Si su organización es como la mayoría de las empresas de todo el mundo, últimamente pasa mucho tiempo en Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting o Skype. Estas videollamadas remotas son cruciales en una época que no nos permite colaborar cara a cara, pero las herramientas digitales tienen sus propias peculiaridades y desafíos.
Afortunadamente, existen muchos consejos y trucos para ayudarlo a navegar las llamadas de videoconferencia, pero no todos son intuitivos. Para evitar errores de chat de video y alinear a su equipo en torno a las mejores prácticas, compartimos nuestras 12 recomendaciones principales para una videollamada exitosa.
¡Empecemos!
Qué hacer con la etiqueta de las videollamadas
1. Pruebe su cámara y micrófono con anticipación.
Esto es especialmente importante si está utilizando una nueva herramienta de software o iniciando sesión desde una computadora nueva. Cuando comienza a usar el software de videoconferencia, a menudo se encuentra con un aluvión de ventanas emergentes que le piden que autorice esto, habilite eso, etc.
Si no lo ha hecho con anticipación, todos los demás estarán esperando que lo configure. Luego, si su micrófono no funciona o su cámara no está encendida, se ven obligados a solucionar el problema con usted. Ahorra tiempo a todos (y ahórrate la vergüenza) haciendo esto con anticipación.
2. Elija una ubicación con buena iluminación.
La iluminación es esencial para las videollamadas, así que tenga en cuenta la forma en que la luz incide en su espacio de trabajo. Idealmente, querrás estar cerca de la luz natural pero sin que la luz fuerte brille directamente sobre ti. Si esto no es posible en el lugar donde realiza la mayor parte de su trabajo, considere asignar otro espacio en su hogar (como la mesa del comedor o una encimera) para que sea su área de videollamadas.
Mi truco para evaluar la iluminación es abrir Photo Booth (en una PC, puede ejecutar una prueba de su cámara web o usar una aplicación de fotografía diferente) para asegurarse de que la iluminación se vea bien unos diez minutos antes de que comience la llamada. Hago esto todos los días (algo varias veces al día) solo para asegurarme de que, a medida que cambia la luz, sé cuándo necesito cerrar una cortina o encender una lámpara para que todo se vea más normal.
3. Preséntate antes de empezar a hablar.
A menos que esté increíblemente familiarizado con todos en la llamada (por ejemplo, trabajan juntos todos los días), preséntese al comienzo de la llamada. Esto ayuda a poner rostros a los nombres y facilita la vinculación remota del equipo.
(Consejo extra :si está en una llamada de conferencia sin video, necesitarás presentarte aún más a menudo. No todos lo reconocerán solo por su voz, por lo que puede ser útil decir algo como, "Este es John, hasta ese punto, creo..." para dar pistas a todos sobre qué comentarios provienen de cada persona).
4. Vístase apropiadamente (¡de cintura para arriba, al menos!).
Sí, una de las ventajas tácitas de trabajar de forma remota es que técnicamente no tienes que quitarte los pantalones de chándal. Pero, si vas a estar en videollamadas, tus colegas o clientes podrán verte al menos de cintura para arriba.
Manténgase en pantalones de chándal si es necesario, pero vístase con ropa de trabajo normal en la parte superior para mantener el profesionalismo que todos esperan. Es más fácil hacer esto a primera hora de la mañana, incluso si no tiene ninguna llamada programada, porque nunca se sabe cuándo se le puede pedir que participe en una llamada.
5. Silénciate o minimiza el ruido de fondo.
Es un buen hábito silenciarse cuando no esté hablando para que otros participantes no tengan que escuchar ningún ruido de fondo en su espacio. El ruido de fondo puede incluir el sonido de su escritura, su hijo gritando su nombre desde la habitación de al lado, una sirena a todo volumen en la calle o cualquier otra distracción.
Si solo hablará esporádicamente, familiarícese con el botón de silencio y utilícelo cuando alguien más tenga las riendas. Si necesita hablar durante la mayor parte de la llamada y silenciarse no tiene mucho sentido, haga su parte para eliminar el ruido de fondo antes de que comience la llamada.
6. Advierte a todos los que te rodean que vas a estar en una llamada.
Hablando de eliminar el ruido de fondo, si trabaja en el mismo espacio que otras personas, debe informarles que está a punto de participar en una videollamada. Todos hemos escuchado historias de terror de una persona importante que camina detrás de la cámara en ropa interior o de un niño que entra corriendo a la habitación sin que nadie se lo indique.
Mientras estamos en eso, este puede ser un buen momento para sacar a las mascotas de la habitación donde está trabajando. Si sus mascotas son como las mías, una computadora portátil es solo una invitación abierta para acercarse al escritorio. Si bien todos aprecian un buen avistamiento de mascotas de vez en cuando, bloquea a Fluffy si crees que será una distracción importante.
Lo que no se debe hacer en la etiqueta de las videollamadas
7. No inicies una videollamada espontánea sin previo aviso.
Hay una razón por la que las personas no responden llamadas de FaceTime no programadas, y la misma lógica se aplica al espacio de trabajo. Sorprender a alguien con una videollamada es el pecado capital de la etiqueta de video.
Para evitar esto, envíe un mensaje de chat rápido o un correo electrónico para ofrecer un aviso y obtenga un visto bueno explícito antes de iniciar el chat de video. Si no puede obtener una respuesta, primero intente con una llamada telefónica y luego cambie a video. Nadie quiere que la cámara lo pille desprevenido.
8. No llegues tarde.
Este debería ser evidente, ¡pero no llegues tarde! Algunas personas piensan que las videollamadas son menos oficiales que la correspondencia en la oficina, pero no hay razón para esa distinción.
Estás consumiendo un tiempo valioso que tus colegas y clientes podrían estar usando para otras tareas, así que trata una videollamada con la misma seriedad que una reunión en la oficina y llega a tiempo.
9. No confíe en el lenguaje corporal para expresar su punto.
Para todas las personas que dicen "Hablo con mis manos", sí, aún pueden usar gestos y otras pistas del lenguaje corporal para mejorar su mensaje, pero estos movimientos distraen más en una videollamada que en persona.
Trate de mantener los movimientos al mínimo siempre que sea posible, y definitivamente no use el lenguaje corporal o los gestos para expresar un punto que no expresa verbalmente. Por ejemplo, si señala un gráfico detrás de usted, debe explicar verbalmente a qué gráfico está señalando. No puede asumir que los ojos de todos están pegados a la pantalla, así que explique nuevamente con palabras cada vez que haga un gesto que sea especialmente importante.
10. No interrumpas cuando alguien más esté hablando.
Esto debería ser evidente, ya que es tan importante en el mundo real como en las videollamadas, pero no interrumpa a otras personas mientras hablan. Más allá de la falta de respeto y la confusión habituales que puede desencadenar, en una videollamada puede crear estática o hacer que el audio se distorsione.
Es posible que accidentalmente hables por encima de alguien si ambos comienzan a hablar al mismo tiempo, pero corrige esto lo más rápido posible y dale la palabra a una persona. De lo contrario, nadie podrá escucharlo de todos modos, por lo que le conviene evitar las interrupciones y dejar que una persona hable a la vez.
11. No realices múltiples tareas en segundo plano.
Las reuniones de video (como todas las reuniones) no son el momento para ponerse al día con el correo electrónico, navegar por las noticias de las redes sociales o hacer cualquier otro trabajo que no sea relevante para la reunión en la que se encuentra. Puede ser más difícil mantenerse concentrado durante una reunión virtual. reunión, pero es aún más importante porque es más difícil leer en la sala sobre lo que es importante, cuándo se necesitará su opinión, etc.
En las videollamadas, también, es más fácil saber quién no está prestando atención. Si no está silenciado, todos pueden escucharlo escribir en segundo plano. Incluso si lo eres, la diferencia entre la cara de alguien cuando está mirando un correo electrónico o un navegador web y cuando está escuchando atentamente es clara. No seas esta persona. Preste atención a la reunión que está frente a usted y haga las otras cosas tan pronto como termine.
12. No olvides apagar el chat cuando hayas terminado.
Finalmente, asegúrese de cerrar correctamente el chat o apagar la cámara y el micrófono cuando haya terminado. La mayoría de las plataformas excluyen a todos del espacio de la reunión tan pronto como el anfitrión de la reunión o el primer participante cierra la ventana, pero no todas funcionan de esa manera.
Para mantener su privacidad después de que termine la llamada, asegúrese de cerrar la ventana de la llamada. Una forma de solucionar este problema en una Mac (y algunas PC) es comprobar si la luz de la cámara web sigue encendida. Si la luz indicadora aún está encendida, su cámara aún está encendida y debe verificar que dejó la llamada correctamente.
¡Ahí tienes! A medida que hacemos la transición a las videollamadas, es de esperar que estas mejores prácticas se arraiguen más en la mente de todos con el tiempo. De lo contrario, remita a los participantes mal educados a esta lista para empujarlos en la dirección correcta. Siguiendo estos consejos, tus videollamadas serán aún más efectivas.