Frente a la creación de un video de capacitación que explicaba el procedimiento correcto para completar un nueva forma de negocio, decidí abrir el video con una voz en off de un actor que interpreta a John Houston como Dios:
En un principio fue Gerencia y Gerencia creó la Organización y la Organización quedó vacía y sin formas; y la Gerencia dijo:"Que haya formas", y hubo formas y las formas fueron fecundas y se multiplicaron... y se multiplicaron... y se multiplicaron.
El programa ganó una pared llena de premios, todos otorgados a la persona que encargó el video en lugar de a mí, que simplemente concebí, escribí, dirigí y edité el programa; pero esa es una historia diferente.
¿Por qué la apertura elegante para una humilde herramienta de capacitación? Simple:atrae a la audiencia con humor inicial y es posible que se queden para ver el contenido emocionante que sigue, cosas como "...Presiona la tecla TAB para avanzar al siguiente campo". La moraleja es que un buen programa de capacitación exige tanto pensamiento y creatividad como un programa de historia o un comercial.
En el artículo Capacitación básica (en línea en www.videomaker.com y en la edición de mayo de 2000 de la revista) cubrimos la selección y estructuración de temas para videos de capacitación; así que veamos cómo especificar su programa en detalle y cómo anticipar las limitaciones y problemas de producción.
Especificaciones del proyecto
Cuanto mejor defina su proyecto de capacitación desde el principio, más ajustado y efectivo será su video final.
En primer lugar, ¿cuál es su objetivo? Un video de capacitación implica que su audiencia aprenderá cómo hacer algo cuando su video haya terminado. Expresar los objetivos como acciones. "Los alumnos entenderán las técnicas de montacargas" es un objetivo sin valor porque nadie puede medirlo. "Los aprendices maniobrarán paletas cargadas en espacios de almacenamiento confinados" es un buen objetivo. Mantenga sus objetivos reducidos a cuatro o cinco como máximo. No intentes hacer todo en un solo programa.
A continuación, ¿quién es su audiencia? ¿Qué habilidades, información y niveles de interés aportarán a este programa? Es posible que sea necesario explicar a los nuevos empleados qué es un montacargas, mientras que esta información ultrabásica podría insultar a los empleados veteranos.
¿Qué tan interesados están sus espectadores? Los aprendices que están mejorando sus habilidades laborales en el almacén pueden estar muy motivados, mientras que a los empleados de salario mínimo que miran mi epopeya en un nuevo formulario de oficina no les importa (por eso el material humorístico que lo rodea). Conozca la demografía. ¿Cuál es su edad y nivel de educación? Obviamente, los estudiantes de segundo grado son diferentes de los estudiantes de posgrado, y probablemente querrá evitar los polisílabos sesquipedalianos con los operadores de montacargas ("grandes palabras" significan lo mismo de todos modos).
A continuación, ¿cuál es su sistema de entrega:una combinación de TV/VCR en un área de estudio? ¿Un sistema de proyección en un auditorio? ¿El espectáculo tendrá que ser independiente o será apoyado y aumentado por un entrenador o instructor?
¿Cuál es su tiempo de funcionamiento objetivo? No digas, "tanto como el sujeto lo requiera", porque el cerebro y el trasero humanos por igual solo pueden resistir de 10 a 15 minutos antes de convertirse en piedra. El truco consiste en elegir una buena longitud objetivo y luego subdividir el tema en segmentos que encajen.
Finalmente, cuando haya decidido todas las especificaciones de sus proyectos, estará listo para determinar el alcance y la densidad de su contenido. ¿Qué es la densidad? El nivel de detalle instructivo y el tiempo asignado a cada pieza. "Arranque el montacargas y conduzca hasta el área de tarimas", cubre demasiado y dice muy poco. "Encuentre la llave de encendido y localice el extremo puntiagudo. Identifique el encendido y la ranura de la llave de encendido. Inserte la llave, con el extremo puntiagudo primero, en la ranura de la llave de encendido". es obviamente demasiado denso para ser necesario. Decidir cuántos detalles presentar es una gran parte del arte del diseño instruccional.
Restricciones de producción
A diferencia de un video personal, un video de capacitación está limitado por tres lados por restricciones:cronograma, presupuesto y patrocinador. Anticipar y lidiar con estas limitaciones es crucial para el éxito en la producción de materiales de capacitación.
Los problemas de programación incluyen plazos ("lo necesitamos la semana pasada"), problemas estacionales (
Las restricciones financieras son evidentes solo si puede detectar los costos potenciales por adelantado y presupuestar en consecuencia. Shot 87A exige una lente de ojo de pez? ¿Ha tenido en cuenta el costo de una lente nueva o alquilar una? Su conclusión humorística tiene un parecido a un Llanero Solitario saliendo de la ciudad, mientras la gente pregunta:"¿Quién era ese hombre enmascarado?" ¿Cuánto costará ese semental blanco por día?
Para protegerse de sorpresas desagradables, presupueste su programa hasta el último detalle y luego agregue un porcentaje generoso como una humilde ofrenda a Murphys Law.
Finalmente, está el cliente. Hay volúmenes escritos sobre la gestión de clientes, pero para ahorrar espacio y tiempo, aquí están los huesos básicos:
Insista en tener un tomador de decisiones designado por su cliente. A los clientes les gusta evitar la responsabilidad mediante la toma de decisiones "colegiadas" que es la muerte absoluta en los plazos porque no hay una oferta de un solo firmante sobre guiones, planes de producción o productos terminados.
Programe en términos de intervalos de entrega, no fechas específicas. No acepte comenzar la producción el 1 de marzo porque es posible que el cliente no devuelva un guión aprobado hasta el 10 de abril. En su lugar, haga que el contrato comience la producción X días después de que reciba la aprobación del guión por parte del cliente.
Obtenga aprobaciones provisionales con frecuencia y por escrito. Obtenga la aprobación firmada por los clientes de al menos la descripción del proyecto, el guión y el programa editado. Y ya que está, limite el número de iteraciones de cada uno. Es decir, especifica que entregarás un primer borrador de guión, un segundo borrador revisado y un guión final de rodaje.
Cuidado con el cliente que dice:"No sé lo que quiero, pero lo reconoceré cuando lo vea" o "Vamos a ejecutarlo con la vieja Janice y obtener su opinión", su proyecto está prácticamente muerto.