Antes de que puedas ampliar tus operaciones como autónomo, hay una serie de cosas que deben suceder. Si desea administrar con éxito proyectos más grandes o más complejos, crear un equipo más grande para ayudarlo a cumplir es solo el comienzo.
Para hacer esta transición, deberá revisar por completo la forma en que se comunica y organiza su negocio. Te estás graduando de tu actuación en solitario y asumiendo las responsabilidades de un gerente de proyecto completo.
Me encontré en este puesto durante 2015. Después de años de trabajar como freelance en videos de animación y acción en vivo, decidí contratar a mi propio personal, lo que aumentó la cantidad de proyectos que estaba balanceando a la vez.
Con más ancho de banda surgieron más proyectos y la presión para entregar estaba en marcha. Es un rol gratificante, pero dar el salto a un gerente de proyecto puede ser extremadamente complicado. Aquí hay algunas estrategias que lo ayudarán a estar preparado.
Programar reuniones de descripción general del proyecto
La primera orden del día es establecer una reunión general semanal con su equipo. Gestionar de 6 a 10 proyectos a la vez solo es sostenible si tiene una idea clara de todas las piezas en movimiento. Como trabajador independiente, desarrolló una habilidad para administrar las cosas por su cuenta, pero cuando se trata de una gran cantidad de proyectos, será útil tener varios pares de ojos organizados. Conéctese con su equipo regularmente para discutir los detalles, objetivos y obstáculos de todos los proyectos en curso.
Al administrar varios proyectos de video a la vez, la primera orden del día es establecer una reunión general semanal con su equipo.
Aquí hay algunos puntos a considerar para cada tarea:
- ¿Cuál es el estado actual del proyecto?
- ¿Cuándo fue la última vez que el cliente supo de nosotros?
- ¿Hay algo que nos mantenga bloqueados?
- ¿Cuándo es la fecha límite?
- ¿Cuáles son los elementos de acción?
Tomarse el tiempo para revisar los proyectos mantendrá a su equipo enfocado y evitará errores. Asegúrese de ser consistente con estas reuniones de operaciones cada semana. Estar tan orientado a los detalles te ahorrará un montón de dolores de cabeza innecesarios.
También alienta a su empresa a mantener una comunicación constante con respecto a los proyectos que está manejando. Es un proceso que requiere mucho tiempo, pero programar reuniones efectivas es la base de un equipo funcional.
Comprenda sus costos
Los autónomos generalmente cobran a una tarifa que compensará su costo de vida. Una vez que se vende un proyecto, los clientes pagarán una tarifa de $30-$70 por hora de trabajo . Esa es una fuente saludable de ingresos, pero está limitado por lo que tiene tiempo para lograr. Si desea aumentar su salario anual y delegar una parte del trabajo, deberá diseñar un modelo de ingresos y costos bien fundamentado.
Hay cinco números que deben estimarse para avanzar:
- Ingresos totales:¿cuántos proyectos en total y con qué presupuesto venderá este año?
- Costo para crear videos:de los ingresos totales, si no hicieras ninguna parte del trabajo, ¿cuánto te costaría pagarle a otros para que hicieran el trabajo?
- Otros gastos (área de trabajo, software, herramientas)
- Tu salario
- Beneficio neto
Saber esto le permitirá ganar salarios respetables sin manejar todo el trabajo de video por su cuenta.
Este es un modelo de costo de ejemplo que podría seguir si pudiera vender $250,000 al año.
El “Costo para crear videos” es la parte más importante del desglose. En este modelo, pagaría a sus trabajadores independientes el 40 % de los ingresos totales del proyecto para completar el trabajo. En un trabajo de $10,000, recibirían $4000. Confiar en este modelo financiero es la piedra angular para poder hacer crecer un equipo.
Para que esto funcione, desea encontrar grupos de personas que puedan hacer bien el trabajo pero que no necesiten que se les cobre una prima. Encuentre un grupo de trabajadores independientes que estén felices trabajando a $25 – $45 dólares la hora.
La idea es contratar a alguien que disfrute trabajar a una tarifa por hora estándar y que no esté tratando de llenar sus zapatos. No permita que este precio establezca bajas expectativas para el talento. Las personas que se ajustan a este criterio simplemente se suscriben a una filosofía de vida laboral diferente a la tuya.
Construir una red de personas que cobran $30 por hora le permitirá pagarles el 40 % del total sin que se sientan comprometidos.
Si se está moviendo en la dirección de vender $ 20,000 al mes en proyectos, comience a construir sus cotizaciones en torno al modelo de pagarle a un trabajador independiente el 40% del proyecto para que haga el trabajo, mientras usted administra el proyecto. Pruébelo varias veces y demuéstrese a sí mismo que funciona, lo disfruta y al cliente le encanta el producto final.
Crear un calendario
Todos los proyectos deben venderse teniendo en cuenta los plazos adecuados. Si sobrevende a un profesional independiente, podría correr el riesgo de poder cumplir con su modelo de costo del 40%. Esto lo pone en un gran riesgo financiero si tiene que pagar de más.
Mantén un calendario de recursos que muestre en qué proyectos ya están trabajando tus freelancers para evitar reservas dobles. Si lo hace, le permitirá saber cuándo necesita traer más recursos de video. Es un enfoque útil cuando varios clientes solicitan videos en las mismas fechas.
Mantén un calendario de recursos que muestre en qué proyectos ya están trabajando tus freelancers. Esto le ayudará a evitar la doble reserva.
Trate de darse un respiro cuando venda y programe. Si el cliente solicita una fecha límite demasiado cercana a otro proyecto, ofrézcale un incentivo para adelantarla una semana o compre a escondidas uno o dos días adicionales en un hito o fecha de entrega.
Otra gran ventaja de un calendario de recursos es tener una idea de en qué está trabajando cada miembro del equipo. Desea evitar entregar una gran tarea a alguien que ya tiene las manos ocupadas con múltiples proyectos. Es mejor encontrar otro recurso que agotar a los miembros de su equipo que son críticos para el progreso de su negocio.
Empezar a dominar el correo electrónico
La comunicación por correo electrónico es la base de operaciones para un gerente de proyecto. Asumir más clientes requerirá que maneje un mayor volumen de correo electrónico de lo que probablemente esté acostumbrado y administrar este aumento es fundamental. Si no logra comunicarse con las personas o pierde el hilo de las conversaciones, comenzará a interferir con su capacidad para satisfacer con éxito la demanda. Descubrí que la clave para dominar el correo electrónico es tratar tu bandeja de entrada como una lista de tareas diarias.
Cada correo electrónico que recibe indica un curso de acción. El siguiente paso es completar esa acción y clasificar el correo electrónico en una de las tres carpetas creadas con la función de carpeta de Gmail. Arrastrar conversaciones completadas a la carpeta adecuada lo ayudará a mantenerse organizado y despejar la bandeja de entrada.
Haz las siguientes carpetas:
- Proyectos abiertos
- Nuevas oportunidades
- Hecho
Los hilos relacionados con proyectos en curso deben arrastrarse a Abrir Proyectos. Haga clic en esa carpeta para ver todas las comunicaciones actuales. Los proyectos nuevos o no finalizados deben colocarse en Nuevas oportunidades . Las conversaciones completadas o la papelera deben colocarse en Terminado . Haga que su objetivo cada día sea completar todos los elementos de acción del correo electrónico y ordenarlos en carpetas. Cuando haya terminado, use ese tiempo para trabajar en hacer avanzar las cosas en otras áreas de su negocio.
El uso de esta estrategia de correo electrónico simplifica la comunicación con los clientes y le permite determinar rápidamente si completó o no todos los elementos de acción requeridos para el día.
Toma el teléfono
Fomentar la comunicación oportuna y eficaz a través de puntos de contacto telefónico constantes. Los autónomos suelen estar muy alejados de la urgencia profesional del mundo empresarial. Contrarrestar esto con llamadas telefónicas periódicas ayudará a que sean más responsables.
Hablar por teléfono no permite que las personas esperen una hora antes de responder una pregunta como lo hace el correo electrónico. Mantener una línea de comunicación directa es vital cuando intenta cumplir con los plazos.
Desea un equipo de personas que sean excelentes para contestar el teléfono. Las personas con las que puede ponerse en contacto rápidamente marcarán una gran diferencia a medida que intenta satisfacer las demandas de los clientes. El correo electrónico por sí solo no será suficiente para gestionar una gran cantidad de proyectos. Use el teléfono para registrarse todos los días.
Un toque al día
Tener un punto de contacto al día es una estrategia de gestión de proyectos que puede ejecutar ahora mismo para obtener resultados instantáneos. Tómese el tiempo para controlar cada proyecto que administre y complete al menos una acción por día que lo impulsará. Es una práctica simple, pero este pequeño detalle puede marcar una gran diferencia cuando intenta realizar un seguimiento de varios proyectos.
Un sistema organizado, reuniones consistentes y estimaciones de costos realistas trabajarán juntos para hacer posible su escala ascendente. A medida que aprenda cómo liderar un equipo de manera efectiva y administrar un gran volumen, desarrollará un fuerte sentido de a qué puede comprometerse y cómo soportarlo.
Encontrar a su gerente de proyecto interno requerirá que sea organizado y rápido. Con el plan de juego adecuado, puede lograr sus objetivos de ganancias y la mentalidad necesaria para mantenerlos.
Sobre el autor: Mike Clum es el director ejecutivo de Clum Creative, una empresa de producción de videos ubicada en Cleveland, Ohio, que presta servicios a profesionales del marketing y empresarios de todo el mundo.