For many of us in post-production, we are not only responsible for being creatives but also for running our own small businesses. Ya sea que eso signifique que solo estás tú y tus clientes, o tú y un par de empleados, gestionar eficazmente el aspecto comercial siempre es una tarea desalentadora.
No tengo ningún problema en tomar 40 horas de metraje y examinarlas para crear una narrativa sólida de 3 minutos para un cliente, pero cuando comencé mi viaje hacia el trabajo diario con clientes, luché por descubrir cómo realizar un seguimiento de mi tiempo, programar correos electrónicos de seguimiento y resolver algunas de las necesidades técnicas inevitables que surgirían más adelante.
Below I’m going to share with you some tips and tricks for running your own small post-production business effectively, remotely, and cost-effectively.
You are responsible for two key components of a project. The media for that project and the project file that is the key to unlocking it.
Asegúrate de tener copias de seguridad
The first rule of media and project files is to make sure you have backups of everything. For me, this means one of two things, and here’s how I break it down.
Para proyectos más pequeños donde los medios son relativamente mínimos, menos de 500-700 GB de material, mantendré esos medios en mi disco duro interno y usaré un servicio como Dropbox, Google Drive o Box para sincronizar esos medios con un destino en la nube. Additionally, I’ll keep the project file for that project with the media, also being backed up to my cloud destination.
Tenga en cuenta que digo disco duro interno porque mi iMac tiene un SSD grande de 8 TB con mucho espacio para una cuenta grande de Dropbox, pero es posible que esté usando un RAID externo o un SSD NVME externo como su ubicación principal de almacenamiento en la nube o Dropbox, y eso también está bien en este ejemplo.
Hacer copias de seguridad de proyectos más grandes
Para proyectos más grandes donde los medios son significativamente más grandes y no caben fácilmente en mi disco duro interno, los guardaré en discos duros externos que pertenecen al proyecto o cliente. The project files, however, will remain in a folder that syncs to my cloud storage service. This method makes it easier to keep track of client projects as they live on a hard drive that specifically belongs to either that single project or that single client.
Hablemos del almacenamiento en la nube por un segundo. Other articles may go into deeper detail comparing cloud storage services, so I won’t do a deep dive on it here. Yo personalmente uso Dropbox porque su precio mensual para una cuenta ilimitada es un costo aceptable y porque encuentro que muchos de mis colaboradores ya son usuarios de Dropbox. Además, las cuentas ilimitadas de Dropbox vienen con tres puestos, lo que significa que puedo invitar o eliminar a dos colaboradores más para compartir en mi equipo de Dropbox según sea necesario sin aumentar mis costos.
La conclusión más importante aquí es que se debe hacer una copia de seguridad de los archivos de su proyecto en un lugar donde puedan estar seguros y recuperarse en caso de que experimente algún tipo de pérdida accidental. Dropbox has a folder rewind function along with keeping deleted files for 180 days that can be restored.
Compartir medios con colaboradores
The rationale for keeping project files on a cloud storage folder is that that folder can be shared with collaborators as needed. You may have seen this done using something like LucidLink, but it also works just as well on Dropbox or other cloud storage services.
When designing your post-production business, be thinking about how you can work with collaborators quickly and easily. If you are being cost-conscious, go with a system that doesn’t penalize you for additional users or additional data. Para mí, esto es Dropbox. Puedo agregar dos nuevos miembros del equipo a mi cuenta en cualquier momento sin penalización de costo, y si quiero brindar acceso a varios colaboradores a la vez, puedo crear una nueva dirección de correo electrónico en mi cuenta comercial y activarla como uno de mis usuarios de Dropbox. This way anyone to who I provide the credentials for that email can access the Dropbox folder.
I go into more detail on how I use Dropbox in this article (future article not yet published, maybe we just update this article with a hyperlink in the future).
Organización del proyecto
You may have your own system of folding and subfolders, coming up with ways to name your projects and code names to give your clients. Para mí, mantengo esto lo más simple posible. I use YY-MM as a reference code for all projects, this keeps them chronologically organized but not aggressively overthought.
A note about using dates in your organization:you want to use a format that leads with the year, followed by the month, and then by the day. Entonces eso se leería como AA-MM-DD. La razón de esto es que si realiza un trabajo que abarca varios años, todas las veces que comenzó un trabajo en el mes de mayo se ordenarían juntas independientemente del año en que se produjeron.
This method also makes it easy to sort older projects into cold storage folders quickly and easily.
Acceso remoto
As part of running a post-production business, you know that the work never stops even if you decide to take time away from the desk. Por supuesto, debes asegurarte de descansar y tener suficiente tiempo libre, pero también debes permitir el acceso a tu máquina de forma remota si es necesario. Debido a que trabajo en una oficina que está lejos de mi casa, con frecuencia entro de forma remota a mi computadora para recuperar un archivo que olvidé o configurar un renderizado que no puedo configurar desde casa.
There are several routes to go when considering remote access. Personally, I don’t plan to truly “work remotely.” Considero el acceso remoto como una herramienta necesaria para asegurarme de poder acceder a los archivos que pueda necesitar desde lejos, pero no planeo realizar ninguna edición de forma remota. The perfect tool for me, in this case, is Chrome Remote Desktop. Not only is it free, but because I’m already a Google and Chrome user, it interfaces with my existing workspace perfectly.
En el pasado, usé TeamViewer. I liked it, but the price for a subscription is too expensive for how I plan to use it.
Comunicación
In the world of post-production, communication is key. You will need to communicate with collaborators, with team members on a project you work on, and with external clients and vendors. Esto significa muchísimas herramientas de comunicación. I have found a few effective tips for communication.
Correo electrónico
If you haven’t heard of Superhuman, it’s time to check it out. I gave this a test and was very impressed. Al final, terminé sin continuar con la suscripción porque sentí que el tiempo que ganaba no valía el costo que estaba pagando y, como defensor del concepto Inbox Zero, no necesariamente necesito un servicio que me ayude con mi correo electrónico. That being said, I know several people who do need this.
No matter what you do for email, one thing is critical. Utilice una sola dirección de correo electrónico o, si no tiene más opción que utilizar varias direcciones de correo electrónico, asegúrese de que todas residan en una única plataforma, ya sea Mail, Outlook, Superhuman o algo similar.
Chat
Unfortunately, chat apps have been the biggest challenge for me to overcome. I currently have to keep tabs on Slack, Discord, Facebook Messenger, Whatsapp, and GChat. Simplemente hay demasiadas aplicaciones de chat a las que prestar atención y hasta ahora no he encontrado una solución fácil para reunir todos esos chats en un solo lugar.
With that in mind, if you plan to use chat to talk with clients, vendors, or collaborators, I strongly suggest Discord as your best bet. It has all of the same functionality as Slack without the complex login process. Era un usuario acérrimo de Slack, pero poco a poco me he movido hacia Discord y espero eventualmente migrar todos mis canales de Slack a canales de Discord con el tiempo.
Teléfono
If you are a Mac and iPhone user, make sure you are utilizing Wi-Fi calling and FaceTime Audio on your computer. Whenever you need to make phone calls, you can make them directly from your computer instead of needing to use your mobile device. This helps reduce easy mobile distractions like Instagram or TikTok that involve endlessly scrolling.
Videoconferencia
Finally, you are likely to need video conferencing. Zoom is the leading tool for this, and it’s truly great. I’ve had to use Google Meet on several occasions and find the video quality to be lacking, and the ease of use to be difficult.
If you only ever use Zoom for one on one video conferences there is no need for a subscription. Un truco que tengo para los usuarios de Zoom es configurar una sala de Zoom que esté siempre abierta usando su enlace personal y preestablecer la configuración para tener siempre habilitada la función Compartir pantalla.
Mantengo una copia de mi enlace de Zoom en una libreta de mi computadora en todo momento para poder colocar rápidamente el enlace en un chat y pedir a los colaboradores que realicen una llamada conmigo de inmediato.
If you are using Slack or Discord, don’t shy away from using their amazing built-in video chat functionality as well. You don’t always need another application, simplify whenever possible.
Crear un sistema organizativo
Si el correo electrónico, el acceso a la computadora, los medios y los archivos del proyecto no son suficientes para prestarles atención, también deberías pensar en algún tipo de sistema de organización que te ayude a realizar un seguimiento del trabajo que necesitas hacer.
Fortunately, there is no shortage of great apps out there, most of which can be used for free. I use a combination of three things to keep track of all of my work, and it’s a little unorthodox. For keeping track of projects, projecting costs, and keeping tabs on what I need to be doing when I use Airtable. I set up a table that keeps track of bids I’ve put out for work, projects in active rotation, and projects that are done and completed. Airtable is fast, easy to use and quickly searchable.
Digital notebooks
Para tomar notas, uso Sublime. This is perhaps one of the more unorthodox choices as there are tons of great note-taking apps out there like Notion. However, I like things to be as simple as possible, and Sublime accomplishes that goal for me. Mantengo Sublime abierto en todo momento y minimizado, y en cualquier momento, solo necesito ingresar al software, presionar mi tecla de acceso rápido para una nueva página y comenzar a escribir. No-fuss, no subject heading, no lag of any kind, just typing. Para mí, esto funciona de forma rápida y eficaz. Las notas que tomo en Sublime generalmente se copian luego en la celda correspondiente en Airtable que se conecta a ese cliente o proyecto para su custodia.
Finally, I use QuickBooks Online for billing and bookkeeping. It’s unlikely you are going to find any billing and invoicing software that is completely free. I’ve worked with Bill.com along with Wave and I personally find QuickBooks Online to be the best of the bunch. Lo único con lo que tengo problemas es con su plantilla de factura, que creo que no proporciona suficiente personalización para crear y enviar facturas de apariencia moderna.
QuickBooks Online, al igual que la mayoría de los programas de contabilidad, puede ayudarlo a ejecutar sus informes de pérdidas y ganancias, realizar pronósticos para el futuro y realizar un seguimiento de cuánto dinero está facturando, quién le debe qué y cuándo, e incluso puede aceptar pagos ACH y con tarjeta de crédito. Additionally, QuickBooks Online has a brand new time tracking tool if you like to accurately track your time.
Simplify your workflows
It may sound like a lot, but in fact, this is one of the longest articles I’ve written for OWC. But in reality, running a company no matter how small is a large task. El consejo más importante que puedo ofrecer a cualquiera que esté luchando por descubrir los entresijos de administrar su propia empresa de postproducción es que simplifique todo lo que está haciendo.
Cuando comencé, usaba todo tipo de hojas de cálculo, diferentes herramientas de seguimiento del tiempo, administraba mal mi Dropbox y las carpetas de mis clientes y, en general, me hacía la vida más difícil. It wasn’t until I simplified my system that I found myself saving time throughout the day. And ultimately what I found to work the absolute best for me is to get away from the computer for a minute and use plain old paper and sharpie to keep track of what I’m working on. Escribir lo que necesito hacer cada día que entro a mi oficina establece una intención positiva para el día de lo que espero completar y me ayuda a evitar eludir tareas importantes, aunque aburridas, que sé que deben realizarse.