interactiva y atractiva mediante el uso de la función de pantalla compartida. Puede optar por una presentación de PowerPoint simple que refuerce la discusión, reproduzca videos o demuestre un proceso en particular. Independientemente de lo que muestre, el elemento visual agregado es una forma efectiva de reforzar lo que está diciendo y mantener a sus empleados interesados.
Encuestas/encuestas en vivo
Al final del día, las reuniones del ayuntamiento tienen que ver con sus empleados. Fomenta su participación invitándolos a dar su opinión a través de sondeos o encuestas en vivo. Esta es una excelente manera de involucrar a su audiencia en la reunión del ayuntamiento y realmente hacerles sentir que su voz es importante.
Grabación en alta definición
No se debe pasar por alto la capacidad de grabar localmente la reunión de su ayuntamiento en Full HD. Como dijimos anteriormente, esta es una excelente manera de compartir la reunión con aquellos que no pudieron asistir.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es otra palabra para una reunión del ayuntamiento?
Todas las organizaciones se refieren a sus reuniones municipales de manera un poco diferente. Es posible que se encuentre con algunas personas que lo llaman más literalmente una "reunión de toda la organización", mientras que otros pueden referirse a ella como una "puesta al día" mensual. Realmente puedes elegir llamarlo como quieras.
¿Cuál es un efecto importante de la participación en las reuniones del ayuntamiento?
Con mucho, el efecto más importante de la participación en las reuniones del ayuntamiento es un mayor sentido de comunidad y espíritu de equipo. Además, los empleados sentirán que son una parte valiosa de un panorama más amplio que puede hacer maravillas para la motivación en el trabajo.
¿Cómo se hace divertido un ayuntamiento?
En primer lugar, asegúrese de seguir nuestros consejos para crear un ambiente más relajado en su ayuntamiento. También puede optar por reservar una parte de la reunión al principio dedicada a actividades para romper el hielo o actualizaciones más personales con un toque humorístico.