* experimentado con procesos contables: Han visto lo bueno, lo malo y lo feo de la facturación.
* Práctico, no solo teórico: Estas son soluciones del mundo real, no consejos de libros de texto.
* Tono ligeramente cínico (pero útil): Han aprendido una o dos cosas sobre la naturaleza humana en el mundo de los negocios.
* Centrarse en la prevención y la comunicación clara: Porque evitar problemas siempre es mejor que arreglarlos.
---
Recibiendo el pago:siete consejos sobre cómo manejar los problemas de facturación de fotografía de un empleado de contabilidad reformado
¡Muy bien, escucha, fotógrafos! Solía ser un empleado de contabilidad, hasta las facturas. Lo he visto todo:facturas faltantes, cargos en disputa, clientes convenientemente "olvidando" que aprobaron esa hora extra de disparos ... lo que sea. Confía en mí, recibir un pago no es solo tomar fotos impresionantes; Se trata de correr un barco apretado. Entonces, abandone el tropo del artista hambriento y obtengamos algo de dinero en su cuenta bancaria. Aquí hay siete consejos que deseo * cada * fotógrafo sabía:
1. La regla de "prevención es más barata que la terapia" (también conocida como contratos de uso, personas!)
* El problema: Los acuerdos vagos son un caldo de cultivo para desacuerdos. "Yo * pensé * que el precio incluía la edición ..." es una línea clásica.
* La solución: Contratos, contratos, contratos! Deletrear. Todo. Afuera. Alcance del trabajo, entregables, derechos de uso, programa de pagos, políticas de cancelación:todo el shebang. Un contrato sólido es su escudo contra la brigada "No sabía". No confíe en ofertas de apretón de manos o correos electrónicos vagos. ¡Consíguelo por escrito y firmado! (Consejo profesional:haga que un abogado revise su contrato estándar. Es una inversión).
2. Factura como lo haces decir (también conocido como la claridad es el rey)
* El problema: Una factura mal formateada o confusa grita "no profesional". Los clientes retrasarán el pago porque "no pueden entenderlo". (Traducción:esperan que olvides).
* La solución:
* Plantilla profesional: Use una plantilla clara y fácil de leer. Incluya su logotipo, información de contacto, información del cliente, número de factura, fecha y un desglose detallado de los cargos.
* Detalla todo: No solo digas "Servicios de fotografía - $ X". Desglose:"Tarifa de disparo - $ Y", "Edición - $ Z", "Gastos de viaje - $ A", etc.
* Fecha de vencimiento - Hazlo obvio: Destaca la fecha de vencimiento del pago. Considere agregar multas de pago atrasadas para incentivar los pagos oportunos.
* Opciones de pago: Lista todos los métodos de pago aceptados (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, PayPal, etc.). Haz que sea lo más fácil posible para que te paguen.
* Cantidad: Enumere la cantidad de imágenes, horas, etc.
3. ¿El "empujón, empujón, sabes a qué me refiero?" Enfoque (también conocido como seguimiento, diplomáticamente)
* El problema: Los clientes se ocupan, las facturas se pierden en las bandejas de entrada. A veces, un recordatorio suave es todo lo que se necesita.
* La solución:
* Recordatorios automatizados: Use el software de facturación que envía recordatorios de pago automáticos unos días antes y después de la fecha de vencimiento.
* seguimientos personalizados: Si los recordatorios automatizados no funcionan, envíe un correo electrónico educado y personalizado. "Simplemente consulte la factura #123. Avísame si tienes alguna pregunta". Mantenlo amigable, no acusativo.
* Mantenga registros: Documente todas las comunicaciones (correos electrónicos, llamadas telefónicas) con respecto a la factura. Esto puede ser invaluable si las cosas se intensifican.
4. La estrategia de prevención "Little White Lie" (también conocida como aprobaciones por escrito)
* El problema: "Nunca aprobé esa hora extra" o "No me di cuenta de que el tamaño de la impresión era tan costoso".
* La solución: Antes de continuar con cualquier trabajo fuera del alcance original, obtenga la aprobación por escrito (el correo electrónico está bien) del cliente. Cita el costo adicional y indique explícitamente lo que están de acuerdo. "Según nuestra conversación, agregar una hora de disparo costará $ x. CYA (¡Cubra tu trasero!).
5. El "Tango de negociación" (también conocido como se doble para doblarse, pero no se rompa)
* El problema: A veces, los clientes realmente tienen problemas de flujo de efectivo o no están contentos con el producto final.
* La solución: Estar dispuesto a negociar, *dentro de la razón *. Tal vez ofrezca un pequeño descuento o un plan de pago. Pero conoce tu valor. Si el cliente no está razonable o se niega a pagar por el trabajo legítimo, prepárese para mantenerse firme. Documentar todo.
6. La táctica "Cuando falla la amabilidad" (también conocida como el protocolo de escalada)
* El problema: Lo has intentado todo y el cliente todavía te está ignorando.
* La solución:
* Envía una carta de demanda final: Indique claramente la cantidad adeudada, la fecha de vencimiento original y una fecha límite final para el pago. Mencione que si no se recibe el pago, considerará una acción adicional.
* Considere una agencia de cobranza: Tomarán un corte, pero son mucho más persistentes (y legalmente inteligentes) que usted.
* Tribunal de reclamos pequeños: En último caso. Puede llevar mucho tiempo, pero también puede ser efectivo. Pese el costo y el esfuerzo contra la cantidad adeudada.
7. El mantra "Aprende de tus errores" (también conocido como ajuste y mejora)
* El problema: Sigues encontrando los mismos problemas de facturación.
* La solución: Analice sus problemas pasados. ¿Sus contratos no están claros? ¿No estás siguiendo rápidamente? Ajuste sus procesos para evitar futuros dolores de cabeza. Recibir un pago es parte de administrar un negocio de fotografía exitoso, y como cualquier habilidad, se necesita práctica y refinamiento.
Entonces, ahí lo tienes. Siga estos consejos y pasará menos tiempo persiguiendo pagos y más tiempo detrás de la lente. Y recuerde, un poco de esfuerzo por adelantado puede ahorrarle mucha frustración (¡y dinero!) En el futuro. ¡Ahora ve a que te paguen!