Facturar a los clientes no tiene dar miedo Siga estas siete prácticas recomendadas para que sus facturas sean claras y profesionales.
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En un mundo perfecto, una vez que se termina un proyecto de video independiente, los clientes estarían muy felices de entregar una pila de dinero en efectivo frío (junto con una canasta de regalo de Lands 'End que incluye varios vellones apropiados para la temporada). Sin embargo, en el mundo real, ese es muy raramente el caso.
La mayoría de las veces, la responsabilidad de entregar una factura en el momento más apropiado recae en el profesional independiente. Esto no siempre ocurre al final de un proyecto porque algunos proyectos parecen simplemente no terminar nunca. En cualquier caso, crear una factura detallada, profesional y directa puede ayudar a avanzar y definir cómo, cuándo y cuánto deben pagar sus clientes por su arduo trabajo.
Veamos siete mejores prácticas para las facturas de videos independientes.
1. Encuentre la plantilla adecuada
Siempre puedes hacer una factura desde cero. Simplemente escribir algo en un procesador de textos está bien, pero si tiene algunas habilidades de diseño, puede crear uno usted mismo con su propia marca, logotipos, etc.
Para el resto de nosotros, individuos menos interesados en el diseño, hay muchas plantillas disponibles en línea. Puede encontrar algunos para Microsoft Word, Google Docs y Apple Pages. Todos deben ser en su mayoría iguales, pero deben tener algunas variaciones en el espaciado y el diseño. Elija el que le brinde la mayor flexibilidad y la estética adecuada para su marca.
2. Definir el Alcance del Proyecto
Idealmente, debe definir bien el alcance del proyecto antes de sumergirse en la producción (o posproducción, si se trata estrictamente de un concierto de edición). Un contrato o declaración de trabajo ayudará a definir estas cosas por adelantado. (Puede leer más sobre estas cosas aquí). Sin embargo, al enviar una factura, es importante reafirmar, punto por punto, el alcance acordado, y que ahora ha completado cada tarea.
3. Elemento de línea frente a importe total
La mayoría de las plantillas de factura admiten desgloses de precios de elementos de línea. Estas plantillas también suelen sumar los totales por usted. Sin embargo, dependiendo de su proyecto, es posible que desee o no utilizar el precio de la línea de pedido (o de la unidad); más bien, puede enumerar los montos completos.
La facturación de películas y videos se vuelve complicada cuando comienza a fijar el precio de las líneas de pedido, como alquileres de equipos, tarifas de edición por hora y gastos incurridos. Sin embargo, aunque la página de una factura puede llenarse, he descubierto que los clientes aprecian el desglose línea por línea de cómo llegó a esos números.
Es importante incluir cosas como las tarifas de la cámara y el equipo, ya que muchos clientes pueden cambiar rápidamente la conversación para sugerir que su cámara/equipo es de alguna manera solo una parte de lo que cobra por presentarse y filmar.
Si ha aceptado un proyecto de suma global que no está configurado para cambiar, usar un desglose de elementos de línea para sumar su valor real (luego restar un descuento para cumplir con su acuerdo original) es una excelente manera de mostrar cuánto costarán sus servicios en el futuro, sin dejar de cumplir su acuerdo.
4. Fechas de finalización claramente definidas
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Cuando se trabaja con empresas y agencias más grandes (es decir, clientes que también trabajan para clientes), las fechas de finalización claramente definidas para los entregables se vuelven más importantes (ya que necesitan pasar esas fechas a otras personas en sus organizaciones). La mayoría de las plantillas de factura incluirán un espacio para agregar notas; aquí es donde puede enumerar fechas claras. He aquí un ejemplo:
- Grabación B-Roll de medio día:finalizada el 2/10/17
- Sesión de entrevista:finalizada el 3/10/17
- Imágenes y recursos sin procesar:enviados a través de Dropbox el 4/10/17
- Video final (con revisiones):entregado a través de Vimeo el 14/10/17
5. Descargar enlaces y archivos
También ayuda incluir enlaces finales para todos sus archivos y entregables con su factura (ya sea en las notas o en el correo electrónico de la factura). Si no ha discutido una tarifa por archivar y preservar archivos, puede configurar descargas para una consolidación final de todos los recursos y material de archivo necesarios mediante Dropbox, WeTransfer o Vimeo.
Puede aprovechar esta oportunidad para sugerir que descarguen todo el material de archivo y los activos en un plazo de siete días (o lo que su sitio web de alojamiento de archivos aliente), ya que no podrá conservarlos más tiempo. (Si su cliente tiene inquietudes adicionales, puede resolver algo).
6. Incluir W-9
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Los profesionales del cine y el video que operan en los Estados Unidos y trabajan en cualquier proyecto (o proyectos) que sumen más de $ 600 en un año calendario deben completar un formulario de impuestos W-9 que indique el "empleador". Ambas partes necesitarán este formulario para sus impuestos. Su cliente probablemente le enviará esto eventualmente, pero muchas agencias más grandes ni siquiera enviarán su factura hasta que obtengan su W-9.
Para iniciar el proceso, mantenga un formulario W-9 ya completado para enviarlo con su factura. Algunas empresas pueden solicitar uno que incluya su información, pero es posible que lo agreguen ellas mismas. Solo asegúrese de actualizar esto todos los años.
Puede leer más sobre los formularios W-9 aquí y descargar una copia aquí.
7. Indique una fecha de vencimiento esperada (pero reconozca el protocolo)
También puede notar que muchas plantillas de factura tienen un lugar para una fecha de vencimiento. Es posible que sientas que algo como esto es innecesario (y socavaría la confianza), pero si trabajas con profesionales, deberían apreciar tus expectativas y, por lo tanto, avisarte rápidamente si no pueden cumplirlas.
Idealmente, es mejor cuando los autónomos pueden solicitar la mitad del pago de un proyecto por adelantado en forma de depósito. Pero si está trabajando en un método de facturación en el momento de la entrega, dar un rango de dos a seis semanas es el estándar de la industria. Muy bien podrían entregar el pago más rápido, pero en muchas organizaciones más grandes, la facturación de facturas se transfiere a un equipo financiero que puede tener su propio protocolo (que a veces puede ser de 30 a 60 días). Averigüe cuándo está discutiendo el alcance del trabajo para saber qué esperar.
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