Durante el último año, es probable que haya cambiado las conferencias en persona por eventos transmitidos en vivo. Con muchas cosas pospuestas o canceladas por completo en 2020, incluidos eventos y grandes reuniones, muchas personas han optado por seminarios web en vivo o eventos virtuales para reemplazar su horario normal de conferencias.
Pero seamos realistas:si bien es más fácil (¡y divertido!) asistir a una conferencia virtual en pantalones de chándal, mover un evento en línea puede ser estresante. Entonces, para los planificadores de eventos y los especialistas en marketing que hacen pivotar, ¿cómo hacen que todo suceda?
La respuesta es la transmisión en vivo. En esta publicación, compartiremos cómo transmitir una conferencia en unos pocos pasos sencillos. Y alerta de spoiler:no es tan complicado como cree, siempre que tenga las herramientas adecuadas y planifique con anticipación.
6 razones para transmitir en vivo una conferencia
Si bien es posible que se pierda el café y los pasteles del hotel, la transmisión en vivo de una conferencia tiene algunas ventajas clave. Consulte nuestras principales razones por las que los planificadores y marcadores de eventos deben hacer que las conferencias de transmisión formen parte de su estrategia.
1. Adaptarse a cualquier circunstancia.
Para empezar, la transmisión en vivo de una conferencia es una excelente alternativa a los eventos en persona. El entorno virtual permite a los planificadores de conferencias una manera fácil de cumplir con las pautas de salud pública y mantener seguros a los asistentes. Como ejemplo, los CDC identificaron las reuniones solo virtuales como alternativas de bajo riesgo a las reuniones al aire libre y bajo techo durante el COVID-19.
Además, la transmisión en vivo de una conferencia está creciendo en popularidad con el 93% de los planificadores de eventos que dicen que esperan invertir en virtual para el futuro.
2. Cree un entorno accesible para los asistentes a la conferencia.
La transmisión en vivo ayuda a ampliar la audiencia de su evento. Piénsalo:sin necesidad de viajar, más asistentes y ponentes tienen la oportunidad de participar en tu evento.
¿Tiene un socio o patrocinador del evento ubicado en otro hemisferio? Pueden asistir a su evento sin pagar la cuenta de los boletos de avión o una habitación de hotel. Recortar los viajes también puede ayudarlo a contratar a ese ejecutivo de alto nivel ocupado o a un orador famoso que previamente rechazó la idea debido a su apretada agenda.
Además, herramientas como subtítulos en vivo, preguntas y respuestas, encuestas y chat en vivo permiten que más asistentes accedan y participen en la sesión de su evento en tiempo real.
3. Escalar eventos.
Otro gran valor agregado a las conferencias de transmisión en vivo es el crecimiento. La transmisión en vivo puede ayudar a los planificadores a llegar a una audiencia más amplia, reducir los costos generales del evento y brindar la oportunidad de obtener un grupo más grande de oradores.
4. Genere más oportunidades de ingresos.
Si bien la transmisión en vivo de una conferencia puede parecer una solución a corto plazo para pasar de los eventos en persona, tiene muchos beneficios basados en los ingresos. Por ejemplo, agregar boletos pagados en su conferencia es una forma de ganar dinero. Sin embargo, Global Web Index descubrió que los asistentes virtuales están dispuestos a donar dinero, pagar a los artistas en vivo y comprar mercadería. Así que considere agregar oportunidades para que los asistentes hagan compras o donaciones en el evento.
5. Grabe y distribuya fácilmente contenido de eventos.
Este es un gran problema. La producción de transmisión en vivo tiene la flexibilidad de ser tan simple o compleja como desee.
Los presentadores y oradores pueden transmitir en vivo desde una computadora portátil usando el audio y la cámara web integrados o configurar luces, un micrófono y cámara externa para transmitir video de alta calidad a los asistentes virtuales. Y al final del evento, puede compartir la grabación con los asistentes, los registrados o abrir el contenido para futuros espectadores.
6. Reducir la huella de carbono.
No nos andemos con rodeos:las empresas deben pensar en su impacto ambiental. Elegir transmitir un discurso de apertura o un seminario VIP es una opción ecológica que elimina los viajes, los materiales impresos y otros aspectos innecesarios de un evento en persona.
Cómo transmitir una conferencia en vivo en 9 pasos
Hay mucho valor en la transmisión en vivo de una conferencia. Pero, ¿cómo se configura todo? Tenemos algunos consejos para ayudarte a empezar a trabajar.
1. Crea una serie de programas
Cuando los cineastas se proponen producir una película, comienzan con el guión. Del mismo modo, los organizadores de eventos que planifican una conferencia deben preparar una serie antes de preocuparse por los aspectos de producción de un evento.
Algunos elementos comunes en una lista resumida de un programa son:
- Comienzo por el anfitrión del evento o el maestro de ceremonias
- Comentarios introductorios de un presidente o ejecutivo
- Segmentos o sesiones para cada orador o panel de discusión
- Orador principal
- Observaciones finales
¡Mientras planifica su serie de espectáculos, no se olvide de incorporar descansos! El hecho de que no haya almuerzo en un salón de baile no significa que los asistentes virtuales no necesiten tiempo para comer algo o tomar un descanso.
2. Elija una plataforma de transmisión en vivo
A continuación, querrá elegir su plataforma de transmisión en vivo. Una plataforma de transmisión en vivo aloja y transmite su video a los asistentes. Hay muchas opciones, por lo que desglosaremos los tipos comunes de plataformas de transmisión en vivo y lo que debe tener en cuenta:
Plataformas todo en uno :estas son plataformas de transmisión en vivo que brindan soporte de extremo a extremo para alojar, editar y transmitir su contenido de video.
Plataformas sociales: Las plataformas sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn, Twitch e Instagram admiten la transmisión en vivo para ayudar a los usuarios a llegar a su comunidad.
Plataformas de videoconferencia: Estas soluciones de video sirven principalmente para casos de uso 1:1 donde las personas se reunirán para colaborar en tiempo real.
Emisión de televisión: Este es un medio más tradicional para transmitir contenido de transmisión en vivo.
Los planificadores de eventos deben considerar dónde realizar su conferencia virtual. Una solución de transmisión en vivo como Vimeo le permite transmitir en vivo directamente a Vimeo o incrustarlo en un sitio de eventos dedicado. Además, la transmisión simultánea es una excelente manera de expandir su alcance a otros canales.
Además del tipo de plataforma de transmisión en vivo para su evento, querrá considerar las características y la funcionalidad para darle vida a su experiencia. Si planea organizar una conferencia de transmisión en vivo, hay cuatro factores a considerar:
- Calidad de transmisión y reproducción
- Herramientas de participación de los asistentes
- Herramientas de privacidad
- Funciones de distribución como transmisión simultánea a otros destinos
- Análisis
- Administración de contenido de video y marca
3. Elija un equipo de producción dedicado
Este dependerá de su presupuesto, personal y requisitos de programación. Hay pros y contras para ambas opciones.
Usar un equipo interno es una excelente opción. Solo asegúrese de que su equipo tenga las herramientas, los recursos y la plantilla para comenzar.
Contratar a un equipo de producción le permite estar totalmente al margen para concentrarse en el contenido del evento. Para los planificadores de eventos nuevos en el juego de transmisión en vivo, contratar un equipo puede parecer costoso, pero la inversión garantizará que su evento pueda transmitirse en vivo sin problemas.
4. Elige la configuración de equipo perfecta
A continuación, es hora de determinar qué equipo necesitará para que su transmisión en vivo sea un éxito. La configuración habitual de un evento de transmisión en vivo incluye:
Una fuente de video :Esto es una especie de obviedad. Vas a necesitar cámaras para producir un seminario de transmisión en vivo. Asegúrese de tener una forma de capturar video de alta calidad. Si está grabando una conferencia en el escenario, querrá tener al menos dos cámaras para capturar todo correctamente.
Una fuente de audio :También vas a necesitar un sonido de calidad. Esto comienza con la elección de su micrófono. Decida si los oradores usarán un micrófono de solapa, un micrófono en un atril o un micrófono de mano. Coloque las salidas de sonido para evitar la retroalimentación de los micrófonos en movimiento.
Tarjetas de captura :Una tarjeta de captura es un dispositivo que toma las señales de video y audio y las convierte en datos digitales que se pueden cargar en las computadoras.
Un codificador :Un codificador es un dispositivo de hardware o producto de software que transmite datos o retroalimentación a la computadora.
Un canal de salida :Su canal de salida, simplemente, es su plataforma de transmisión. Asegúrese de tener una señal de Internet buena y fuerte con una velocidad de carga y descarga rápida para ejecutar el canal de salida.
Una pantalla externa :Siempre es una buena idea tener un monitor externo cerca de la configuración de la presentación para ver exactamente lo que está pasando con la transmisión. De esta manera, podrá ver lo que ve el espectador y, si algo no está del todo bien, puede solucionarlo de inmediato.
Tener el equipo adecuado es crucial, así que asegúrese de investigar antes de elegir su configuración ideal.
5. Considere la transmisión simultánea para llegar a la audiencia de su evento en cualquier lugar
Si eres un planificador de eventos que pone todo su empeño en la programación de eventos, probablemente quieras compartirlo con el mundo.
La transmisión simultánea es una excelente manera de transmitir su contenido en varias plataformas a la vez. Por ejemplo, puede transmitir en vivo su conferencia en un sitio de eventos dedicado y transmitir directamente a Facebook Live, YouTube, LinkedIn o elegir un destino personalizado con RTMP.
6. Programe un ensayo general
No hay excusa para dejar los detalles al azar, por lo que es imprescindible un ensayo con todos los presentadores y el equipo de producción.
¡Puedes tener tu pastel y comértelo también! Primero, sus presentadores pueden tener una idea real del programa en vivo y segundo, el equipo de producción puede mitigar cualquier problema técnico antes de que ocurra. Verificar su equipo de transmisión y conexión a Internet garantiza que su conferencia se desarrolle según lo planeado.
7. Deje mucho tiempo de preparación el día del evento en vivo
Asegúrese de tener todo el equipo y los jugadores clave en su lugar mucho antes de la hora de inicio. Con proyectos importantes como conferencias de clientes, eventos de múltiples pistas o incluso una experiencia interna para el equipo, siempre hay muchas partes móviles que requieren más tiempo de preparación de lo que piensas.
8. ¡En directo!
Una vez que haya realizado todos los preparativos necesarios, ¡no queda nada más que hacer que ir a vivir y divertirse!
Asegúrese de que cada sesión comience y termine a tiempo. Recuerde a sus oradores y presentadores que miren a la cámara y no al monitor externo. También debe asegurarse de que sus asistentes sepan cómo pueden interactuar durante el evento, ya sea usando un hashtag de Twitter o participando en un chat en vivo, preguntas y respuestas o encuestas.
9. Haga que la conferencia en vivo esté disponible bajo demanda
Asegúrese de que se esté grabando toda su conferencia en vivo. Como se mencionó, tendrá una pieza de contenido extremadamente valiosa después de la conferencia. Genere nuevas oportunidades para su contenido con un formulario de clientes potenciales para que pueda compartirlo y venderlo mucho después del evento en vivo. Tómese un tiempo después de la conferencia para editar su grabación y crear una página de destino donde pueda existir a pedido.
Presupuesto para una conferencia de transmisión en vivo
El hecho de que una conferencia de transmisión en vivo sea virtual no significa que pueda olvidarse del presupuesto. Cuando piense en su presupuesto, asegúrese de recordar cada componente que pueda tener un costo asociado, como:
- Tarifas de oradores
- Compra o alquiler de equipos
- Actualizar la velocidad de Internet o el ancho de banda
- Soporte técnico subcontratado
- Servicios o plataforma de transmisión en vivo de conferencias
Aunque hay costos importantes para recordar, al final, su conferencia de transmisión en vivo probablemente será más rentable que un evento en persona de tamaño similar.
Resumir
Con suerte, este artículo ayudó a desmitificar cómo transmitir una conferencia en vivo. No importa lo que nos mantenga cerca de casa, no hay razón para que los profesionales no puedan seguir reuniéndose, colaborando y creando redes. Predecimos que la transmisión en vivo ayudará a las empresas a crecer en el futuro.