Todos hemos luchado con instrucciones poco claras y con mucho texto. Los correos electrónicos extensos, los archivos PDF obsoletos y los documentos de Microsoft Word cargados pueden ocultar información y confundir al lector, lo que ralentiza todo para todos. Esto se convierte en un obstáculo aún mayor cuando se intenta completar procesos complejos como configurar un nuevo sistema para registrar la información del paciente en un registro médico electrónico (EHR).
La documentación tradicional viene con un conjunto de puntos débiles consistentes:
- La sobrecarga de texto dificulta la comprensión y ralentiza la adopción de funciones.
- La baja participación da como resultado pasos omitidos o reelaboraciones frecuentes.
- La lentitud en la creación de contenido y en las actualizaciones significa que los materiales a menudo están desactualizados.
- Los formatos únicos no tienen en cuenta los diferentes entornos de aprendizaje.
Por lo tanto, no sorprende que los equipos estén explorando la documentación en video como una alternativa más inteligente y efectiva. Los diseñadores instruccionales, los administradores de TI y los proveedores de atención médica necesitan soluciones flexibles y escalables que ofrece el video. Permite transmitir la información de forma visual, rápida y dinámica, al tiempo que reduce la carga de la capacitación manual o en persona.
Pasar al vídeo es para todos. La práctica ofrece valor empresarial, resuelve desafíos urgentes de documentación y hace que la información se mantenga. Así es como.
Transferencia de conocimientos y formación más rápida
El vídeo permite un entrenamiento más claro y rápido que se mantiene a largo plazo. Los nuevos empleados pueden ver un recorrido único y comprender el proceso de inmediato, ya sea enviando una derivación de paciente o utilizando el panel de análisis interno más reciente.
Por ejemplo, los profesionales de la salud pueden ver videos cortos sobre cómo actualizar adecuadamente los registros de los pacientes o documentar notas de progreso en tiempo real, lo que genera menos errores y mejores resultados para los pacientes. En un entorno hospitalario, donde el tiempo es crítico y la documentación debe ser precisa, la capacitación visual garantiza que los médicos y cuidadores absorban los pasos de manera rápida y precisa.
Es fácil crear vídeos de formación breves y pulidos con el grabador de pantalla y el editor de vídeo todo en uno de Camtasia. Podrás capturar información importante con una grabación de pantalla y editar fácilmente el metraje en la misma herramienta. El vídeo facilita recordar información, es perfecto para el aprendizaje a su propio ritmo y es excelente para preservar el conocimiento institucional.
La transferencia de conocimientos también se produce con imágenes estáticas, que puedes utilizar con Snagit. Snagit captura capturas de pantalla rápidas y editables que puedes enviar a cualquier persona con un enlace personalizado. Además, tiene algunas características interesantes. Por ejemplo, puede compartir información completa de una página web con captura de desplazamiento o crear una guía paso a paso personalizable con captura de pasos.
Crea guías prácticas en segundos con Snagit
Documente cualquier proceso interno a medida que lo realiza. La captura de pasos organiza las capturas de pantalla, los números y los pasos en una imagen clara y compartible.
Más información
Menos preguntas de soporte y menos retrabajo
Los equipos de soporte suelen responder preguntas repetidas, lo que puede reducir su tiempo. La documentación en video garantiza que solo respondan la pregunta una vez y luego envíen el video cada vez. No pierdas más tiempo reescribiendo o reexplicando un proceso una y otra vez.
Snagit y Camtasia facilitan la captura y el intercambio de videos cortos que explican cualquier cosa, desde una simple solución de problemas hasta reinicios complejos. Todo, desde los procesos internos hasta las características del producto, se explica de forma clara y coherente en todos los ámbitos.
Coherencia entre equipos y documentación
La documentación inconsistente significa que generalmente se producen errores, especialmente en industrias reguladas con altos estándares de trabajo. El vídeo facilita la transmisión del mismo mensaje a todos los equipos en todas las regiones e idiomas.
La grabadora de pantalla multipista de Camtasia es una herramienta perfecta para mantener la coherencia de la documentación en vídeo. Camtasia graba tu pantalla, cámara, micrófono y cursor en pistas separadas, lo que significa que puedes editar cada uno sin alterar el resto del video. Por ejemplo, puede agregar una nueva voz en off si el original no es perfecto o agregar nuevos videoclips cuando sea necesaria una actualización. Facilita la actualización de solo una parte de un proyecto en lugar de comenzar de nuevo cada vez que hay una actualización del sistema o una nueva característica. ¡Simplemente haz una edición!
Pasa de la grabación de pantalla a un vídeo pulido
Una grabación de pantalla es solo el comienzo. El editor de Camtasia te ayuda a agregar las leyendas, animaciones y ediciones que necesitas para crear un vídeo verdaderamente profesional.
Descarga gratuita
Documentación escalable que crece con el equipo
Una vez creada, la documentación del proceso en vídeo se puede reutilizar entre equipos durante muchos años. Supongamos que incorporará 25 nuevos empleados el próximo trimestre. Lo bueno es que ya tienes un conjunto de videos de Camtasia que muestran cómo acceder a la información del paciente y enviar informes al Departamento de Salud. Siempre estás empezando por delante.
Además, los vídeos de incorporación se pueden reutilizar más adelante como actualización del tutorial del producto. Tus vídeos crecen con tu equipo desde el primer día. Esta práctica ahorra tiempo e impulsa la adopción de herramientas internas o nuevas plataformas.
Ejemplos de industrias que pueden beneficiarse de la documentación en vídeo
El vídeo no se limita a las empresas de tecnología o a los creadores de contenido. Tiene un impacto enorme en industrias de alta complejidad donde son vitales instrucciones claras, flujos de trabajo adecuados y documentación precisa.
Desarrollo de software y TI
Los líderes técnicos y los administradores de TI utilizan Camtasia para crear demostraciones en video de herramientas internas, guías de solución de problemas y videos explicativos de cabezas parlantes. Luego, complemente con Snagit para crear procedimientos operativos estándar (SOP) visuales, guías de referencia rápida y capturas de pantalla útiles.
Esta doble práctica reduce los tickets de soporte, acelera la incorporación y evita la falta de comunicación.
Educación y diseño instruccional
Los educadores y diseñadores utilizan herramientas de vídeo para recorrer las plataformas del sistema de gestión del aprendizaje (LMS), los procedimientos de seguridad del laboratorio y las herramientas curriculares. El vídeo crea un entorno de aprendizaje más atractivo y retenible para que los estudiantes lo sigan y aprendan con él.
Profesionales sanitarios
Los profesionales sanitarios, desde médicos hasta cuidadores, se benefician enormemente de una documentación visual clara. Los videos muestran rápidamente cómo actualizar los planes de atención de los pacientes, enviar registros médicos con precisión o revisar la documentación requerida durante la atención de un paciente.
Dado lo mucho que está en juego en la atención médica, la atención de calidad, el bienestar y los resultados de los pacientes, el video ayuda a garantizar que no se pasen por alto intervenciones críticas.
Atención al cliente y SaaS
Los equipos de SaaS pueden reducir la carga de preguntas repetitivas mediante la creación de preguntas frecuentes visuales, tutoriales de productos o tutoriales de solución de problemas. Una sola grabación de pantalla de Camtasia puede ahorrarle cientos de horas de preguntas en equipos globales.
Cómo medir los resultados de la documentación en vídeo
Cuando inviertes tiempo en un nuevo flujo de trabajo, querrás ver algunos resultados. Afortunadamente, el vídeo hace que los resultados sean mensurables.
Seguimiento del volumen de tickets de soporte antes y después de publicar videos tutoriales. Los representantes de atención al cliente también pueden realizar un seguimiento de la frecuencia con la que dirigen a alguien a los vídeos publicados y recopilar comentarios de clientes reales.
Supervisar las tasas de finalización de vídeos en su LMS o plataforma interna para ver quién está mirando y durante cuánto tiempo. Las bajas tasas de finalización pueden variar desde un tema confuso hasta una narración aburrida, por lo que debes recopilar comentarios si ves un vídeo con un rendimiento deficiente.
"Creo que [contar historias] es una forma increíble de comenzar un tema que resulta muy árido cuando se trata de temas regulatorios de cumplimiento. Pero si puedes hacer una historia a partir de algo, puedes lograr que la gente se involucre mucho más emocionalmente porque esa resonancia emocional es lo que es memorable". – Abbey Cooke, TVL #181:Capacitación y documentación
Recopilar comentarios de los alumnos después de terminar un módulo. Cree un ambiente positivo y de apoyo donde sus empleados se sientan cómodos hablando con comentarios aplicables. También puede agregar una pregunta de prueba rápida en el video después de cada módulo para obtener información en tiempo real.
Analizar métricas de participación si utiliza YouTube, Vimeo, CMS interno u otras plataformas de alojamiento que realicen un seguimiento de los análisis. Consulta cuántas vistas tiene cada vídeo, áreas con repeticiones comunes o puntos de entrega.
Calcule el tiempo ahorrado por equipos internos que ya no responden las mismas preguntas repetidamente. El Informe de tendencias de flexibilidad en el lugar de trabajo 2024 de TechSmith calcula que el costo de pérdida de productividad de seis interrupciones no deseadas para una empresa con 1000 empleados asciende a 1 millón de dólares. Esa es una enorme cantidad de productividad perdida debido a preguntas que podrían resolverse con videos de capacitación o guías estáticas.
Incluso las métricas básicas pueden brindarle una gran visión de cómo un video mejora la adopción, agiliza los procesos y respalda una documentación precisa. Empiece por identificar 1 o 2 indicadores clave de rendimiento (KPI) que sean más importantes para su equipo y realice un seguimiento a lo largo del tiempo.
Cómo empezar con la documentación en vídeo
La clave es empezar poco a poco y construir desde ahí.
Comience con un proceso de alto impacto
Para comenzar, elija un proceso que con frecuencia se malinterprete, sea muy visible o tenga tickets de soporte recurrentes. Al seleccionar una pregunta frecuente, puede concentrarse en la grabación de una pantalla para dominarla. ¡No da tanto miedo como parece!
Utiliza las herramientas que importan
No necesita una revisión completa, sólo las herramientas adecuadas.
Snagit es perfecto para realizar capturas de pantalla simples, desplazarse por páginas web o transformar los clics del mouse en guías prácticas. Es una herramienta de captura de pantalla sencilla que es perfecta para cualquiera que necesite crear guías visuales rápidas, especialmente como ayuda para su contenido de vídeo.
Camtasia es ideal para tutoriales en vídeo pulidos con narración, elementos interactivos como cuestionarios y la capacidad de realizar tantas ediciones como necesites. Siempre que lo necesites, agrega transiciones suaves, notas informativas, subtítulos y otras ediciones de video para mejorar un video en poco tiempo.
Crea un flujo de trabajo repetible
Para escalar la documentación en video, necesita un proceso. Documente su flujo de trabajo de toma de decisiones para que pueda realizar modificaciones a lo largo del camino. Utilice las plantillas de vídeo de Camtasia, organice sus vídeos en Screencast y no olvide recibir comentarios de sus espectadores.
Considere crear una biblioteca de videos compartida en Screencast para que los empleados puedan encontrar su capacitación, actualizaciones de políticas y documentación de procesos en carpetas ordenadas y organizadas. Con el tiempo, se convertirá en un lugar donde los empleados podrán consultar fácilmente el contenido.
Desbloquee todo el valor de la documentación en vídeo con TechSmith
La documentación en vídeo ahorra tiempo, agiliza los procesos y mejora las operaciones comerciales con prácticas de comunicación claras. Ya sea que trabaje en atención médica, gobierno, educación, SaaS o más, las herramientas de TechSmith le brindan todo lo que necesita para capturar, crear y compartir videos de alta calidad y otros elementos visuales a escala.