Cuando se trata de agregar videos a los programas de capacitación, muchos profesionales del aprendizaje enfrentan el mismo desafío:saben que el video puede mejorar los resultados del aprendizaje, pero crearlo a menudo parece llevar mucho tiempo, ser complicado y difícil de escalar. En un seminario web reciente de ScreenPal, el diseñador instruccional Dani Watkins compartió un enfoque práctico para producir grabaciones de pantalla pulidas y videos de capacitación sin abrumar a los equipos de aprendizaje y desarrollo que ya están sobrecargados. Aprovechando más de dos décadas de experiencia en diseño instruccional, Dani demostró cómo un flujo de trabajo ágil y conectado puede ayudar a los equipos a producir activos de aprendizaje de alta calidad mientras trabajan con presupuestos ajustados, recursos limitados y plazos exigentes.
Conozca al presentador del seminario web Dani Watkins
Dani ha sido diseñadora instruccional desde el año 2000 y fue propietaria de su propia empresa, Zenith Performance Solutions, durante 18 años. Su enfoque del diseño del aprendizaje se basa en las mejores prácticas de la industria y se centra en un objetivo central:impulsar el aprendizaje.
Ha estado utilizando muchas de las herramientas discutidas durante el seminario web desde 2004 y presenta regularmente en eventos de la industria, incluidos ATD, DevLearn y TechLearn. También es Canvassador y comparte activamente ideas con profesionales del aprendizaje a través de TikTok, Instagram, LinkedIn y su comunidad de miembros.
Además del diseño instruccional, a Dani le gustan las carreras de montaña y de larga distancia y recientemente completó su primera carrera de burros. También es la orgullosa madre de dos hijas; uno asiste a la Universidad Estatal de Kansas y el otro vive y trabaja en Francia.
Comprender los desafíos de la creación de vídeos
Dani abrió el seminario web encuestando a los asistentes:
"Cuando se trata de vídeo en tus cursos o sesiones, ¿dónde llegas ahora?"
Los participantes podían elegir entre cuatro respuestas:
- Evito los vídeos por completo.
- Lo uso de vez en cuando, pero se siente demasiado torpe.
- Tengo un flujo de trabajo, pero lleva demasiado tiempo.
- Me siento bastante cómodo y estoy aquí para subir de nivel.
Las respuestas resaltaron una realidad común en el aprendizaje y el desarrollo:si bien muchos profesionales reconocen el valor del video, crearlo de manera eficiente sigue siendo un desafío.
Dani explicó que, aunque utiliza ScreenPal para el aprendizaje formal e informal, la sesión se centraría principalmente en grabaciones de pantalla formales y recursos de microaprendizaje que crea como diseñadora instruccional.
Para profundizar en los desafíos de los asistentes, Dani utilizó una actividad de chat en "cascada", pidiendo a los participantes del seminario web que esperaran hasta que ella diera la señal antes de enviar sus respuestas.
Cuando se les preguntó qué les había impedido incorporar más grabaciones de pantalla en sus cursos, los asistentes al seminario web citaron una variedad de obstáculos:
- Falta de tiempo
- Dificultad para encontrar tiempo para grabar
- Apoyo limitado del liderazgo
- Preocupaciones sobre el compromiso
- Preguntas sobre cuestionarios e interactividad
- No saber por dónde empezar
- Necesita tiempo para aprender nuevas herramientas
- Disponibilidad limitada para PYME
La discusión resonó en muchos asistentes, especialmente cuando Dani pidió a los participantes que colocaran un emoji en el chat si trabajaban en un equipo de tres personas o menos. La abrumadora respuesta reflejó un desafío creciente en toda la industria:los equipos a menudo se reducen mientras las expectativas siguen siendo las mismas o aumentan.
El problema:altas expectativas, recursos limitados
Según Dani, a la mayoría de los equipos de diseño instruccional se les pide que creen experiencias de aprendizaje pulidas mientras operan con:
- Equipos pequeños
- Presupuestos limitados
- Plazos de tiempo ajustados
- Demandas crecientes de contenido de vídeo
El resultado es un cuello de botella en la producción. Los equipos saben que los estudiantes esperan contenido de video atractivo, pero a menudo carecen de los recursos para crearlo de manera eficiente.
La solución:un flujo de trabajo ágil y conectado
La recomendación de Dani fue sencilla:implementar un flujo de trabajo eficiente que agilice la producción desde la planificación hasta la entrega.
Los elementos clave de este enfoque incluyen:
- Planificación antes de grabar
- Usar herramientas económicas
- Crear procesos reutilizables
- Desarrollar activos de alta calidad de manera eficiente
- Gestionar eficazmente el tiempo y los recursos limitados
Una de las mayores recomendaciones de Dani fue resistir la tentación de saltar directamente a la grabación.
Si bien inicialmente el guión gráfico puede parecer un paso adicional, enfatizó que, en última instancia, ahorra mucho tiempo al reducir las revisiones, mejorar las revisiones de las PYME y crear una hoja de ruta clara para el desarrollo.
El escenario de este seminario web
Imagina que estás creando un curso de incorporación en Articulate Rise para nuevos empleados que trabajan en un proyecto específico.
Tu tarea:crear un vídeo de capacitación que enseñe a los empleados cómo realizar un seguimiento de su tiempo en Monday.com.
Planifíquelo:comience con el guión gráfico
Dani empezó con la fase de planificación.
Utilizando la función Storyboard de ScreenPal, demostró cómo los diseñadores instruccionales pueden planificar contenido de video antes de grabar una sola captura de pantalla.
Para acelerar el proceso, Dani utilizó a Claude, a quien cariñosamente llamamos “Xena”, para ayudar a generar materiales para el proyecto.
Su documento de planificación incluía:
- Información del proyecto
- Tipo de salida
- Audiencia
- Autor de diseño instruccional
- Información del módulo
- Duración del vídeo objetivo
- Requisitos de herramientas
- Seguimiento de estado
El siguiente paso fue definir un objetivo de aprendizaje.
Para el ejemplo de este seminario web, el objetivo era simple:
"Quiero que los empleados puedan registrar su tiempo correctamente".
Con ese objetivo, Dani trabajó con Claude para generar una descripción general en vídeo que incluía:
- Marcos
- Títulos
- Duración estimada
- Tipo de contenido
Esto proporcionó una base sólida antes de pasar al desarrollo.
Diseñarlo:construir el guión gráfico
A partir de ahí, Dani pasó a ScreenPal.
Señaló que las dos funciones que utiliza con más frecuencia son Storyboard y Record.
Para el aprendizaje informal, Dani suele utilizar ScreenPal para compartir información rápidamente con su asistente virtual. Un ejemplo fue grabar un vídeo de siete minutos que demostraba cómo quería que se publicara el contenido del blog.
También valora que ScreenPal sea liviano y no exija demasiados recursos de su computadora.
Sin embargo, para proyectos de aprendizaje formal, Storyboard se convierte en la pieza central de su flujo de trabajo.
A partir de un guión gráfico en blanco para este seminario web, Dani importó el guión que había generado con Claude y comenzó a construir escenas.
Cada sección de su guión se convirtió en su propia escena del guión gráfico.
Dentro de cada escena, subió:
- Gráficos
- Contenido del guión
- Notas de desarrollo para proporcionar contexto adicional a los clientes y pymes que revisen el guión gráfico
Dani explicó que si el acceso a las PYME es limitado, los diseñadores instruccionales pueden incluir capturas de pantalla dentro del guión gráfico y pedir a los expertos en contenido que revisen esas imágenes.
¿Tiene una presentación de diapositivas completa? Puedes importar rápidamente una presentación de diapositivas completa desde cualquier herramienta de presentación; simplemente descarga el PDF e impórtalo a tu Storyboard.
En su ejemplo, crear el guión, recopilar capturas de pantalla, crear el guión gráfico y generar un borrador de vídeo corto tomó aproximadamente una hora.
Uso de la narración mediante IA para acelerar las reseñas
Para acelerar el proceso de revisión, Dani utilizó la función de texto a voz con IA de ScreenPal para narrar el guión gráfico.
Esto le permitió producir rápidamente una versión borrador que podría compartirse con las PYME para recibir comentarios antes de invertir tiempo adicional en la producción.
Una de las técnicas favoritas de Dani es grabar audio antes de grabar vídeo. Explicó que completar primero la narración sirve como guía mientras se captura la grabación de la pantalla. Mientras graba, simplemente sigue el audio y hace clic en la aplicación según la narración. Este enfoque crea un proceso de grabación más fluido y ayuda a mantener el screencast alineado con el guión.
Grabar directamente desde el guión gráfico
A continuación, Dani demostró cómo grabar directamente desde el guión gráfico.
Después de preparar la aplicación Monday.com, seleccionó Agregar medios y luego Grabar pantalla en la interfaz del guión gráfico.
ScreenPal abrió un cuadro de grabación, lo que le permitió capturar el flujo de trabajo exacto que quería que vieran los alumnos.
Como la narración ya estaba completa, Dani pudo concentrarse por completo en demostrar el proceso con precisión y confianza.
Una vez finalizada la grabación, recordó a los asistentes que podían utilizar las herramientas de edición integradas de ScreenPal para refinar y pulir el vídeo final.
Desarrollarlo:combinando ScreenPal y Canva
Durante el seminario web, Dani también compartió cómo combina ScreenPal con Canva para crear recursos de aprendizaje de marca más pulidos.
En Canva, creó una nueva presentación y seleccionó una plantilla con el tema de una computadora portátil.
Después de personalizar la diapositiva, ella:
- Se reemplazó el gráfico de la computadora portátil con un elemento de computadora portátil enmarcado
- Capturó una captura de pantalla de Monday.com
- Insertó la captura de pantalla en el marco de la computadora portátil
- Colores actualizados para adaptarse a los requisitos de la marca
Luego descargó la imagen como JPEG y la cargó en su guión gráfico de ScreenPal.
Este flujo de trabajo le permite combinar las capacidades de producción de ScreenPal con las herramientas de diseño de Canva para crear contenido de capacitación de aspecto profesional.
Por qué es importante el guión gráfico (y por qué organizamos este seminario web)
A lo largo del seminario web, Dani enfatizó repetidamente el valor del guión gráfico.
Según Dani, los guiones gráficos ayudan a los diseñadores instruccionales a:
- Organiza las ideas antes de grabar
- Visualizar la experiencia de aprendizaje
- Reducir revisiones costosas
- Mejorar los ciclos de revisión de las PYME
- Establezca un guión y un flujo de contenido claros
Señaló que prefiere los guiones gráficos visuales en ScreenPal o Canva a los documentos tradicionales de Word porque los revisores pueden ver cómo será la capacitación.
Sin elementos visuales, las pymes suelen imaginar algo diferente y solicitar más revisiones de las necesarias. Los guiones gráficos también crean oportunidades para identificar cambios futuros antes de que comience el desarrollo.
Dani recomendó hacerle a las pymes una pregunta importante:
“¿Qué está cambiando y qué no estará aquí en dos semanas?”
Esta sencilla conversación puede ayudar a evitar reconstruir materiales de capacitación después de actualizaciones de software o cambios de proceso.
Lánzalo:entregando el producto final
Una vez que se completa el vídeo, el flujo de trabajo de Dani pasa a la implementación.
Los vídeos terminados se pueden integrar en:
- Ascenso articulado
- Argumento
- Formación dirigida por un instructor (ILT)
- Capacitación virtual dirigida por un instructor (vILT)
Una opción de revisión es publicar directamente en ScreenPal.com, que según Dani funciona de manera similar a plataformas como Vimeo o YouTube.
La publicación en línea permite a las pymes revisar el contenido y dejar comentarios con marca de tiempo, lo que hace que los comentarios sean más eficientes y procesables.
Una vez completadas las revisiones, el vídeo se puede descargar como MP4 y cargarlo en el curso final de Articulate Rise.
Conclusión final del seminario web
Lo más importante de la sesión de Dani fue que crear videos de capacitación efectivos no requiere un equipo grande, software costoso ni un proceso de producción complejo.
Al comenzar con un guión gráfico, aprovechar la planificación asistida por IA, combinar herramientas asequibles como ScreenPal y Canva y seguir un flujo de trabajo estructurado, los diseñadores instruccionales pueden crear grabaciones de pantalla profesionales mientras trabajan dentro de las limitaciones del mundo real.
Para los equipos que luchan con recursos limitados y expectativas crecientes, un poco de planificación anticipada puede ser la clave para producir mejores experiencias de aprendizaje en menos tiempo.