Entonces, ¿está luchando para administrar su compañía de videos en constante crecimiento? Con este artículo, le mostraré cómo usar Trello para administrar cualquier aspecto de su empresa de videos.
Trello es una popular aplicación de gestión de proyectos que le permite usar un sistema de tablero de estilo Kanban para rastrear fácilmente cualquier cosa, ya sean las etapas de un proyecto/producción, los clientes en proceso o cualquier otra situación en la que se necesiten varias etapas de algo. rastreado.
Y lo mejor de todo:¡es gratis!
Entremos en el artículo.
Cómo usar Trello para su empresa de videos
La clave para crear videos de alta calidad es tener un excelente equipo de producción de videos que trabaje en conjunto como una máquina bien engrasada.
Debe contar con personas que no solo sean buenas en sus tareas individuales, sino que también sean rápidas y eficientes y puedan trabajar juntas sin problemas para producir un video que complacerá a su cliente.
Cuando trabaja en un proyecto con un objetivo en mente, la clave para asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas es mantener a todos los miembros del equipo actualizados y al tanto. Necesitan saber en qué etapa se encuentra el proyecto de video, quién está trabajando en una etapa específica del proyecto y cuándo deben trabajar en su parte.
Puede haber muchas tareas y mucha gente trabajando para producir un solo video completo. Muchas veces, aunque estas personas pueden estar trabajando en el mismo proyecto al mismo tiempo, es posible que no estén necesariamente en la misma área.
Su editor puede estar en el estudio, su técnico de sonido puede estar en casa y su director de fotografía puede estar en el lugar. Su equipo puede estar en todas partes haciendo cosas diferentes y la comunicación puede ser difícil.
Mantener todo funcionando sin problemas
Para mantener todos los procesos fluidos y en orden, y para garantizar que cada miembro del equipo sepa lo que está pasando, puede ser una buena idea utilizar una herramienta de gestión de proyectos. Trello es una excelente herramienta de administración de proyectos para mantener un proyecto de producción de video funcionando sin problemas.
Trello, como lo expresaron sus desarrolladores, es básicamente una página web donde haces un montón de listas. Para usar Trello usted:
- crear un tablero de proyecto.
- En ese tablero de proyecto, puede crear listas específicas de tareas que deben completarse.
- Estas tareas se colocan en tarjetas móviles que se pueden arrastrar por el tablero para reorganizar las listas.
Trello permite a los miembros del equipo colaborar en un proyecto permitiéndoles acceder al tablero. Esto es excelente para todo tipo de empresas, especialmente para las empresas de producción de videos donde los miembros del equipo pueden estar trabajando en todos lados.
Puede invitar a los miembros de su equipo a ver el tablero. Trello le permite asignar tareas a los miembros y establecer fechas de vencimiento para las tareas. Los miembros del equipo también podrán comentar y hacer revisiones a las tarjetas de tareas e incluso mover y reorganizar las listas si es necesario.
Foto tomada de Lifehacker
Usos básicos de Trello
La imagen de arriba muestra la forma más básica de usar Trello para colaborar en un proyecto.
Como puede ver, el director del proyecto creó tres listas en el tablero y las etiquetó:
- Tareas pendientes,
- Hacer, y
- Hecho.
Debajo de cada una de estas listas hay tarjetas que representan las tareas que deben realizarse para completar el proyecto.
La primera lista que necesitaría crear sería una Lista de tareas pendientes. . Debajo de esto, crearía tarjetas de tareas.
Estas tarjetas de tareas deben contener información sobre lo que se debe hacer para hacer avanzar el proyecto. La tarjeta de tareas contendría una fecha de vencimiento, así como una lista de los miembros del equipo que deberían estar trabajando en la tarea.
La segunda lista, Haciendo , sería creado por sus colaboradores arrastrando una tarjeta de To-Do. Pueden actualizar la información en la tarjeta para que el resto del equipo sepa cómo les está yendo en la tarea.
La tercera lista, Listo , se crearía arrastrando tarjetas desde Hacer. Esto permitirá que todos los colaboradores sepan qué tareas están terminadas. Un vistazo rápido a esta lista ayudará a los colaboradores a saber en qué etapa se encuentra el proyecto y si ahora es su turno de estar haciendo algo.
Todos los colaboradores del tablero pueden agregar modificaciones y notas en las tarjetas de tareas, por lo que también es un buen medio para la comunicación dentro del equipo.
Como Trello está basado en la web, se puede acceder a él en cualquier momento y en cualquier lugar que cualquiera de los colaboradores lo necesite. Funciona con dispositivos Apple y Android.
Para un equipo cuyos miembros suelen estar fuera de casa, como un equipo de producción de video, la capacidad de Trello para mantener a los miembros actualizados dondequiera que estén lo convierte en una herramienta especialmente valiosa.
Foto tomada de la excelente pizarra de Mowhawk Media en Trello
Uso de Trello para la producción de videos
Para la producción de videos, puede usar Trello para realizar un seguimiento de lo que se debe hacer y quién debe hacerlo durante las etapas de preproducción, producción y posproducción.
También puede crear tableros de Trello más detallados para realizar un seguimiento del proceso de colaboración. Tome el ejemplo a continuación.
El creador de este tablero creó sus listas identificando pasos específicos que debían realizarse durante la etapa de producción (filmación) y la etapa de posproducción (edición y revisión).
En cada una de estas listas, hay tarjetas que explican detalladamente las tareas que deben realizarse para garantizar que se lleve a cabo cada paso del proceso de producción de video.
También se encargan de incluir en cada tarjeta de tarea los nombres de los miembros del equipo que deben trabajar en la tarea y la fecha en que se debe completar la tarea.
Foto tomada de Drupalize
Empezar a usar Trello
Para comenzar a usar Trello para realizar un seguimiento del trabajo realizado por su equipo de producción de video, siga estos dos pasos básicos:
1. Definir las etapas del proceso
Primero, haga una lista completa de todos los pasos que su equipo debe seguir para asegurarse de que se produzca el video. Los pasos que identifique en esta lista formarán las listas que cree.
Este es un consejo:etiquete las listas en su tablero de Trello de acuerdo con los términos con los que usted y su equipo se sientan más cómodos.
Echa un vistazo a los ejemplos anteriores.
En la primera imagen de arriba, el equipo creó tres listas nombrándolas según los pasos o etapas generales del proceso de producción de video.
Solo tres listas definidas por los términos generales de:
- Preproducción,
- Producción y
- Postproducción.
En el segundo ejemplo, el equipo decidió crear sus listas nombrándolas según tareas específicas durante el proceso de producción del video.
2. Crea tus Tarjetas Trello
En cada etapa, piense en las tareas que su equipo deberá realizar para que la etapa se considere "terminada".
Cree una tarjeta de Trello para representar cada tarea.
- Determina qué miembros de tu equipo son responsables de cada tarea. Coloque sus nombres en la tarjeta de Trello para asignarles la tarea.
- Establezca una fecha límite para la tarea e ingrésela en la tarjeta de Trello.
Es importante que agregue a los miembros específicos del equipo a las tarjetas de tareas de las que son responsables. Trello les notificará los cambios realizados en la tarjeta y los plazos de las tareas.
Un sistema más rápido y organizado
El cineasta Zack Arnold, editor de importantes programas de televisión como Burn Notice y Alegría , es un converso a Trello. Lo usa para mantener la cordura cuando trabaja en sus innumerables tareas y producir múltiples proyectos de video.
Compara el uso de Trello con su sistema anterior de gestión y organización de proyectos en el que solía colocar fichas de colores en una pared:
“Solía crear paredes de fichas para todos los largometrajes independientes que estaba editando. . . Pasaríamos días construyendo estos tableros, eligiendo los colores correctos para las diferentes historias, decidiendo qué debería escribirse en ellos y luego colocando las tarjetas en un tablero blanco magnético gigante. . .” recuerda.
Según Arnold, la peor parte del sistema de "ficha en tableros" fue lo laborioso que fue el proceso. Diseñar una tabla para un gran proyecto podría llevarle de dos a tres días.
Cuando descubrió Trello y sus tableros de tareas en línea, la aplicación le ahorró tiempo y realmente lo ayudó a organizar mejor su trabajo. Y también es excelente para su flujo de trabajo de edición.
También valoró el hecho de que le permite comunicarse con otros miembros del equipo de producción.
“Todos no solo pueden ver esas tarjetas, sino que también pueden comunicarse directamente con usted y todos los miembros de su equipo a través de esas tarjetas”, dice Arnold.
Un uso de Trello que Arnold aprecia especialmente es la forma en que puede usarlo para organizar un gran volumen de videos.
Crea un tablero que enumera todos sus proyectos de video y realiza un seguimiento de su progreso hasta el día de la entrega. Arnold ha utilizado con éxito solo un tablero de Trello para realizar un seguimiento de más de 125 proyectos en diversas etapas de producción.
Primero, Arnold identifica todos sus proyectos entregables. Cada uno de estos proyectos se convierte en una lista separada en la pizarra.
Después de etiquetar todas sus listas, identificará todos los pasos necesarios para llevar los proyectos desde la conceptualización hasta la entrega. Él crea tarjetas individuales para cada uno de estos pasos.
Para mantener las tareas al día, Arnold recomienda adjuntar la siguiente información en cada lista:
- Todos los miembros que trabajan en ese proyecto.
- Todo el papeleo necesario para ese proyecto.
- Cualquier lista de verificación de flujo de trabajo.
- Todas las fechas de vencimiento y puntos de referencia para el proyecto.
Según Arnold, desde que hizo la transición a Trello, ha sido más eficiente en sus tareas de producción de videos. Vea más formas en las que usa Trello para organizar su proceso de video en su publicación aquí.
Uso de Trello:una conclusión
Como puede ver, Trello es una herramienta increíble para cualquier negocio, y especialmente para una empresa de producción de videos. Espero que este artículo haya sido útil para mostrarte cómo usar Trello en tu empresa de videos.
¿Aún no estás convencido de Trello? Inspírate con Trello aquí. Y la aplicación de automatización Zapier tiene una increíble lista de más de 17 formas creativas de usar Trello y organizarlo todo.
Y no olvidemos que Trello también se puede usar para ayudar a ejecutar el contenido en sus sitios web, ayudar con su proceso de ventas y marketing, ¡e incluso ejecutar cualquier (y cada) aspecto de su vida!
En general, Trello ofrece una plataforma impresionante para cualquier tipo de gestión de proyectos y es realmente bueno para equipos que no siempre han estado trabajando juntos en la misma oficina.
¡Y no olvides que es de uso gratuito!
¿Tiene experiencia en el uso de Trello? ? ¿Ha encontrado que el sistema de tablero es beneficioso para la gestión de proyectos? ? Háganos saber en los comentarios justo debajo de aquí.