Las videoconferencias se han convertido en la norma para las reuniones profesionales en todo el mundo. Según los expertos, es probable que alrededor del 90 % de las empresas de América del Norte gasten más en videoconferencias el próximo año.
Lamentablemente, muchas personas cometen errores garrafales y se comportan de manera poco profesional durante una videoconferencia.
Si bien tener las mejores herramientas de comunicación para su equipo en videoconferencias es bueno, saber cómo comportarse durante la reunión es vital.
La necesidad de un comportamiento adecuado ha llevado al desarrollo de reglas sobre cómo deben actuar los participantes durante las videoconferencias. Muchos expertos creen que no debemos sacrificar la profesionalidad por la naturaleza causal de una videoconferencia.
A continuación se presentan 8 reglas vitales que se consideran un comportamiento de etiqueta estándar para quienes participan en videoconferencias.
1. Prepárate
A diferencia de lo que mucha gente piensa, es necesario prepararse para las videoconferencias al igual que las reuniones de negocios físicas.
Algunas formas de planificar las videoconferencias incluyen:
- Conocer la agenda.
Los organizadores y participantes de una videoconferencia no deben ignorar el propósito de la reunión. Una agenda creará un esquema claro y ayudará a los participantes a cubrir los temas de discusión dentro del tiempo asignado.
- Prepara tu equipo y tus herramientas.
Tener el equipo y las herramientas adecuadas es la mejor manera de sacar el máximo provecho de las videoconferencias. El equipo y las herramientas para su videoconferencia incluyen tanto hardware como software.
Sin el equipo y las herramientas adecuadas, será difícil obtener, enviar o compartir información durante la videoconferencia.
Algunas herramientas importantes para videoconferencias incluyen:
- Acceso a Internet.
- Aplicación de software de vídeo.
- Cámara web.
- Micrófono.
2. No llegues tarde
El tiempo es un recurso escaso y a la mayoría de las personas no les gusta que se desperdicie su tiempo. Una característica de las videoconferencias es que pueden asistir personas de diferentes zonas horarias. No mantener el tiempo es una forma de desanimar a los asistentes a la reunión.
En un estudio, el 67 % de los empleados dijo que la mitad de las reuniones a las que asisten no tienen valor, principalmente debido a las horas de inicio tardías de esas reuniones. Las videoconferencias, por lo tanto, deben comenzar a tiempo, ya que los retrasos pueden provocar la pérdida de interés.
Llegar tarde a las reuniones de negocios también puede dañar su reputación y hacer que las personas lo vean como poco profesional y poco confiable. Algunas formas de evitar llegar tarde a una videoconferencia incluyen:
- Configurando su alarma.
- Iniciar sesión temprano.
- Reprograme la reunión si usted es el organizador.
- Si por alguna razón llegas tarde, discúlpate.
3. Haz una prueba de funcionamiento
Muchas cosas pueden salir mal durante las videoconferencias. Realizar una prueba de funcionamiento es una buena forma de evitar fallos durante la reunión. Siempre es una buena idea asegurarse de que su hardware y software funcionen correctamente antes de que comience la reunión. Enviar correos electrónicos con la firma de correo electrónico de su empresa ayuda a aumentar la credibilidad y hace que su orador lo recuerde fácilmente
Algunas pruebas que puede realizar incluyen:
- Comprobar que la cámara esté a la altura de los ojos.
- Compruebe su conexión a Internet.
- Pruebe sus altavoces.
- Revise su micrófono.
4. Asegúrese de tener los antecedentes adecuados
Mucha gente no se da cuenta de que el área de fondo durante una videoconferencia revela mucho más sobre tu personalidad. Un fondo descuidado y desordenado no transmite una buena impresión a los demás participantes de la videoconferencia.
Afortunadamente para aquellos que no pueden encontrar una buena área de fondo en su casa, ahora hay aplicaciones como Wave.video con plantillas de fondo de zoom de video editables y gratuitas. Estas aplicaciones pueden ayudarte a transformar tu espacio en un hermoso fondo virtual.
Otras formas de crear un buen fondo son:
- Elige el espacio mejor organizado.
- Ilumina tu fondo.
- Usar decoraciones.
5. Vístase apropiadamente
La investigación publicada en el Journal of Family and Consumer Sciences concluyó que las personas que se visten adecuadamente son percibidas de forma más positiva que las que no.
La vestimenta inadecuada es un gran problema para los organizadores de videoconferencias. Para evitar la vergüenza, los participantes deben ser conscientes de no ponerse ropa que no usarían en una conferencia física.
Aunque hay muchas ventajas de trabajar desde casa, la vestimenta inadecuada durante las videoconferencias se ha convertido en una de sus desventajas.
Algunas cosas que debe evitar incluyen:
- Llevar pantalones cortos debajo del traje.
- Poner transparencias.
- Pijamas y camisones.
- Aplicación de mucho maquillaje.
6. Evite un entorno ruidoso
La calidad del audio de una videoconferencia puede hacer o estropear todo el ejercicio. Para involucrar de manera efectiva a los participantes de una videoconferencia, la calidad del audio debe ser nítida y clara.
Una cosa que puede afectar la calidad del audio de una videoconferencia es el ruido de fondo. Un participante que asiste a una videoconferencia desde un entorno ruidoso puede crear una molestia para los demás. El ruido de fondo de su entorno puede causar distracciones para usted y otros participantes.
No todo el mundo tiene el lujo de una habitación insonorizada. Sin embargo, hay un par de cosas que puede hacer para mejorar la calidad de audio de una videoconferencia.
Las siguientes son algunas formas de reducir el ruido de fondo durante una videoconferencia:
- Manténgase alejado de las fuentes de ruido:identifique y evite las fuentes de ruido a su alrededor. Para aquellos dentro de una casa, los electrodomésticos como televisores, ventiladores y acondicionadores de aire deben estar apagados.
- Use un auricular:usar un auricular es una forma efectiva de amplificar su voz y apagar el ruido de fondo.
- Dibuje las persianas y las ventanas:cerrar las ventanas y correr las cortinas y las persianas es otra forma de reducir el sonido en una habitación.
- Evite las habitaciones vacías:es un conocimiento elemental que los sonidos hacen eco en una habitación vacía. Los ecos se deben a las ondas sonoras que rebotan en las superficies duras de las paredes de la habitación. Para evitar tener un fondo con eco:
- Alójese en una habitación amueblada.
- Cubra el suelo con alfombras y moquetas.
- Cuelgue persianas de tela.
- Instala estanterías.
- Poner en macetas y plantas.
7. Evite las distracciones
Una desventaja de las videoconferencias es que uno puede distraerse fácilmente. De hecho, el 88 % de los trabajadores admite realizar varias tareas a la vez con regularidad.
Evitar las fuentes de distracción es clave para tener una buena experiencia de videoconferencia. Asistir a videoconferencias desde su hogar, vehículo o cualquier otro lugar puede generar muchas distracciones.
Para los que están en la casa, los niños y otros miembros de la familia pueden ser una gran fuente de distracción. Para otras personas que asisten a la conferencia desde el exterior de sus casas, el tráfico y otros movimientos circundantes son fuentes de distracción.
Para evitar distracciones:
- No realice múltiples tareas.
- No te quedes en un lugar lleno de gente.
- Evite sentarse frente a un espejo.
8. Habla claro
Hablar claramente es un elemento importante de las videoconferencias. Debe hablar para permitir que otros participantes capten cada palabra que pronuncie.
Algunas de las mejores formas de proyectar su voz claramente durante una videoconferencia incluyen:
- Usar un micrófono externo — Los micrófonos incorporados en nuestras computadoras portátiles no producen efectivamente sonidos de calidad durante las videoconferencias. Usar un micrófono externo es una forma de mejorar las videollamadas.
- Manténgase cerca del micrófono — Permanecer cerca del micrófono ayudará a proyectar su voz con mayor claridad y eliminará los ruidos de fondo.
- Conserve su ancho de banda de Internet — Cuanto más ancho de banda tenga su sistema, mejor será la calidad de su conexión de audio. La mejor manera de conservar su ancho de banda es cerrar los programas que no esté usando en su computadora.
Conclusión
Las videoconferencias han llegado para quedarse. Se ha convertido en una forma popular para que los profesionales se comuniquen entre ellos. El aumento de las videoconferencias por parte de muchas organizaciones ha puesto de manifiesto la necesidad de adoptar un conjunto estándar de comportamiento por parte de los participantes.
Las pautas descritas en este artículo son algunas de las reglas vitales que se deben recordar durante una videoconferencia para que las personas no cuestionen su profesionalismo.
Sobre el a autor: Andreyana Kulina es especialista en marketing digital en Brosix y se especializa en marketing de contenido y estrategias de difusión. Además de su pasión por el marketing digital, le gusta el senderismo y el ciclismo de montaña. Conéctate con ella en LinkedIn.