Los fotógrafos en estos días necesitan usar muchos sombreros. No solo tiene que tomar y editar sus imágenes, sino que también debe dedicar tiempo a las redes sociales, promocionar a los clientes y mantenerse al día con todas las tareas administrativas diarias de administrar un negocio. Es suficiente para darle un dolor de cabeza incluso a la persona más organizada. Para colmo, la gestión del tiempo puede ser algo con lo que las personas creativas suelen tener problemas.
Como una persona creativa, que me enorgullecía de mi productividad hasta que comencé mi propio negocio, me ha costado mucho ensayo y error descubrir cómo aprovechar al máximo mi día sin un montón de estrés y agobio.
Si está cansado de sentirse ocupado pero no productivo, estos son algunos consejos útiles.
Elija tres prioridades para su día
La mayoría de las personas no tienen una gran idea de cuánto tiempo les llevará una tarea determinada. Sobrecargan su calendario con tareas pendientes y luego se sienten inadecuados o frustrados cuando no las marcan todas al final del día.
Por supuesto, este consejo dependerá de lo que necesites hacer. Es posible que tenga un día de rodaje o necesite pasar todo el día editando y, por lo tanto, se concentrará en una tarea. Sin embargo, es probable que también tengas que completar un par de cosas pequeñas en un día, como enviar una factura y devolver algunos correos electrónicos o llamadas telefónicas.
El punto es que debes concentrarte en tres prioridades al día y abordarlas en orden de importancia.
Este consejo también se conoce como Regla de tres del libro Getting Results the Agile Way, y su objetivo es evitar que corras de una tarea a otra sin un resultado claramente definido.
En la regla de tres, defines tres tareas para hacer en un día, tres tareas para tu semana y también tres tareas para tu mes y tu año.
Comience cada día definiendo las tres cosas en las que se enfocará y asegúrese de consultar con usted mismo acerca de mantenerse encaminado. Preste atención a cuánto tiempo le toma y observe cualquier patrón que surja al trabajar en ciertas tareas. Eso le dará más información para refinar sus estrategias de gestión del tiempo.
Haga un seguimiento de su tiempo
Cuando comience a probar diferentes técnicas de administración del tiempo, asegúrese de realizar un seguimiento de su tiempo.
Durante el primer año y medio de dirigir mi negocio de fotografía, escribí todo lo que hacía en un día en un pequeño cuaderno, así como el tiempo que me llevó.
Si esto suena como algo anal que consume mucho tiempo, en realidad no lo es. Realmente toma un segundo revisar su reloj y tomar una nota que consta de dos o tres palabras que describen su tarea.
Aún mejor, puede usar una aplicación de seguimiento del tiempo como Hours Tracker.
La información que obtienes al registrar tu tiempo es oro.
Si descubre que dedica mucho tiempo a ciertas tareas que no son completamente necesarias, puede tomar medidas para reducir el tiempo que dedica a ellas o eliminarlas por completo.
Por ejemplo, si crees que solo pasas media hora al día navegando por la web, es posible que descubras que constantemente te estás metiendo en la madriguera del conejo y que estás más cerca de las dos horas.
Use un calendario en línea para programar bloques de tiempo
Una de las formas más efectivas de aumentar su productividad es trabajar en bloques de tiempo y programarlos en un calendario en línea como Google.
Organizar su horario en lugar de trabajar en una lista de tareas pendientes ayuda a aplicar disciplina y orden a sus tareas.
Dedicas ventanas de tiempo específicas a tus tareas, convirtiéndolas así en una prioridad y el único enfoque durante ese tiempo. Ayuda a minimizar las distracciones y la carga mental de cambiar de tarea.
Use un calendario en línea para programar sus tareas como eventos no negociables. Si ha estado haciendo las cosas de forma analógica (escribiendo listas de tareas pendientes o llevando un diario en papel), es posible que el uso de un calendario en línea sea mucho más eficaz.
Un calendario en línea puede ayudarlo a programar reuniones y enviar avisos a los invitados. Puede crear eventos recurrentes en su calendario en línea, configurar recordatorios y acceder al calendario desde varios dispositivos.
Asegúrese de programar descansos en su calendario. Es una muy mala idea sentarse frente a la pantalla de su computadora todo el día sin levantarse regularmente para estirarse, comer una comida adecuada o simplemente tomarse unos minutos para relajarse.
Utilice un sistema CRM
Hay tantas aplicaciones y herramientas de productividad para ayudar a las personas a administrar mejor su tiempo, sus proyectos y su vida. Es posible que incluso ya estés usando algunos de estos.
Sin embargo, si aún no utiliza un sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes), es posible que se esté perdiendo una herramienta enormemente útil que puede eliminar la necesidad de tener varias aplicaciones para varios usos diferentes.
Un sistema CRM es una herramienta de gestión de clientes y construcción de relaciones que lo ayudará a realizar un seguimiento de sus clientes y proyectos. Puede hacer cosas como registrar las fechas en que se comunicó por última vez con un cliente y establecer un recordatorio para el seguimiento.
Sin embargo, la mayoría de los CRM ofrecen mucho más, incluidas herramientas de contabilidad y capacidades de redacción de contratos.
Yo uso y recomiendo Dubsado, que es un sistema CRM para creativos. Puede crear contratos de marca que puede enviar para su firma electrónica, enviar un correo electrónico directamente desde la interfaz de usuario y realizar un seguimiento de todos sus clientes potenciales y clientes en un sistema visualmente agradable y fácil de navegar. Incluso se integra con tu calendario de Google.
Si está utilizando un software de firma de contratos como Hello Sign o Adobe, puede obtener la misma función en Dubsado con todos los demás beneficios por un precio similar.
Otras opciones son Nutshell e Insightly.
Nix multitarea
La investigación está en:la multitarea está sobrevalorada.
La multitarea tiende a verse de manera positiva, pero las últimas investigaciones muestran que es perjudicial para la productividad y la calidad del trabajo.
El trabajo de alta calidad depende de cuánto tiempo dedica a una tarea y la intensidad de su enfoque. Si puede aumentar su enfoque, puede hacer más cosas en menos tiempo.
Trabajar en varias tareas a la vez sobrecarga el cerebro. Cuando trabajas en varias cosas a la vez, estás cambiando funciones mentales, lo que termina siendo contraproducente.
Según Gloria Mark, investigadora y autora de Multi-Tasking in The Digital Age, el trabajador del conocimiento promedio cambia de tarea cada tres minutos. Una vez distraído, puede llevar casi media hora reanudar la tarea original. Son 30 minutos perdidos porque revisaste tu correo electrónico y respondiste un mensaje.
No es de extrañar que el trabajador promedio trabaje tres horas de un día laboral típico de ocho horas, incluso si no está mirando constantemente Instagram o Facebook.
Guardar sus dispositivos
Entonces, como puede ver, una de las formas más importantes de arruinar su productividad es revisar constantemente su correo electrónico y redes sociales durante todo el día. Esos segundos o minutos pueden sumar una gran cantidad de tiempo desperdiciado y arruinar su enfoque en las tareas que tiene entre manos.
Guarda tu teléfono, cierra la ventana del navegador con tu bandeja de entrada abierta y concéntrate en la tarea que tienes delante.
Decide un par de veces al día en las que revisarás y responderás correos electrónicos y publicaciones de Instagram y cúmplelo.
Cuando combiné esto con bloquear mi tiempo, me sorprendió el resultado. Literalmente logré tres veces más en un día que cuando simplemente flotaba de una tarea a otra, respondiendo a cada mensaje de texto y correo electrónico tal como lo recibí.
Pruebe el Método Pomodoro
La Técnica Pomodoro es una herramienta de gestión del tiempo muy popular diseñada para mantenerte lo más productivo posible.
En este método de gestión del tiempo, eliges una tarea que te gustaría hacer y configuras un temporizador de 25 minutos para trabajar concentrado y sin interrupciones.
Puedes hacer esto durante 25 minutos, ¿verdad?
Cuando suene el cronómetro, tómese un breve descanso que no esté relacionado con el trabajo, como estirarse o tomar un refrigerio.
Una vez que haya hecho cuatro “pomodoros”, puede tomar un descanso más largo, como 20 o 30 minutos. Tu cerebro se tomará este tiempo para asimilar nueva información.
Reserve un día para hacer recados y administrar
Este es otro truco de productividad que funciona de maravilla para algunas personas. Tenga un día reservado en la semana en el que atenderá todos sus mandados personales o administración comercial o una combinación de ambos.
Puede haber cosas que haces semanalmente, como preparar comidas o lavar la ropa, que pueden relegarse a un día, lo que te permite concentrarte en las tareas comerciales durante el resto de la semana.
Es posible que desee reservar un día de la semana cuando programe todas sus reuniones o citas médicas. Alternativamente, puede hacer todas sus tareas administrativas, como facturación, contabilidad o incluso programar sus redes sociales.
Para resumir
Existen muchas técnicas y herramientas de administración del tiempo que pueden ayudarlo a aumentar su productividad y reducir el estrés y el agotamiento.
No todos funcionarán para usted, pero estos son algunos de los más populares que tal vez quiera probar.
Tanto si eres un fotógrafo aficionado como un profesional, lo más probable es que tengas muchas actividades todos los días.
Encontrar formas de ser más eficientes puede terminar agregando horas a su día e incluso ayudarlo a dormir mejor.