1. Identificar y clasificar sus tareas administrativas:
Primero, obtenga una imagen clara de lo que necesita administrar. Las tareas comunes incluyen:
* Comunicación del cliente:
* Respondiendo consultas (correos electrónicos, llamadas, redes sociales)
* Consultas de programación, sesiones y reuniones
* Enviar confirmaciones de reserva y recordatorios
* Proporcionar información previa al tiroteo (qué ponerse, expectativas)
* Enviar contratos y facturas
* Entrega de fotos y productos finales
* Recopilar comentarios y testimonios de los clientes
* Gestión financiera:
* Factura de clientes
* Pagos de seguimiento (recibidos y pendientes)
* Gestión de gastos (equipos, viajes, software, marketing)
* Contabilidad (categorizar los ingresos y los gastos)
* Preparación de impuestos (recopilación de información, presentación de impuestos)
* Presupuesto y pronóstico
* Marketing y promoción:
* Actualización del sitio web y cartera
* Gestión de cuentas de redes sociales
* Creación y envío de boletines por correo electrónico
* Blogging y creación de contenido
* Redes con otros profesionales
* Ejecución de anuncios (redes sociales, anuncios de Google)
* Enviar trabajo a publicaciones
* Operaciones comerciales:
* Creación y gestión de contratos
* Gestión de seguros
* Mantenimiento e inventario de equipos
* Actualizaciones y mantenimiento de software
* Copia de seguridad y almacenamiento de fotos y datos
* Cumplimiento legal (permisos, licencias)
* Establecimiento de objetivos y planificación comercial
* Postproducción:
* Culling and Editing Photos
* Retucando imágenes
* Creación de álbumes e impresiones
* Preparación de archivos para la entrega
2. Implementar un sistema para la organización:
* Gestión de activos digitales (presa):
* Estructura de la carpeta: Cree una estructura de carpeta consistente y lógica para sus fotos (por ejemplo, año> mes> Nombre del cliente> Raw, editado, de tamaño web).
* Palabras clave y metadatos: Etiquete sus fotos con palabras clave relevantes (ubicación, asunto, estilo) para que sean fáciles de buscar. Use un software como Adobe Lightroom o capture uno para la presa.
* Estrategia de respaldo: Implementar un sistema de copia de seguridad robusto:
* Copias múltiples: Mantenga al menos tres copias de sus fotos:una en su unidad principal, una en un disco duro externo y otra en la nube.
* Almacenamiento en la nube: Servicios como Backblaze, Carbonite o Amazon S3 proporcionan una copia de seguridad fuera del sitio.
* copias de seguridad regulares: Programe copias de seguridad regulares (diarias o semanales) para proteger contra la pérdida de datos.
* Sistema de gestión del cliente (CRM):
* Un CRM lo ayuda a administrar las interacciones del cliente, rastrear los clientes potenciales y automatizar la comunicación.
* Las opciones populares para los fotógrafos incluyen:
* Honeybook
* Dubsado
* Ninja de estudio
* Tave
* Herramienta de gestión de proyectos:
* Para administrar brotes individuales, considere herramientas como:
* Asana
* Trello
* Lunes.com
* Úselos para rastrear el progreso, asignar tareas y establecer plazos.
* Convenciones de nombres de archivos:
* Establecer un sistema de nombres de archivos consistente para todos sus documentos (contratos, facturas, recibos). Esto hace que encontrar archivos sea mucho más fácil. Por ejemplo:"ClientName_Contract_2023-10-26.pdf"
3. Automatizar siempre que sea posible:
La automatización ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
* Respuestas de correo electrónico automatizadas: Configure respuestas automatizadas para consultas comunes.
* Herramientas de programación: Use herramientas de programación como la programación de Calendly o Acuity para permitir a los clientes reservar citas en línea.
* Automatización de facturas: Genere y envíe facturas automáticamente a través de su CRM o software de contabilidad.
* Programación de redes sociales: Use herramientas como Buffer, Hootsuite o más tarde para programar publicaciones de redes sociales con anticipación.
* Workflow Automation (ifttt, Zapier): Conecte diferentes aplicaciones y automatice tareas como guardar archivos adjuntos a una carpeta específica o enviar una notificación cuando un cliente paga una factura.
4. Tareas similares por lotes:
En lugar de cambiar entre diferentes tipos de tareas durante todo el día, dedique bloques de tiempo específicos a actividades similares.
* Gestión de correo electrónico: Verifique y responda los correos electrónicos 2-3 veces al día en lugar de monitorear constantemente su bandeja de entrada.
* Edición: Edite fotos en lotes en lugar de uno a la vez.
* Marketing: Deje de lado el tiempo cada semana para crear contenido en las redes sociales y programar publicaciones.
* contabilidad: Dedique unas pocas horas al mes para conciliar sus cuentas y administrar sus finanzas.
5. Delegue cuando pueda pagarlo:
A medida que su negocio crece, considere delegar algunas tareas administrativas a un asistente virtual, contable u otro profesional.
* Asistente virtual (VA): Un VA puede manejar tareas como:
* Gestión de correo electrónico
* Programación de citas
* Gestión de redes sociales
* Entrada de datos
* Servicio al cliente
* contable: Un contador puede administrar sus finanzas, rastrear los gastos y preparar estados financieros.
* Editor: Puede externalizar su trabajo de edición.
6. Use técnicas de gestión del tiempo:
* Bloqueo de tiempo: Asigne bloques de tiempo específicos para diferentes tareas en su calendario.
* La técnica de Pomodoro: Trabaje en intervalos enfocados de 25 minutos con breves descansos en el medio.
* Priorizar tareas: Use métodos como la matriz Eisenhower (urgente/importante) para priorizar las tareas. Concéntrese primero en las tareas más importantes.
* Elimine las distracciones: Apague las notificaciones, cierre las pestañas innecesarias y encuentre un espacio de trabajo tranquilo para concentrarse.
7. Invierta en las herramientas y el software adecuados:
* Software de contabilidad: QuickBooks Online, Xero.
* Software de edición de fotos: Adobe Photoshop, Adobe Lightroom, captura uno.
* CRM: Honeybook, Dubsado, Studio Ninja, Tave.
* Software de programación: Calendamente, programación de agudeza.
* Herramientas de gestión de redes sociales: Buffer, Hootsuite, más tarde.
* Almacenamiento en la nube: Google Drive, Dropbox, OneDrive, Backblaze.
8. Revise y optimice regularmente sus sistemas:
* Rastree su tiempo: Monitoree cómo pasa su tiempo para identificar áreas donde puede ser más eficiente.
* Obtener comentarios: Pida comentarios a los clientes y otros profesionales sobre sus procesos.
* Manténgase actualizado: Manténgase al día con las nuevas tecnologías y las mejores prácticas para administrar su negocio.
9. Crear plantillas para tareas comunes:
* Plantillas de correo electrónico: Cree plantillas para responder a consultas comunes, enviar confirmaciones de reserva y entregar fotos finales.
* Plantillas de contrato: Tener plantillas de contrato legalmente de sonido listas listas para comenzar.
* Plantillas de factura: Use una plantilla de factura de aspecto profesional.
10. Establezca límites y evite el agotamiento:
* Establecer horas de trabajo: Establezca horas de trabajo claras y manténgalas tanto como sea posible.
* Aprenda a decir que no: No tenga miedo de rechazar proyectos que no se alineen con sus objetivos o abrumen su horario.
* Tome descansos: Programe descansos regulares durante todo el día para recargar.
* Priorizar el autocuidado: Tómese el tiempo para las actividades que disfruta y que lo ayuden a relajarse.
Al implementar estas estrategias, puede administrar efectivamente sus tareas administrativas, liberar más tiempo para la fotografía y construir un negocio sostenible y exitoso. Recuerde que la consistencia es clave, y puede llevar tiempo encontrar los sistemas y herramientas que funcionan mejor para usted. ¡Buena suerte!