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Los seminarios web son webcasts educativos transmitidos en vivo a través de Internet para una audiencia. Aunque surgieron por primera vez como una herramienta de aprendizaje remoto, hoy en día los seminarios web se utilizan ampliamente como poderosas herramientas de marketing. Hablemos de cómo crear un seminario web.
Sus objetivos comerciales abarcan desde aumentar el conocimiento de la marca hasta recopilar clientes potenciales, promoción de productos y ventas directas. El poder de los seminarios web radica en su capacidad para crear un compromiso genuino y construir relaciones de confianza.
Naturalmente, tener un objetivo comercial para un seminario web es muy importante. Sin embargo, si su seminario web es esencialmente solo un argumento de venta disfrazado, es probable que las personas se desconecten (y nunca regresen). Aquí hay 3 reglas básicas que ayudarán a que su seminario web tenga éxito:
• Aporta valor, resuelve un problema
En primer lugar, un seminario web debe resolver el problema del espectador y brindarle información valiosa. Asegúrese de definir claramente cuál es el valor del seminario web. El espectador te está dando su valioso tiempo. Respeta eso.
• Sé un narrador, mantenlo interesante
Piense en utilizar una variedad de medios para transmitir su mensaje. Diviértete y entretén. ¿Se siente como si estuvieras montando un espectáculo? Bueno, ¡eso es exactamente lo que estás haciendo!
• La interactividad es crucial
Recuerda que estás teniendo una conversación con tu audiencia. Los seminarios web son una gran oportunidad para crear conexiones personales. La interactividad también será clave para mantener a tus espectadores estimulados. 
Cómo crear un seminario web que valga la pena ver
Ahora, avancemos y hablemos sobre las instrucciones reales sobre cómo crear un seminario web que a todos les encantará. Lo hemos resumido en estos seis pasos:
- Planifique su seminario web
- Comercialízalo
- Configurarlo
- Prueba y funcionamiento en seco
- ¡Ejecute su seminario web!
- Informe y seguimiento
1. Planifique su seminario web
Determinar el objetivo
Averigüe el propósito detrás del seminario web. ¿Estás promocionando tu producto o servicio? ¿Esto va a ser una manifestación? ¿Quién es el público objetivo de este seminario web? Una vez más, concéntrese en resolver un problema y aportar valor a su audiencia. ¡Haz que valga la pena su tiempo! Decide la llamada a la acción. ¿Qué quieres que hagan los espectadores una vez que terminen de mirar?
Idealmente, determine cómo hará un seguimiento de los resultados de su seminario web. Si desea obtener información sobre la planificación y el seguimiento de los resultados de los seminarios web, consulte esta increíble lista de verificación de planificación.
Establece la fecha y la hora
Los estudios muestran que los martes, miércoles y jueves son los mejores días para organizar un webinar. Momento ideal:por la mañana o inmediatamente después del almuerzo (10 a. m. a 2 p. m.). Si su grupo demográfico abarca distintas zonas horarias, considérelo también. Deberá comenzar a prepararse para el seminario web con 1 mes de anticipación. .
Elige un título atractivo
Una vez que haya establecido sus objetivos y sepa de qué se trata su seminario web, elija un título que le interese a la gente. Deje muy claro qué problema resolverá con este seminario web. Los títulos pegadizos como "Crear una configuración de transmisión en vivo infalible:las 5 mejores prácticas" tienden a funcionar bien.
Elija el formato de su seminario web
Hay varias formas de realizar un seminario web. Estas son algunas opciones populares:
Presentadores expertos individuales o duales
Aunque puede realizar un seminario web con un solo presentador, le sugerimos enfáticamente que organice conjuntamente un seminario web. Dos presentadores tienden a hacerlo mejor porque hay un flujo de conversación más natural. Incluso si uno de los anfitriones hace una pausa por un momento, el otro puede continuar con el programa. Alternativamente, una persona puede ser un ancla, solo presentando al presentador y moderando las preguntas, mientras que la otra persona actúa como experta. Este formato funciona muy bien para la mayoría de los seminarios web.
Estilo de entrevista
Puede invitar a un invitado experto y hacerle preguntas. Este estilo a menudo puede alentar una participación más activa de la audiencia:también querrán hacer preguntas. Puede invitar al invitado a su estudio físico (si es posible) o traerlo de forma remota a través de Internet. Si planea traer invitados externos, tenga en cuenta que la coordinación con ellos requerirá algo de tiempo y esfuerzo.
Panel de expertos
Un panel de discusión moderado sobre un tema específico puede ser muy dinámico y ofrecer una variedad de voces y perspectivas. Este seminario web al estilo de un programa de entrevistas puede resultar un poco complicado, pero es muy poderoso cuando se realiza correctamente.
Seminario web de preguntas y respuestas
En un seminario web de preguntas y respuestas, la audiencia hace preguntas a través de las redes sociales o del chat, y usted responde en tiempo real. Esta es una buena manera de transmitir que su empresa está abierta y deseosa de ayudar.
Demostración del producto
Si su objetivo es promocionar un producto, puede elegir el formato de demostración de producto o tutorial.
Crear un guión y preparar imágenes
Ahora que conoce el tema de su seminario web, describa los puntos de discusión para la presentación en vivo. Una plataforma de presentación es una buena manera de transmitir información durante un seminario web. Evite las presentaciones que son solo de texto:aburren a la gente hasta la muerte. Agregue algunos gráficos y no use demasiado texto por diapositiva. Piense en qué otros materiales o fuentes de video le gustaría traer. Más adelante discutiremos cómo traer fuentes de video desde un punto de vista técnico.
Tenga en cuenta la marca. Lo ideal es que las diapositivas de su presentación reflejen los colores de su empresa, y el marco de su video debe contener el logotipo de su empresa.
2. comercializarlo
Este paso a menudo se pasa por alto, pero en realidad es muy importante. Es importante crear el máximo entusiasmo en torno a su seminario web. Los espectadores no podrán encontrarlo sin su ayuda activa. Comience su comercialización alrededor de 2 semanas antes del evento .
Invitaciones por correo electrónico
Envíe un correo electrónico de invitación a su lista de correo. El primer correo electrónico debe enviarse aproximadamente 2 semanas antes del seminario web . Una buena regla general es una invitación seguida de dos recordatorios. El recordatorio final debe enviarse la mañana del seminario web.
Página de registro
Cree una página de destino con un formulario de registro (¡un reloj de cuenta regresiva siempre es un buen toque!). Es importante comprender quién es su audiencia, por lo que desea recopilar la mayor cantidad de información posible. El registro también le permitirá capturar clientes potenciales para seguimientos posteriores.
Corre la voz
Promocione su seminario web en las redes sociales. Escribe un blog sobre eso. ¡Recuérdaselo a la gente!
Algunas plataformas de seminarios web, como Bigmarker, pueden automatizar este paso para usted, programando el seminario web con anticipación, enviando invitaciones y recordatorios, e incluso programando publicaciones en las redes sociales.
3. Configúralo
El tipo de equipo requerido y su configuración dependerán en gran medida de la complejidad de su seminario web. La configuración técnica de un seminario web consta de 3 partes principales:
- ¿Qué mostrarás visualmente? (componente de vídeo)
- ¿De dónde vendrá el sonido? (componente de audio)
- ¿Dónde/cómo transmitirás? (plataforma de seminario web/componente de codificación)
Vídeo
¿Cuántas fuentes de video planea traer? ¿Compartirás la pantalla de tu computadora? ¿Traerás a un invitado remoto? ¿Hay fotos de productos que mostrarás? Estas son algunas de las preguntas para pensar.
El escenario más básico (y probablemente el más popular) para los seminarios web es capturar las diapositivas de la presentación a pantalla completa en una computadora, con la voz del presentador de fondo. En un escenario más interesante, vemos al presentador a través de una cámara web en un diseño de imagen en imagen. Cambiar entre diferentes diseños le dará a su seminario web una sensación más dinámica, haciéndolo más interesante de ver.
Mire este episodio del programa Live @ Epiphan para aprender cómo capturar la pantalla de un dispositivo para un seminario web:
Cómo capturar la pantalla de un dispositivo para un seminario web
Si trae a un invitado o tiene varios presentadores remotos, piense en cómo los traerá. Idealmente, cada presentador estará equipado con una cámara web. Puede conectarse con ellos a través de un software como Skype y luego transmitir esa pantalla de ventana en su computadora. De manera alternativa, puede usar herramientas como Belive.tv y GoToWebinar para traer un orador invitado sin inconvenientes.
Si desea organizar un seminario web con mayor calidad de imagen o planea hacer una demostración del producto, considere usar una cámara HD. Simplemente puede conectarlo con su computadora usando una tarjeta de captura USB. Tener una mejor calidad de video realmente puede diferenciar su seminario web del resto.
Sonido
Un buen audio es uno de los componentes más importantes de un seminario web exitoso. Además de asegurarse de que la habitación en la que se encuentra esté en silencio, asegúrese de utilizar micrófonos de alta calidad. Si trae un invitado o tiene varios presentadores remotos, cada uno de ellos debe tener un micrófono relativamente bueno. Sería una gran distracción si el anfitrión tuviera una buena calidad de audio mientras que el audio del invitado fuera terrible. La calidad y los niveles de audio deben determinarse durante la etapa de prueba. Además, si trae un invitado remoto, necesitará un auricular para evitar ecos.
Las computadoras portátiles generalmente no tienen micrófonos incorporados de alta calidad. Estas son sus opciones en lo que respecta a la mejora del audio:
- Use auriculares con conector jack de 3,5 mm de gama alta con boquilla:un micrófono direccional proporcionará un mejor sonido que un micrófono omnidireccional integrado en una computadora portátil. Además, si tiene un invitado en la línea, deberá usar auriculares o auriculares para escuchar a su invitado, pero no para que haga eco en su estudio.
- Use un micrófono USB como Blue Yeti:simplemente conéctelo a través de USB para tener un mejor audio.
- Use un micrófono de solapa como Sennheiser de 3,5 mm o XLR:un micrófono de solapa o de solapa se sujeta a la camisa y le da una calidad muy nítida a su voz.
- Para obtener el mejor audio absoluto, use micrófonos XLR y un mezclador de audio para nivelar el audio de todos. Algunas personas hablan más alto. Especialmente útil cuando trae un invitado a través de la red.
Plataforma de seminario web y codificación
Existen diferentes formas de hacer que su seminario web se publique.
Plataformas de seminarios web
Puede usar servicios especiales de seminarios web como GoToWebinar, BigMarker, Zoom, Livestorm y otros:incluyen una amplia gama de funciones, que incluyen compartir cualquier cosa en su pantalla en cualquier momento, traer invitados remotos, pasar los controles del presentador a coanfitriones, marcación telefónica, encuestas en seminarios web y más. Manejan todos los correos electrónicos de invitación y recordatorio para que usted no tenga que hacerlo. También proporcionan análisis detallados y una versión VOD grabada después del seminario web. Este enfoque de servicio completo puede generar buenos resultados y un nivel muy alto de compromiso, pero también puede ser bastante costoso.
La mayoría de estas plataformas de seminarios web se basan en el uso de solo una computadora para comenzar. Si desea traer una fuente de video adicional (como una cámara HD), deberá usar una tarjeta de captura USB para conectar esa fuente a su computadora.
Plataformas de transmisión en vivo
También puede usar plataformas de transmisión en vivo como YouTube o Facebook Live para realizar su seminario web. Si solo está usando su cámara web y diapositivas en su seminario web, puede transmitir en vivo usando solo su computadora.
Sin embargo, si está capturando imágenes de dos o tres fuentes de video HD (por ejemplo, diapositivas de computadora y dos cámaras HD), su computadora puede tener dificultades para procesar todo eso. Su computadora puede volverse muy lenta, especialmente si también planea usar su computadora para otras cosas, como monitorear comentarios. Para esta situación, es posible que desee utilizar un codificador de hardware dedicado como Pearl Mini. Simplemente conecte sus fuentes de video al codificador de hardware y configúrelo para transmitir a YouTube o Facebook (¡o ambos!).
Aunque YouTube y Facebook Live no son las herramientas de seminarios web más sofisticadas (por ejemplo, falta de análisis y automatización), tienen algunas ventajas. Uno es el precio:son prácticamente gratuitos. Otra ventaja es un número ilimitado de espectadores en vivo simultáneos, así como un fácil acceso a la plataforma. Ambos servicios también tienen un excelente chat en vivo, lo que hace que comunicarse con su audiencia sea rápido y fácil. El video se convierte automáticamente en VOD una vez que se completa el seminario web. Organizamos nuestros propios seminarios web en YouTube.
A partir de ahí, las combinaciones son infinitas.
Configuraciones de muestra
- El seminario web sencillo
La configuración: Un solo presentador comparte su propia pantalla de computadora con diapositivas de presentación. La cámara web captura la cabeza parlante (imagen en imagen), los auriculares con micrófono capturan el audio (conector de 3,5 mm). Seminario web transmitido a YouTube, Facebook a través de Belive.tv o un CMS como Kaltura.
Bueno para: seminarios web informativos donde los hechos secos son lo importante. 
- Webinar estilo panel de discusión.
La configuración: Por lo general, consta de 1 anfitrión/moderador y 3-4 expertos. Cada experto, equipado con un micrófono de diadema y, a veces, una cámara web, llama desde una ubicación remota. El moderador controla el flujo del seminario web al dirigir la discusión y hacer preguntas.
La mayoría de las veces, este tipo de seminarios web no muestran el video del invitado, solo escuchamos su voz. Los seminarios web como estos se pueden transmitir mediante la mayoría de las plataformas de seminarios web (GoToWebinar, Zoom, etc.), o mediante un servicio como Belive.TV, que le permite transmitir en vivo en Facebook con hasta 4 invitados simultáneos.
Bueno para: cubriendo un tema complejo y obteniendo muchos ángulos. 
- Seminario web de alta calidad con invitados remotos
La configuración: Un anfitrión y un invitado ubicado remotamente. Cada uno tiene una cámara HD y micrófonos de escritorio, que ingresan a la computadora usando AV.io. El invitado se trae usando el software Webinar. El invitado usa la computadora portátil para cambiar las diapositivas. diseño de PIP. Streaming para una audiencia en línea.
Bueno para: Una entrevista de alta calidad con video. Cuando la presentación realmente importa. 
- Seminario web de entrada de video múltiple de alta calidad
La configuración: Dos presentadores, 2 cámaras HD y 1 laptop con diapositivas. Los anfitriones llevan micrófonos de solapa de alta calidad. Todas las fuentes de video y audio están conectadas a un codificador Pearl Mini. Pearl Mini transmite a YouTube, Facebook Live o cualquier otro CMS.
Bueno para: demostraciones de productos y seminarios web multimedia, que requieren múltiples ángulos/entradas de video y algunos cambios entre ellos. 
Alquiler vs Compra de equipos
Gran parte del equipo mencionado anteriormente puede ser muy costoso. Piense en la frecuencia con la que planea realizar seminarios web. Si está más cerca de una vez al año, entonces el alquiler de equipos podría ser el camino a seguir. Puede alquilar excelentes micrófonos por solo $ 5-8 dólares por día. Si planea organizar seminarios web mensuales, comprar equipo es la mejor opción.
No lo hagas solo
En teoría, puede realizar un seminario web en una orgullosa soledad. Sin embargo, la práctica demuestra que es mucho más fácil hacerlo con al menos un asistente de producción. Encuentre a alguien que esté dispuesto a ser su técnico durante el seminario web.
4. Prueba y funcionamiento en seco
Prueba tu configuración
Continuamos enfatizando sin descanso lo importante que es probar todos los aspectos de su configuración antes de lanzarlo. Asegúrese de probar la configuración de su equipo, su audio, su plataforma de seminario web y su velocidad de Internet.
- Realiza una prueba de velocidad de Internet. Si es posible, asigne una línea LAN dedicada con suficiente ancho de banda para su seminario web (que nadie más pueda acceder). Recuerde que necesita al menos 5 veces el ancho de banda de toda su tasa de bits de audio y video saliente.
- Si es la primera vez que participa en un seminario web, cree un evento privado o no listado en su plataforma de seminarios web y pruébelo en vivo. Asegúrese de hacer también una prueba de sonido completa y preste especial atención al audio cuando vuelva a mirar la pieza de prueba.
- Si va a traer a un invitado remoto, programe una llamada con ellos unos días antes y repase brevemente la entrevista. Asegúrese de que la calidad y los niveles de audio suyos y de sus invitados coincidan.
Ensayar
Conozca bien sus puntos de conversación, pero no ensaye demasiado. No desea terminar quemando su mejor material, dejando el seminario web real seco y sin vida. El mismo consejo se aplica a ti y a tu coanfitrión.
Si vuela solo, practique repasando sus diapositivas/imágenes/otros materiales. Si tiene un asistente que lo está ayudando a hacer el cambio, practique los cambios entre varios medios con él. Asegúrate de estar en la misma página en lo que respecta al contenido.
Haz un seguimiento del tiempo
Durante su carrera en seco, vigile el reloj. Tenga en cuenta cuánto tiempo dedica a cada punto de conversación y no tenga miedo de reducir su material por el bien del tiempo. Idealmente, su introducción debería durar alrededor de 5 minutos, seguida de 25 a 30 minutos de material real del seminario web, dejando otros 10 a 15 minutos al final para las preguntas de la audiencia y la discusión de forma libre.
El día de
Entra temprano. Te prometemos que las cosas que funcionaron ayer pueden no funcionar hoy. Haz todo lo posible por mantener la calma y prepárate para el hipo. Si hay un invitado remoto, conéctese con él al menos 15 minutos antes de la hora de inicio y vuelva a probar brevemente el audio. Asegúrese de que todas las matracas estén apagadas.
5. ¡Ejecute su seminario web!
Introducciones
Comience con una introducción rápida de 5 minutos. ¿Por qué estás haciendo este seminario web? Es una buena idea contar una historia en lugar de solo exponer los hechos secos. Tienes 5 minutos para enganchar a tu audiencia con una historia convincente. Presenta a tu anfitrión o coanfitrión y llega a la parte buena.
No te olvides de tu audiencia
Recuerda que el propósito principal de tu webinar es establecer una conexión con tu audiencia. Estás haciendo esto por ellos . Al comienzo del seminario web, eche un vistazo rápido a quién está en la audiencia. No tienes que llamar a todos por su nombre, pero reconocer a la multitud siempre es bueno para construir esa conexión. Tómese un tiempo y anime a las personas a hacer preguntas al final. Pida a la audiencia su opinión siempre que sea posible y manténgalos interesados. No tenga miedo de las preguntas más complejas:podrían ser una excelente manera de iniciar una conversación fuera de línea con un cliente potencial. Si una pregunta es demasiado compleja para responderla en vivo, anime al espectador a que se comunique con usted después del programa (o sea usted quien se comunique con ellos). No te olvides de esa llamada a la acción.
Cumplir con el cronograma
Haga todo lo posible para mantenerse dentro del marco de tiempo. Respeta el tiempo de tus espectadores.
Diviértete
Las cosas pueden salir mal. El hipo inevitablemente sucederá. Tu audiencia te perdonará siempre y cuando la estés pasando bien. Tenga listo un juego extra de baterías y siga adelante.
6. Informe y seguimiento
Después del seminario web, reúnase con su equipo de producción y reflexione. Tome nota de lo que salió bien y lo que podría mejorarse. Solo la práctica brinda un conocimiento invaluable que puede usar en el futuro. Por ejemplo, lo más importante que hemos aprendido al realizar nuestros propios seminarios web es que tener un coanfitrión realmente ayuda a que el programa avance.
Envíe un correo electrónico de seguimiento a su público en un plazo de 24 a 48 horas. Agradézcales por unirse a su seminario web e incluya un llamado a la acción. Comparte la versión VOD con quienes pudieron y no pudieron asistir.
Asegúrese de revisar y analizar los datos de asistencia y retención de su seminario web. Seguimiento de los resultados de su seminario web. ¿Cuántos clientes potenciales pudiste recopilar? ¿Se inscribió muy poca gente? Quizás el tema no era lo suficientemente universal o el título podría haber sido más atractivo. ¿La gente empezó a irse después de 30 minutos? Tal vez el material se entregó con demasiada lentitud o la presentación podría haber sido más interesante.
En Conclusión
Esperamos que estos consejos hayan podido ayudarlo a aprender cómo crear un seminario web. Recuerda que la práctica es la mejor maestra. ¡Le deseamos la mejor de las suertes con sus futuros webinars! Asegúrese de ver nuestro video sobre cómo crear un seminario web para obtener más información.
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