Cómo crear rápidamente documentación sin comprometer la calidad (historia de cliente)

De un vistazo

• Los empleados de DFCU Financial necesitaban capturar sus pantallas como parte de un impulso de toda la empresa para la documentación del proceso.
• Los empleados encontraron que las herramientas gratuitas del sistema operativo eran engorrosas y carecían de las funciones requeridas, por lo que DFCU Financial compró TechSmith Snagit.
• Snagit ahora ayuda a los empleados a procesar la información más rápido y con un pulido profesional que cumple con las expectativas de alta calidad mantenidas por DFCU Financial.

Dar a los empleados las herramientas adecuadas para el trabajo

Los empleados de DFCU Financial necesitaban capturar sus pantallas como parte de un impulso de documentación de procesos en toda la empresa. Sin embargo, encontraron que las herramientas gratuitas del sistema obstaculizaban la productividad y recurrió a TechSmith en busca de ayuda.

DFCU Financial se actualiza a Snagit después de que las herramientas gratuitas se convirtieran en un obstáculo para los negocios

Fundada en 1950, DFCU Financial comenzó con un grupo de empleados de ingeniería de Ford.

Hoy, DFCU Financial es la cooperativa de crédito más grande de Michigan y una de las instituciones financieras mejor administradas de los Estados Unidos.

Con 24 sucursales en Michigan, los equipos de DFCU Financial necesitaban una forma de establecer y estandarizar procedimientos entre departamentos y sucursales. Entonces, comenzaron a documentar los procedimientos con Snagit.

El problema

Como con cualquier institución financiera, la eficiencia y la documentación del usuario son esenciales. Entonces, cuando DFCU Financial decidió revisar sus procesos de documentación para adaptarse mejor a sus departamentos en crecimiento, naturalmente recurrieron al software de captura de pantalla.

“Parte de nuestra estrategia de TI es intentar primero usar las herramientas incluidas en nuestro sistema operativo”, dijo Vanessa Dinn, gerente de proyectos de TI en DFCU Financial. “Cuando actualizamos a una versión más nueva de Windows, comenzamos a usar la herramienta de captura de pantalla integrada en nuestro sistema operativo, que nos permitía capturar una pantalla. Pero eso fue básicamente todo lo que hizo”.

Mientras Vanessa luchaba por crear imágenes de alta calidad para la base de conocimientos de TI financiera de DFCU, los cajeros de las sucursales de todo el estado también luchaban con las limitaciones de las herramientas integradas.

Al final del día, los cajeros deben capturar los totales de cierre y registrar cualquier discrepancia. Su sistema bancario central no ofrecía una manera fácil de hacerlo. El uso de las herramientas integradas requirió varios pasos e hizo que el proceso fuera mucho más complicado de lo necesario.

Después de evaluar las limitaciones de las herramientas de captura de pantalla disponibles, Vanessa se dispuso a encontrar una herramienta que satisficiera las necesidades de los empleados de toda la empresa sin arruinarse.

La solución

En su búsqueda, Vanessa se encontró con Snagit de TechSmith. Con Snagit, pudo capturar, anotar y compartir rápidamente su pantalla con una apariencia limpia y profesional.

“Características como la captura todo en uno, la herramienta de desenfoque y la biblioteca Snagit hacen que compartir información en la empresa sea mucho más rápido y fácil”, dijo Vanessa. “Uso Snagit a diario. Es como un marcador para mi trabajo”.

Para los cajeros, Snagit hace que capturar los totales al final del día desde sus estaciones de trabajo sea mucho más simple. Todo lo que los cajeros tienen que hacer es capturar la pantalla con Snagit e imprimir.

"Con la herramienta gratuita, teníamos que guardar la imagen en el escritorio e imprimirla con el Visor de imágenes de Windows, lo que añadía una serie de pasos innecesarios", dijo Vanessa.

Otros departamentos también tuvieron problemas para enviar capturas de pantalla por correo electrónico. Con Snagit, todo lo que tienen que hacer es capturar la pantalla y pegar la información directamente en un correo electrónico con fines de documentación, sin tener que preocuparse por los archivos adjuntos.

Según Vanessa, "Snagit se encuentra justo dentro del entorno de cliente de Lotus Notes de la empresa, por lo que cuando incluimos imágenes en nuestro correo electrónico, van directamente dentro del correo electrónico".

Los resultados

Vanessa ahora puede crear manuales claros y concisos para la base de conocimientos de TI de la empresa. En lugar de dibujar anotaciones a mano, Vanessa puede usar el editor Snagit para modificar rápidamente cualquier captura de pantalla mientras mantiene el aspecto profesional que espera que tenga su trabajo.

Con Snagit, el proceso de documentación para los cajeros es mucho más ágil y libre de estrés. El proceso simplificado también ha reducido la cantidad de llamadas de los cajeros al servicio de asistencia técnica.

DFCU Financial se ha clasificado entre las 10 principales organizaciones de servicios financieros por desempeño financiero entre cooperativas de ahorro y crédito pares en todo el país durante más de 10 años consecutivos. Continúan presionando por la documentación en toda la organización para mantener su excelente posición. Más allá del departamento de Vanessa, los empleados de contabilidad, finanzas, marketing y más también están capturando su conocimiento para compartirlo con otros.

“Además de los procesos cotidianos, también tenemos que documentar los procesos para responder a las preguntas difíciles”, dijo Vanessa. “¿Cómo documentamos el conocimiento de nuestro personal más experimentado si se jubila? ¿Qué hacemos si hay un desastre? Snagit nos permite documentar las respuestas a esas preguntas”.

DFCU Financial ahora puede documentar procesos y conocimientos de una manera limpia, fácil y profesional. Con la ayuda de Snagit, Vanessa y sus colegas pueden documentar y mantener la excelencia por la que se conoce a DFCU Financial.