Una reunión en el ayuntamiento de la empresa es simple en concepto:reúna a los empleados y altos ejecutivos para un diálogo sincero. Hacer que suceda es otra historia, especialmente cuando el personal está distribuido. Felizmente, puede transmitir en vivo la reunión de su ayuntamiento para incluir a las personas que trabajan de forma remota o en oficinas remotas, pero ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?
La configuración óptima para la transmisión en vivo de la reunión del ayuntamiento depende de algunas cosas. Uno de los más significativos es el tamaño de la empresa. Las empresas más pequeñas podrían salirse con la suya usando la misma solución de videoconferencia en la que invirtieron para charlas entre oficinas o dentro de la oficina, mientras que las empresas más grandes necesitarán una plataforma que pueda admitir muchos más espectadores en vivo.
También son importantes sus ambiciones para la reunión del ayuntamiento de su empresa (o reunión de todos los trabajadores, o reunión de toda la empresa, como quiera llamarlo). ¿Se imagina un espectáculo del que los empleados hablarán mucho después, o más bien una conversación íntima entre colegas? Aclara tu visión antes de sumergirte en la tecnología.
Tres formas de configurar la transmisión en vivo de la reunión del ayuntamiento
Analizaremos tres enfoques diferentes para configurar una transmisión en vivo de una reunión del ayuntamiento:
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- Simplemente conecte – Tome una cámara web, inicie la plataforma de videoconferencia de su elección y listo. Adecuado para equipos más pequeños y reuniones discretas.
- Haz que parezca profesional – Mejore la calidad de la producción con un dispositivo de codificación de video dedicado, una tarjeta de captura y software de videoconferencia. Para empresas medianas ansiosas por dar a sus reuniones en el ayuntamiento transmisiones en vivo un brillo profesional.
- Capacidad para una gran audiencia virtual – Empareje un codificador de hardware con una plataforma comercial de transmisión en vivo que admita miles de espectadores. Ideal para empresas con grandes plantillas y varias oficinas.
La interactividad es imprescindible en todos los casos. La oportunidad de un diálogo franco y abierto es el principal atractivo de la reunión del ayuntamiento de la empresa, y lo que la diferencia de las transmisiones unidireccionales de la alta dirección.
Hay una variedad de formas de incorporar la interactividad en su reunión general e involucrar a los empleados remotos en el proceso. Aproveche un servicio como Poll Everywhere. Pida a los trabajadores externos que escriban o graben preguntas para que los altos ejecutivos las respondan ese día. Aproveche las funciones integradas en su transmisión en vivo o plataforma de videoconferencia, como el chat en vivo y las preguntas y respuestas moderadas. Independientemente de cómo lo haga, asegúrese de que los empleados puedan interactuar con los oradores, ya sea que estén en la sala o en otra ciudad.
1. Simplemente conecte
En última instancia, todo lo que necesita para transmitir en vivo la reunión del ayuntamiento de su empresa es una cámara web y un software de videoconferencia o una plataforma gratuita de transmisión en vivo como YouTube Live o Facebook Live.
La comodidad es la principal ventaja aquí. Lo más probable es que ya tenga lo que necesita:una cámara web (externa o integrada en una computadora portátil o monitor de computadora) y una aplicación de videoconferencia o acceso a su cuenta corporativa de YouTube o Facebook. Considere agregar un micrófono dedicado (en lugar de depender del integrado en su cámara web o computadora) para mejorar el audio para su audiencia virtual.
Conectar estos componentes es simple. Si su cámara web es externa, simplemente conéctela a un puerto USB libre en su computadora y su software de videoconferencia o transmisión al vapor la reconocerá como una fuente de video. Las funciones integradas en la plataforma que está utilizando proporcionarán la interactividad para cualquier persona fuera del sitio. Solo asegúrese de asignar a alguien para monitorear el chat y enviar preguntas a los presentadores.
La desventaja de este enfoque, y es importante, es la calidad del video y el audio. La transmisión en vivo de la reunión del ayuntamiento no se verá tan bien o tan profesional como podría. Es posible que pueda hacer que funcione si su empresa es pequeña o tiene un ambiente más informal de puesta en marcha. Pero tenga en cuenta que no envía el mensaje equivocado a los miembros remotos del equipo.
Una producción de mala calidad puede hacer que los trabajadores externos se sientan aún más remotos, como una ocurrencia tardía, desconectados del resto del equipo. El compromiso puede verse afectado, lo que es completamente contrario a los objetivos de una reunión del ayuntamiento de la empresa.
2. Haz que parezca profesional
Un codificador de hardware es un dispositivo diseñado específicamente para la transmisión, captura, grabación de video o las tres. El uso de uno para la transmisión en vivo de la reunión del ayuntamiento de su empresa ofrece ventajas considerables sobre el hardware de computadora estándar.
Los codificadores de hardware facilitan la producción de transmisiones en vivo multicámara pulidas que seguramente impresionarán y atraerán a los trabajadores remotos. La mayoría de los codificadores de hardware incluyen múltiples entradas para video y audio profesional, lo que le permite conectar y transmitir cámaras HDMI y SDI, computadoras portátiles, tabletas, micrófonos XLR o TRS y más. Además, los codificadores de hardware ofrecen una forma segura y confiable de grabar videos de reuniones de alta calidad y cargarlos en servidores internos para referencia posterior.
Invertir en un codificador de hardware no es tan conveniente como usar una computadora que su empresa ya tiene a mano, pero hay muchas aplicaciones posibles más allá de los ayuntamientos, desde contenido de marketing y habilitación de ventas hasta capacitación en video e incorporación.
Necesitará una tarjeta de captura USB para llevar la señal de video de su codificador de hardware a una computadora que ejecute su aplicación de videoconferencia preferida. Luego, el software puede reconocer el dispositivo como si fuera una cámara web plug-and-play.
Dependiendo del tamaño de su fuerza de trabajo remota, es posible que deba ser más exigente al elegir una plataforma de videoconferencia. El número máximo de participantes por sesión es el factor más crucial. ¿Su fuerza laboral remota está compuesta principalmente por teletrabajadores que se unirán a la videoconferencia individualmente? ¿O está conectando oficinas donde el personal se reunirá en la misma sala para sintonizar juntos? Ciertas soluciones admiten grandes números (como Zoom), mientras que otras permiten muchos menos usuarios simultáneos.
3. Acomodar una gran audiencia virtual
Si su empresa tiene un ejército de teletrabajadores u oficinas repartidas por todo el mundo, necesitará un servicio de transmisión en vivo que pueda admitir una gran cantidad de participantes.
Existe una gran cantidad de plataformas comerciales de transmisión en vivo, y recomendamos encarecidamente una de estas en lugar de una solución gratuita. Si bien eso significa pagar una suscripción, también significa no tener los anuncios que plagan las plataformas gratuitas, además de atención al cliente dedicada y funciones avanzadas para monetización, análisis, generación de clientes potenciales y más.
Un codificador de hardware puede transmitir directamente a estas redes de entrega de contenido (CDN), lo que garantiza un video de alta calidad y un rendimiento perfecto dondequiera que estén los empleados. Emparejar un codificador de hardware con una plataforma de transmisión en vivo también mejora el rendimiento. Como dispositivos dedicados, los codificadores de hardware generalmente funcionan mejor que los codificadores de software (es decir, aplicaciones de grabación o transmisión de video que se ejecutan en hardware de computadora estándar). Esto se debe a que los codificadores de software tienen que compartir recursos con el sistema operativo de su computadora y cualquier proceso activo.
Muchas plataformas de transmisión en vivo también ofrecen opciones avanzadas de interactividad. Kaltura y Panopto, por ejemplo, incluyen encuestas y preguntas y respuestas en vivo. Ambos servicios cargan transmisiones en vivo automáticamente como grabaciones a las que los empleados pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Consejos para una transmisión en vivo exitosa de la reunión del ayuntamiento
La transmisión en vivo de la reunión del ayuntamiento de su empresa agrega otra dimensión al evento:la tecnología. Aquí hay algunos consejos sobre cómo administrarlo.
Haz un simulacro
Los errores ocurren, pero puede minimizar la probabilidad de cometer los errores más comunes en los eventos en vivo con un poco de preparación previa. Reserve un tiempo de antemano para revisar su configuración de AV con quien sea que esté presentando, y verifique tres veces su configuración para asegurarse de que todo funcione correctamente.
Priorizar la presentación
Dar a la transmisión en vivo de la reunión del ayuntamiento una apariencia profesional es importante para la imagen de su empresa y el compromiso de los trabajadores remotos. Los diseños personalizados de imagen en imagen pueden agregar brillo a su transmisión. Para obtener un estilo visual adicional, como superposiciones y gráficos en el tercio inferior, utilice un software de producción en vivo como la suite NewBlue Titler Live 4.
Con un codificador de hardware Epiphan Pearl, puede crear fácilmente diseños de imagen en imagen profesionales a través de la interfaz de usuario intuitiva basada en la web.
Maximizar la seguridad
Parte del atractivo de las reuniones de todo el personal es que permiten que el personal común acceda a información que generalmente permanece en el C-suite, como datos financieros y consideraciones estratégicas. La naturaleza delicada de estas discusiones hace que la seguridad sea primordial. Para mantener su ayuntamiento interno, asegúrese de verificar la seguridad de cualquier equipo y aplicación que use para su transmisión en vivo. Asegúrese de que la solución que elija pueda integrarse en su infraestructura de red sin necesidad de excepciones de seguridad.
Elija equipo confiable
Lo último que desea es reunir a todos solo para tener que posponer el evento debido a una falla del hardware. Asegúrese de que las cámaras, los micrófonos y el hardware del codificador en los que invierte sean de la mejor calidad y estén ajustados para brindar confiabilidad.
Lo mejor después de estar ahí para los trabajadores remotos
Los codificadores de hardware Epiphan Pearl-2 y Pearl Mini, versátiles y confiables, facilitan la producción de una transmisión en vivo de una reunión del ayuntamiento que seguramente impresionará e involucrará a los empleados remotos. Las múltiples entradas para video y audio profesional le permiten conectar cámaras y micrófonos de alta gama para transmitir o grabar en alta resolución (hasta 4K) con un sonido nítido.
Pearl puede transmitir a cualquier plataforma de transmisión en vivo y cuenta con integración directa con Panopto y Kaltura, lo que facilita la carga de grabaciones de reuniones del ayuntamiento. Nuestros sistemas también son compatibles con TI. HTTPS, 802.1X, integración LDAP, administración de certificados y otras funciones de seguridad garantizan que Pearl sea una adición segura a su red de TI corporativa.
Obtenga más información sobre cómo el hardware codificador Pearl-2 y Pearl Mini puede ayudar a que la transmisión en vivo de su reunión en el ayuntamiento sea un éxito. ¿Preguntas? Pregúntele a nuestros especialistas de productos.