¿Cuánto tiempo y dinero ahorraría? si tuviera un marco presupuestario que garantizara las ganancias?
La idea de cobrar lo que vales es más controvertida de lo que piensas. Los defensores dicen que debe cobrar lo que vale, o no aceptar el proyecto en absoluto. Otros defienden los beneficios de trabajar gratis.
La mayoría de nosotros caemos en algún punto intermedio.
Pero he aquí un hecho:un presupuesto elaborado adecuadamente es la diferencia entre un proyecto que apenas alcanza el punto de equilibrio y uno que paga las facturas, hace felices a sus contratistas y le permite reinvertir efectivo en su compañía de producción. Si pudieras, ¿cómo harías crecer tu negocio? ¿Qué equipo y recursos compraría? ¿A quién contratarías?
Estas son las preguntas que separan los negocios rentables de los que fracasan.
La importancia de presupuestar correctamente
De hecho, la mayoría de las empresas creativas fracasan. Si solo está alcanzando el punto de equilibrio, o peor aún, comiendo costos, en sus producciones, su operación independiente no durará mucho.
Un presupuesto sólido como una roca es la clave para cobrar lo que realmente vale. Pero más que eso, saber cómo presupuestar adecuadamente le da la confianza de que no está dejando dinero sobre la mesa, dinero que podría (y merecidamente debería) reinvertir en su negocio.
El primer paso para aprender a presupuestar adecuadamente es perfeccionar sus habilidades de estimación. Como todas las habilidades que valen la pena, el dominio viene con la práctica y la revisión.
Para dar cuenta de esto, debe crear un presupuesto tres veces diferentes para cada proyecto. Aquí está el desglose:
Presupuesto 1: El primer pase
Su primera ronda de elaboración del presupuesto para un proyecto se produce inmediatamente después de su primer contacto con un cliente potencial, pero antes de su primera reunión de concepto o lluvia de ideas inicial.
Esta estimación es para uso interno, por lo que generalmente no la comparte con el cliente, solo la cifra aproximada. El primer paso El presupuesto lo ayuda a pensar de manera realista sobre el alcance del proyecto. Comparta esto con su equipo de producción y sus colegas para recibir comentarios.
Presupuesto 2: El meollo del asunto
Este es el presupuesto que representa cada costo que anticipa para el proyecto. Incluye elementos de línea para todos los costos directos y tarifas de contratistas, y tiene en cuenta un margen de beneficio para cada uno (más información sobre los márgenes de beneficio en la siguiente sección).
Este es el presupuesto que compartirás con un cliente. La cotización no debería ser una sorpresa para su cliente, ya que debería haberle dado una cifra aproximada basada en el primer pase.
Presupuesto 3: El seguimiento
En este punto, ha terminado el proyecto y ha registrado los costos reales contra sus estimaciones iniciales. Usted y su equipo deben revisar esto para ver qué elementos se encuentran por encima o por debajo del presupuesto. Use esto como un informe y discuta cómo puede mejorar sus tácticas presupuestarias en su próximo proyecto.
Este es el presupuesto más importante que preparará y es la forma más rápida de perfeccionar sus habilidades de estimación.
Factor en un margen para autónomos
Cobrar lo que vales es más que tirar tu tarifa por hora. Los presupuestos sólidos como una roca deben incluir todos los costos directos asociados con el proyecto. Su presupuesto debe tener en cuenta cosas como el alquiler de equipos, las tarifas de licencias de música, los costos de viaje, las tarifas de los contratistas y las tarifas para usted y su equipo. Sin embargo, un presupuesto adecuado lleva las cosas un paso más allá al incluir los márgenes de beneficio.
Un margen de beneficio es una cantidad adicional (generalmente calculada como un porcentaje) que se suma a un costo o tasa para garantizar un beneficio. Sin márgenes de ganancia, las empresas no pueden expandirse y ven muy poco (o ninguno) crecimiento.
Una de las mejores formas de tener en cuenta un margen de beneficio es incluirlo en los honorarios de sus contratistas.
Cuando crea su equipo de producción, está reuniendo a profesionales para que lo ayuden a ejecutar el sonido, escribir guiones, componer música y, en última instancia, transmitir su experiencia creativa al producto terminado y a las manos de su cliente. Además de eso, le está dando a sus colegas y contratistas un negocio muy apreciado.
Debe considerar el trabajo que se necesita para reunir ese equipo de creativos. Para ello, tenga en cuenta un margen de beneficio del 30 % al 60 % además de las tarifas de sus contratistas. De lo contrario, le está dando trabajo gratis a sus contratistas. Eso está bien, por supuesto, pero mereces una compensación por el esfuerzo que se necesita para alinear a los profesionales creativos con la visión creativa del proyecto.
Sin estos márgenes integrados en sus presupuestos, está dejando dinero sobre la mesa y perdiendo el trabajo que tanto le costó ganar.
Cómo garantizar la rentabilidad y hacer crecer su negocio
Ahora que conoce los beneficios de los márgenes de beneficio y la elaboración adecuada de presupuestos, es el momento de incluirlos en sus presupuestos.
Ya sea que use Hojas de cálculo de Google, Excel o Numbers, es una buena idea comenzar a usar hojas de cálculo para crear sus presupuestos, como mínimo, para sus presupuestos internos. El uso de una hoja de cálculo acelerará los cálculos para cosas como contratistas y otras partidas.
Aquí está el truco:es una fórmula simple que puede agregar a sus hojas de cálculo (como se muestra arriba). Para cada elemento de línea (Columna A), debe tener cuatro (4) columnas adicionales:
- Columna B: La tarifa diaria de su contratista (agregue otra columna para el número de días más allá de uno).
- Columna C: Su margen objetivo (si está trabajando con el cliente en el precio, este es un buen lugar para ajustar los números).
- Columna D: El beneficio calculado de la tarifa de su contratista.
- Columna E: El importe por el que facturará a su cliente.
Aquí hay un escenario:está contratando un DP para una sesión de un solo día. Has negociado su tarifa diaria en $1,000. Agregue esta cantidad a la Columna B.
Este director de fotografía es muy bueno y aportará una calidad excepcional al producto final. Por lo tanto, evalúa un margen del 60 por ciento además de su tarifa diaria para tener en cuenta la calidad de su trabajo, así como el tiempo y el esfuerzo necesarios para alinearlos con los objetivos del proyecto. Agregue esta cantidad a la Columna C.
En la Columna D, agregue la siguiente fórmula a la celda:=MULTIPLICAR (B2, C2). Esto calculará la ganancia.
En la columna E, agregue esta fórmula a la celda:=SUMA (B2, D2). Esto agrega la ganancia calculada a la tasa del DP. Esta es la cantidad por la que facturará al cliente.
Hay herramientas disponibles que pueden hacer este trabajo por usted, como la herramienta Budget Maximizer, diseñada por Ryan Koral y Matt Davis en Studio Sherpas.
La herramienta es esencialmente una hoja de cálculo turbocargada (disponible en Excel y Numbers) con elementos de línea para preproducción, producción y posproducción. Cada celda tiene fórmulas simples integradas en la hoja de cálculo que representan los márgenes de ganancia, lo que le permite crear presupuestos centrados en las ganancias de manera rápida y eficiente. También viene con un video de capacitación de una hora que lo guía a través de cómo usar la herramienta, así como algunas técnicas sobre cómo presentar presupuestos a sus clientes.
Al adherirse a estas prácticas, se evitará consumir costos y sobrepasar el presupuesto, lo cual es malo para su negocio y peor aún para su reputación.