Cuando la información se presenta gráficamente, la mayoría de la gente la entiende más rápido y mejor. Emojis, GIF, capturas de pantalla y videos se han convertido en algo común en las conversaciones diarias. También es cierto en el trabajo.
Solía ser cierto cuando la mayoría de nosotros trabajábamos en entornos de oficina típicos, y todavía lo es ahora, cuando muchos de nosotros trabajamos en equipos remotos o híbridos. Como resultado, es aún más crítico para las empresas adoptar gráficos y videos. ¿Por qué tantas empresas confían en correos electrónicos extensos e interminables llamadas de Zoom para comunicarse de forma remota?
"¡Así es como siempre lo hemos hecho, y funciona perfectamente!" es la respuesta simple para la mayoría de las empresas, directores ejecutivos y gerentes. Pero aquí está la cosa:lo que funcionó ayer puede no funcionar hoy, especialmente cuando existen alternativas más efectivas.
Las empresas que tardan en innovar o actualizar sus procedimientos se quedarán atrás. Encontrar nuevas y mejores formas de interactuar en línea con los compañeros de trabajo requiere un trabajo híbrido, y los gráficos y el video son esenciales para una comunicación eficiente en el lugar de trabajo (ya sea a distancia o en persona). A las empresas les puede resultar difícil comunicarse con sus equipos remotos, especialmente cuando los empleados no han tenido suficiente tiempo para adaptarse al nuevo entorno de trabajo.
La conexión personal que se produce cuando los equipos comparten un espacio se desvanece. Esto abre la puerta a malentendidos y desinformación. Si bien las plataformas de chat en equipo y los correos electrónicos son populares en este momento, la comunicación visual es otro enfoque para mantener a los empleados distantes en la misma página.
Una imagen puede transmitir más que mil palabras de manera concisa y oportuna:el 40 por ciento de los consumidores prefieren las imágenes al texto. Esta es la razón por la cual los equipos obligados a trabajar de forma remota deberían usar más comunicación visual para mantenerse en contacto.
Entendemos. El cambio es difícil. Tienes mucho en tu plato. Tu equipo está repleto. Y aprender a crear fotos y videos (especialmente si nunca lo ha hecho antes) puede ser intimidante.
Pero, ¿y si crear imágenes y películas de calidad profesional para comunicarse fuera más sencillo en muchas circunstancias que escribir un correo electrónico largo y aburrido?
¡Sí, lo es!
Y lo mejor de todo, la comunicación asíncrona es adecuada para su negocio y su gente. Será más productivo, cometerá menos errores y evitará bucles de retroalimentación.
Además, su personal estará más comprometido que nunca.
Muchas corporaciones y universidades han instado a sus trabajadores a trabajar de forma remota debido a las incertidumbres que plantea el Covid-19. Como más del 25 % de la fuerza laboral de EE. UU. ya trabaja desde casa al menos parte del tiempo, las nuevas restricciones obligarán a muchos empleados, y a sus supervisores, a trabajar fuera de la oficina por primera vez, separándolos unos de otros.
Aunque generalmente es mejor establecer políticas claras de trabajo remoto y capacitación por adelantado, este nivel de preparación puede no ser posible en tiempos de crisis u otras condiciones que cambian rápidamente. Afortunadamente, incluso cuando los gerentes tienen un tiempo limitado para prepararse, existen actividades específicas basadas en la investigación que los gerentes pueden realizar sin mucho esfuerzo para impulsar el compromiso y la productividad de los empleados remotos.
Exploremos formas de utilizar las guías visuales a nuestro favor
1. El video se puede usar para reemplazar las reuniones
Las reuniones puramente informativas no deberían requerir que todos estén presentes simultáneamente, incluso si esa ubicación es virtual. Reemplace una cita con un video si tiene el conocimiento para compartir con su equipo que no requiere una entrada rápida o una lluvia de ideas.
Las reuniones ya no son necesarias. Puede escribir exactamente lo que quiere decir y compartirlo con otros sin interrupción o hacer que las conversaciones se desvíen.
Use varias alternativas para grabar su pantalla mientras narra si tiene diapositivas para presentar. ¿No hay diapositivas? No es problema. Snagit puede grabar su cámara web para agregar un toque más personal a su video. ¿Tienes planeada una sesión de lluvia de ideas?
Proporcióneles toda la información que necesitarán ANTES de la reunión para que presenten ideas en lugar de presentarlas en el acto. Este método de presentación es más considerado con el tiempo de su equipo. Si no necesitan saber el material en este momento, pueden ver la película en su tiempo libre. Siempre pueden volver atrás y verlo de nuevo si necesitan un repaso.
Además, pueden acudir a usted directamente si necesita comentarios o si tienen preguntas.
Las reuniones que normalmente durarían una hora se pueden acortar a un video de 20 minutos (o menos), según nuestra experiencia. ¡Es una cantidad significativa de tiempo ahorrado!
2. Permitir comentarios visuales
Debido a que probablemente esté haciendo algo similar, este es uno de los métodos más excelentes para comenzar a usar imágenes en la oficina e interacciones remotas.
Casi todo el mundo ha tenido que corregir y revisar un documento escrito por otra persona. Lo imprimimos, sacamos nuestro bolígrafo rojo y escribimos notas en las páginas impresas donde se deben realizar los ajustes sugeridos.
3. Cree contenido para la incorporación y la capacitación especializada que sea perenne
Los nuevos empleados deben recibir las herramientas y la información para tener éxito en sus nuevos puestos. La capacitación presencial es difícil de conseguir en una situación remota, pero la creación de contenido de capacitación visual y en video puede contribuir en gran medida a ponerlos en el camino correcto.
El contenido gráfico y de video tiene sentido para todo, desde la capacitación del primer día hasta el desarrollo continuo del personal.
4. Contenido para onboarding y formación
Es útil para aprender a usar los sistemas de recursos humanos o acceder a la red. Incluso puede crear un pequeño video que responda a cuatro (o seis o diez) de las preguntas más comunes de los nuevos empleados. También es completamente escalable. Sus guías prácticas, ayudas para tareas y videos breves de capacitación pueden ser utilizados por uno, 100, 1000 o más empleados.
Esto tiene más sentido incluso para las pequeñas empresas. Incluso cuando no esté entrenando, su contenido de entrenamiento puede ayudarlo. Podrá pasar menos tiempo fuera de su trabajo y más tiempo en otros proyectos. La adopción de un sólido sistema de gestión del conocimiento que contenga LMS como uno de sus módulos puede ayudar aquí.
5. Brindar capacitación y asistencia entre pares (también conocido como aprendizaje social o capacitación informal)
Aunque no nos consideremos formadores, la mayoría de nosotros hemos tenido que demostrar cómo hacer algo en nuestra vida profesional.
Puede ser cualquier cosa, desde demostrar cómo incluir un mensaje de "fuera de la oficina" en un correo electrónico hasta ajustar la configuración del micrófono en una aplicación de reunión virtual.
Cree un breve video de captura de pantalla que muestre el proceso en lugar de ir a una reunión de Zoom cada vez que alguien necesite ayuda. Alternativamente, tome algunas capturas de pantalla y cree una guía paso a paso. A diferencia de las palabras, las imágenes provocan una reacción más fuerte. Animan a los usuarios a interactuar con el contenido y las respuestas emocionales afectan la retención de información. Debido a que la memoria visual se almacena en el lóbulo temporal medio del cerebro, donde se analizan las emociones, las emociones también se mantienen allí.
Las entradas visuales y las respuestas emocionales se vinculan fácilmente en el cerebro, y las dos se combinan para producir recuerdos. Las representaciones visuales negativas son especialmente efectivas para provocar fuertes reacciones emocionales.
Cuando los autores del curso usan metáforas visuales, incluso los temas abstractos pueden beneficiarse de las imágenes. Las metáforas visuales se utilizan en su curso de aprendizaje electrónico para ayudar a los estudiantes a comunicar sentimientos y provocar una reacción emocional similar.
Ahorrará tiempo en su día y proporcionará una valiosa referencia para sus compañeros de trabajo cuando necesiten un repaso.
6. Responda rápidamente a preguntas técnicas
La creación de procedimientos y ayudas de trabajo para las consultas más frecuentes de su personal de TI puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Luego, cuando llega una solicitud, están preparados con una respuesta.
Las imágenes y los videos también ayudarán con preguntas más complejas o poco comunes. Cuando un usuario tiene un problema o una solicitud, su equipo de TI puede tomar capturas de pantalla de dónde ir (cómo resolverlo) y qué hacer para resolver el problema. Alternativamente, cree un video screencast que lo guíe a través de varias alternativas o posibles reparaciones. Tanto el soporte técnico como el de atención al cliente están disponibles.
¡Esto también funciona para tus usuarios! ¿Alguien recibió un mensaje de error nuevo y extraño de repente? Uno puede tomar una captura de pantalla y enviarla por correo electrónico a su departamento de TI. Ellos descubrirán qué es lo que está mal, lo repararán y volverán a funcionar.
Como alternativa, si una aplicación de software sigue fallando, haga una grabación de pantalla de las acciones que tomó antes del incidente para ayudar a su personal de TI a identificar y resolver el problema.
7. Para equipos remotos:un libro de jugadas
Todos han tenido que hacer la transición al trabajo remoto rápidamente. Como resultado, comprender los pasos que se deben seguir puede ser difícil.
Puede escribir un libro de jugadas que describa lo siguiente para calmar los temores de sus empleados:
- ¿Qué herramientas empleará?
- ¿Cómo serán los mecanismos de comunicación?
- ¿Cuándo y cómo se puede contactar a los miembros del equipo?
Un libro de jugadas es una hermosa herramienta para garantizar que todos en la empresa estén en la misma página y trabajen juntos. Tienen mucho texto, pero también hay espacio para gráficos e íconos.
Esto mejora la legibilidad, ya que puede llevar la vista a lugares más importantes del documento mediante el uso de iconos. Y he aquí un beneficio inesperado de crear un libro de jugadas:se puede publicar en su blog, como documento técnico para la generación de clientes potenciales o como contenido viral.
La mayoría de las empresas están en el mismo barco que tú. No están seguros de cómo adaptarse al trabajo remoto y buscan el consejo de otros.
8. Diseño de presentaciones
Es crucial mantener a todos en contacto cuando estás a cargo de un equipo remoto, por lo que pasarás mucho tiempo en videollamadas.
Aunque las videoconferencias ayudan a ver a sus compañeros de trabajo, no siempre son efectivas en la comunicación. Por un lado, aún necesita explicar mucho para presentar su argumento.
Luego está el problema del retraso y las personas que se saltan las llamadas, lo que hace que se pierdan mensajes vitales.
Para evitar estos problemas, cree presentaciones sobre un tema en particular, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Para la audiencia, una presentación sólida debe proporcionar la siguiente información:
- A qué te refieres
- ¿Por qué es importante?
- ¿Qué se debe hacer en respuesta?
- Los próximos pasos del equipo
Te encontrarás usando presentaciones por una variedad de razones, que incluyen:
- Prospección de clientes
- Predicciones para el próximo trimestre
- Establecimiento de objetivos
- Generación de ideas para contenido
- Gestión de un proyecto
- Compartir conocimientos
Al comunicarse con un equipo remoto, es esencial recordar que todos trabajan desde casa, con todas las distracciones. Como resultado, mantenga sus presentaciones simples. Asegúrate de incluir:
- Fondos simples y atractivos
- Imágenes de sitios de imágenes de archivo gratuitos como Unsplash Icons que sean relevantes.
- Gráficos y cuadros
- Evite usar texto innecesario en sus diapositivas. Todavía dependes de Internet, que puede retrasarse, sin importar la tecnología que uses para presentar.
Como resultado, evite correr riesgos adicionales y haga que su presentación sea breve y amena. Esto garantiza que su comunicación se reciba y se actúe en consecuencia.
CONCLUSIÓN
En el mundo actual, el contenido visual domina todos los aspectos de la vida y vivimos en la era de la información visual. Los gráficos son esenciales para involucrar a los estudiantes en los cursos de aprendizaje electrónico porque el 65 por ciento de la población son aprendices visuales. También vale la pena señalar que si los gráficos se emplean incorrectamente, pueden tener un impacto negativo en el aprendizaje. Cuando se muestran imágenes fuera de tema en la pantalla, como imágenes puramente ornamentales, los alumnos tratarán inconscientemente de descubrir el significado y la explicación detrás de ellas.
Cuando se hace correctamente, las imágenes pueden ser más comprensibles que las explicaciones basadas en texto o las grabaciones de audio, ya que dividen la información en partes más pequeñas y fáciles de procesar. Cualquiera puede relacionar fácilmente las emociones con las imágenes, lo que hace que sus cursos de aprendizaje electrónico sean más atractivos y memorables. Los elementos visuales ayudan a las personas a absorber el contenido porque se digieren 60 000 veces más rápido que el texto, por lo que debe usarlos para comunicarse con equipos distantes.
Utilice gráficos claros y relevantes para dar contexto a sus mensajes y evitar malentendidos. Al hacerlo, todos estarán en sintonía y encaminados para alcanzar sus objetivos. Sobre todo, la comunicación visual mantendrá a los trabajadores distantes conectados con la organización.
Esa es la estrategia más efectiva para asegurarse de que emergen como un equipo unificado de esta circunstancia.