Muchas cosas cambiaron cuando la pandemia de COVID-19 golpeó al mundo. Se implementaron estrictas políticas de distanciamiento social y se volvió obligatorio para todas las organizaciones adherirse estrictamente a las políticas gubernamentales. Para reducir la propagación del coronavirus, los órganos rectores mundiales solicitaron a todas las organizaciones que cambien al modelo de trabajo remoto. Este cambio repentino hizo que todos los trabajadores pasaran más tiempo en llamadas y reuniones individuales.
Recientemente, la Escuela de Negocios de Harvard encuestó a más de 3 millones de personas en 16 ciudades globales para analizar y estudiar los efectos de los métodos de comunicación asincrónica en las personas. Los datos derivados del análisis de las invitaciones a reuniones mostraron que:
- Hubo un aumento del 13 % en el número de reuniones (después de la pandemia) y
- El número de personas invitadas a las reuniones aumentó entre un 2 y un 14 %.
- En promedio, un empleado pasa al menos 4,1 horas a la semana asistiendo a reuniones.
Todos sabemos lo difícil que es organizar una reunión en línea eficaz. Si organizar una reunión e intentar que todos participen a tiempo parece difícil, entonces escribir las actas de esas reuniones es algo aún más desafiante.
A medida que los empleados asisten a más reuniones virtuales después de la pandemia, es importante que los que toman las actas aprendan a cómo redactar las actas de las reuniones. efectivamente. En primer lugar, comprendamos qué son realmente las actas de las reuniones.
¿Qué son las actas de reunión?
Las actas son las notas oficiales tomadas durante una reunión. La toma de actas es un proceso de documentación de las decisiones y el plan de acción discutido durante la reunión.
Si bien generalmente se asigna un secretario para redactar las actas de una reunión, a menudo es necesaria la participación activa de todos los miembros de la junta. Los miembros de la junta verifican la exactitud del acta antes de que sea aprobada. Los redactores de actas deben estar muy concentrados y prestar atención a cada pequeña discusión que se dice en la reunión.
¿Por qué debería redactar las actas de las reuniones?
Tratemos de entender el verdadero propósito de las reuniones profesionales.
El objetivo principal de una reunión profesional es resolver problemas existentes, generar ideas nuevas, discutir los próximos pasos (pasos a seguir) y asignar tareas apropiadas a los miembros del equipo.
Dado que las reuniones juegan un papel importante en la mejora del rendimiento y la productividad general del equipo, es importante documentarlas de manera efectiva.
Habilidades requeridas Para tomar actas de reuniones efectivas
Un tomador de actas debe tener las siguientes habilidades.
- Comprensión :Deben ser capaces de comprender los temas complejos discutidos durante la reunión. Se espera que los redactores de actas enumeren solo los puntos importantes. Por lo tanto, es necesario que adquieran una comprensión adecuada de qué anotar y qué evitar.
- Escribir :es importante mantener una velocidad de escritura que se sincronice con el ritmo de la reunión. Si su escritura es lenta, eso es algo en lo que deberían intentar trabajar.
- Escuchar :También deben tener buenas habilidades de observación y escucha.
Desafíos comunes a los que se enfrentan los que toman minutos
Las reuniones pueden volverse más ruidosas cuando se transmiten demasiadas opiniones al mismo tiempo. Las personas tienden a desviarse del punto principal de la discusión y pueden plantear nuevos problemas. Centrarse solo en los hechos importantes que se relacionan con el punto de discusión se vuelve más complicado.
Si bien es más complicado escribir actas de reuniones efectivas para reuniones fuera de línea, escribir actas para reuniones en línea es aún más desafiante. Algunos desafíos comunes que enfrentan los que toman las actas durante las reuniones en línea son:
- Fatiga de zoom y fatiga visual,
- Problemas de conectividad,
- Dificultad en la participación,
- Dificultad para seguir el ritmo de la reunión.
Ahora que somos conscientes de los problemas comunes a los que se enfrentan los que toman las actas, intentemos encontrar soluciones para abordar estos problemas.
¿Cómo puede ayudar la grabación de reuniones en línea?
La grabación de reuniones en línea definitivamente podría ayudar a resolver algunos de los problemas mencionados anteriormente. Ya no necesita preocuparse por perderse algunos puntos clave aquí y allá. Una vez que grabe las reuniones, puede echar un vistazo y reestructurar las actas de la reunión con precisión.
Beneficios de grabación de reuniones
- En caso de que se pierda puntos clave, fechas de vencimiento o plazos importantes que se mencionaron en la reunión, podrá volver a visitar la grabación de la reunión y realizar los cambios correspondientes en las notas.
- Le ayuda a realizar un análisis exhaustivo y comprender claramente los temas clave discutidos en la reunión.
Aprenda a redactar actas de reuniones en 5 sencillos pasos
Aprende cómo escribir actas de reuniones efectivamente simplemente siguiendo las instrucciones mencionadas a continuación.
Paso 1:Prepare la agenda poniéndose en contacto con el presidente.
Siempre es recomendable planificar las cosas con antelación. Le ayudará a mantenerse organizado y garantizará que trabaje de manera estructurada. Intenta ponerte en contacto con el moderador y prepara la agenda. Una vez que la agenda esté lista, puede redactar un borrador para la reunión que incorpore todos los encabezados y subsecciones necesarios.
Paso 2:Prepara tu configuración de grabación.
Ahora, este es el paso más importante. Para grabar reuniones en línea, debe instalar un software de grabación de pantalla de terceros como Vmaker.
Quizás se pregunte por qué debería instalar un software de grabación de pantalla de terceros cuando solo puede grabar reuniones en la aplicación nativa.
El problema es que, en plataformas como Zoom, se espera que los participantes busquen el permiso del anfitrión cada vez. Solo si el anfitrión aprueba su solicitud, podrá grabar reuniones de zoom. En otras plataformas como Google Meet, no hay una función de grabación disponible.
Si está utilizando Webex o GoToMeeting, debe actualizar a una cuenta premium para desbloquear la función de grabación. Estas opciones no son ni fáciles ni económicas. Es por eso que lo llevamos a través de uno de los enfoques más fáciles usando Vmaker.
Descargar una grabadora de reuniones
Ahora puede mantener lista su configuración de grabación descargando una grabadora de reuniones. Recomendamos Vmaker ya que es una de las grabadoras de reuniones más fáciles de usar disponibles en línea. Permite a los usuarios grabar reuniones en línea de forma gratuita. Puede grabar audio interno y externo sin esfuerzo. Se puede descargar en dos formatos:como una extensión de Chrome desde Chrome Web Store o como una versión de macOS.
Pasos necesarios para grabar reuniones en línea con Vmaker
- Regístrese en Vmaker y cree una cuenta.
2. Inicie sesión en la cuenta de Vmaker y descargue su versión preferida.
3. Si está utilizando una extensión de Chrome, fije la extensión a su navegador. Si está utilizando una aplicación de Mac, puede abrir directamente la aplicación y comenzar a grabar.
4. Ahora, solo necesita personalizar sus preferencias y comenzar a grabar. Una vez que termine la grabación, el archivo se guardará automáticamente en el tablero.
Eso es todo. Así de fácil es. Ahora, puede comenzar a escribir sus actas sin quedarse atascado. ¡Escribir actas de reuniones ya no es estresante! ¡Lo mejor de todo esto es que puedes hacerlo todo gratis!
Para obtener más información sobre Vmaker y sus funciones, no dude en ver este video a continuación.
Paso 3:Únase a la reunión, comience a grabar y comience a tomar notas
Una vez que se una a la reunión, comience a grabar. A medida que se graba la reunión, asegúrese de comenzar a tomar notas como de costumbre. Recuerde, la grabación es solo un recurso que debe usar como referencia cuando esté atrapado en algún lugar. No dejes de tomar notas. Sigue escribiendo las notas como lo haces habitualmente.
Paso 4:Escriba las actas de la reunión con la ayuda de la grabación
Una vez que termine la reunión, puede comenzar a escribir las actas tan pronto como pueda. Esto le ayuda a escribir mejor ya que las discusiones que tuvieron lugar durante la reunión permanecen frescas en su memoria. Puede hacer uso de la grabación aquí y volver a visitar las secciones que se perdió. Eche un vistazo a la lista a continuación para tener una idea de lo que debe incluir y lo que debe evitar al escribir las actas de una reunión.
Formato de actas de reunión
Ahora, echemos un vistazo a las cosas importantes que deben incluirse en las actas de las reuniones.
- Nombre, lugar, fecha y hora (también mencione si es una reunión en línea o fuera de línea)
- Propósito de la reunión
- Lista de participantes presentes
- Lista de participantes que informaron al equipo que no podrían asistir a la reunión
- Lista de participantes que no se presentaron a la reunión y permanecieron uniformados
- Agenda
- Decisiones tomadas y debates
- Detalles de la reunión de seguimiento (la hora y el lugar de la próxima reunión)
- Enlaces a archivos adjuntos o documentos relevantes.
Errores a evitar
A estas alturas, ya tiene una idea clara de lo que debe incluirse en las actas de la reunión. Ahora, echemos un vistazo a la lista de cosas que debes evitar.
- Evite utilizar comentarios y opiniones personales.
- No use adjetivos, adverbios y emociones.
- Asegúrese de evitar errores gramaticales.
- No pase por alto ni descuide la revisión y aprobación.
- Asegúrese de revisar las actas de reuniones anteriores.
- Evite cambios en el formato, estilo o tono.
- Evite grabar el contenido de los consejos legales de un abogado.
- No haga suposiciones ni conjeturas. Siempre que falte información, indíquelo claramente.
- No adjunte documentos externos incompletos o imprecisos. Intente adjuntar documentos que solo sean relevantes.
Bonificación:una plantilla de muestra de actas de reuniones
Paso 5:Enviar, compartir para revisión y distribuir las actas de la reunión.
Una vez que haya terminado de escribir las actas, asegúrese de enviarlas para su revisión. Puede hacer que el presidente lo revise y apruebe. Una vez aprobadas las actas, compártalas con todos los miembros de su equipo.
Conclusión
Ahora, debe tener una comprensión completa de lo que se necesita para escribir actas de reuniones efectivas.
Tienes que aprender cómo escribir actas de reuniones fácilmente con la ayuda de una grabadora de reuniones.
Entonces, la próxima vez que se le pida que escriba las actas de una reunión, ¡acepte el desafío y comience a escribir con confianza!
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuánto tiempo debo tomar para escribir el acta de una reunión?
Siempre es recomendable completarlo dentro de las 24 horas. De esta manera, es más fácil para el tomador de actas recordar bien los eventos de la reunión.
2. ¿Cómo hacer circular el acta de una reunión?
Una vez que haya terminado de escribir, distribúyalo a los miembros de su equipo por correo electrónico o use una herramienta para compartir basada en la nube, como Google Docs.
3. ¿Dónde puedo acceder a muestras o plantillas de actas de reuniones?
Eche un vistazo a la plantilla adicional de actas de reuniones que hemos compartido anteriormente. Esto le dará una idea sobre la estructura básica y el formato que debe seguir al redactar las actas de una reunión en línea.
4. ¿Qué tan detalladas deben ser las actas de la reunión?
Las actas de las reuniones deben ser concisas y deben contener los principales puntos de acción de una reunión. Aunque es necesario agregar todos los puntos importantes, siempre es mejor mantenerse alejado de la información que no es relevante para el quid de la reunión.
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