Hay una pequeña pero aguda punzada de pavor que solía encontrar.
Cuando el mundo se fue a trabajar desde casa, solo empeoró. Supongo que la mayoría de los oficinistas también lo sintieron.
Una frustrante sacudida recurrente de "Oh no, esto será tedioso" llegaba cada vez que estaba inmerso en una tarea y me daba cuenta de que necesitaba la ayuda o los comentarios de un colega.
El problema era que mientras yo estaba inmerso en la tarea y todo su contexto, otros no.
Al menos no completamente.
Entonces, de inmediato sentía una punzada de ansiedad o estrés al considerar el tiempo y el esfuerzo que me llevaría explicar todo en un correo electrónico, en Slack o incluso en una llamada.
Solo para poder obtener una respuesta simple y seguir adelante con mi trabajo.
Eso es hasta que descubrí el ungüento. El bálsamo curativo que le permite compartir contexto rápidamente, evitar la necesidad de programar una reunión o una videollamada y eliminar el exceso de escritura y explicación textual.
La gran solución es la transmisión de pantalla, el proceso simple de grabar un video corto y compartirlo con compañeros de trabajo. Es la forma ideal de comunicar ideas, contexto, conocimiento y casi cualquier otro tipo de información.
Ahora, cuando encuentro ese estrés, simplemente grabo un video corto con Snagit, que casi siempre es más fácil que escribir las cosas.
Las imágenes en una grabación de pantalla combinadas con la narración brindan todo el contexto y puedo obtener una respuesta en mucho menos tiempo que si usara texto solo.
Pero el screencasting hace más que aliviar los momentos de frustración menor. Es una práctica ideal para solucionar o potenciar otros elementos del trabajo.
Aquí hay siete formas más en las que puede usar screencasting para trabajar más rápido y con mayor eficiencia.
1. Planificar y ejecutar el trabajo
Trabajo en el sitio web de TechSmith. Como cualquier sitio web, tiene numerosas páginas compuestas de fragmentos de contenido, imágenes, videos y otros elementos. A menudo necesita cambios o actualizaciones para reflejar el progreso de nuestro negocio y productos.
El desafío es que cuando un elemento específico necesita una actualización, surgen varias preguntas.
"¿Dónde está este contenido en el sitio web?" “¿Cómo tiene que cambiar?” "¿Está en varios lugares?"
Responder a estas preguntas por correo electrónico es un poco como tratar de describir un elemento específico de una imagen a alguien que está al otro lado de una cortina. Tienes que ser extremadamente específico con lo que dices.
En cambio, hacemos videos que explican lo que se debe hacer. Luego, ese video se puede compartir para asegurarse de que todos estén de acuerdo con el plan. El video deja claro el qué, dónde y por qué de nuestro trabajo.
Si, como nosotros, usa un software de gestión de proyectos como Asana o Trello, el enlace al video se puede colocar en la tarea que representa el trabajo.
Ahora, cuando alguien comience la tarea, tendrá la información necesaria para comenzar a trabajar. Y nadie tuvo que escribirlo todo.
2. Grabar llamadas y reuniones
Las videoconferencias son ahora una forma de vida.
No importa si usa Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom u otra plataforma para realizar reuniones de video, han sido esencialmente la única forma para que los colegas (y, fuera del trabajo, amigos y familiares) se reúnan, colaboren y se comuniquen de manera segura. tener discusiones.
Si bien las circunstancias no son las ideales, ha surgido una gran oportunidad. Cuando cada reunión depende de la tecnología, entonces cada reunión es fácil de grabar y archivar. Convenientemente, la mayoría de los servicios de videollamadas tienen funciones de grabación integradas, o puede usar un software de grabación de pantalla como Camtasia.
Las reuniones grabadas facilitan la referencia a lo que se discutió. Mejor aún, si alguien se perdió la reunión, puede ponerse al día viendo la grabación.
Una reunión grabada también es excelente, porque puede usar un editor de video como Camtasia para eliminar algunas de las conversaciones inactivas al principio o al final. Hospedarse en un servicio como TechSmith Knowmia permite a los espectadores hacer preguntas, por lo que la discusión no tiene que terminar con la reunión y los no asistentes pueden expresar sus opiniones.
3. Investigación de clientes y productos
Este consejo se basa en el último, excepto que ahora estoy sugiriendo, con el permiso adecuado, que grabe las llamadas con los clientes. Por lo general, se trata de llamadas de estrategia de marketing o producto.
La información compartida en estas llamadas es invaluable. Escuchar las palabras exactas y los tonos de voz que usan las personas cuando comentan su experiencia con su producto o servicio es una de las mejores maneras para que todos en una empresa comprendan a los clientes a los que atienden.
En TechSmith, a menudo editamos estas grabaciones para compartir comentarios particularmente útiles y esclarecedores de nuestros clientes.
Tal como sugerí anteriormente, puede grabar estas llamadas, editarlas en las partes útiles y luego compartirlas con otros.
4. Vídeos de formación rápidos
La vida del oficinista de hoy es esencialmente un guante de diferentes tecnologías.
Saltamos de este panel de datos a ese, o de un producto SaaS a otro.
A medida que navegamos por el panorama tecnológico, inevitablemente nos encontramos con un proceso que no conocemos. O, igual de probable, alguien necesita que le muestres cómo hacer algo.
Se lo explicas y sigues adelante. Entonces alguien más hace la misma pregunta. Y les explicas. Y luego alguien más... hasta que pasas todo el día mostrándoles a las personas cómo hacer las cosas y nunca tienes la oportunidad de concentrarte o completar tu propio trabajo.
Screencasting es su salida de este ciclo devastador.
Grabe uno o dos videos rápidos para los procesos comunes sobre los que la gente pregunta. Podría ser cómo extraer informes particulares. O cómo configurar un tablero.
Una vez que tenga el video, alójelo en algo como Screencast.com y envíe el enlace cada vez que alguien lo solicite. Mejor aún, puede crear una base de conocimiento simple que responda una serie de preguntas comunes.
El ahorro de tiempo aquí se suma:a medida que otros se conviertan en expertos, compartirán sus recursos y todos subirán de nivel.
5. Demostraciones de productos para ventas y experiencia del cliente
El video es útil durante todo el ciclo de ventas. Le permite ser afable y fomentar las relaciones de una manera que no lo hace el correo electrónico por sí solo, pero sin necesidad de programar videollamadas en persona o en vivo.
Al comienzo de un compromiso con el cliente, es excelente para brindarles a los clientes potenciales una mirada a su producto en acción y demostrar algunas de sus capacidades más poderosas.
A medida que avanza la conversación, los videos pueden ser más específicos, incluso personalizados. Muchos vendedores y profesionales de CX crean videos de demostración de productos para cuentas individuales, que conectan funciones específicas con la forma en que un cliente puede usarlas.
6. Conservar el conocimiento organizacional
Cuando las personas dejan las empresas en busca de nuevas oportunidades o para jubilarse, puede crear un vacío de conocimiento.
Los empleados a largo plazo generalmente se vuelven expertos en ciertas tareas, procedimientos y elementos del negocio. Es fundamental encontrar formas de retener su conocimiento y mantener la continuidad organizacional y comercial.
Screencasting es una forma ideal de hacer esto.
Intente y convierta en una práctica entre los empleados expertos grabar videos de los procedimientos y procesos que otros necesitan comprender. Al hacer que los expertos capturen sus flujos de trabajo, se asegura de que las mejores prácticas y la información importante no se pierdan.
7. Incorporar nuevos empleados
Si está registrando conocimientos y procesos importantes, es probable que esté creando una biblioteca de recursos que es ideal para incorporar nuevos empleados. Esencialmente, tomar el conocimiento que llevó años adquirir y ponerlo a disposición de los empleados al comienzo de su mandato.
Compile videos creados por expertos (como en el consejo n.º 5) en un recurso de "Comenzar" para nuevos empleados y aprendices. O bien, reúna a un grupo de expertos para intercambiar ideas sobre las cosas más importantes que un nuevo empleado debe saber cuando se inicia en su organización. Luego, cree un conjunto de videos que constituyan un "plan de estudios" de incorporación.
Si está buscando inspiración, vea cómo Virgin Media usa el video para retener el conocimiento en su empresa.
Esté atento a más oportunidades de screencasting
Cada industria, negocio, organización y rol tiene sus procesos y elementos únicos. Y es probable que el video pueda ayudar a aliviar los puntos conflictivos comunes o hacer que el trabajo sea más eficiente de alguna manera para todos.
Así que esté atento, ya que probablemente encontrará formas de adaptar lo que he sugerido y probablemente una serie de nuevas ideas.
Más recursos de screencasting
- La guía definitiva:¿Qué es Screencasting y por qué usarlo?
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