En el mundo de los negocios, más grande no siempre significa mejor. Los eventos virtuales a gran escala, los seminarios web y los eventos híbridos pueden conectar a cientos o incluso miles de personas en todo el mundo, pero los eventos a pequeña escala aún pueden tener un gran impacto.
Es por eso que las organizaciones están buscando nuevas oportunidades con microeventos más pequeños y más específicos.
Si bien los microeventos no son necesariamente un concepto nuevo, han ganado más popularidad como una forma significativa de conectarse con los asistentes al evento. Esta guía lo pondrá al día sobre la nueva tendencia de los microeventos y cómo pueden beneficiar a su negocio.
¿Qué son los microeventos?
Los microeventos suelen ser eventos virtuales de menor escala (aunque también pueden estar fuera de línea, más sobre eso más adelante).
Tradicionalmente, los microeventos se referían a eventos en línea como seminarios web, eventos de redes, transmisiones en vivo, sesiones de juegos en vivo y más. Se destacan en contraste con la cumbre virtual a gran escala o los eventos de varios días que atraen a muchos asistentes e incluyen múltiples sesiones, oradores o segmentos que suman horas de contenido del evento.
Los microeventos y los eventos más grandes pueden coexistir para ayudar a las empresas a abordar diferentes necesidades. Organizar microeventos puede ayudarlo a llegar a un público más específico en un período de tiempo más corto.
Piense:eventos VIP, eventos breves de creación de redes, sesiones de almuerzo y aprendizaje, y más. El tamaño más pequeño ayuda a las organizaciones a conectarse con cada asistente más fácilmente.
La clave para un microevento impactante es centrarse en la calidad sobre la cantidad. Puede elegir manualmente su lista de asistentes, brindar una experiencia de evento más seleccionada y planear aprovechar las herramientas para alentar una mayor participación y compromiso de los asistentes.
Vamos a sumergirnos en algunas de sus principales ventajas.
1. Salud y seguridad
Una de las cosas más importantes que preocupan a los planificadores y organizadores de eventos es la salud y la seguridad.
Los organizadores han tenido que asegurarse de que los lugares de eventos físicos tengan suficiente espacio para adaptarse a las reglas de distanciamiento social en muchos países y proporcionar equipo de higiene adicional. Eso está por encima de los requisitos habituales de salud y seguridad.
Sin embargo, con los microeventos virtuales, hay menos presión para que los organizadores se concentren en los requisitos o limitaciones del evento físico. Los microeventos en persona también tienen más flexibilidad, ya que los organizadores pueden limitar la cantidad de asistentes según el lugar y los estándares de salud y seguridad.
Por ejemplo, un organizador puede planear organizar un microevento como un taller sobre una herramienta o problema específico en su industria (limite la cantidad de asistentes) mientras mantiene el evento breve y simple.
2. Reducir costos
Otra gran razón para organizar microeventos es que, naturalmente, tienen un costo más bajo. Según datos de Statista, el presupuesto promedio para reuniones y convenciones en los EE. UU. ha sido históricamente de más de $1.2 millones con una exhibición o más de $600 000 sin un área de exhibición.
Estas cifras se relacionan con la planificación de eventos a gran escala. Con presupuestos que superan el medio millón de dólares para eventos con o sin exhibiciones, es fácil ver el atractivo de organizar microeventos a pequeña escala, donde los precios disminuyen significativamente.
Veamos algunos gastos promedio de la industria cuando se trata de eventos tradicionales de convenciones/conferencias de acuerdo con las tablas sociales:
- Alquiler de espacios: $950–$1250 por hora
- Alimentos y bebidas: $125–$200 por persona
- Oradores y presentadores: $4500–$8500 por un altavoz sólido
- Personal adicional: $12–$40 por persona
- Equipo audiovisual y personal: $1,100–$1,400 para equipo y $350–$450 por día para personal de A/V
Estos son solo algunos de los costos básicos, cuando sumas pequeñas cosas como gastos de viaje, publicidad, obsequios y botín, puede convertirse en la pesadilla de un presupuestario (o contador).
Por otro lado, con un microevento, puede aprovechar menos personal, menos oradores, un evento virtual o una plataforma de seminarios web, o contratar lugares más pequeños que tal vez ni siquiera necesiten equipo de A/V según el estilo del evento.
3. Calidad sobre cantidad
Los grandes eventos anuales como ferias comerciales y conferencias (si se hacen bien) tienen el factor sorpresa para atraer a la gente año tras año. Pero, ¿y si pudieras reducir esos eventos y tener el factor sorpresa de forma más regular?
Aquí tiene una idea:si desea organizar una conferencia, intente dividir el contenido en microeventos que realice cada dos semanas o cada mes durante un tiempo limitado.
El uso de microeventos de esta manera ayuda de varias maneras:
- La gente siempre está ocupada, el 70 % de los espectadores de eventos dicen que deberían estar una hora o menos. Los eventos más cortos atienden a más personas.
- Menos presión para organizar entre oradores y presentaciones si sus microeventos solo se enfocan en uno a la vez.
- Una experiencia más personal para los asistentes, ya que pueden optar por asistir a un evento más pequeño sin comprometerse con uno más largo.
4. Son geniales en línea y fuera de línea
Cuando se trata de organizar un microevento, puede hacerlo en línea, fuera de línea o una combinación de ambos (más información sobre la experiencia del evento híbrido más adelante).
Durante la pandemia, probablemente asististe a algunos eventos en línea. ¡Muchos de estos eventos probablemente fueron microeventos sin que usted ni siquiera se diera cuenta! Como ejemplo, asistí a un microevento organizado por Clearscope.
El evento fue breve pero agradable, y se sumergió en cómo crear un sitio web de 0 a 1 millón de páginas vistas. Los organizadores del evento aprovecharon los canales promocionales específicos, como un canal de Slack, para encontrar asistentes como se muestra a continuación:
Observe cómo, aunque es un evento breve, hay una estructura planificada con un solo orador. El evento está dirigido a una audiencia de nicho de especialistas en marketing interesados en la estrategia de contenido SEO. Dejé este seminario web en particular con grandes ideas e inspiración para crear mi propio sitio.
Con las restricciones de Covid-19 disminuyendo lentamente (en el momento de escribir este artículo), estamos viendo cada vez más microeventos en persona además de eventos virtuales específicos.
Los microeventos pueden tener un gran impacto con temas enfocados, oradores sólidos, un poco de promoción del evento y participación activa.
5. Construye conexiones significativas
Una de las mayores ventajas de organizar un microevento es que, por naturaleza, son más íntimos que una conferencia promedio. Esta intimidad crea un entorno en el que sus asistentes pueden conectarse significativamente tanto con usted como con otros asistentes.
Cuando estás en un evento con una gran multitud, es fácil sentirse perdido o solo. Esto puede ser el resultado de tener menos oportunidades de interactuar uno a uno con otras personas.
Con eventos virtuales en particular, las reuniones pequeñas, los eventos de redes y las mesas redondas son los tipos "más populares", por buenas razones.
- Los eventos más pequeños ofrecen una sensación de conexión. Dado que hay menos personas, es más probable que pueda dirigirse personalmente e interactuar con cada uno de ellos como individuos en lugar de dirigirse a una sala llena de rostros sin nombre.
- Las personas sienten menos presión para hablar. Por experiencia personal, he encontrado que los eventos más pequeños son más propicios para la interacción. Los asistentes son menos propensos al "miedo escénico" y se sienten libres para hablar y hacer preguntas. Estas experiencias se sienten más como conversaciones.
- Puedes ofrecer una mejor experiencia. Los seres humanos somos criaturas sociales y, a menudo, sentimos una sensación de satisfacción cuando contribuimos a nuestra comunidad. Con los microeventos, puede crear un entorno o una actividad que involucre a todos.
En total, los microeventos lo ayudan a conectarse y crear un sentido de comunidad entre sus asistentes, que es lo que hace que la experiencia sea memorable.
6. Mejore la experiencia del evento híbrido
Hay diferentes maneras de tener un evento híbrido. Pero más del 75% de los asistentes encuentran en vivo los eventos presenciales e híbridos son valiosos, en comparación con el 64 % que considera valiosos los eventos pregrabados.
Cuando se trata de la experiencia de un evento híbrido, es fácil obtener un equilibrio incorrecto entre los asistentes en persona y en línea:si hay demasiados asistentes en persona, es probable que la experiencia de los asistentes en línea se vea afectada.
El uso del modelo de microeventos puede ayudar a corregir o mantener el equilibrio de estos eventos híbridos.
Por ejemplo, una empresa de servicios financieros puede querer organizar reuniones semanales de todos con la alta gerencia que tienen elementos de eventos híbridos. Algunos miembros del personal pueden estar en la oficina en persona, mientras que otros pueden mirar a través de la transmisión en vivo.
El tamaño de todas las reuniones manuales puede variar en tamaño, pero la flexibilidad del estilo de los asistentes significa que todos tienen la oportunidad de participar e interactuar con la alta gerencia.
7. Muévase rápido, manténgase ágil
La razón final por la que debería considerar el uso de microeventos es su capacidad para ayudarlo a avanzar rápidamente en las tendencias de la industria y mantener ágil el flujo de información.
Con conferencias a gran escala, debe planificar con meses (incluso años) de anticipación. Y al igual que la publicación de libros, para cuando llegas al evento, la información es noticia vieja. Esto puede dañar la percepción de que su negocio está "atrasado".
Por ejemplo, las sesiones informativas de Covid-19 transmitidas a lo largo de 2020, que se realizaron en el marco de un microevento recurrente, ayudan a facilitar el flujo de información acelerado de las actualizaciones de salud pública. Sin estos microeventos diarios, muchas personas no habrían recibido información clave.
Entonces, cuando haya un cambio o una tendencia emergente en su industria, en lugar de planificar una conferencia completa sobre el tema, organice un microevento que los aborde de inmediato. Si lo hace, puede ayudarlo a adelantarse a sus competidores y posicionar su negocio como un líder intelectual.
¿Listo para organizar un microevento?
Esperamos que esté entusiasmado con el impacto potencial que los microeventos pueden tener en su negocio.
Los microeventos ayudan a los organizadores a cumplir con los estándares de salud y seguridad, minimizar los costos generales sin comprometer la calidad, facilitar conexiones de eventos más significativas y ayudar a preparar su estrategia de eventos para el futuro.
Si tiene curiosidad por organizar sus propios microeventos virtuales, comience a planificar su contenido, haga un guión gráfico de su sesión y planifique la participación de los asistentes con las herramientas de video y la plataforma de eventos que pueden ayudarlo.