Es bastante bien... hecho conocido de que la gestión de impresión es un gran negocio en estos días. Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas de todas las formas y tamaños es que sus empleados simplemente no tienen las habilidades o los conocimientos necesarios para tomar las decisiones de compra correctas en lo que respecta a las impresoras.
¡Recuerdo una empresa en la que trabajé hace muchos años que usaba impresoras de inyección de tinta pequeñas e ineficientes en una oficina de 20 personas! Mis colegas en ese momento a menudo se quejaban de tener que cambiar los cartuchos de tinta en ellos y esperar años para que se completaran los trabajos de impresión grandes.
Cuando le pregunté a mi jefe por qué estábamos usando estas impresoras de inyección de tinta, la razón que me dio fue que "el comprador de la empresa las vio en oferta especial en su tienda local de computadoras". Incluso hoy en día, todavía no puedo entender qué poseyó al comprador para comprar estas impresoras baratas sin investigar las necesidades de impresión de las personas que realmente las iban a usar.
Irónicamente, tenía una impresora láser bastante decente en su oficina que era más que capaz de manejar grandes volúmenes de trabajos de impresión, ¡pero solo la usaba unas dos veces al mes! Tan divertida como suena esta pequeña historia, temo decir que es solo uno de los muchos ejemplos de cómo las empresas tienen prácticas de impresión ineficientes (y a menudo costosas).
La importancia de la gestión de impresión
El tema de la gestión de impresión es muy importante en el lugar de trabajo. Las impresoras representan una gran parte del gasto en TI de una empresa cada año, ¡y no solo me refiero al costo de comprar o arrendar las impresoras!
Los consumibles de la impresora, como cartuchos, tóner, tambores y papel, representan una gran proporción de los costos de impresión, y esta es un área en la que muchas empresas cometen errores. Siempre es fácil comprar una impresora barata, pero generalmente una de las razones por las que son tan baratas es porque los consumibles cuestan una pequeña fortuna.
Una empresa de administración de impresión podrá trabajar con usted para identificar cómo su empresa puede mantener bajos sus costos de impresión, y las formas en que lo hacen son las siguientes:
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Conocimiento:nadie conoce mejor el mercado de las impresoras que alguien que se especializa en él, por lo que las empresas de administración de impresión pueden decirle qué tipo de impresoras necesita para sus requisitos. Por ejemplo, es posible que necesite una impresora color A3 si imprime muchas fotografías de alta calidad o documentos técnicos en color a gran escala;
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Experiencia:las empresas de administración de impresión están ahí para asesorarlo sobre lo que necesita, en lugar de lo que desea. Puede ser fantástico tener una impresora láser a color costosa en su oficina, pero si nunca imprime nada a color, es una pérdida de dinero;
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Apoyo:el problema con los empleados que tienen poca o ninguna experiencia con el mercado de las impresoras o con el mantenimiento de una impresora es que, literalmente, ¡podría terminar solo! Las empresas de gestión de impresión le ofrecen la asistencia que necesita, cuando la necesita.