1. Planificación e investigación:
* Defina sus necesidades: Sea claro que * por qué * necesita una ubicación específica. ¿Qué elementos de la historia sirve? ¿Qué cualidades visuales son esenciales? Esta claridad lo ayudará a justificar su solicitud.
* Identificar ubicaciones potenciales: Investigue a fondo ubicaciones que se ajusten a sus criterios. Use Google Maps, bases de datos en línea, archivos y recursos locales (por ejemplo, sociedades históricas, comisiones cinematográficas). Considere múltiples opciones:tenga un "Plan B" y "Plan C" en caso de que caiga su elección superior.
* Recopilar información: Descubra quién posee, administra o controla la ubicación. Esto podría ser una persona, una empresa, una agencia gubernamental o una organización. Busque información de contacto (números de teléfono, direcciones de correo electrónico, sitios web).
* Evaluar los desafíos de accesibilidad: Anticipar posibles obstáculos. ¿Está la ubicación en un área segura? ¿Requiere permisos especiales? ¿Hay un costo asociado con la filmación? ¿Hay posibles pasivos?
2. Elaboración de su solicitud:
* Prepare una propuesta formal (carta de solicitud de acceso/correo electrónico): Este es su "argumento de venta". Debe ser profesional, conciso y persuasivo. Incluya lo siguiente:
* Introducción: Preséntese brevemente a usted y a su compañía de producción.
* Descripción general del proyecto: Describa su documental:su tema, propósito y público objetivo. Explique su valor educativo, artístico o social.
* ¿Por qué esta ubicación? Explique específicamente * por qué * esta ubicación es crucial para su documental. Enfatice su conexión única con su historia.
* Detalles de filmación: Sea específico sobre sus necesidades:
* Fechas y tiempos de filmación. Ser flexible.
* Número de miembros de la tripulación.
* Equipo que usará (cámaras, luces, equipo de sonido).
* Requisitos de espacio (para equipos, tripulación, talento).
* Cualquier posible interrupción (ruido, bloqueo temporal de acceso).
* garantías:
* Respeto por la ubicación y sus habitantes/usuarios.
* Compromiso de dejar la ubicación tal como la encontró (o mejor). Mencione principios de "no dejar rastro".
* Prueba de seguro (generalmente se requiere un seguro de responsabilidad civil).
* Cumplimiento de todas las reglas y regulaciones.
* beneficios (si corresponde): ¿Puedes ofrecer algo a cambio? Ejemplos:
* Reconocimiento en los créditos de la película.
* Proporcionar copias de la película para sus archivos.
* Promoción de la ubicación en su sitio web o redes sociales.
* Compensación monetaria (tarifas de ubicación). Esté preparado para negociar.
* Información de contacto: Proporcionar información de contacto clara y confiable.
* Llamada a la acción: Indique claramente lo que está pidiendo y propone un siguiente paso (por ejemplo, "Agradeceríamos la oportunidad de discutir esto más a fondo. ¿Estaría disponible para una llamada la próxima semana?").
* Admite tu enfoque: Adapte su propuesta a la ubicación específica y su propietario/gerente. Investigue sus prioridades y abordelas en su carta.
* Manténgalo conciso: Llega al punto rápidamente. Nadie quiere leer una solicitud larga y divagante.
* Revise cuidadosamente: Los errores en gramática y ortografía socavarán su credibilidad.
3. Hacer contacto y construir relaciones:
* Comience con una llamada telefónica (si es posible): Una conexión personal puede ser más efectiva que un correo electrónico frío. Use la llamada para presentarse, explique brevemente su proyecto y pregunte quién es la mejor persona para contactar sobre la filmación.
* sea profesional y cortés: Trate a todos con respeto, independientemente de su posición. Escuche atentamente sus inquietudes y diríjalas cuidadosamente.
* Build Rapport: Intenta establecer una conexión con el Gatekeeper. Encuentre un terreno común, muestre un interés genuino en su perspectiva y sea agradable.
* La persistencia es clave: No se desanime con los rechazos iniciales. Seguimiento cortésmente e intente encontrar enfoques alternativos.
4. Negociación y acuerdos:
* Esté preparado para negociar: Las tarifas de ubicación, los tiempos de filmación y otras condiciones pueden ser negociables. Ser flexible y dispuesto a comprometerse.
* Consíguelo por escrito: Una vez que haya llegado a un acuerdo, cree un acuerdo de ubicación formal (contrato). Este documento debe describir todos los términos y condiciones, incluidos:
* Dirección de ubicación
* Fechas de filmación y tiempos
* Tarifas de ubicación (si las hay)
* Requisitos de seguro
* Actividades permitidas
* Restricciones
* Cláusulas de indemnización
* Cláusulas de terminación
* Consulte con el asesor legal: Siempre es una buena idea que un abogado revise su acuerdo de ubicación para garantizar que proteja sus intereses.
5. Etiqueta en el set:
* Sea respetuoso: Trate la ubicación y sus ocupantes con el mayor respeto. Siga todas las reglas y regulaciones.
* Minimizar la interrupción: Tenga en cuenta los niveles de ruido y evite bloquear el acceso.
* comunicarse claramente: Mantenga el gerente de ubicación informado de su progreso y cualquier cambio en sus planes.
* limpia después de ti mismo: Deje la ubicación en la misma (o mejor) condición de lo que la encontró.
* Expresar gratitud: Agradezca al propietario/gerente de la ubicación y su personal por su cooperación. Un pequeño regalo o una nota de agradecimiento puede recorrer un largo camino.
Consideraciones clave:
* El tiempo lo es todo: Inicie el proceso de solicitud de acceso lo antes posible. Los permisos pueden llevar tiempo y desea evitar las revueltas de última hora.
* Presupuesto en consecuencia: Factor de tarifas de ubicación, permisos y seguros en su presupuesto.
* seguro: El seguro de responsabilidad civil general es esencial. También puede necesitar un seguro de compensación de trabajadores.
* Permisos: Requisitos de permiso de investigación para la ubicación y la ciudad/condado/estado donde se encuentra. Las comisiones cinematográficas son un gran recurso para la información de permisos.
* Privacidad: Tenga en cuenta las leyes de privacidad y evite filmar a las personas sin su consentimiento.
* Ética: Siempre actúe ética y transparentemente. Sea honesto sobre sus intenciones y evite engañar a cualquiera.
* Las relaciones son importantes: Construir relaciones sólidas con los propietarios/gerentes de ubicación puede ser invaluable para proyectos futuros.
Dónde encontrar ayuda:
* Comisiones de cine: Las comisiones cinematográficas locales, estatales y nacionales pueden proporcionar valiosos recursos y asistencia con la exploración de ubicación, los permisos y el acceso.
* Scouts de ubicación: Los exploradores de ubicación profesional pueden ayudarlo a encontrar ubicaciones adecuadas y negociar acuerdos de acceso.
* Gerentes de producción: Un buen gerente de producción tendrá experiencia en la obtención de ubicaciones y la gestión de la logística de la filmación.
* Asesor legal: Un abogado de entretenimiento puede ayudarlo a redactar y revisar los acuerdos de ubicación.
Siguiendo estos pasos, puede aumentar sus posibilidades de asegurar las ubicaciones que necesita para contar su historia documental de manera efectiva. ¡Buena suerte!